行政管理课件-秘书工作概述

秘书实

务

第一章秘书工作概述1.1秘书1.2秘书部门1.3秘书工作1.4秘书学1.5技能训练联合国秘书长潘基文1.1.1“秘书”词义的演变宫中秘藏之书：汉代是指具有秘密性质或神秘色彩的图书，即宫禁中的秘藏之书。刘向、班固指谶纬图篆等书。职务之称:东汉桓帝时，设秘书监，负责管理图书秘籍。以后历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍，皇帝宣布命令的宣示。秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。

1.1秘书

1.1.2秘书的定义

所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

国际秘书协会定义为“可靠的职员”：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动

显示出主动性和判断力，并且

在所给予的权利范围内作出决定。

1.1.3秘书的职业特色

1.直接性

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;

二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;

三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。2.稳定性

秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导全面合作，朝夕相处，这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更深的人情关系。

3.知识化

秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。

4.年轻化

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高，尤其是记忆力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。。5.女性化

近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。许多心理学家的研究表明:大多数女性乐于做程序性、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。1.1.4秘书的分类横向分类

按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。

纵向分类（层次）高级、中级、初级（高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。）官员秘书、秘书部门负责人、专职秘书

官员秘书

以官员命名的秘书可以代表首脑处理一定职权范围内的事务有重要的综合协调功能，在首脑身边发挥枢纽桥梁作业对领导是辅助者，对下级是官员其职位职权是按法定程序由组织确定比一般官员更贴近首脑，构成主辅配合的一体化关系秘书部门负责人定义是指各级政府、企事业单位的办公厅（室）的负责人，即办公室主任、秘书处长、秘书科长职能—充当领导身边的参谋助手—全面管理机关日常事务—组织指挥秘书班子办文办会办事以及完成领导交办的事项—在上下级之间、职能部门之间发挥综合协调作用—是领导身边的高级助手—机关日常事务的具体组织者设计者推动者秘书部门负责人的特征1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通能力3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关系4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养的基层负责人担任5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异领导人的专职秘书职能特征直接对其特点领导人负责，工作围绕特点领导人展开并直接由特定领导人指挥1.服务对象的特定性：为特定领导人服务2.主辅配合的一一对应性：业务范围一一对应特定领导人3.影响力和工作范围因不同领导人而有所不同4.与特定领导人更为接近，易产生师友般的情感高级秘书高级秘书往往是较重要领导人身边的高级参谋和助手。秘书部门负责人、助理、首脑的专职秘书往往由高级秘书担任高级秘书的过人之处他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍惜资源。高级秘书的七大高人之处：

第一高：综合素质要求更高

第二高：责权更重

第三高：薪水更高

第四高：表达能力更高

第五高：发展愿望更高

第六高：道德水平要求更高

第七高：成就感更高

思考：

1.高级秘书“高”在何处？

2.怎样才能成为一名高级秘书？

中级秘书中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。其筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。秘书学中级秘书职能办文是中级秘书的重要职责办事是中级秘书的重要任务领导活动安排是中级秘书工作的重要内容特点操作性与管理性结合经常性与机变性结合一般性与专门性结合综合性与技术性结合微软的女秘书微软总裁比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻的女大学生，除了分内的事，对任何事都是一副不闻不问的冷漠劲儿。这时，42岁的露宝上任了。她进入公司后，像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软看成一个大家庭，她一直以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在“娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对他们也有一份很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。当微软决定迁往西雅图而露宝因为家庭原因不能随迁时，盖茨对她依依不舍。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价。临别时，盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位置，随时欢迎你！”

初级秘书指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务特点工作内容一般是操作性的日常事务要有熟练的办公技巧要有良好的服务态度和敬业精神国内秘书等级鉴定考试中的等级“国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试，目前分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书。他们分别与前面讲到的初级秘书、中级秘书、高级秘书、秘书部门负责人的要求大致类似。教育部考试中心中英教育测量交流中心的“剑桥办公管理国际证书考试”（以前叫“剑桥秘书国际证书考试”）分有初级、中级、高级三个级别。

小黄刚刚应聘到一家贸易公司做秘书，但一段时间以来，除了帮同事打文稿、发传真、买午餐就没事可做。作为小黄的朋友，请你提出一些建议，以帮助销往尽快胜任职位。秘书学案例分析横向分类不同领域的秘书社会政治生活中的秘书科技文化领域的秘书社会经济生活中的秘书社会政治生活中的秘书国家行政机关内的秘书，其秘书业务带有所在政治组织的政治色彩，并与组织在政治方向上保持一致政党组织中的秘书，其目标指向和价值观念，都要与所在政党的宗旨和政策保持一致社会组织中的秘书，其工作也与所在组织的政治取向保持一致

社会经济生活中的秘书国有企业经营管理中需要大量的秘书辅助，董事会秘书已成为现代公司管理中的法定成员大量外资合资企业中需要秘书辅助，完成各项秘书业务，协调中外员工关系，协调企业与社会公众关系大量民营企业、乡镇企业需要秘书辅助个体经营者也雇佣了专职或兼职秘书

经济领域秘书的特点目标指向上以协助主管实现经济效益最大化为目标要遵循市场经济的要求，在处理信息、办事节奏、交往沟通诸方面，适应市场竞争与合作的需要协助主管依法经营，协调与公共组织和有关职能部门的关系，以维系经济组织的正常运转要将对国家和社会功利的忠诚于具体工作中的敬业精神有机结合除熟练掌握秘书业务和一般管理知识，还要熟悉所在企业的经营管理知识和有关生产技术

科技文化领域的秘书

要懂行。必须熟悉本单位的业务性质，主要工作流程，业务和管理上的要求，技术规范，行为规范。要明事。明白和把握本单位业务、本行业发展态势，科技文化的前沿动态。要勤学。要勤于向业务人员学习、向一切内行学习。配合业务工作者，全面完成本单位工作任务。秘书学思考练习1、何谓秘书？2、秘书部门负责人有何特征？3、高级秘书、中级秘书、初级秘书之间有何关联？

1.2.1秘书部门的涵义

秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。

1.2秘书部门秘书机构图办公室（主任、副主任）

调研科室

秘书科室档案科室信访科室行政科室督查科室

机要科室1.2.2秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图：1.2.3秘书部门的基本特征

•从属性

秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。

•中介性

在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。秘书机构既不是决策机构，也不是执行机构，而是介于二者之间起中介作用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。

•综合性

秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合性机构。1.2.4我国秘书部门设置情况中央机关的秘书机构中央机关设办公厅，正副主任为其负责人。下设局，局下设处室国务院设办公厅，正副秘书长为负责人。下设局，局下设处室全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。1.2.4我国秘书部门设置情况省、市、县级的秘书机构省、自治区、直辖市的党政人大政协都有秘书组织市、地区和县、县级市都分别有自己的秘书组织其特点是机构达，层次多，分工细，且事关重大。基层单位的秘书部门是指县级以下机关的秘书部门，其特点是只设办公机构，而不设秘书机构，且事务繁杂。1.2.4我国秘书部门设置情况企事业的秘书机构企业单位秘书—我国的超大型和大型企业，党委、行政一般分设秘书机构；中、小型企业有的按党政系统分设秘书机构，有的只设一个办公机构。事业单位秘书—在高等院校、县级以上科研单位和医疗单位等事业系统，一般都分设党、政两个秘书机构。在县级以下事业单位，一般只设有办公机构。1.2.4我国秘书部门设置情况1.2.4我国秘书部门设置情况社团组织和临时性秘书机构社团秘书组织—凡由民政部门批准成立的社团组织，其秘书机构属于民间的。带有非固定性的秘书组织。如各种学会、协会和研究会等学术组织的秘书机构。临时秘书组织—凡因某项工作需要，经由领导机关批准而设立的应急性秘书机构。如为某项中心任务、重要活动、重大项目和大型会议等设立的秘书机构。国务院部地处乡（镇）中共中央党组党委（党组）党总支（党委）党支部[链接]行政、党委与（军队）行政关系省司、局、厅县科地师级省军级县团级秘书机构的任务基本任务—为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务服务。计划经济时代，操办和处理机关内部日常办公事务，被称为“秀才”、“笔杆子”、“内部事务的管家”。生产力快速发展，领导者权责加重。辅助决策、处理信息、处理来信来访、操办机关事务等，都成为与办文、办事、办会同等重要的工作任务。秘书学

秘书机构任务的发展从内部事务的操办扩展到内外事务的操办从琐细的具体事务扩展到具体事务与督查、协调等管理型事务的结合从机械性办事扩展到辅助决策、处理信息等职能化的任务从手工操作式的办理发展到以计算机为中心的信息网络运作及人机配合秘书学

1.3.1秘书工作内容与形式•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。•办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。1.3秘书工作1.3.2秘书工作的原则

1.准确原则

理解和执行党和国家的现行方针政策。收集和提供领导工作所需要的信息资料。判断和贯彻领导意图。处理各种秘书事务和领导者交办的事项。进行文字表达和口头表达。2.及时原则

要确立正确的时间观念。要讲究工作效率。要分辨轻重缓急。要变被动为主动。

3.严谨原则

严密地思考。周详地运作。谨慎地行事。4.同步原则

要同步思维。要同步行动。要同步提高。5.保密原则

要强化保密意识。要具备法律知识。1.3.3秘书工作的特点从属性。是现代秘书工作最根本的属性和特点。

被动性。秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。

事务性。秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。

综合性。秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。机要性。指秘书工作的机密性和重要性。

1、角色意识多重性（人）2、公共事务操办性（事）3、职能活动中介性（空）4、作息边界模糊性（时）5、主辅运作协同性（关系）6、工作绩效隐透性（效果）1.3.4秘书工作的作用枢纽作用

秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。参谋助手作用

秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。

形象作用

秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。1.3.5秘书工作的基本方法 1.授意。就是秘书接受和领会领导意图。 2.请示。就是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导者请求指示;或无权处理时，向领导者请求批准。 3.报告。就是秘书向上级领导者反映情况，提出建议,或应领导者要求做出汇报。

其目的是便于领导者了解情况，掌握进程。1.3.6秘书工作的发展趋势逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统逐渐走向秘书工作科学化的道路1.3.7国外秘书工作的发展趋势由事务型转为智能型秘书工作日益专业化秘书人员的高学历、秘