常规会议的组织-商务洽谈会（会议策划组织课件）

专题会议的组织目录Contents商务洽谈会任务1任务2信息发布会任务3联谊会任务4庆祝会Part01项目描述商务洽谈，是与政治、军事、文化、公民事务等方面的洽谈相对而言的，指的是双方或多方利益主体，就一切有形、无形资产的交易事务（即商务）进行有关数量、质量、特性、价格、收发货等事项的洽商与谈判，以便最终达成协议或合作的一系列交际活动。Part02

学习目标商务洽谈会的特点及类型形式1商务洽谈会举办方的主要工作2任务一商务洽谈会商务洽谈会参会者的主要工作3Part03项目驱动参会人员的“团队性”参会的各洽谈方之间的“竞合性”洽谈会的成果主要是洽谈各方签订的经济协约商务洽谈会特点（一）商务洽谈会的特点一、商务洽谈会的特点及类型形式Part03项目驱动（二）商务洽谈会的类型一、商务洽谈会的特点及类型形式1根据围绕同一议题进行洽谈的利益主体数量不同双边洽谈会多边洽谈会商品贸易洽谈会2根据谈判的议题（客体）不同劳务合作洽谈会融资、投资洽谈会技术贸易洽谈会合作项目洽谈会3根据洽谈地相对于参会方的主客位置不同主座洽谈会客座洽谈会主客座洽谈会第三方洽谈会4根据洽谈会的参会者是否跨越国境国内商务洽谈会国际商务洽谈会Part03项目驱动（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作了解参会各方的历史和现实情况现实成果和未来发展前景举办商务洽谈会必要性分析1Part03项目驱动商务洽谈会的举办机构商务洽谈会的举办时间商务洽谈会的举办地点商务洽谈会的主要议题商务洽谈会的规模商务洽谈会的名称基本部分限定部分洽谈的客体标识部分（1）确定商务洽谈会的基本框架（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作商务洽谈会方案的拟定2Part03项目驱动（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作商务洽谈会方案的拟定2（3）商务洽谈会工作日程（2）会务工作的组织结构及

人员分工计划即对负责洽谈会筹备和实施工作的组织及其人员的工作进行统筹安排。即在时间上明确在洽谈会的筹办和举行过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作。Part03项目驱动（4）确定洽谈会会议日程即会议举办期间参会者在各个时间段的会议与活动安排。（5）洽谈会举办期间的相关活动计划如策划举办相关的论坛、新闻发布会、签字仪式、庆祝签约的晚会等。（6）商务洽谈会的经费安排与预算（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作商务洽谈会方案的拟定2Part03项目驱动建立目标参会者信息库；1预定洽谈会主会场和参会者入住的宾馆、餐饮场所等；2编制参会邀请函及参会回执，设计洽谈会的宣传资料；3发布举行商务洽谈会的信息，邀请相关组织参会；4起草开幕式议程、领导者发言稿、主持词、祝酒词等；5订制宣传条幅、会议装饰，为参会者准备洽谈的相关资料等；6邀请新闻媒体和到会前来助势的嘉宾；7对主会场、分会场的环境做布置。8（二）商务洽谈会的主要筹备工作二、商务洽谈会举办方的主要工作Part03项目驱动01030204050607参会者报到、接待对邀请的嘉宾、对前来采访的记者的接待与陪同对会场融洽气氛的营造和维持根据洽谈情况为各分会场或洽谈室安排座次、准备设备和器具对洽谈会期间主要活动的安排、协调与服务会议期间的安全保卫、清洁卫生、记录保密、意外情况的处理等工作对参会者满意度的调查和意见、建议的听取（三）商务洽谈会期间的主要工作二、商务洽谈会举办方的主要工作Part03项目驱动及时汇总整理各项资料统计各项数据进行总结和评估播放视频《商务洽谈会的策划与筹备》商务洽谈会策划与筹备的细节有哪些？讨论（四）对办会工作的总结二、商务洽谈会举办方的主要工作Part03项目驱动洽谈意向的建立相关信息的搜集洽谈方案的设计洽谈小组的成立确定洽谈的目标确定谈判的要点洽谈小组成员的到位洽谈小组人员的分工协调（一）准备阶段的主要工作三、商务洽谈会参会者的主要工作Part03项目驱动洽谈氛围的构建确定洽谈议程试探、摸底与报价交流信息逐项磋商开局阶段实质阶段（二）洽谈阶段的主要工作三、商务洽谈会参会者的主要工作Part03项目驱动达成最终的一致意见拟定合同双方签订合同123（三）签约阶段的主要工作三、商务洽谈会参会者的主要工作（四）会后的总结与感谢Part04技能训练为了扩大我市企业与日本企业之间的经贸合作和技术交流，应我市外经贸局、科技局的邀请，日本国大垣共立银行将与我市外经贸局、科技局共同举办“2009常州中日经济技术交流洽谈会”，目的是通过日本企业与常州市当地企业之间的技术交流和经济合作项目对接，为双方企业寻求更多商务、技术、投资合作机会，以利用中日企业双方的优势资源，寻求新的商机，共同应对全球金融危机。时间：2009年5月18日—5月19日地点：常州市科教城三号楼二楼主办单位：中方：常州市外经贸局、常州市科学技术局日方：日本国大垣共立银行、伊予银行、京都银行、七十七银行、常阳银行、中国银行、福岗金融集团（福岗银行、熊本家庭银行）、HOKUHOKU金融集团（北陆银行、北海道银行）“2009常州中日经济技术交流洽谈会”初步方案Part04技能训练日程安排：5月18日（周一）：11：00：13：30：14：00：14：20–16：30：17：00：18：00：5月19日（周二）：9：10：9：30：12：00：13：30：外宾抵达、会议、招待晚宴等日方企业到达常州武进假日酒店，入住、午餐“2009常州中日经济技术交流洽谈会”签到“2009常州中日经济技术交流洽谈会”开幕，请分管市领导到会致辞，请市外经贸局、科技局领导到会主持会议、讲话，日方主办方代表致辞中日企业对接交流、洽谈项目“2009常州中日经济技术交流洽谈会”闭幕招待晚宴，请分管市领导出席并致祝酒词，市外经贸局、科技局领导，武进外经贸局、武进招商局领导出席考察交流、项目洽谈等日方企业代表从武进假日酒店出发参观武进高新技术开发区、工业园区、相关企业等午餐（拟由武进外经贸局、招商局安排）交流考察结束、日方企业代表返程拟请武进外经贸局、武进招商局安排接待日方企业考察访问事宜Part04技能训练训练任务一：撰写请根据以上方案提供的基本资料，为中方领导在5月18日的招待晚宴拟写一篇祝酒词。任务二：设计5月19日的考察交流、项目洽谈事宜由武进外经贸局、武进招商局负责安排，请为这两个单位设计从筹备到实施的工作日程与任务分工。训练内容训练要