公司财务档案管理制度

公司财务档案管理制度财务档案管理制度目录第1章.第2章.第3章.第4章.第5章.第6章.第7章.第8章.第9章.第10章.第11章.11.111.2文档名制度汇编第1页第1章.总则为了加强XX公司的财务会计档案管理，提高会计基础工作水平，实现会计档案管理的科学化、规范化，维护公司合法权益，根据国家法律法规，结合公司的实际情况，制定本办法。本办法合用于XX公司所属各分公司、全资子公司、控股子公司、合营企业、联营企业。本办法所称财务会计档案，是指在财务会计工作和财务部门管理中形成的各类档案，包括会计档案、财务管理档案、文书档案、其他类档案等，是记录和反映公司各单位经济业务和财务工作的重要史料和证据。第2章.财务会计档案的内容XX公司财务会计档案主要包括：会计档案、财务管理档案、文书档案、其他类档案。具体分为：会计凭证、会计账簿、会计报表、报表附注、银行对账单、银行余额调节表、财务分析、纳税申报表、中介报告、资产权属证明、工商及税务登记证书、银行开户资料、公司章程、各种测算报告、可行性研究报告、经济合同、财务人员的管理资料及其他应归档的各类财务文件。（1）会计档案是会计核算过程形成的各种资料，主要包括：1）会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、凭证汇总表、科目汇总表、银行存款余额调节表、银行对账单、其他会计凭证等。2）会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、工资表、支票登记簿、其他会计账簿等。3）财务报告类，包括本单位财务报告（月度、季度、年度）、投资企业财务报告、及其他财务报告类资料，财务报告包括会计报表、附表、报表附注。4）中介报告类，包括审计报告、资产评估报告、验资报告等。5）税务资料类，包括税务登记证、领购证、登记簿、已缴销存根、纳税申报表等。6）其他会计档案类，包括会计档案保管清册、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、计算机备份资料等。（2）财务管理档案是在财务管理工作中形成的各类资料，首要包括：财务制度、财务分析报告、财务预算、资金计划、总结计划、岗位职责、财务人员交接记录、各类测算报告、可行性研究报告等资料。（3）文书档案是在财务部分在企业经营管理中形成的各类资料，首要包括：文档名制度汇编第2页（4）政府或上级主管部门下发的有关财务会计方面的文件、通知、决议、批复、会议纪要等资料。（5）本单位下发的企业生产经营建设等管理方面的各种文件、制度、会议决议、会议纪要、批复、通知等资料。（6）财务部分制订下发的各项制度、起草的各类报告、集会资料、批复意见、通知等。（7）下级单位上报到本单位的文件、请示、报告、制度、决议等资料。（8）财务部分保存备查的各类和谈、条约。（9）其他类档案：包括资产权属证明、银行开户资料、公司章程、单位声誉证书及什物，其他应归档的财务文件，和部分单位将商务、法令、计费、计划、统计等业务划归财务部分担理而形成的档案。第3章.财务会计档案管理职责分工(1)XX公司财务会计档案管理实行同一领导、分级管理、分段负责的管理形式。(2)财务管理岗负责领导XX公司的财务会计档案管理工作，XX公司财务部负责组织、部署、指导、检查财务档案管理具体工作。(3)分、子公司，联、合营单位分担财务工作的负责人，对本单位的财务会计档案管理负领导义务，对财务会计档案的实在、安全和完整负责。(4)各单位档案管理岗对会计档案的具体管理负责，构造、催促财务人员及古装订、归档、交接财务会计档案，对会计档案的合规性举行检查。(5)档案管理岗负责财务会计资料的立卷、归档、造册、短期保管、移交档案部门、联系借阅、参与销毁等工作。第4章.财务会计档案的装订(1)月度终了15日内，负责装订会计凭证类、财务报告类、其他档案类的档案的人员要将分管的上月档案装订完毕，交由本部门档案管理人员立卷、归档；年度终了2个月内，负责装订各类档案的人员要将分管的上年度档案打印、装订完毕，交由本部门档案管理人员立卷、归档、造册。（2）会计凭证类档案装订规定：1）记账凭证：按照XX公司统一规定格式打印，凭证格式由XX公司财务部与XXX制定，可用定制凭证纸打文档名制度汇编第3页印，也可用A4纸打印。将记账凭证及附件按照现金凭证、银行凭证、转账凭证分类，每类凭证按照顺序号装订成册，每册厚度为3-4厘米，银行对账单和银行余额调节表应装订在银行凭证的前面。用A4纸打印的凭证以A4纸规格为基础装订，以XX公司定制凭证纸打印的凭证，要以XX公司会计凭证封皮规格为基础进行规范摆放装订。记账凭证及附件的装订应做到：摆放整洁、折叠纪律、厚度匀称、装订牢固、封爵美观、印章齐全。A4纸打印的凭证使用XX公司统肯定制的色彩封皮和侧封装订，以定制凭证纸打印的凭证使用XX公司同一定制的颜色封皮和侧封装订。各单位应购买或刻制加盖在会计档案上的各类印章，在会计档案封面和侧脊上的日期、凭证种类、起止编号、卷数、编号等，均应加盖红色印章，不得用手写方式。2）记账凭证附件：记账凭证附件包括请款单、或收款收据、进账单、进账联、收发料单、各类计较表、批准文件、条约或和谈等。记账凭证附件数目较少的，应间接与记账凭证装订在一起。记账凭证附件较多的，如收发料单、港口费收记账联等，可以单独装订成册，在封面注明记账凭证的日期、编号，同时在记账凭证上注明“附件另订”及附件的名称和编号。单独装订附件的，装订方法要保持全年一致，不得随意改变。（3）会计账簿类档案装订规定：1）会计账簿由负责核算该账目标会计人员每月打印和日常保管，年度终了，由档案管理人员按照资产、负债、所有者权益、收入、本钱、用度等科目举行分类排序，整理出日记账、明细账、总账的装订本数。对日常破坏、弄脏的账页要从头打印。2）账页可以用XX公司定制的账页纸打印，也可以使用A4纸打印。用XX公司定制的账页纸打印的，使用XX公司统一定制的封皮，使用A4纸打印的，使用公司统一定制的封皮和侧封装订。3）每本会计账簿都应加上扉页和“账簿目录”，扉页应使用XX公司统一规定格式，内容要填写齐全，单位公章栏必须加盖单位公章，要粘贴印花税票，并在印花税票上划双红线核销。4）每本账簿的账页，均应在右上角用打号机逐页打印页码，并将会计科目、对应的页码、账目负责人填写在“账簿目录”中，账簿页数要与目录所载页数同等。（4）会计报告类档案装订规定：1）每月月度终了，应将会计报表整理齐全，按规定填写封面，单位负责人、会计机构负责人、填表人划分具名、盖章，并在封面加盖单位公章，按照本单位、投资企业、汇总报表、合并报表等种别划分装订，年度终了装订成册归档。文档名制度汇编第4页（5）文书档案类装订规定：1）文书档案应按照上级单位、本单位、本部门、下级单位、合同协议等进行分类。2）文书档案均以A4纸规格为基础，使用统一的文件夹装订，做到整齐美观、装订牢固、不压字。每本文书档案均应建立目录索引，目录中载明文件类别、接收时间、文件名称、页码等内容。（6）其他类档案装订规定：1）工资清单：应按顺序分月装订，保证不漏页、不重页、印章齐全。每年工资清单装订成一册归档。2）辅助账簿：年度终了，将本年度各种辅助账、资产清查报告、资产卡片及其他会计相关资料装订成册，存档备查。3）计较机储备的会计信息，要打印输出为纸质会计档案举行保管，贮存会计信息的磁盘、光盘等介质该当按期拷贝、调换，以包管其安全性。4）其他类：会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案移交清册、财务人员交接记录、以及其他应当保存的会计核算专业资料，应装订成册按会计档案保管。第5章.财务会计档案的保管（1）各单位每年形成的财务会计档案，原则上由各单位财务部分保管一年，一年后由财务部分移交给本单位档案管理部分保管。（2）财务部分对财务会计档案必需举行科学管理，做到妥帖保管、存放有序、查找轻易，财务会计档案管理要严格安全和保密制度，不得随意堆放，谨防毁损、散失和泄密。（3）财务会计档案保管的具体规定1）存放地点：存放财务会计档案的档案室要通风良好，温度湿度适宜，档案柜应具备防水、防火功能。2）建立保管清册：要按照财务会计档案的分类，编制档案保管总目录、分类目录和保管清册。保管清册应包括序列号、所属期间、档案名称、卷号、装订人、保管人等内容。3）交接责任明确：装订人将会计档案转交保管人时，装订人和保管人必须在财务部门档案保管清册上签字确认，进行实物清点，并注明缺少的附件，仍由装订人负责补齐附件。4）磁性介质档案的保管：磁带、磁盘、光盘等磁性介质档案，要用特制的密封盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内,并做好防磁、防火、防潮、防尘工作。5）档案清点查对：在财务会计档案保管期间，要按期对档案举行清理查对，做到账实符合，对发生破坏或载体蜕变的档案，要实时举行修补和复制；对磁性介质保存的信息化数据要按期举行检查和复制，以文档名制度汇编第5页防止信息数据丢失。6）各单位如果发生合并、撤消、重组，其财务会计档案应移交给XX公司指定的档案管理部分，移交时应编制移交清册，移交清册一式两份，由交接单方签章确认。第6章.财务会计档案的保管期限根据国家有关规定，结合股份公司具体情况，股份公司各单位财务会计档案保管年限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。保管期限从会计年度终了后的第一天算起，各类财务会计档案保管期限规定如下：序号XXX23456会计档案名称保管期限备注会计凭证类原始凭证记账凭证汇总凭证会计账簿类总账明细账日记账15年15年15年15年15年15年包括日记总账现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片年固定资产报废清理后保管58辅助账簿财务报告类XXX、季度财务报15年3年包括文字分析文档名制度汇编第6页告1年度财务报告永久包括文字分析（决算）四1112册13册14各单位可根据实际需要适当延长财务会计档案的保管期限，但是不得短于上述期限。其他类会计移交清册15年会计档案保管清永久会计档案烧毁清永久各类软盘、光盘15年第7章.财务会计档案的移交（1）各单位财务部门负责保管当年和前一年形成的档案，在每年的二月末前，要将二年前的档案移交给本单位档案管理部门。（2）移交财务会计档案时，要编制移交清册，移交清册中应包括移交数目、所属期间、档案名称、卷号、移交人、吸收人等内容，交接单方应清点数目、查对内容、确定特殊事项，查对交接内容准确无误后，交接单方具名确认，并加盖交接单地契位或部分印章，移交清册一式两份，单方作为永久档案保存。（3）财务会计档案移交时，原则上该当保持原卷册的封装，特殊情况下确需拆封从头装订的，应由移交单方经办人员配合拆封整理，以包管档案的安全完整，并分清义务。（4）负责档案管理的人员，因工作岗位调整或因故离职时，应将管理的财务会计档案、正在处理的文件档案事宜向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案工作交接应由原档案保管人编制移交清册和交接记录，移交双方核对交接内容准确无误后签字确认，财务负责人监督交接过程并签署意见。文档名制度汇编第7页第8章.财务会计档案的借阅（1）各单位的财务会计档案不得外借，但可以办理查阅登记手续，进行查询和复印，但必须详细登记调阅档案的名称、调阅日期、调阅人员的姓名、工作单位、调阅理由等事项。（2）财务部门内部人员查询时，需在查询记录簿上登记，外部人员因业务需要而查询的，需经财务负责人批准、由内部财务人员陪同去档案室查询，确保档案不受损害。（3）档案管理人员应对查阅档案的原因进行核实，如查阅档案涉及保密内容的，档案管理人员必须及时向财务经理汇报，财务经理批准后方可提供。（4）对财务会计档案查阅者的请求：1）查询财务会计档案时不得拆散卷册，不得毁损档案资料。2）查阅者不得在档案上作任何标记，如圈点、划线、涂改、折叠、抽取、污损、撤换、添加内容等。3）查阅者需要复印、摘录档案内容的，必须经过财务负责人批准，并到指定的地点复印