邮件写作技巧培训1

邮件写作培训EmailWritingSkillTraining['mɔːnɪŋ]['mɪdnaɪt][mʌnθ]ɔ:'gʌst'febrʊərɪ'sʌndeidʒunɒk'təʊbə‘tju:zdeɪ课程内容：一、邮件的组成部分

二、语法的运用一、邮件的组成部分：

1、邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地

址、密送收信人Email地址。②标题（Subject）。③称呼（Salutation）、开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句（Ending）。④礼貌结束语（ComplimentaryClose）。⑤写信人全名（Writer’sFullName）、写信人职务及所属部门（Writer’sTitleandDepartment）、地址（Address）、电话号码（Tel）、传真（Fax）等。

例子：DearSir/Madam,Goodafternoon!Isawyouradvertisementonwebsite,andI‘mveryinterestedinthecareeropportunitiesyouoffer.I’mapostgraduatestudentofJilinUniversityinChangchun,China,andmymajorisComputerScience&Technology.Wouldyouplskindlycheckthedetailinfofrommyresumeattached?Thanks.

Ifyouneedanyadditionalinfo,plsfeelfreetotellme.

KindlyRegards,EllenStewart（Salutation）（Beginning）（Body）（Ending）（ComplimentaryClose）（Writer’sFullName）一、邮件的组成部分：

2、组成部分须注意的细节

①标题（Subject）应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语

例：

Applyforajob

ApplyforSoftwareDevelopingEngineer一、邮件的组成部分：

②称呼（Salutation）通函：DearAll,

按名字：HiJulia,HiEllen,

按姓氏：HiMr.Stewart,HiMs.White,HiMrs.Wang,

多人：Mr.Smith,Wyatt,andFury.(先生)Ms.Farb,Lionel,andGray.(女士)不知道性名性别：DearSir/Madam,一、邮件的组成部分：

（补充：Mrs.,Miss.和Ms.的选择，已婚的女士用Mrs.，未婚的女士用Miss.，不确定是否结婚，直接用Ms.；Hi/Hello/Dear的选择，Hi最常用，Dear使用频率低于Hi,用于双方比较亲密,但发给两人以上，一般用“Dearall,”Hello比较古板,建议不使用）一、邮件的组成部分：

③开头（Beginning）首次：Goodafternoon!回复：Thankyouforyouremailaboutsth.Sorryfornotgettingbacktoyouearlier,but…一、邮件的组成部分：

④正文（Body）五C原则：

Correctness（准确）Conciseness（简洁）Complete（完整）Clarity（清晰）Courtesy（礼貌）一、邮件的组成部分：

⑤结尾句（Ending)Ifyouneedanyadditionalinfo,plsfeelfreetotellme.Ifyouhaveanyquestion,plsdonothesitatetotellme.Anyquestion,plstellme.⑥落款（ComplimentaryClose&FullName&Contacts）

KindlyRegards,/BestRegards,

RichardStewart

Tel:864318518****Cell:86137********Fax:864318518****ComputerScience&TechnologySchool,JilinUniversity一、邮件的组成部分：

结构思路3W:一、邮件的组成部分：

Whydoyouwritetheletter?(第一部分)；What’sthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)例句：第一部分：IamwritinginresponsetoaphonecallIreceivedfromyourcompanythismorning.

一、邮件的组成部分：

WillyoupleasesendmeinformationaboutyourdressstyleNo.第二部分:Forthe...

Aboutthe...第三部分：Wouldyouplease...一、邮件的组成部分：

Shouldyouhaveanyinquiry,pleasekindlyfeelfreetoletusknow.Pleasecontactusifyouhaveinquiry.一、邮件的组成部分：

完整性5W1H检验法:例句检验：Isawyouradvertisementonwebsite,andI'mveryinterestedinthecareeropportunitiesyouoffer.I'mapostgraduatestudentofJilinUniversityinChangchun,China,andmymajorisComputerScience&Technology.Wouldyouplskindlycheckthedetailinfofrommyresumeattached?Thanks.正文who,when,where,what,why,how一、邮件的组成部分：

(补充说明:“Thanks”或“Thankyou”可尽量用上，具体位置不固定，用上以后可能起到非常好的效果)3,场景演练邮件1:总经理约翰格林将于六月2日到7日去巴黎出差，到时顺便拜访一位客户艾得华，恰谈有关在那开样品房的事宜，作为助理，请写邮件通知该客户此事，初步约定时间为六月3日下午2：00点.一、邮件的组成部分：

Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7Lookforwardtoyourfeedbackandsuggestionssoon。andwouldliketocomeandseeyou,onJune3at2:00p.m.Yoursfaithfully,…Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.abouttheopeningofasampleroomthere.DearMr./Ms,一、邮件的组成部分：

邮件２：总经理艾得华现在身在Cairo，6月中旬方能回来，作为助理，回邮件说明情况，表明总经理回来之后任何时间都可以会面。DearMr./Ms,ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green'svisitduringJune2-7.Unfortunately,Mr.Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewould,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn.Welookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,…二、语法的运用：

1，场景应用：提出建议或请求或者商讨。①过去时态时运用。用过去时能淡化动作的及时性，减少潜在的面子威胁。例：Ididwonderwhetheryoucouldlowertheprice.在这个例子中，用了助动词did更加礼貌，因为did强调了过去时，使得请求听起来更加的遥远。二、语法的运用：

②虚拟语气的运用。动词的虚拟式提出建议或请求，使语气委婉含蓄。

③进行时态的运用。同虚拟语气，能够使建议更加委婉，留有余地。通过上面例子的分析，在提出请求的时候，使用虚拟语气，可以避免咄咄逼人，更有利于形成融洽的气氛。例：Weshouldbegratefulifyouwouldchangetheinvoiceandletushaveacorrectcopy.例：Iwaswonderingwhetheryoucouldlowertheprice.在本例中，运用了进行时，使请求听起来好像听话人的一时想法，没有经过周密的考虑，减轻了请求或建议对面子的潜在威胁。二、语法的运用：

2,场景应用：内容涉及客户导致的错误或过失。被动语态的运用。用被动句则说明我们这么做是不得已而为之，事情的结果并不是自己所期望的。

英语的被动句强调的是动作的承受者，在商务信函上，使用被动语态是防止责备口气的一个最好的办法。分析例句发现，第一句人做主语，说话有责备的口气。第二句话将主语换成物，重点从发出动作的人转移到接受动作的对象上去了，这样对方也就摆脱了尴尬的境地。例：Youdeliverthegoodsinerror.

Thegoodsweredeliveredinerror.二、语法的运用：

3，场景运用：要求对方去做的一些事情，如同事之间寻求帮忙运用疑问句。疑问句在交际中可以用来间接地表达言语行为，使得威胁面子的行为隐藏在提问中，这样使对方有一种受尊重感。例：Canyousendusacopyofyourlatestcatalogue?

Canyouhelpmetodosth…?二、语法的运用：

4，场景运用：表达请求意愿或拒绝对方要求。复合句的运用。常用“Iwish…”，“Ihope…”，提出要求或表达意愿，语气委婉,避免居高自傲，体现双方平等地位。使用Iamafraid,Iamsorry等构成复合句在拒绝对方的请求时缓和语气。例1：We