医院文件管理制度

医院文件管理制度1.概述医院文件管理制度是为保障医院文件的安全、整体性和保密性，确保医院工作的正常进行，规范医院文件管理而制定的。本文件管理制度适用于医院内所有的部门和人员。2.文件的定义医院文件是指在医院内产生的各种文字、图片和数据等载体所记录的各种信息，包括文稿、报表、调查研究报告、会议纪要、通知、公告、合同、合同执行情况报告、决策、规划、技术资料等各种内部和外部传递的信息载体。3.文件的管理职责3.1文件来源部门或人员的职责文件来源部门或个人在制定文件时须遵守医院文件管理制度相关规定，确保文件的真实性、有效性、安全性和保密性，并签署相应的文件管理责任书。3.2秘书处的职责医院秘书处是文件管理的重要部门，其主要职责包括：制定、修改医院文件管理制度；为文件管理制度提供服务；统一维护医院的文件入库、分发、归档、销毁等工作；组织更新医院文件管理制度中的目录、档案条目等信息。3.3文件管理员的职责文件管理员是文件管理的直接责任人，其主要职责包括：严格按照医院文件管理制度的规定执行文件入库、分发、归档、销毁等工作；统计医院内的文件收集、分发情况，并编制月报告；保护医院的文件资产，防止泄密、遗失等事件的发生；统计医院文件的有效期限，进行定期销毁工作。3.4部门负责人的职责部门负责人是部门内部的文件管理者，其主要职责包括：核实并签署自己部门的文件；审阅自己部门的文件，确保准确性，有效性和安全性；管理自己部门的文件，包括文件入库、分发、归档、销毁等工作；负责自己部门的文件的使用、查阅和保管。4.文件的管理流程为规范医院各部门的文件管理流程，减少人为疏忽而带来的损失，现制定如下文件管理流程：4.1入库文件来源部门或个人需要将其所制定的文件送到文件管理员处进行入库，并应随同附上文件摘要、审批、登记表等相关资料，管理员应在文件上填写统一编号，并签字盖章。要求将涉密、原始文件和定密的文件在一个专门的房间存放，开发人员不得随意接触。4.2分发在文件管理员核实无误后，对文件进行分发，逐一交给相关人员签收。分发过程中必须采用保密措施，保证文件的完整性和保密性。4.3归档对于核准或签发后，必须归档的文件，应在归档前将文件进一步核对名字、编号、页码、时间等内容以及收件处、录入者等有关资料。注意对每一份文件都要有正本和副本，正本要归档，副本留于部门；应制作文件的目录表和索引表，并按规定的期限将文件送到秘书处归档。归档应采用数字化科技进行，必须注明归档时间、归档者及档案管理员签名，确保文件的准确性和安全性。4.4借阅为了保证借阅文件的安全在借阅之前，必须进行一系列必要的报批和手续。借阅文件由随机抽取的文件管理员直接开具借阅凭证，获得借阅凭证的人员，可携带本人的有效身份证件到秘书处领取相应的文件，借阅证有效期为5天左右。必须按物归原主的原则，归还或缴回从医院借的文件，不得私自保存、转借、复印。4.5销毁文件只有在严格审核该文件内容不存在保密性和过期的情况下，方可提交机构进行销毁申请，销毁必须由两名文件管理员共同进行，并应填具销毁单据，经过环保部门推荐，最后由领导审批实行。5.医院文件管理制度是保障医院文件的安全性和完整性、规范医院文件管理、提高医院职业素质的重要制度，是