合同管理办法

湖北省楚建易网络科技有限企业协议管理措施(试行)制度编号：CJY-ZD-FK-001第一章总则第一条为加强协议管理工作，提高协议质量，保证依法签订、履行、变更和解除协议，及时处理协议纠纷，维护企业的合法权益，建立和完善事前防备、事中控制、事后补救的协议风险防备机制，根据《中华人民共和国协议法》，特制定本措施。第二条本协议所指企业，为湖北省楚建易网络科技有限企业。本措施合用于企业本级、企业各部门及未来分、子企业的协议管理。第三条本措施所称协议是指企业在经济活动中与自然人、法人及其他组织之间设置、变更、终止民事权利义务关系而签订的协议，包括协议书、具有法律约束力的其他各类法律文献（框架协议、备忘录、意向书、数据电文）以及即时结清的口头协议。本措施所称协议管理是指：企业对协议的审核、签订、履行、变更、解除、登记、争议处理、监督检查、奖罚等行为的管理活动。本措施所称协议经办部门为企业内部需求并负责签订协议的部门；协议经办人为详细负责协议签订的企业员工。第四条协议管理是企业管理的重要内容，协议管理工作应遵照如下原则：（一）谁主张、谁签订、谁管理、谁负责原则。协议的签订由协议经办人及协议经办部门负责，由财务部门审查监督，由风控部门审查及专题管理。（二）授权管理原则。协议经办人应当按照规定的权限负责谈判、签订协议，不得未经授权、超过授权以及越级签订协议。（三）依法签订协议原则各部门应当严格按照国家有关法律法规的规定签订协议，由协议审核部门对协议进行全面审核，保证协议的合法性。（四）先签协议后履行原则。企业协议应当先签订、后履行，防止在协议履行过程中甚至履行完毕后补签协议。（五）全过程管理原则。企业协议管理流程的分为协议的准备、签订、履行、终止以及登记归档等，实行全过程管理。（六）及时处理协议纠纷，维护企业的合法权益原则。第五条企业任何部门或员工不得运用协议损害我司利益牟取私人利益，影响我司正常的生产经营。第六条管理、参与协议工作的一切有关人员，应当为企业保守商业秘密，任何人不得以任何方式泄露在协议管理中知悉的商业秘密。第七条协议经办部门、协议经办人以及与协议管理有关的其他工作人员，都应当按照规定的职责、程序等认真做好协议管理工作。第二章协议管理机构、人员及其职责第八条企业波及协议业务的各职能部门，负责本部门业务协议的签订及履行工作。（一）办公设备、办公用品的采购协议，房屋租赁、装修协议、宣传推广协议、劳动协议及人力资源培训协议由综合管理部负责。（二）技术开发、技术征询、技术服务类协议由技术中心负责。（三）采购商、供应商入驻协议、广告协议及金融超市板块协议由市场部负责。（四）波及企业与各家金融机构签订的战略合作协议、企业与银行签订的协定存款协议、构造性保本存款协议（协议）、定期存款协议（协议）、财务软件产品及服务采购协议以及企业聘任外部中介机构签订的专题审计、专题资产评估、专题税务征询等协议由财务部负责。上述未列明的协议签订及履行工作，由该协议的经办部门负责。第九条企业协议经办部门的重要职责包括：（一）进行协议签订的可行性研究、业务洽谈、资信调查、报审报批、授权手续、用印签订等详细事务；（二）负责本部门经办协议的初审，以及按程序提请有关部门审核、评审，呈请领导审批，依法签订、变更、解除协议；（三）检查协议履行状况，处理履行中出现的问题，协议不能履行或不能完全履行，应按程序及时汇报有关领导和有关部门，加强协议异常履行的监控；（四）参与本部门业务范围内法律文书、业务函件的协调转达、协议纠纷的协商、处理。第十条企业风控部为协议管理部门，重要职责包括：（一）设计、建立和完善统一管理、分级负责的协议管理体系，制定企业协议管理规章制度并组织实行；（二）负责组织企业格式协议的编制、公布和推广使用各类格式协议，建立和维护示范格式协议信息库，供使用；（三）审核企业所有协议，提出法律审核意见，审核授权委托书、法人身份证明等签约手续；（四）负责企业各类协议的编号、存档，并检查企业协议履行状况；（五）搜集、整顿、分析企业协议管理信息，定期向企业领导汇报协议综合管理工作的状况；（六）管理本单位协议纠纷，督导和参与协议纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。第三章协议审核第十一条企业协议的审核包括五个环节：确定/审核协议文本、审核业务风险、审核财务风险、审核法律风险及领导审批。第十二条协议审核采用书面审批方式，由协议经办人负责《协议签订审批表》的签批。第十三条法务人员负责确定/审核协议文本，重要职责包括：（一）审核经办部门提交的协议文本或根据经办部门提交的协商成果，搜集有关信息，确定协议文本；（二）协议的内容必须遵照《中华人民共和国民法总则》及《中华人民共和国协议法》等有关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须保证用词精确。（三）协议起草或审核后，法务人员应将协议文本与协议经办部门进行沟通，并确认最终内容。第十四条协议经办部门负责人对业务风险进行审核，重要职责包括：（一）审核协议缔约方主体资格真实性、企业资质的时效与合法性，波及专营许可证或资质的，应具有对应的许可、等级、资质证书；（二）在协议确定后，对协议的履行前景进行评估，必要时，可以提出合适增长优惠条款；（三）要根据业务发展前景来确定协议的利润水平，确定协议与否有签订的必要性；（四）对协议的风险控制措施进行评估，检查协议条款与否对也许出现的业务风险采用了恰当的规避措施。第十五条财务部门负责人对财务风险进行审核，重要职责包括：（一）审核协议的付款条件，采用有利的付款条件，减少企业资金成本，并提高企业的资金周转率；（二）审核协议签订双方的税务发票开票信息及对税务发票开票税率、方式的约定；（三）以贷款方式支付协议货款或其他费用时，必须考虑资金成本，从财务角度对协议的盈利性进行预测。第十六条风控部门负责人对协议法律风险进行审核，重要职责包括：（一）协议合法性的审核，即当事人有无签订、履行该协议的权利能力和行为能力；协议内容与否符合国家法律、法规和政策的规定；当事人意思体现与否真实；签订程序与否符合法律规定。（二）协议严密性的审核，即协议应具有的条款与否齐全；当事人的权利义务约定与否明确详细；文字表述与否精确无误。（三）协议可行性的审核，即当事人与否具有履约能力；估计获得的经济效益和也许承担的风险；协议非正常履行时也许受到的经济损失及救济方式。（四）协议完整性的审核，即协议必要附件与否齐全，与否有缔约相对方营业执照、法人身份证明、授权委托书、身份证复印件等。第十七条领导审批后签订协议。（一）标的额为20万（含）以上的重大协议必须通过企业总经理办公会商议通过，并报企业董事会同意，由法定代表人签订或者其授权代理人签订。（二）标的额为10万（含）-20万（不含）的协议经总经理（执行总经理）审批通过后由总经理（执行总经理）签订。（三）标的额为1万（含）-10万（不含）如下的协议经总经理（执行总经理）审批通过后由分管副总经理签订。（四）标的额为1万（不含）如下的协议经总经理（执行总经理）审批通过后由经办部门负责人代表签订。第四章协议签订第十八条协议审批后，由协议经办人提交印章管理人查对无误后加盖企业印章。协议盖章应满足如下条件：（一）协议审批表已由各审核部门签字确认，协议原件已由分管领导签订；（二）协议原件已由缔约相对方加盖公章（包括落款章及骑缝章）并由法定代表人签字，由其授权代理人签字的，应附有授权委托书；（三）协议应附有缔约相对措施定代表人身份证明文献或身份证复印件；由其授权代理人签字的，应附有被授权人身份证复印件；（四）协议及其他资料中缔约相对方所使用的名称、印章、联络方式等内容一致。第十九条签订两页以上的协议必须加盖骑缝章（或逐页签字）。严禁在尚未最终确定的协议文本、空白简介信、信笺纸或其他纸张上加盖印章。严禁将仅有我方签字、盖章的未填写或空白协议交、寄对方签字盖章。第二十条严禁用部门印章等其他印章替代协议专用章、行政印章进行协议盖章。第二十一条协议签订协议过程中，我方处在优势地位时，必须采用企业公布的格式协议；没有格式协议的，应当参照法律规定的示范文本。第五章协议的归档第二十二条签订协议后，企业应至少保留三份协议原件，一份留协议经办部门保管用于后续协议履行、款项结算，其他原件交风控部门负责登记归档。第二十三条劳动协议应交综合管理部门，由人事专人登记归档。第二十四条其他协议应交风控部门，由法务专人登记归档。第二十五条协议归档应建立统一内部编号及电子台账，实行1份协议档案1个编号，不得重号、漏号，以便查询调阅。第二十六条协议档案编号由三部分构成：（一）第一部分为企业及文献代码：劳动协议代码CJY-RL；其他协议代码CJYHT。（二）第二部分为经办部门代码：综合管理部代码ZH，运行部代码YY，市场部代码SC，财务部代码CW，风控部代码FK,产品中心代码CP，技术中心代码JS，以此类推。劳动协议则省略此代码。（三）第三部分为年份、月份加次序号，如01001。例如，企业员工劳动协议可编码为CJY-RL-01001；企业其他协议档案可编码为CJYHT-ZH-01001。第二十七条协议档案的归档范围重要包括：（一）协议签订审批表。（二）协议文本及附件。（三）补充协议、变更或解除协议协议。（四）相对人营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人、法定代表人身份证明及授权委托书。（五）意向书、备忘录、会议纪要。（六）往来信函、电报、传真（包括验收文献、质量异议书、催款告知书等）（七）送达回执或确认书。（八）其他有关文献、资料。第二十八条已归档协议的借阅、复印、外带等应按规定，由经办人提交《协议使用审批表》，经部门负责人及风控部门负责人审批同意后方可进行。第二十九条法务专人应做好协议借阅、复印及外带登记，填写《协议使用登记表》并由经办人签字确认。第六章协议的履行第三十条协议依法签订生效后，各部门必须认真、全面、严格履行协议，按协议条款安排工作，及时检查履行状况，处理问题。第三十一条协议执行部门发现缔约相对方不履行或不全面、不合适履行协议，或收到对方对企业履行协议提出的异议时，应保留有关证据，书面汇报分管领导及风控部门。第三十二条风控部门应在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。第三十三条缔约相对方的行为使企业难以履行协议或继续履行也许导致企业损失时，协议执行部门必须迅速向分管领导及风控部门汇报，由分管领导决定与否中断或终止履行协议。第三十四条对协议履行过程中相对方的违约行为，协议执行部门应及时查明原因，搜集证据资料，经风控部门指导按协议规定及时、合理地向对方提出索赔规定。第七章协议的变更第三十五条因协议履行状况发生变化，企业认为需要变更协议条款的，可以向对方提出协议变更规定。第三十六条缔约相对方提出协议变更规定期，应由经办部门及风控部门审查对方理由与否合法、合理，与否符合变更条件。第三十七条对方变更协议的规定必须以书面形式提出。对方口头（包括电话）提出变更协议规定的，经办部门必须规定对方提供书面文献，否则仍按原协议规定履行。经办部门不得以对方的口头（包括电话）答复作为协议变更的根据。第三十八条经双方协商一致到达协议变更协议的，应由经办人申请协议审批流程。第三十九条双方对协议变更不能到达一致的，应继续按照原协议履行，经办部门应注意保留协商过程中的有关书面资料。第八章协议的解除第四十条发生法定或协议约定的协议解除情形时，经办部门应在法律规定或协议约定的期限内，以书面形式告知缔约相对方解除协议。第四十一条缔约相对方提出解除协议规定的，应当以书面形式告知企业经办部门。对方口头（包括电话）提出解除协议规定的，经办部门必须规定对方提供书面文献，否则仍按原协议规定履行。第四十二条双方协商一致同意解除的，应签订书面的协议解除协议。第四十三条双方对协议解除不能到达一致的，由经办部门及风控部门共同参与协商，协商不成的，由风控部门提请法院或仲裁机构确认。因协议解除而导致企业损失的，还应规定对方予以赔偿。第九章协议争议的处理第四十四条协议有关法律文函、答复材料，变更、解除协议的告知或复函需经风控部门审核、立案后发出。第四十五条发生协议纠纷后，经办人、经办部门应及时汇报风控部和有关领导，并积极参与纠纷的处理。有关案件当事人和涉案部门要积极妥善处理，协调配合，采用有效措施挽回也许导致的经济损失，不得互相推诿，推卸责任。第四十六条因对方当事人的违约行为导致我方合法权益受到侵害的，应规定对方承担违约责任，包括违约金、损害赔偿金等。第四十七条对协议纠纷要力争先通过协商处理，协商到达一致意见的，应及时形成书面法律文献（包括但不限于补充协议、协议解除协议等），并加盖双方单位公章。第四十八条在协议纠纷处理过程中，未经风控部审核，不得向协议另一方作出实质答复、提供文献资料。第四十九条风控部负责协议纠纷案件的诉讼或仲裁，办理授权委托手续，需要委托外聘律师办理的，由风控部负责。第十章奖励与惩罚第五十条企业建立健全协议管理的奖惩制度，通过奖励或惩罚，维护协议管理制度的严厉性，激发协议管理人员的积极性，不停推进协议管理水平的提高。第五十一条对符合如下条件的协议管理人员及其他协议管理配合人员，企业可视协议、案件标的额及防止、挽回经济损失的大小予以一次性奖励：（一）在协议签订过程中尽职尽责，发现并纠正重大缺陷使企业免受重大经济损失的；（二）在协议履行过程中发现重大问题，积极采用补救措施防止重大经济损失的；（三）在处理经济纠纷中有突出奉献使企业免受重大经济损失的；（四）在协议管理工作中认真负责，做出突出奉献、应予奖励的其他情形。第五十二条有下列情形之一的，应追究有关人员责任。根据导致损失严重程度和责任大小，分别予以批评教育、经济惩罚、行政处分，情节严重涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：（一）违反企业的协议专题管理措施或其他规章制度，不履行协议签订及变更的审批流程和手续，即自行签订和变更协议的情形；(二)协议管理不善，丢失、毁损协议文本及有关文献,给企业导致损失的；（三）签订经济协议违反国家法律、法规和政策规定，受到法律制裁的；（四）与对方当事人恶意串通，为谋取个人利益、小团体利益而损害企业利益的；（五）在协议签订与履行过程中失职、失职或接受贿赂的；（六）私自刻制企业印章，与他人签订协议，给企业导致损失的；（七）对协议项目不进行可行性分析，对对方当事人资信状况未进行细致考察，盲目签订协议，给企业导致损失的；（八）签订协议过程中应当使用企业公布的协议示范文本而未使用的；（九）故意隐瞒真实状况，获得审批而签订协议,给企业导致损失的；（十）应当签订书面协议而未签订的；(十一)未经企业法定代表人授权或超越代理权限，私自对外签订协议或出具书面承诺、无权代理或超越代理权限签约的；(十二)在签订、履行协议中疏于职守，不按法律和本措施规定的程序签订、变更、解除协议，给企业导致损失的；(十三)泄露协议意向、商业、技术秘密或其他有关机密，给企业导致损失的；(十四)发生经济纠纷后，不采用积极有效的措施加以处理，私自处理或隐瞒真实状况，不配合诉讼代理人的调查取证，