文档管理规范111

文件管理规范XXXXXXXXXXXXXX公司一、编写目的为明确公司内各类文件的制定、修改、批准、发行、更改及回收的管理准则，确保有关部门都能使用到相应文件的有效版本，提高文件管理效率，推动公司体系的正常运行，特制定本文档规范。二、适用范围本文件适用于公司各类体系文件和资料的控制。三、权利职责1.总经理负责手册、程序文件、制度规定的批准和发布。2.综合部负责组织受控文件的编发、回收、销毁、审核会签及存档。3.各部门负责相关文件的编制、修订、换版、使用和解释，部门负责人负责组织相关文件编撰、修订及审订。四、编码规则（一）术语：受控文件：效用较长且重要性较高，制订、修订、发行、废止、回收保存及销毁全流程均按照规定执行的文件，如程序文件、作业指导书、验收标准、工程图纸、技术规范等。外来文件：来自公司外部的具有实际及存储价值的文件，如法律法规、政府文件、国家标准、客户资料、设备操作说明等。（二）文件分级1.管理手册：规定整个体系的文件，如管理制度、管理方针、目标指标、管理方案等；2.程序文件：规定单项工作的一般过程或方法。如客户投诉处理程序、文件控制程序3.作业指导书：规定特定的作业流程。如操作规程、技术标准、测试规范、检验细则、产品图纸等；4.表单：收集、传递具体资讯，控制、辅助作业流程，或作为某种证据。除以上公司内部管理文件以外，另有外来文件和资料，如法律、法规、国标，顾客提供的图纸、文件资料。（三）编码规则1.部门类别代码:XZ——行政RL——人力CW——财务YY——运营KF——客服JS——技术CP——产品SW——商务YW——运维QD——渠道XM——项目申报未涵盖部分，各部门认为有必要分类的，可报至综合部，由公司统一发布代码。2.密级：绝密、机密、秘密、公开（具体分类见员工手册及档案管理办法）3.文件类型代码：ZD制度FA方案CX程序BZ标准GF规范SOP流程TB图纸、表单等WL外来HT合同、协议等QT其他（暂难以归类的）暂难以归类，各部门认为有必要分类的，可报至综合部，由公司统一发布代码。4.产品类型：参照产品体系图。5.文件编码方法：1）管理手册及程序编码方法：XXXX—XZ—BZ—20200101（V1.0）2）产品及技术标准编码方法：ALBB—XXXX平台—CP—产品需求说明书—20200101（V1.0）文件简称尽量只用能明确表示意义的名称，不加或少加定语。3）合同及协议标准编码方法：ALBB—YW—运维—20200101（V1.0）合同或协议类型分为：销售、渠道、运维、采购、行政、人事、财务、金融、合作、其他。本条规则适用公司日常经营与管理的合同与协议。劳动合同及所附保密协议、竞业限制协议不适用此编号，单独放员工个人档案；战略合作、股权、秘密合作、聘任顾问等特殊形式，均不适用此编码规则。4）客户信息等单独图表标准编码方法：（作为其他文件一部分或附件的表单不适用）客户信息等单独表单，以“日期+名称+版本或序号”编码，存档时以“日期+名称+版本或序号（如有）+xx（部门或个人）发xx（人或位置）”。如20210701XXXXX。单独的图，在图片名称以“日期+表单+版本或序号”进行编码，存档时在图或另附文字以“日期+名称+版本或序号（如有）+xx（部门或个人）发xx（人或位置）或xx（部门或个人）用于xx事”说明用途及经办人。以上所有文件类型的分类，不是按照执行人分类，而是按照文件本身所属类型进行分类。如产品部签订的销售合同，文件分类应是“销售”，不是“产品”。五、工作流程及控制要求（一）文件编制、审批1.管理制度、管理方针、管理方案、公司及部门目标由总经理组织制定并批准；2.程序性文件、作业指导书按部门职责及指定管理权限由相应部门组织编制，部门负责人审核，总经理批准。3.涉密等特殊文件，由指定人员负责编制，直呈总经理审批。4.部门内部的管理文件由该部门负责人批准。（二）文件的发放、接收与管理1.各部门应指定专或兼职资料员负责文件的收发、保管，并建立文件收发记录，做好日常管理工作，防止文件损坏和丢失。文件未经许可不得以任何形式复制或不按照密级范围发放。无指定或兼职管理人员的，由部门负责人负责。2.纸质文件发放与管理1）文件发放部门资料员根据发放范围进行复印，在“文件发放登记表”中登记后将文件发放相关部门，接收部门人员在“文件发放登记表”上签名接收。2）当文件使用人调离、或不再担任原职且不属文件发放范围时，应办理移交手续并将新的接替人姓名报归口管理部门备案。3）各部门对发放至本部门的密级文件具有管理义务，应按照密级范围进行发放及传阅。3.电子文件发放与管理1）文件发放部门资料员以电子文档形式发布，或放在网盘供人员按各自的权限浏览，向所有收件人发放收文通知，收件人回复收到情况。如为紧急文件，由文件发放者电话通知所有收件人，并保存含有收件人、发件人、主题、发送时间页面的电子文件发放记录。2）当文件需修改时由文件制定部门负责修改文件，在文件内撰写修改记录，并向有关人员发放修改通知，如为紧急文件，由文件发放者电话通知。3)以电子文档形式存在的文件，发布部门应及时备份或拷贝。（三）文件更改1.当出现外部变化（如有关的法律法规的修订、政策变化）、内部变化（如本公司内部组织机构、职能分配调整，引入新技术、新工艺、新设备、新材料、新作业方法、新用工制度等）时，责任部门应适时组织对文件进行评审与更新。各部门针对文件实施中的问题亦可对文件提出修改意见，报该文件的主管部门。修改意见应充分考虑更改对其它程序可能造成的影响，对重要技术参数的更改应附有关的试验/验证报告或资料。必要时由该文件主管部门或上级管理部门组织相关部门对文件更改的申请进行讨论会签。2.文件的更改应按原审批级别进行审批。更改获准后，由主管部门按原文件资料的发布方式和发放范围更改。纸质文件的更改方式包括换页、换版，换页、换版后应向各有关部门/人员发出新文件，收回作废文件，并在文件内做好记录。3.未经批准，任何人不得随便更改文件资料。（四）文件的换版和作废1.一般情况下，本公司自行制定的文件不超过5年应更新换版