行政管理制度

行政管理制度为加强企业行政管理，使各项管理原则化、制度化、提高办事效率，特制定行政管理制度。本制度所指部分为：文献档案管理及归档制度、会议管理制度、办公用品用品管理制度、考勤制度、值班制度、接待管理制度、卫生管理制度、招聘录取制度、劳动协议的制定及保管制度、辞职及解雇和企业保密制度等。第一部分行政事务管理第一、文献档案管理及归档制度1、归档范围：企业的各类制度文献及告知、企业红头文献、劳动工资表、人事档案、会议记录、企业决策、市场部协议等具有参照价值的文档材料。2、凡企业发文，经企业领导同意盖章后，必须交一份复印件给行政部存档，另一份需要在公告栏公告。3、企业各部门文献档案由行政部归档管理，指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整。4、收文程序规定：凡企业收到需存档的文献、资料、档案，必须填写收文记录，由行政人员统一登记签收管理。5、文档的借取和借阅程序与规定：1）、总经理、副总经理、总助等企业领导查阅文档可通过行政部人员办理有关手续，直接提档。2）、企业其他人员需借取和借阅企业文档（原件或复印件）时，必须按规定填写“档案借取（或借阅）登记表”，并报经企业副总经理或总助等领导按权限审批后，行政部人员方可予以借取（或借阅）。3）、抽阅文档须在当日偿还，借取和抽阅期间对文档资料必须爱惜，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，一般内部档案需经企业副总经理或总助等领导同意方可摘录和复制。6、凡交行政部存档的协议：须做好登记，由行政人员统一整顿并归档。第二、会议管理制度1、会议目的：任何会议都必须有目的、有计划、有组织地进行。开会的目的在于集思广益，沟通意见，纠正偏差，统一意志，提高工作效率进而增进问题的处理。2、出席会议人员确实定，应以必须参与为准则：1）、与会者与会议所要实现的目的与否负直接或重要责任，与会后的工作与否直接有关。2）、与会者在中心议题方面与否具有专门的知识与经验，与否能有助于议题的深化。3）、与会者与否有能力或者有权力形成一项决策，与否可有可无。3、确定会议议事日程。1）、重要的议案或事项必须列在整个议事日程的前项，不重要的事项靠后讨论。2）、必须合理分派各项议案或事项的时间，要为重要的事项留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分派，以便会议主持及与会者控制时间。3）、每次会议议程不必太杂，内容不必太多，以提高会议的成效.4）、如属重要议题，在时间容许的状况下，可以事先规定与会者作准备，并指定期间提交提议或规定，由会议主持人归纳汇总，提交会议议定。5）、提前送交与会议议程有关有的资料或告知会议议题以减少会议讨论的时间。4、会议记录。会议记录由行政部人员负责，规定真实、精确、完整。1）、会议记录包括两部分内容：会议的组织状况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。会议内容：包括会议议题，讨论发言，形成的决策等。2）、会议记录措施：摘要记录：合用于某些平常性的工作会议，不是每言必录，而是抓住重点，摘录要意。详细记录：合用于领导的重要发言，会议决定、决策等，详细记录规定有言必录，不仅要记录要点，并且要按照原话记录下论述的材料和论证。3）、主持会议须知：（1）、开会时间。（2）、充足理解会议目的，一直把握会议主题，积极引导会议讨论。（3）、善于诱导与会人员，积极参与讨论。（4）、讨论如出现混乱时，应以指名方式组织发言。（5）、议题假如偏离主题，应在阐明理由后，终止讨论。（6）、让与会者自由地表述意见，尽量公平地给每一种人发言的机会，不能根据个人好恶指定发言。对每一议案，都应付诸表决，以多数决定通过或否决。（7）、会议结论应获得全体承认，如有必要应宣读记录。5、会后工作：会议能否获得成功，不仅在于会前准备与否充足，会中组织与否周密，并且还在于会后工作做得好坏。1）、会议简报：会议记录是会议的原始材料，是会议内容的客观反应，必须完整、精确、工整，在整顿会议记录的基础上撰写会议简报，规定文字简洁，篇幅短小，选择会议中的某些重要内容编报,并发送至参会所有人员。2）、检查催办：为了使会议精神落到实处，对会议重要内容及决策，根据会议主持人规定，由有关人员采用电话催办，直接派人检查催办等方式催办、督办。第三、办公用品用品的管理制度办公用品用品的购发：每月月底前，部门负责人将本部门所需要的办公用品、用品，制定购置计划交行政部。行政部指定专人制定每月办公用品用品计划及预算，经副总经理及总助审批后由行政部人员负责将办公用品用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部门。由使用人签字领回。除正常配给的办公用品用品外，若还需其他用品的，须经部门主管及副总经理同意方可购置、领用。企业新聘工作人员的办公用品用品，由行政部根据工作需要，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。负责购发办公用品的行政部人员要做到办公用品用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支合适、用品保管好。6、负责购发办公用品用品的行政部人员要建立账册，完善入库、出库手续。出库必须有领用人签字。库存用品日清月结，保证做到帐实相符，帐帐相符，无丢失、毁损。第二部分办公事务管理第一、考勤制度所有员工必须准时上班并打卡记录，不得无端缺勤、旷工、迟到、早退，严禁代人打卡（委托或代人打卡或伪造出勤记录者，一经查明属实，双方均以旷工论处）。所谓全勤是全月没有迟到，早退，请假。延迟半小时之内上班，为迟到行为，提前半小时下班的，为早退行为。1、上班时间周一至周六，上午9点至12点，下午1点至5点半，业务人员实行单休制，行政管理人员实行轮岗值班制，每周工作未达40个小时不计加班，超过40个小时按照国家规定计算加班工资。

2、迟到、早退、旷工的详细规定：（1）.员工迟到超过30分钟以内登记考勤者视为迟到，每次迟到罚款20元，（因偶发事故或特殊状况迟到超过30分钟以上可以先用电话汇报上级领导请假事宜，领导同意过后，待到上班日再用书面形式上交领导审批。）2）.员工未到规定期间提前10分钟下班的为早退，每次早退罚款20元。3）.行政部门负责本规定在全企业的贯彻，各部门主管应督导员工按规定期间出勤。主管违规核准缺勤，隐瞒员工缺勤状况等，按违规员工应扣金额双倍惩罚。外出规定：1）上班时间内因有事外出的，要按规定提出申请并填写记录，否则当旷工半天处理。.若有关人员外出无法汇报，应向行政人员电话联络并填写立案。4、请假规定：1）.任何类别的假期都需部门主管事前同意，并到行政部登记。2）.如有紧急状况，不能事先请假，应在两小时以内电话告知本部门主管和行政部并在上班当日补办手续，否则以旷工计。3）.员工身体不适请病假，须告知主管，填写[请假条]交给主管签名同意，遇紧急状况先电话告知主管同意同意，病后上班应补回[请假条]。否则当旷工处理。.病假的请假条一天以上者（含一天）需出示病历或处方药单，病假一天扣发月工资总额2%.5、旷工1）.持续三个工作日无端缺勤，或未经同意休假者将被视为旷工。直接主管将亲自联络本人查明原因，并于满三天后的二天内交出"解雇处分汇报"。.在30天内未经同意缺勤总计1天（24小时）者被视为旷工，按旷工惩罚。6、月底由行政人员负责企业各部门人员的考勤记录，整顿好后发给总经理、副总经理、总助等有关领导。第二、值班制度1、值班人员名单由行政部人员按周编制，经副总经理同意后，印发至各部门及值班人员本人。2、值班时间为：每日中午12.00至下午13.00。3、值班人员因故（如出差、病事假等）不能到岗值班时，必须提前一天告知企业行政部，由行政部另行安排。第三、接待管理制度接待指导、参观、学习的学生家长及来宾要做到热情周到、耐心细致，又要做到有条不紊、秩序井然。接待工作中做到如下几项：1、接待前的准备工作1）、准备接待的人员告知，对来宾的基本状况做到心里有数，包括来宾姓名、性别、身份、人数、来意及大体停留时间等。2)、制定和贯彻接待计划，根据已理解的状况及时向领导汇报，听取领导对接待工作的意见。一般的来客可直接接待；重要的来宾则要制定接待工作方案，召开接待工作会议，根据确定计划，告知有关部门做好必要的准备工作。保证接待前的准备工作做到充足、合理。2、接待中的服务工作1、迎接来宾。对一般来宾，可由前台人员或行政人员前去直接迎接。对重要来宾，则需要领导一起迎接。2、接待过程中的讲解及安排。看待学生家长及来宾提出的问题要回答的耐心细致，体现出企业的特色及关爱。第四、卫生管理制度为发明一种舒适、优美、整洁的工作环境，树立企业的良好形象，特制定我司办公室卫生制度。此管理制度合用于我司所有办公室卫生制度管理制度。公共区域：包括办公室走道、办公场所、会议室、卫生间、仓库等，每天以各部门值日表为准轮番值日打扫。个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行打扫。每隔一段时间进行一次大扫除，全体动员打扫整个办公室。大扫除时间由行政部根据状况而定。办公桌面只能摆放个人办公必须物品，其他物品应放在个人抽屉里面。办公室公用物品应摆放在整洁并放在固定工作区域，员工平时使用，要从哪取试用后放回原位。以免丢失或引起工作不便。电脑键盘要保持洁净，下班或离开企业前电脑和显示屏要关闭。饮水机、灯具、打印机、传真机、电话、文献柜摆放要整洁，保持表面干挣整洁、无灰尘和废纸屑。办公室内电器线走向要美观。漏出地面的网线和电线需要用防护条防护。新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按规定程序予以清理。个人卫生应注意如下几点：不随地吐痰，乱扔垃圾。下班员工自已整顿个自各办公区域，办公桌上用品摆放整洁。严禁在办公室抽烟。（尤其是办公用品用品管理的地方）。第五、使用空调的管理制度为加强我企业空调使用管理，节省用电，减少成本，保证空调设施的正常运转，发明安全、舒适的工作环境，企业对空调使用作如下规定：一、启动条件规定1、企业统一控制空调启动时间，详细启用时间规定如下：（1）夏季：6月15日～9月15日9：00～17：30（2）冬季：11月30日～2月28日9：00～17：302、各部门要合理使用空调，防止能源挥霍，保证无人不开空调，人离开室内，随即关闭空调，严禁开门开窗使用空调。3、冬季空调低于10度可以开放，但温度调整不能高于16度，夏季空调高于30度可以开放，但温度调整不能低于26度，既节省能源，又防止因室内外温差太大引起身体不适。4、空调长时间停用，必须把电源插座断开。单机空调遥控器由各使用部门自行保管。二、负责人1、大厅空调由行政部门负责管理，各办公室空调由领用空调遥控器使用人员负责管理。2、企业规定全体员工养成节省用电的习惯，自觉遵守企业使用空调的规定。空调启用期间，企业将组织人员不定期到各办公室进行检查，如发现违规者，企业将对违规人员一次罚款xxx元，其负责人并处。三、其他管理规定1、为保证人员身体健康和空调使用安全，空调不适宜长时间运转。2、使用空调时，应严格按照程序操作。3、凡违反规定使用者，导致资产损失或事故，由所在部门负责，有关负责人负责赔偿。4、本管理规定由行政部管理人员负责实行及负责巡回检查。第三部分人力资源管理第一、招聘录取1、企业各部门如因工作需要，必须增长人员时，应先提出申请，经行政部记录、交由总（副总）经理同意后，由行政部有关人员统一纳入聘任计划并办理招聘事宜。2、员工的甄选，以学识、能力、品德、体格及适合工作所需要条件为准。采用考核和面试两种，依实际需要选择其中一种实行或两种并用。3、新进人员经考核或面试合格和审查同意后，由行政部人员办理试用手续。一般员工试用期两个月，期满合格后，方能正式录取；但成绩优秀者，可合适缩短其试用时间。4、入职人员报届时，应向行政部送交如下证件：（1）毕业证书、学位证书原件及复印件；（2）专业证书原件及复印件；（3）身份证原件及复印件；（4）一寸半身免冠照片二张；（5）面试简历表；（6）获奖证书等证件。所交证件由行政部人员整顿记录并完善存档。5、入职人员如有违法、品行恶劣曾被政府行政机关惩罚者或身体条件不适合所从事的岗位者，企业有权视状况不予录取。第二、劳动协议的制定及保管制度试用期劳动协议：、行政部于员工入职当日制定试用期劳动协议，并双方签订试用期劳动协议；试用劳动协议期限为自入职之日起两个月；试用期内双方可随时提出解约,除违反国家法律或企业纪律外,双方不承担违约责任；试用期协议由行政部人员整顿存档。正式劳动协议：、行政部自员工转正审批通过两个工作日内按当地劳动局规定的规定，制定并签订正式《劳动协议》，劳动协