物业行政事务制度物资管理

物业行政事务制度物资管理1.简介本文档旨在制定物业行政事务制度中的物资管理政策与流程，以确保物业日常行政工作的正常运转及物资的合理管理。本制度适用于物业公司的全体员工以及与物业行政事务相关的部门。2.物资管理政策及原则2.1采购原则-根据物业行政事务的实际需求，进行合理、透明的采购。-优先选择具备合法资质、信誉良好的供应商。-严格执行采购程序，确保公平竞争和优质优价的原则。2.2供应商管理-建立供应商信息库，包括供应商的资质、信誉、产品种类等。-定期评估供应商绩效，保持与优质供应商的合作关系。-根据采购需求，寻求新的供应商并进行评估。2.3采购合同管理-与供应商签订明确的采购合同，明确物品的品牌、规格、数量等基本信息。-定期审核采购合同执行情况，确保供应商按合同提供物资。-合理控制采购合同的金额和期限，避免不必要的资金和库存占用。3.物资采购流程3.1需求确认-各部门根据实际需求填写采购申请单，详细描述所需物品的品牌、规格、数量等信息。-采购申请单由相关部门负责人审核并签字确认。3.2供应商选择与评估-采购部门根据需求确认单，寻找合适的供应商，并向供应商发送采购询价单。-采购部门与供应商进行谈判与比较，确定最终供应商。3.3编制采购合同-采购部门与供应商协商并确定采购合同的内容，包括物资品牌、规格、数量、价格、交付方式、服务条款等。-采购合同经过采购部门主管审核后，由公司法务部门进行法律合规性审核。3.4采购执行与验收-采购部门将采购合同发送给供应商，并监督供应商按合同规定交付物资。-采购部门对收到的物资进行验收，确保物资品质与合同规定相符。3.5入库管理-物资验收合格后，由仓库负责人进行入库登记，包括物资名称、数量、规格等信息。-仓库进行物资分类、编号和存储，并与系统进行对接。4.物资库存管理4.1库存监控-根据物资采购流程，及时掌握物资的采购和消耗情况，进行库存监控。-建立库存台账，记录物资的进出、余量等信息。4.2定期盘点-定期对库存物资进行盘点，核对实际库存与系统库存的一致性。-盘点结果由仓库负责人审核，并上报相关部门。4.3报废管理-对于过期、损坏或其他无法使用的物资，按照公司规定的程序进行报废处理。-仓库负责人及时将需要报废的物资记录，并填写相应的报废申请。5.物资使用与调拨5.1领用申请-各部门根据实际需求填写领用申请单，明确物资的用途和数量。-领用申请单由相关部门负责人审核并签字确认。5.2配发及调拨-仓库负责人根据领用申请单，配发物资给申请部门。-部门之间的物资调拨需要填写调拨单，并经过相关部门负责人审核。6.相关责任与考核6.1责任划分-采购部门负责采购物资，包括供应商的选择、合同的签订等。-仓库负责人负责物资的收发、储存和库存管理。-各部门负责人负责物资的领用、归还和调拨申请的审批。6.2绩效考核-采购部门绩效考核包括采购成本、交货准时率、供应商评估等指标。-仓库负责人绩效考核包括库存准确度、物资配发准确度等指标。-各部门负责人绩效考核包括物资领用申请的审核及时率、调拨申请的审核及时率等指标。结论通过建立物业行政事务制度中的物资管理政策与流程，可以有效规范物资的采购、库存、使用等环节，提高物资管理效率