加强电子化管理确保归档质量

王慧立，，文摘对电子文档在版本统一和更改等管理工作中存在的问题作了分析，提出编制企业标准、加强培训、制定统一更改规范、建立数据库及加强管理等具体措施，以规范电子文档的使用与更改。关键词电子文档；归档质量；标准化管理电子文档指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输，主要包括：电子文书、电子报表、电子图样等。伴随着计算机技术、网络技术的不断发展，电子信息技术的应用日益广泛，造成电子文档的品种和数量急剧膨胀。由于计算机的普遍使用，目前电子文档已成为归档技术文件中不可缺少的组成部分。电子文档作为现今技术人员在型号研制过程中的记录，具有重要的凭证和参考作用。如何做好电子文档的管理、提高归档技术文件质量，对保证型号产品的质量有着极其重要的意义，其必要性和紧迫性也是不言而喻的。本文拟从标准化管理工作的角度对电子文档存在的问题进行分析并提出解决问题的具体措施。技术人员所用操作软件版本不统一，难以真正实现技术资源共享20世纪90年代后期，我所厂由当时仅有几台286或386微机，发展至今几乎技术人员人均一台计算机，这对缩短型号研制周期、提高工作效率起到了积极作用。由于最初我们对技术人员所用操作软件的版本没有进行必要的规定，致使各计算机使用的操作软件版本各不相同，如归档

《航天标准化》20093的印制板电子文档有的设计是用老PROTEL软件，有的是用PROTEL99.se软件。版本之间不兼容造成归档的电子文档经常打不开，给电子文档的查询、借阅等管理工作带来许多麻烦。电子文档和纸质技术文件更改不同步在归档电子文档管理过程中，由于种种原因有时会遇到纸质技术文件根据更改单进行了更改而更改单上未注明更改相应的电子文档，致使电子文档与纸质文件不一致如纸质印制板文件已根据更改单要求进行了更改而电子文档未能及时更改就提供给印制板制作单位造成生产出来的印制板不能使用，拖延了生产周期。完善电子文档标准化管理工作的几点措施如今电子文档的数量已远远超过了传统纸质文件，面对如此庞大的电子文档，如何管理，给我们管理人员提出了更高的要求，即必须掌握计算机和现代电子信息网络使用技术与管理功能，否则就根本无法进入电子文档管理环境。编制企业标准，为确保全所/厂计算机使用共同的平台设计人员和标准化人员合作，编制了《二维CAD软件线型及文字使用规定印制电路板设计与管理规定》等企业标准。其中，《二维-27软件线型及文字使用规定》对各种线型、文字层、标注层的相应颜色、线宽、字高等方面作了规定。《印制电路板设计与管理规定》中明确了印制电路板应选用PROTEL99.se设计工具软件，对印制板导线宽度导线间距导线与焊盘间距、焊盘与焊盘间距、图层等作了规定，规定设计人员应将归档的印制板电子文档存成PCB（3.0）文件并与印制板底图保持一致同时为使标准得以顺利实施，对《航天型号软件文档管理制度》、《CAD软件线型及文字使用规定》、《印制电路板设计与管理规定》和DLZ9042.01.06《计算机软件管理制度》等标准进行了宣贯。通过标准培训，使得技术人员充分认识到：标准是总结和固化成功经验推广先进技术和成果的重要形式；自觉实施标准是降低研制风险、缩短研制周期的有效途径。这些标准的制定和实施，在一定范围内解决了电子文档版本不兼容的问题，对提高航天电子文档管理的规范化水平发挥了重要作用。另外，电子文档归档时，档案管理人员严格按有关规章制度对电子文档进行入库检测，只有检测合格方可接收入库归档。检测的内容包括：是否以PCB格式存档，软盘中文件名称是否与填写的文件名称一致，字节大小，有无病毒。经过努力，基本解决了电子文档版本不兼容的问题。采取措施，确保电子文档和纸质文档的同步更改在以前的工作中，有时会碰到纸质文档已更改而相应的电子文档未同步更改的情况。如印制板方面的电子文档就曾存在下列问题:①有的设计人员刚参加工作还没有很好学习《印制电路板设计与管理规定》和《计算机软件管理制度》等标准，就参加印制板设计，更改时未在更改单上标注相应更改软盘，从而遗漏了电子文档的更改，造成生产出来的印制板不能使用；有的设计在更改单中虽标注了更改相应软盘，但标注的位置不统一也容易造成电子文档和纸质文档的更改不同步。现在，我们通过每年对新入厂的技术人员进行培训，规定了在更改单上统一的标注位置，杜绝了电子文档和纸质文档的更改不同步的问题再次发生。建立电子文档服务模块数据库为加强电子文档的标准化管理，在领导的支-28

持下，我所厂档案部门配备了清华紫光企业档案管理系统，该系统采用现代化的光盘存储技术、影像扫描技术、网络技术及数据库信息技术来建立高效的档案信息管理。将档案资料存入计算机，并建成电子档案索引信息库和图像资料光盘后，即可通过计算机和通信网络向用户提供档案资料的网上检索、查询、阅读服务，以及对档案原文的文字识别（OCR）复制和转储服务。这样在提高档案管理现代化程度的同时也提高了档案资料的利用率良好的档案管理不仅要对档案进行科学的维护还要做到快速的查询检索、准确的统计等。该系统设置灵活，普适性强，可满足档案管理的各项要求。系统模块如图1所示。清华紫光企业档案管理系统数据库的建立及使用，大大减少了手工劳动，提高了工作效率和质量在规范化的要求下实现了档案管理工作的自动化为电子文档使用者提供了快速准确的优质服务同时档案管理模式也发生了根本的改变。这些改变标志着我所厂电子文档管理迈上了一个新台阶，进而跟上了信息时代的步伐。加强电子文档数据库的管理，为加强电子文档数据库管理，我们制定了相应的规范化文件规定电子文档应遵循集中统一确保安全便于利用的原则由档案部门归口管理归档的电子文档应为本阶段技术状态的最新版本电子文档归档时应严格入库审批手续，填写入库申请单，见表1和表2。表1用于软件程序的入库，其中软件产品代号里包含软件的版本号、软件产品名称是首次入库还是被改版本升级、实际更改情况描述。表2用于印制板图的归档入库。《航天标准化》20093表 软件程序入库申请登记号 入库日期路径/完成日期SCMI新版本中包含被改版本中的文件名表 印制板入库登记号 日期检测另外还规定归档的电子文档应无损伤，并进行字节大小、病毒检查，检查合格后方可归档归档后的电子文档以型号为单位分别组卷，依其软（光）盘序号递增顺序分别登记建账，一式两套一套封存保管一套借阅使用两套电子文档分开保管。同时规定：在借阅电子文档时，应严格出库审批手续，填写印制板出库单和软件程序出库单印制板出库单主要用于印制板电子文档的借阅、外协加工、更改，包含产品代号、文件代号、出库检测情况等；软件程序出库单是车间办理测试程序出库时需填写的，包含软件产品代号，这个代号里包含软件的版本号、软件产品名称、出库目的、出库检测、销毁、审批等；软件程序的出库以拷贝副本”的形式借出，使用完后在双方监督下完成电子文档的销毁，做到万无一失。众所周知，电子文档随着型号研制阶段的不

同其技术状态也随之发生变化因此必须对其进行动态管理同时电子文档的更改应严肃、慎重。一方面，根据更改单及时对电子文档进行更改确保电子文档的正确性以及与相关文档的协调性、与实物的一致性；另一方面，电子文档更改出库时需严格办理相应的出库手续加严对出库电子文档的控制，避免技术人员随意更改。实施电子文档标准化管理以来，不但提高了电子文档管理水平，而且确保了电子文档和纸质文档