网络智能办公系统项目方案

网络智能办公系统项目方案湖南XX信息科技有限公司２０XX年５月系统总体说明OA办公自动化系统OA，即OfficeAutomation,办公自动化系统的意思。它随技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段，人们给OA赋予了不同的内容和含义，技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。对于领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内/外部的信息为条件，为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（MIS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和思想，并以软件形式呈现。OA办公自动化系统实施意义OA系统可帮助企事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，有效管理起有形设备等、无形(业务信息、知识)资产，避免资源流失；实现各种公文、事务、业务流程的流转、审核、签批等自动处理，促进管理的电子化、规范化与现代化，完美整合了组织内部的信息流。说明如下：1、建立内部的通信平台：建立单位内部的邮件、短信、手机短信等系统，使单位内部通信和交流快捷通畅。2、建立信息发布的平台：在单位内部建立有效的信息发布平台，例如通知公告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间有效的传播。3、协同工作流管理：变革单位传统办公模式，单位的公文管理、合同管理、会议管理、采购管理、审批管理等各种事务、业务性流程均通过电子化方式流转，完成后可进行查询、汇总、报表、分析、归档。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥协同工作流的功能实现单位内各部门的工作流转，减少中间环节，提高办公效率，规范内部管理。4、文档管理的自动化：可使各类文件、知识、信息等文档能按权限保存、共享和使用，并方便检索。实现文档管理自动化后，如新进员工，只要给他一个身份帐号，他进入系统就可以在权限范围内看到积累下来规章制度、各种技术文件等等，这样就减少了很多培训环节。5、辅助办公：如会议管理、车辆管理、办公用品、图书管理、固定资产等，涵盖了日常办公的各个方面。6、实现分布式办公：变革了传统的集中办公模式，扩大了办公区域，通过网络可实现全球联网移动办公。7、建立信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着经营管理业务重要数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成进去，实现资源整合，提高企业整体反应速度。8、节省办公费用支出：节省纸张、通信、打印、复印、传真等费用，减少人力资源浪费，全面降低办公成本，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。9、搭建知识管理平台：系统性利用单位积累的信息资源、专家技能，改进创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质，充分激活单位的计算机、网络等投资资源。10、增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，减少差错、防止低效办公。现代办公OA软件发展趋势随着计算机技术和通信技术的发展，单位对OA系统要求越来越高，而国内知名软件厂商管理软件开发的经验也越来越丰富，技术越来越成熟，现代的办公OA软件呈现以下特征：1、技术更加先进，功能更加丰富。传统的办公OA，人们就会想到公文管理，而现在的网络办公软件，已经涉及到单位内部管理的各个方面，各种辅助办公模块的使用，各种事务、业务流程的使用等，更多的单位使用办公系统是用来管理各种业务流程和数据，甚至很多单位用于客户管理、进销存管理、目标绩效考核管理等。2、操作更加简便。功能强大，傻瓜式操作，无须专业培训，即可快速上手使用，这是绝大多数单位OA应用的需求。如我公司OA软件，全部只有30MB左右，3分钟下载，1分钟便可安排搭建单位综合办公系统。在操作的每一步，提供了丰富的联机帮助说明，提供WORD格式、视频格式等电子教程，掌握起来十分容易。3、B/S架构软件，直接可以通过浏览器访问，客户端无须安装任何软件，即可实现全球移动办公。4、手机办公与即时通讯。随着3G技术的开通和应用，手机移动办公将成为现实，而且OA系统集成类似腾讯RTX的功能，可以实现即时消息发送、文件传递、开机自动登陆与任务提醒、远程桌面控制等功能。

5、系统更加智能，功能更加强大。办公系统的最终目标是实现单位的规范管理、资源共享、知识化平台管理，成为领导决策管理的重要平台，因此要求系统更加智能、简洁、强大。我公司OA特色展示功能丰富：集成了包括工作流程、工作日志、通知公告等在内的60余个模块，能满足单位办公需求。不限用户：主要功能模块说明功能性说明我的办公桌电子邮件包括内部邮件和Internet邮件，可查看对方查阅情况，可实现批量发送，节省资源。内部短信主要起内部交流和即时提醒的作用。可进行批量管理。手机短信*支持OA向手机发送，支持手机回复至OA。通知公告支持发布审批，支持各种附件发送；支持类型设置，发布人可以查看状态。新闻发布支持新闻分类，支持设置实名或匿名点评，支持MHT、超链接等格式发布。投票系统支持实名、匿名投票，可设置投票前、后可否看结果，可设单选、多选、人工填写等类型。个人考勤按设定的模式参与考勤，可进行外出登陆。可在指定的电脑上考勤等。日程安排领导可直接跟下属安排，可查看员工日程安排，员工可以进行日程安排，定时提醒办理。工作日志工作日志的建立与查询，可以设置共享范围，领导可对日志进行评价等。个人通讯薄支持新建个人通讯薄，支持Outlook、Foxmail格式的通讯薄导入与导出。控制面板可设置个人工作界面与状态、密码修改、风格选择、用户组设置、查看个人登陆日志等。公共事务工作计划由多人协同完成的计划任务，任务负责人可以控制进度计划，生成甘特图，相关人可以查阅。车辆管理包括车辆信息录入、车辆使用申请、车辆调度、车辆维护记录，车辆各种信息报表等。办公用品包括办公用品出入库登记、采购、领用、查询，各种办公用品统计报表。会议管理包括会议申请、会议提醒、会议室设置、各种会议资料发放，会议纪要的撰写与点评。管理简报管理人员能直接快速查看当天下属人员完成的工作流程、工作计划、工作日志等。固定资产包括固定资料的录入、查询、计提折旧，固定资产卡片的生成。图书管理包括图书资料的录入、查询，借还书管理登记。资源管理包括资源录入、资源查询、资源的申请登记、预约等。公共通讯薄公共通讯薄分组、公共通讯薄资料管理、通讯薄的导入与导出。人力资源管理人事管理包括人事档案录入、查询；各种人事档案统计分析报表；人事合同等的定期提醒。考勤管理考勤人员设置、排班管理，考勤数据的查询、统计、分析报表。工资管理工资项目的设置，工资数据的上报，工资条的发送与提醒、工资统计分析表等。考核管理设定考核项目和评分标准，考核人对被考核人进行评分并生成统计分析表。信息交流管理内部论坛用于公司内部的发贴、回贴交流，可设置不同的主题讨论区，每版设置版主。有论坛的功能。网络会议实现通过网络，召开即时会议，即时信息发布，互动交流。公共文件柜可按部门或组织设置公共文件柜，单独设置查看、新建、管理、下载、打印、所有者等权限。网络硬盘以服务器磁盘目录结构的形式存放文件，通常用于上传下载的文件，可以设置上传下载权限。图片浏览以图片播放的形式存放图片，可以设置新建和浏览的权限。OA知道*类似百度知道，可以设置知道分类，用户提问设置积分奖励，并从回答者中选择最佳答案。工作流程管理工作流分类可以设置工作流分类、可设置二级分类，以便于不同的工作流程分类管理。工作流设计用户可根据自己单位灵活设置工作流程，包括表单设计、流程设计、可写字段及操作权限等。工作流使用包括新建工作流、办理工作流、保存工作流、转交、回退、删除工作流等。工作流查询用户可查询自己经办或自己管理权限范围的工作流，可生成Html格式、Excel格式统计报表。工作流监控有监控权限的人可对相关的工作流进行监控、强制删除、结束、超时统计等工作。工作流委托可设置工作流在一定范围内委托，可查看委托与被委托办理的记录。客户关系管理客户关系包括客户资料建立、跟踪联系记录、推荐的产品或服务记录等。销售管理包括销售产品管理、销售合同管理、销售的统计、综合查询与分析等。供应商管理包括供应商信息管理、供应商联系人管理、采购订单管理等内容。统计分析包括客户统计、客户服务统计、各种销售统计分析等。基础设置主要包括销售主管的设置与管理。其它可选组件档案管理*实现文件的建档、借阅登记、销毁等工作，可将工作流中的数据、附件转存于档案管理系统。培训管理*主要用于单位内部培训管理，包括培训信息、课程、培训讲师、效果评估等管理。在线考试*实现通过OA系统进行在线考试，可设置题库，自动生成试卷，可自动评分并生成统计报表。项目管理*从项目申请、审批、到项目文档、流程、问题、进度、项目费用的综合管理系统。报表系统*兼容Excel表功能，在此基础上增加了数据库存储数据、报表工作流设计、各报表数据的提取与计算等功能。它是一个非常有效的业务数据管理工具，以Excel的界面，实现数据库软件的功能，单位的业务模型发生变化，无须重写代码，直接编辑模报即可，灵活性非常强。

非模块性功能说明界面风格系统登陆支持各种IE浏览器、PDA手机登陆、OA精灵自动登陆与提醒三种模式。软件界面支持用户自由拖拽设置；用户可灵活设置界面风格；可控制哪些模块在桌面显示与关闭等。用户设置可自定义组、可自定义登陆名、可查看登陆日志、人员关注、可自定义头像昵称等。安全登陆支持通过USB加密锁、动态密码卡、CA安全认证等方式登陆，支持SSL128位加密传输。RSS咨讯可以方便设置其它网站RSS信息的集成与调用。生日提醒可设置员工生日提醒并在桌面上显示。天气预报支持动态显示天气预报，用户可自行设置默认天气预报的城市。界面风格风置了清新、粉红、大字体等8套风格界面，用户可自行选择更换，单位可行修改风格模板。安全措施安全登陆支持通过USB加密锁、动态密码卡、CA安全认证等方式登陆，支持SSL128位加密传输。同时登陆可设置用一用户是否在同一时间，不同的地方进行登陆系统。强制退出可设置不活动用户多长时间自动强制退出，节省系统资源。电子印章支持在Office文档、工作流表单中加盖电子印章，经国家公安部和密码委员会认证。手写签章支持在Office文档、工作流表单中使用手写印章，经国家公安部和密码委员会认证。印章管理支持本机、数据库、USBKEY三种方式保存印章，可自行修改印章密码，可查看印章使用日志。密码设置支持管理员定义密码复杂程度，设置密码定时过期，管理员可以清空人员密码。系统日志管理员可查看全局日志，其它可查看本人登陆使用日志，特殊模块如工作流有专门日志记录。加密传输完美平台版以上软件支持HTTPSSSL128位加密传输，进一步提高系统安全性。扩展功能集成RTX支持与腾讯RTX集成使用，也可以使用我公司自带的IM工具，进行即时沟通。即时通讯本软件提供即时通讯组件，可实现点对点消息发送、文件传递、群组功能等。菜单定制管理员可以自定义菜单，可修改功能菜单名称、位置，可外挂各种软件并定义菜单链接。智能搜索支持智能一键式搜索，输入内容，即自动在文件柜、邮件系统、论坛等模块搜索文件。倒计时支持倒计时设置，可以设置倒计时在提醒在桌面上强制显示。字段定义可以自定义字段，设置自定义字段的类型，是否允许搜索等，可以方便对系统功能扩展。字段修改提供系统自定义代码的修改功能，可以对原有的功能代码进行即时修改。便签功能桌面放置便签功能，便于临时记录资料。记录的便签内容可以自动保存。开放与整合系统整合在对方软件开放数据的情况下，可以方便地实现系统整合与数据集成。单点登陆在对方系统开放数据结构的情况下，很方便地实现与系统系统的单点登陆与应用。开放数据开放全部数据结构，提供管理员数据库管理工具，方便数据的集成与调用。售前咨询开放交流论坛，用户提问由专人回复，售前交流论坛已经形成了四百余万字的对话报告。实施与服务自动备份设置数据资料定时备份，最大限度地保证数据安全，提供数据的快速恢复。数据管理可以方便进行数据库优化、数据库备份、数据库修复，提供数据库管理工具。使用人数企业版、完美版、平台版均不限制用户数，普通服务器可支持1000人的并发应用。软件升级每年核心升级两次，每次升级改进上百条功能。标准版、企业版按年交升级费。终身升级终身免费升级，一次购买，终身受益。平滑升级正式用户下载升级补丁，几分钟即可完成系统升级，兼容原有系统功能。上门实施由点易（通）科技有限公司提供上门实施、培训、咨询与维护服务，确保项目优质、快速实施。电子手册提供电子版本软件说明书，分层次的软件操作视频教程，集团客户定制个性化的视频教程。工作流程介绍工作流的概念定义工作流是OA软件应用的核心。所谓的工作流就是多人协同办公，按预先设计的流程和步骤协同办理，办理完成后，可以进行复杂的查询、统计、分析、汇总、导出、打印、归档等工作。我公司OA强大的工作流系统，完全可以满足单位的个性化需求。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条河，其中流过的河水就是工作流。工作流程应用领域工作流的应用非常广泛，凡是需要协同办公、多人审批流转之类的各种行政、事务、业务处理的，都可以通过工作流来解决，单位可以根据自身情况，用工作流程系统实现所需求功能。部分用工作流解决的常见问题举例如下。1、关键业务流程：订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等2、行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。3、人事管理类：员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。4、财务相关类：付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。5、客户服务类：客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。6、特殊服务类：ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。7、公文处理类。收发文管理，通知、会议纪要、呈批单等各种公文的处理流程。工作流应用的意义工作流（WorkFlow）是OA系统最重要的核心功能，判断OA成功运行的标志，很重要的一条就是工作流程系统是否全面应用。我们通常所讲的协同办公，其实也是工作流的重要应用。工作流就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。工作流设计1、表单设计：表单是工作内容的载体，我公司OA提供表单智能设计器，提供了丰富的表单控件，几分钟就可以设计出美观实用、功能强大的工作流表单。2、步骤设计：即设计工作流程的步骤走向。支持固定流程、自由流程方式。支持子流程、并发流程、会签、条件流转、智能选人等功能。3、权限设置：即设置每一步哪些人、哪些部门或角色可以经办。支持工作流办理的委托或监控、查询、编辑、点评权限。4、可写字段：即设置每一步办理的人，可以操作表单上的哪些内容，可以设置保密字段，可设置附件文件的的各种权限。我公司OA工作流特色1、可以设置流程的二级分类；工作流程的设计不受数上的限制；2、支持自由流程和固定流程设计，自由流程支持预设步骤；3、支持智能表单设计器，用此设计器，用户可以方便快捷地设计出需要的工作流表单。表单设计还支持从Word、Excel以及DreamWeaver、Frontpage、Html等网页格式设计工具设计。设计器支持Css代码；4、表单设计器支持丰富的控件功能，如单行输入框、多行框、宏控件、下拉菜单、列表控件、计算控件、复选框、日历控件等，利用这些丰富的控件，可以方便地设计出复杂功能的表单。4、支持多个表单数据的关联，表单设计支持Sql语句直接从数据库中取数，支持从OA其它模块取数；5、支持表单的导入与导出功能。同一表单可以被不同的流程使用。6、表单修改支持数据智能匹配功能，修改表单模板，能最大限度保持数据的统一性。7、支持图形化工作流设计，设计的工作流程可以任意布局并保存。开始、结束、中间、选择步骤流程用不同的颜色、图标区分，流程图直观、大方。8、支持前进、后退、分支、选择、判断、并发、合并、子流程等设计，用户可根据单位的实际需求，灵活设置所需要的工作流，无须专业知识与培训。9、可以设置条件转入与转出，多个条件之间可以设置"和"、"并"、"与"等关系。通过合理的条件设置，可以实现复杂工作流程的简单化与智能流转。10、保密字段设置，即在流程的某步可以设置某些字段内容为不可见，从而保证了数据的安全性。11、灵活设置每一步的经办权限与可写字段。可以按部门、角色、人员设置经办权限，可以设置本部门人员、流程发起人、某一步流程经办人等智能选人方式。可设置每一步的主办人员与会签办理人员。12、工作流的转交支持内部短信、邮件、手机短信等方式提醒，转交给下一个人后，会在对方桌面上行成待办事项并伴随短信提醒。13、用户可以直观查询到流程的未接收、办理中、已办结等状态。14、可以设置流程的委托办理，可以方便查看流程的委托与被委托状态。可以设置哪些些、哪些流程的委托，并有相应的日志记录。15、流程的发起、经办人员可以方便进行工作流的查询、统计、汇总、分析，支持以Html、Excel等格式输出统计结果。可以设置查询模板，方便快速查询输出。16、可以直观地显示某个工作流办理的详细情况，包括表单、流程图、会签意见、附件等。并可以进行选择性打印输出。17、支持打印模板功能，可以设计打印模板，从工作流中抽取指定的数据打印，从而实现精确复杂的套打。18、支持工作流的定时发起功能，可以设置指定的人，按周、日、月等方式定时发起工作某个工作流办理。19、支持工作流定时办理的功能，即规定某一步在指定的时间办理，否则视为超时，可以进行超时统计。工作流办理时限可设置按从发起人交出时间算起、从接收人接收办理时算起等多种方式。20、可以进行工作流复杂权限设置，如全局查询、管理权限、本部门查询、管理权限，工作流编辑权限。21、可设置工作流的点评功能，即领导可对工作流的办理情况进行评价。22、工作流程设计支持克隆功能，利于克隆功能，可以快速生成比较相近的工作流程；23、工作流步骤、经办权限、可写字段等设计内容同样支持导入导出功能；24、支持流程监控人员对工作流的强制办理、收回、删除功能，删除的流程存放在回收站，管理员可以进行复原或完全清除。25、工作流支持日志记录功能，通过工作流日志，可以进行事后追踪和责任清查。26、工作流办理支持复杂文号、流水号设计功能，可以设置编号规则，是否可以修改、重复使用等。27、可以将设计的工作流独立成为子菜单，以形成新的专业性的功能模块，设计了公文管理的相关流程，可以独立成为公文管理子模块，以更加直观显示。28、工作流表单可以支持电子印章、手写签章，电子印章可以和表单内容绑定，以进一步提高数据的安全性，该印章系统已经获得国公安部和密码委员会的双重认证。29