归档文件整理办法课件

归档文件整理办法

青岛市档案局监督指导一处

2013.5归档文件整理办法青岛市档案局监督指导一处2013.5培训提纲

?1.基本概念解释；

?2.文书档案归档范围；

?3.文书档案价值鉴定；

?4.建立相关制度；

?5.文书档案整理细则阐释。

培训提纲?1.基本概念解释；?2.文书档案归档范围；?一、基本概念解释

1.归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

一、基本概念解释1.归档文件立档单位在其职能活二、文书档案归档范围

?执行文件：国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；2006年12月18日起执行

。

二、文书档案归档范围?执行文件：国家档案局8号令《机关文件二、文书档案归档范围

一、机关文件材料归档范围

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

二、文书档案归档范围一、机关文件材料归档范围（二、文书档案归档范围

二、机关文件材料不归档范围

?（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

?（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

?二、文书档案归档范围二、机关文件材料不归档范围?（一）二、文书档案归档范围

?（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

?（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

二、文书档案归档范围?（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻二、文书档案归档范围

三、注意问题：

?1.机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

?2.机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

?3.机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

?4.机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

?二、文书档案归档范围三、注意问题：?1.机关形成的人事、二、文书档案归档范围

?5.各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

?6.有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

二、文书档案归档范围?5.各机关应根据本规定，结合本机关职二、文书档案归档范围

7.在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

?8.本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

?9.本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

?二、文书档案归档范围7.在编制本机关或本系统文件材料归档范三、文书档案价值鉴定

?机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

?各机关文书档案收集、整理执行新《规定》后，现用“归档章”不再更换，保管期限30年的对应为长期，10年的对应为短期，档案编号方法为：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度永久、30年、10年保管期限的归档文件分别从“1”编制流水件号，第二年重新从“1”另编。

三、文书档案价值鉴定?机关文书档案的保管期限定为永久、定期三、文书档案价值鉴定

一、机关永久保管的文书档案主要包括：

?（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

?（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

?（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

?（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

?三、文书档案价值鉴定一、机关永久保管的文书档案主要包括：三、文书档案价值鉴定

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

?（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

?（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

?（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

?三、文书档案价值鉴定（五）本机关机构演变、人事任免等文件材三、文书档案价值鉴定

?二、机关定期保管的文书档案主要包括：

?（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

?（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

?（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

?（四）本机关一般性事务管理文件材料；

三、文书档案价值鉴定?二、机关定期保管的文书档案主要包括：三、文书档案价值鉴定

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

?（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

?（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

?（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

?（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

?三、文书档案价值鉴定（五）本机关关于一般性问题的请示与上级四、建立相关制度

1.《文件材料整理及归档办法》

?⑴明确整理工作的环节，分工明确，责任到人；

?⑵明确全宗及分类方案；

?⑶确定整理方法；

?⑷对机关工作中产生的应归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、基建等以及本机关只能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求；

?⑸限定归档的时间和质量要求。

?四、建立相关制度1.《文件材料整理及归档办法》?⑴明确整四、建立相关制度

2.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

?3.《不归档文件管理处置办法》

?⑴已确定失去报关价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，派专人监销。任何组织和个人不得将其随意处理。

?⑵业务部门或个人作为资料留存的文件要确保其安全使用，个人一般不得留存有秘密等级的文件。

?四、建立相关制度2.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期五、文书档案整理细则阐释

???一、归档文件的整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

1.“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”：既考虑了保持文件之间的有机联系，将文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文作为一件；又本着减轻工作量简化整理程序的目的，区分不同性质的机关，将分类方案规定为年度-保管期限和年度-保管期限-机构两种分类法，在分类方案最低一级类目内按文件形成时间排列，同时又规定会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

五、文书档案整理细则阐释???一、归档文件的整理原则五、文书档案整理细则阐释

?2.“区别不同价值”：划分保管期限，在管理上和整理上有所侧重。

?3.“便于保管和利用”：计算机检索、电子文件收集日趋完善。

五、文书档案整理细则阐释?2.“区别不同价值”：划分保管期五、文书档案整理细则阐释

?二、归档文件的质量要求

?㈠归档文件应齐全完整

?1.“红头”文件。

?2.“非红头”文件材料（如各种会议记录、统计报表、调研报告、介绍信及存根等）。

?3.业务上级发来的文件材料。

五、文书档案整理细则阐释?二、归档文件的质量要求?㈠归档五、文书档案整理细则阐释

?㈡归档文件应易于长久保存

?1.对破损文件进行修整。

?2.对字迹模糊或易退变的文件进行复制。

?3.对过大的文件进行折叠。

?4.去除易锈蚀的金属物。

五、文书档案整理细则阐释?㈡归档文件应易于长久保存?1五、文书档案整理细则阐释

三、归档文件的整理方法

?（一）整理单位

?《细则》最根本的特点，就是归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，特殊情况如下：

?1.文件正本与不同稿本可为一件；

?2.正文与附件可为一件；

?3.正文与文件处理单应为一件；

?4.原件与复制件可为一件；

?5.转发文与被转发文可为一件；

?五、文书档案整理细则阐释三、归档文件的整理方法?（一）整五、文书档案整理细则阐释

???????????6.报表、名册、图册等，一册（本）应为一件；

7.来文与复文应为一件；

8.一次会议的会议材料应为一件；

9.一年形成的介绍信应为一件；

10.一年形成的介绍信存根应为一件；

11.一年形成的剪报材料应为一件；

12.一年形成的简报（信息）可为一件；

13.人民来信、公开电话及与其对应的办理结果应为一件；

14.人大代表建议、政协委员提案与其对应的办理结果应为一件；

15.督查件及其对应的办理情况应为一件；

16.非诉讼性案件材料，一个案件或一个人的材料可为一件。

五、文书档案整理细则阐释???????????6.报表、名五、文书档案整理细则阐释

㈡装订

?1.装订的要求

?⑴归档文件应按“件”装订。

?⑵正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。

?⑶装订前应将“件”内的各页左、下侧对齐。

?五、文书档案整理细则阐释㈡装订?1.装订的要求?⑴归档五、文书档案整理细则阐释

?2.装订的方法

?目前常见的装订方式：

?⑴线绳装订法

?⑵粘接式

?⑶穿孔式

?⑷铆接式

?⑸封套式

五、文书档案整理细则阐释?2.装订的方法?目前常见的装订五、文书档案整理细则阐释

?目前我市主要采用的装订方式：

?⑴永久、长期保存的归档文件采用细棉线绳左侧三孔一线或不锈钢订书钉左侧间隔10-15CM方式装订；

?⑵短期保存的归档文件可保持原装订形态；

?⑶书籍、刊物等保持原装订形态。

五、文书档案整理细则阐释?目前我市主要采用的装订方式：?五、文书档案整理细则阐释

???????㈢分类（年度、机构、保管期限）

⑴年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

年度分类法需要注意的事项：

①文件的形成时间：签发日期（即落款日期）

②跨年度形成的文件：办结年度（特殊情况，大型活动如申办奥运会，按其形成年度归档）

③多份文件作为一件时，“件”的日期判定：一般以装订时排在前面的文件的日期为准。正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。

④文件没有标注日期：考证后确定

五、文书档案整理细则阐释???????㈢分类（年度、机构、五、文书档案整理细则阐释

?⑵机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。

?⑶保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

五、文书档案整理细则阐释?⑵机构分类法：根据文书处理阶段形五、文书档案整理细则阐释

常用的复合式分类法有：

?⑴年度—保管期限—机构分类法。

?即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，再在每种保管期限下按组织机构分类。

?1995年：永久：办公室、业务一处、业务二处

?

长期：办公室、业务一处、业务二处

?

短期：办公室、业务一处、业务二处

?1996年：…

?五、文书档案整理细则阐释常用的复合式分类法有：五、文书档案整理细则阐释

?⑵年度—保管期限分类法。

?即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

?年度—保管期限分类法举例如下：

?1995年：永久、长期、短期

?1996年：永久、长期、短期

?1997年：…

五、文书档案整理细则阐释?⑵年度—保管期限分类法。?即先五、文书档案整理细则阐释

3.选择分类方法应该注意的问题

⑴市直机关：一般情况为年度-保管期限分类法；较大机关年度-保管期限-机构分类法；

⑵各区市：建议采用市直机关通用的分类法；

⑶保持一致性，不能随意更改或交叉。

五、文书档案整理细则阐释3.选择分类方法应该注意的问题⑴五、文书档案整理细则阐释

?㈣排列

?1.排列原则

?

从既简化整理又便于利用的角度出发，在兼顾事由原则的基础上，强调“时间”原则，即按归档文件形成时间排列。

五、文书档案整理细则阐释?㈣排列?1.排列原则?从五、文书档案整理细则阐释

?2.排列方法

?⑴按年度—保管期限分类，在“保管期限”这一最低类目内，归档文件完全按形成时间排列即可。

五、文书档案整理细则阐释?2.排列方法?⑴按年度—保管期

五、文书档案整理细则阐释

?⑵按年度—保管期限—机构分类，在“机构”这一最低类目内，归档文件按形成时间排列，机构之间按习惯性顺序排列即可，一般的顺序是党群机构（党、工、团、妇）在前，行政机构在后（综合机构在前，业务机构在后）。

?⑶统计报表等成套性文件可集中排列。

五、文书档案整理细则阐释?⑵按年度—保管期限

五、文书档案整理细则阐释

?㈤编号

?1.编号项目

?全宗号、类别号、年度、期限、件号。

?2.归档章

?编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。

五、文书档案整理细则阐释?㈤编号?1.编号五、文书档案整理细则阐释

?3.归档章设置

?归档章的项目设置与编号项目相同，目前使用的归档章有新旧两种格式，增加类别号项目。

?（1）全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，没给定的暂空；

五、文书档案整理细则阐释?3.归档章设置?归档章的项目设五、文书档案整理细则阐释

?（2）类别号：指文书档案的代号。类别号一般由档案门类前两个字的拼音首字母和同一门类的3位顺序号构成，WS代表文书档案。在归档系统中文书档案的类别号已经给定，易初暂用“文书档案”表示；机读目录著录时，顺序号不足3位的应补零，如WS001等，在纸质档案上标注时，顺序号不需补零，如WS1等。

?如没有临时性的重要工作不需要增加文书档案类别号，归档系统中统一开通。

五、文书档案整理细则阐释?（2）类别号：指文书档案的代号。五、文书档案整理细则阐释

（3）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000?（4）期限：归档文件保管期限的简称。按照现行的国家档案局8号令，保管期限分为永久和定期两种，其中定期一般分为30年和10年；30年对应长期，10年对应短期。

?（5）件号：文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。

?五、文书档案整理细则阐释（3）年度：文件形成年度，以四位阿五、文书档案整理细则阐释

?4.归档章的格式（旧）

五、文书档案整理细则阐释?4.归档章的格式（旧）五、文书档案整理细则阐释

?归档章格式（新）

五、文书档案整理细则阐释?归档章格式（新）五、文书档案整理细则阐释

5.编号工作应注意的问题

?⑴归档章的刻制。全宗号、期限刻上，年度、件号

用符合档案保管要求的材料书写。

?⑵使用蓝印台等不易扩散的材料在文件首页上端空白处盖章。

?⑶件号编制：一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。

?⑷首页无法盖章的盖在内第一页上端空白位置；文件首页上端无盖章位置的可另附纸。

?⑸横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。

?五、文书档案整理细则阐释5.编号工作应注意的问题?⑴五、文书档案整理细则阐释

?㈥编目

?

编目是指编制归档文件目录。归档文件应按保管期限分别按件编制归档文件目录，即应按照永久、长期、短期三个系列，每年度分别编制归档文件目录。

五、文书档案整理细则阐释?㈥编目?编目是指编制归档文五、文书档案整理细则阐释

?1.归档文件目录的项目

?

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、密级和备注等项目。

?归档文件目录的具体填写要求如下：

?

⑴件号。文件的排列顺序号。用阿拉伯数字填写归档文件的排列顺序号

五、文书档案整理细则阐释?1.归档文件目录的项目?五、文书档案整理细则阐释

?⑵责任者。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。

?①填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。

五、文书档案整理细则阐释?⑵责任者。责任者是指制发文件的组五、文书档案整理细则阐释

?②联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录，以体现“以我为主”的精神。

?③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。

五、文书档案整理细则阐释?②联合发文时一般应将所有责任者照五、文书档案整理细则阐释

?④申报表单独作为一件（不附带正式文件）时，责任者署本机关；如附带正式文件，申报表是作为文件的附件来处理，责任者署正式文件的制发机关。

?⑤介绍信（存根），责任者署本机关。

五、文书档案整理细则阐释?④申报表单独作为一件（不附带正式五、文书档案整理细则阐释

?⑥会议材料。正式文件，责任者署文件的制发机关；领导讲话，责任者署讲话者所在单位名称、职务和姓名。

?⑦剪报材料，责任者署本机关。

五、文书档案整理细则阐释?⑥会议材料。正式文件，责任者署文五、文书档案整理细则阐释

?⑶文号。文件的发文字号。是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不能省略，其中年度、顺序号用阿拉伯数字填写。

五、文书档案整理细则阐释?⑶文号。文件的发文字号。是由发文五、文书档案整理细则阐释

?⑷题名。即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。一般应照实抄录。

?一般情况下，文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。并列题名需要时与正题名一并抄录。

五、文书档案整理细则阐释?⑷题名。即文件标题，它是直接表达五、文书档案整理细则阐释

?有些题名含有发文机关，抄录题名时，可省略发文机关。

?有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。如干部任免的文件材料，应将本单位人员姓名著录在题名之后。

五、文书档案整理细则阐释?有些题名含有发文机关，抄录题名时五、文书档案整理细则阐释

?有些归档文件的附件独立性强，如正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检。此时也可以在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。如附件单独作为一件，在著录附件题名前加“＊＊＊文件附件：”。

?定稿、历次修改稿分别作为一件，其题名的著录格式为：正文题名+定稿或第*次修改稿。

五、文书档案整理细则阐释?有些归档文件的附件独立性强，如正

五、文书档案整理细则阐释

?会议材料题名的著录：从第二份材料起，在材料题名前加“**会议材料：”。

?会议记录题名的著录：在责任者和会议记录之间加“起止时间”。如：二00二年一至四月份局长办公会议记录。

五、文书档案整理细则阐释?会议材料题名的著录：从第二五、文书档案整理细则阐释

?介绍信（存根）题名的著录格式：****年介绍信（存根）。

?简报、信息题名的著录格式：****年第*至*期**简报或信息。

?剪报材料题名的著录格式：****年剪报材料。

?信访材料题名的著录格式：关于反映**（人员姓名或单位名称）信访案件材料。

五、文书档案整理细则阐释?介绍信（存根）题名的著录格式：*五、文书档案整理细则阐释

?出国材料题名的著录格式：关于***（单位名称或人员姓名）出国或赴港澳审批件。

?表彰及任职类文件：将涉及到的本单位人员的姓名全部著录在题名之后，用“（）”

五、文书档案整理细则阐释?出国材料题名的著录格式：关于**五、文书档案整理细则阐释

⑸日期。文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间）。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位前加“0”。

?

①有的文件未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。

?

②填写目录时，可将表示月、日的数字回行填写，即填写为两行。如1999年9月9日填写

19990909

?五、文书档案整理细则阐释⑸日期。文件的形成时间，即文件的签五、文书档案整理细则阐释

?⑹密级。指文件保密程度的等级。密级的著录直接决定进馆档案文件的开放与否以及开放范围，应准确著录。

?易初与归档系统密级标注对照如下：

五、文书档案整理细则阐释?⑹密级。指文件保密程度的等级。密归档文件整理办法课件五、文书档案整理细则阐释

?⑺备注。注释归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等等，对备注项目的填写应严加控制，以免使目录条目杂乱，目前填写较多的是“此件不数字化”。另外，如果有些条目需说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加“*”号，将具体内容填入备考表中。

五、文书档案整理细则阐释?⑺备注。注释归档文件需要补充和说五、文书档案整理细则阐释

?注意事项：

?⑴填写归档文件目录项目时，应使用符合档案保护要求字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。

?⑵已采用计算机管理的单位，可直接使用档案管理软件生成并打印出目录。

五、文书档案整理细则阐释?注意事项：?⑴填写归档文件目录

五、文书档案整理细则阐释

?2.归档文件目录的用纸规格

?⑴归档文件目录用纸采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）。

?⑵归档文件目录采用横式结构。

五、文书档案整理细则阐释?2.归档文件目录的用

件

号

责任者

归

档

文

件

目

录

文日

题

名

号

密级

备注

期

件号责任者归档文件五、文书档案整理细则阐释

?3.归档文件目录封面

?⑴归档文件目录应装订成册并编制封面。

?⑵归档文件目录封面采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）横式结构。

?⑶归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

五、文书档案整理细则阐释?3.归档文件目录封面?⑴归档文五、文书档案整理细则阐释

?⑷归档文件目录必须按保管期限分别装订，不同保管期限的不能装订在一起。一般3-5年一种保管期限的归档文件目录装订一册。平时可用文件夹或档案盒管理，满3年或5年再装订成册。

五、文书档案整理细则阐释?⑷归档文件目录必须按保管期限分别

归

档

文

件

目

录

全宗名称

年

度

保管期限

归档文件目录?

归档文件目录

?

全宗名称

?

类

别

号

?

年

度

?

保管期限

?归档文件目录?全宗名称?4.归档文件