办公室等部门管理制度

财务管理制度为加强财务管理，根据国家有关法律、法规及矿业企业财务制度，结合矿详细状况，制定本制度。一、财务机构与会计人员1、矿设财务科，财务科长协助矿长管理好财务会计工作。2、出纳员不得兼管、会计档案保管和债权债务账目的登记工作。3、财会人员都要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反应和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字精确、账目清晰、日清月结、近期报账。4、财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向矿长汇报。5、财会人员力争稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由建设局财务科监交。二、会计核算原则及科目1、矿严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法律法规有关会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。2、记账措施采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制，以人民币为记账本位币。3、一切会计凭证、账簿、报表中多种文字记录取中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。记载、书写必须使用钢笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。三、资金、现金、费用管理制度1、目的及合用范围控制各项支出，防止资金流失，明确现金支付范围。本程序合用于矿差旅费、招待费及其他某些零星支出和员工因公务需要以个人名义向矿借支的款项。2、职责部门财务部门：（1）、核定差旅费的借支金额。（2）、核定预算内借支金额。（3）、明确现金开支范围。（4）、每月末对借支状况进行清理。3、基本规定（1）、购置办公用品类须填写《物资请购审批单》，将物品的品名、规格、数量、单价、金额详细填写。（2）、购置非生产用固定资产须填写《非生产用固定资产购置申请表》，经使用部门负责人审核、办公室主任复核并提出提议、财务、分管副矿长、矿长审核后方可借支购置。（3）、严格控制业务招待费用。结算时，在领导同意额度内（或定额指标内）报账，超额者经手人需写明理由再行报批。（4）、除差旅借款外，其他借款应于借款后一周内办理结算手续。因公出差的人员在借款时须将审批后的《出差审批单》附后，出差归来后三日内办理结算。（5）、财务部有关主管每月20日前发出催款告知，经催款无合法理由仍不结算者，财务科报请矿有关负责人，在发放工资时，先予以抵扣借款。凡上次借款未结清的，不能第二次借款，否则由财务有关负责人承担。（6）、因公务需要以个人名义向矿借支时，借支人须提供有关的协议、协议、告知书、阅批件等有效文献，并精确填列付款单位全称、开户银行、账号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。（7）、借款必须写明款项的用途，报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔借款未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪做别的用途，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。（8）、借款原则上规定由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在借款单上亲自签名，否则视同代办人的借款，由此产生的责任由代办人负责。4、借款流程购置固定资产须填写《固定资产购置申请表》，经使用部门负责人审核、综合管理办主任复核并提出提议、财务、分管副矿长、矿长审核后方可借。资金借款流程经办人填写《借款单经办人填写《借款单》批核财务科长审核款批（1）、计划（定额）内借款执行以上程序。（2）、如为计划（定额）外借款需将审批生效的《请示汇报卡》或《借款单》或《非生产用固定资产购置申请表》或《物资采购申请表》附后。5、有关记录（1）、《借款单》（2）、《出差审批单》（3）、《物资请购审批单》（4）、《非生产用固定资产购置申请表》四、定额备用金管理规范1、定额备用金使用目的加强矿备用金的管理，提高资金运用效率，有效控制资金占用。2、定额备用金申请程序煤业企业实行定额备用金管理制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。3、备用金申请流程请单》批核财务科长审核款批4、基本规定（1）、申请人按申请单格式精确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）等。（2）、备用金申请审批后方可办理备用金的借支手续。（3）、备用金由财务部门核算并负责监督，备用金借支个人（如下简称借支人）所在部门的负责人应督促本部门员工按期足额还清备用金，并承担连带责任。（4）、使用部门必须设置专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保留支付备用金的收据、发票以及多种报销凭证，并设备用金登记簿，记录多种零星支出。（5）、借支备用金必须专款专用，不容许一款多用或同步借用多笔备用金。（6）、备用金借支最高额度原则上应不超过其部门负责人月工资总额。（7）、跨年度使用备用金时，年终必须重新办理借款手续，并冲销上年借款。（8）、矿员工调离、解雇或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，矿将不予办理有关手续。五、平常费用报销规范1、目的及合用范围深入规范各类费用支出，明确使用范围，减少费用成本。本程序合用于矿费用报销。2、职责（1）财务部门1）、对的划分费用科目，精确记入费用项目。2）、审核费用支出附件与否齐全，粘贴与否符合规定。3）、有定额原则或需要资金计划的费用审核与否在定额内、计划内。4）、审核填写的报销单据与否对的。5）、审核费用支出的真实性、合法性。 （2）报销部门1)、按照费用管理制度执行。2)、按照矿费用预算、资金计划规范执行。3、基本规定1)、广告费、企划费、印刷费、筹划费、征询费、设计费、租赁费、审计费、评估费等需签定协议（详细签定按协议管理规范执行），财务部门按协议金额、时间付款。2)、低值耐用品、固定资产先报批后购置。3)、需领取现金或冲销借款的平常费用报销人根据发票填写《报销审批单》（差旅费填写《差旅费报销单》）并按财务规定粘贴附件。4)、需转账或电汇支付的费用，需费用报销人将收款人账号附后。5)、除平常费用外的费用付款，如广告费、企划费、印刷费、筹划费、征询费、设计费、征询费、审计费、评估费等需要填写《付款审批单》，并按财务规定粘贴附件。6)、出纳见审核手续齐全的费用报销单方可冲账或付款。4、费用报销（付款）流程1）、凡属于《经费使用管理制度》中归口于办公室管理的平常费用（如办公用品费、汽油费、维修费、固定电话费）则需要综合管理科科长签批。报销流程经办人填写有关单据经办人填写有关单据批核财务科长审核款批2）、如为计划（定额）外费用支付需将审批生效的《借款单》或《请示汇报》附后。5、有关记录1）、《报销审批单》2）、《差旅费报销单》3）、正式发票基建科管理制度一、协议管理1、建设单位、监理单位和承包人均应严格履行协议，三方要亲密配合，全力搞好工程建设工作。2、及时办理和协调处理与工程有关的外部事宜，为工程顺利实行发明条件。3、及时安排和处理协议条款中的未尽事项，与监理单位和承包人协商，尽快定出处理意见或到达协议，保证工程建设正常进行。4、杜绝肢解工程、转包工程等现象发生。二、工程材料、设备管理1、严把材料入场验收关，对承包人采购的钢筋、水泥、砂、石子、电气材料、装饰材料等，要抽检其供货发票。定货协议（或协议）、产品质量证明书、发货明细表等证件与否一致齐全。对于不符合设计或原则规定的材料及设备，要责成承包人退货，调换或重新采购。2、严把材料价格关。检查审定承包人负责采购的材料设备价格，并具有最终否决权。3、严把材料使用安装关。抽验钢筋、水泥等施工材料能否满足施工质量规定，督查承包人严格按施工技术规程、规范进行施工；对于电器、装饰等材料，督查承包人严格按照设计和有关规程、规范规定进行施工安装。4、监督承包人妥善管理好由其负责采购或接管的建筑材料和安装设备。5、对于采购业务洽谈，应由两名以上工作人员参与。关键设备采购进行政府采购。三、预算、决算管理制度1、根据修建、施工项目的设计规定和概算，按照国家最新定额原则，编制预算，当预算与设计发生矛盾时，应与有关部门商议，变化设计或调整预算，使两者一致。2、在工程所有竣工、验收合格后，按照国家定额原则精确做出决算，财务部门在接到附有工程质量验收汇报单的决算后方可付款。3、经办预、决算的人员均应遵守国家有关法规，实事求是，秉公办事，对于从中营私舞弊、受贿行贿者应予严惩。四、施工现场管理制度1、督促项目负责人及时向施工人员进行技术交底，解释图纸，现场布置，使其全面掌握设计规定和技术规范。2、施工人员应组织工人按图施工，并负责管理施工的质量、进度，及时发现和处理施工中的问题。3、施工现场应尽量少占道路产地，如确需占用时，应有保护措施施工材料堆放要整洁，要文明施工。工程竣工后及时清理场地，以维护矿区的整洁美观。五、工程竣工验收管理制度1、工程竣工后，必须做到“工完、料尽、场地清”，由施工方提出竣工验收规定，由有关单位负责验收。验收要填写验收汇报单，经双方负责人签字后生效。结算员根据工程验收汇报进行决算。2、验收中，发现工程质量不合格，施工与设计不符等状况下，应追查责任，如确属施工单位责任的，应对施工单位处在经济制裁。办公室管理制度一、总则为加强矿行政管理，维护我矿良好形象，特制定本规范，明确规定，规范行为，发明良好的企业文化气氛。二、服务规范1、仪表：矿职工应仪表整洁、大方；2、微笑服务：在接待矿内外人员的垂询、规定等任何场所，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3、用语：在任何场所应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4、现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；5、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之近来的职工应积极接听，重要电话作好接听记录，严禁占用矿电话时间太长。三、办公秩序1、工作时间内不应无端离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，保证办公环境的安静有序。2、职工间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室）或通过矿内线电话联络，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊状况除外）。3、职工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整洁，桌面清洁。4、各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，矿公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时处理问题。四、办公室物资管理条例为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节省开支，特制定本规定，此规定的执行部门为办公室。1、矿办公室物资分为低值易耗品、管制品、宝贵物品、实物资产。2、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等3、管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文献夹、计算器等4、个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并波及此后的费用开销的物资；5、实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、摄影机。五、办公用品物资采购1、矿办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购置，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购置。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门领导同意，办公室同意；300元以上（含300元）部门主管同意，财务审核，矿长审批。2、物资采购由办公室指定专人负责，并采用如下方式：1)定点：矿定大型超市进行物品采购。2)定期：每月月初进行物品采购。3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。六、物资领用管理1、矿根据物资分类，进行不一样的领用方式：2、低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用3、管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用4、宝贵物品：根据专立文献的领用程度来领用5、实物资产：由办公室设置实物资产管理台帐，以精确记录固定资产的现实状况七、矿物资借用1、凡借用矿办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字承认2、借用物资超时未还的，办公室有责任督促偿还3、借用物资发生损坏或遗失的，视详细状况照价或折价赔偿八、传真使用管理措施1、本措施合用于矿使用传真机的多种状况。2、使用范围包括当地、国内、国际传真。3、传真件的接受纳入矿收发管理措施范围内，由收发员统一接受。4、传真件接受后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。波及矿事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。5、矿传真机应随时处地开机接由状态。6、各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文献可由当事人亲自发送。7、传真发送，须经领导同意，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时告知有关当事人迅速另行处理。8、传真原件留存行政部。九、矿值班管理条例1、员工值日：矿根据自身状况，设置矿或部门值日制度；2、部门主管值班：矿根据自身状况，设置矿部门主管值班制度。3、管理要点和内容（1）、目的：维护矿平常工作秩序，及时联络、处理事务；（2）、一般以工作时间为责任时间；（3）、值班要点：1)、巡察办公场所保洁状况；2)、电话记录、处理、转送；3)、领导交办任务。4、部门主管值班（1）、目的：以矿业务工作为主；（2）、一般如下班时间或节假日为值班时间；（3）、值班要点：1)、接待下班后来客；2)、处理未完毕工作；3)、处置下班后的突发、紧急事件；4)、值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、重要内容；5)、值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、重要内容，提出处理意见；6)、值班人员要按规定精确填写值班日志。5、值班规定（1）、遵守值班纪律，准时交接班，有事须先请假，以便安排临时替代人员；（2）、值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；（3）、在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；（4）、接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；（5）、值班人员亲密关注领导活动行踪，