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文档简介
制作学生成绩通知单Excel应用学生成绩通知单效果图04030201知识技能目标掌握启动Word的常用方法掌握Word的打开方法掌握Word邮件合并方法掌握Word文档的保存实例实现制作学生成绩通知单“邮件合并”是在邮件文档(主控文档)的固定内容(相当于固定的模板)中,合并与发送信息相关的一组数据,这些数据可以来自Word、Excel的表格或者Access数据表等数据源,从而批量生成需要的邮件文档,大大提高工作效率。要求:在Word中制作好“成绩单”空白表,利用“邮件合并”功能将各科成绩中的数据合并到“成绩单”中,生成每位学生的成绩单,然后根据“学生名单.xls”文件中的数据,利用邮件合并生成每位学生的邮寄信封。实例实现制作学生成绩通知单1)在Word中,制作一张如图所示的空白“成绩单”模板,并保存在与“成绩表.xls”文件相同的文件夹中,同时将“成绩单.doc”文件处于打开状态。(1)设计成绩单空白表(主控文档)实例实现制作学生成绩通知单
1)在“成绩单.doc”文档中,选择“邮件”菜单→“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”,在窗口右侧出现“邮件合并”任务向导,单击“下一步:撰写信函”,如图所示。(2)打开数据源注意
“邮件合并”的设置在“邮件”菜单面板里,对于不常使用的菜单,word不会调用在面板上,只能通知用户自定义的方式启用该工具栏,具体操作步骤:在菜单栏任意位置单击鼠标右键,在弹出的下拉菜单中选择“自定义功能区”,在“word选项”对话框中,选择“自定义功能区”→“邮件”,确定后即可在word的菜单栏显示出“邮件”菜单选项卡,如图所示。2)在“选取数据源”对话框中选择“成绩表.xls”,单击“打开”按钮,打开“选择表格”对话框,选择“各科成绩汇总表$”实例实现制作学生成绩通知单(2)打开数据源3)在“邮件合并收件人”对话框中确认选取了所有记录(即记录前打勾),单击“确定”按钮,此时回到成绩单的文档,将光标定位在成绩单表格的“学号:”后,再在“邮件”工具栏面板中,单击“插入合并域”→“学号”,此时在“学号:”后出现“《学号》”。实例实现制作学生成绩通知单(2)打开数据源实例实现
4)按相同的步骤分别插入其他合并域:“《姓名》”、“《计算机应用基础》”、“《英语》”、“《数学》”、“《总分》”、“《名次》”,如图所示。制作学生成绩通知单(2)打开数据源实例实现在成绩单中,根据学生的名次来写评语,对于名次在班级前十名的填写评语“考得还不错,再接再励!”,十名以后的学生“评语”一栏填写“成绩有待提高,加油!”。将插入点放在成绩单中最后一行“评语”右边列单元格中,在“邮件”菜单工具栏面板,单击“规则”→“如果…那么…否则…”,在弹出的“插入word域:IF”对话框中,设置“域名”为“名次”,“比较条件”为“小于等于”,“比较对象”为“10”,“则插入此文字”输入“考得还不错,再接再励!”,“否则插入此文字”输入“成绩有待提高,加油!”,如图所示。制作学生成绩通知单(3)插入Word域注意
在“插入Word域:IF”对话框中的两个文本框中输入文字时,每个文本框中只能输入一个段落的文字,不能多于一段,如果超过,可能导致输入的逻辑混乱,使Word程序出现死循环,无法继续操作。
在“成绩单”中插入了数据域后,“成绩单”与后台的数据源已经连接在一起了,单击“邮件”工具栏面板的“预览结果”按钮,可以看到在成绩单中各个数据域显示了第一个记录中的具体数据,如图所示。实例实现制作学生成绩通知单(4)查看数据连接情况说明
在预览时发现课程成绩出现很多小数位,是因为在当前域中没有设定数据的精度,解决的方法是右键单击数据域单元格,选择“切换域代码”命令,将显示该单元格的域代码,在域代码的结尾增加精度设置(英文状态下输入)“\#0.0”,如图所示,表示该单元格的精度是保留小数点后1位小数,输入完成后点右键选择“更新域”命令即可。1)单击“邮件”工具栏面板的“完成并合并”→“编辑单个文档”,弹出“合并到新文档”对话框,如图所示。实例实现制作学生成绩通知单(5)生成学生成绩单(合并数据)实例实现2)选择“全部”选项,单击“确定”按钮。Word开始合并文档,并产生包括全部记录在内的新文档,系统自动命名为“信函1”。浏览新文档,可以看到每页都是一个学生的成绩单。3)将“信函1.doc”文档更名为“全班成绩单.doc”,保存在与数据源同一文件夹中。4)按生成学生成绩单的方法制作学生信封。制作学生成绩通知单(5)生成学生成绩单(合并数据)说明
若单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮,则将数据直接合并后打印输出;在合并数据时,除了可以合并“全部”记录外,还可以只合并“当前记录”,或者合并指定范围内的部分记录。任务拓展
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