企业管理资料范本采购业务内控制度试行

采购业务的内部控制规章制度规章（试行）一、采购业务的授权公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部相关相关本次项目。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。二、采购计划的制定和审批公司各单位（分、子公司及各机构部门机构）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批相关相关流程（见相关相关流程图1）：三、采购业务的执行1、供应商的管控管理管控（1）、采购相关有关人员应随时调查供应商的动态及质量本协议合同支付资金服务质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。（2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料（3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”（见表2），作为评审供应商业绩的资料。（4）、采购相关有关人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料有关内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人相关相关本次项目管控管理管控，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。（5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批规章制度规章。在下列情况下，采购相关有关人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管相关领导人审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新质量本协议合同支付资金服务和新相关本次项目投资需引进新的供应商；C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的需求。2、商品样品的检验：（1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验机构部门机构进行各项指标的检验和检测。（2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。（3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格，相关要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。3、请购申请单的处理（1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法。（2）、紧急采购申请单应优先办理。（3）、无法于需用日办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。（4）、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。4、询价及洽谈：（1）充分了解所购物资的品名、规格、质量相关要求及其他特别相关要求。（2）向供应商详细说明品名、规格、质量相关要求、数量、交货期、交货地点、验货正式正式合约生效、本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章正式正式合约生效。（3）同规格质量本协议合同支付资金服务的供应商至少对比三家（注明供应商的公司正式正式合约生效方法相关公司正式正式合约生效方法，填写采购询价表（见表4），执行询价程序。（4）寻求其他更适合的替代品。（5）有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标。（6）询价单应注明与供应商议定的成交条件。（7）如果是紧急需求临时购买，采购相关有关人员可以参考以往之类似的价格，免询价、比价手续。5、招标及采购合约的审核会签（1）、公司集中采购的大宗材料物资如PE管、气表等应采用招标形式采购（2）、公司招标相关相关流程如下：A、成立招投标小组：招投标小组由公司总经理、副总经理、各中心总监、采购部经理、相关专业工程师组成。B、招标小组专业工程师编制招标文件（可对中标原则予以明确），发招标公告（或邀请函），并对报名投标者进行资格预审。C、招标小组专业工程师对合格的投标者发招标文件、设计施工图、技术资料、材质相关要求等并相关相关本次项目组织现场踏勘及招标答疑工作。D、招标小组制定评标、定标办法，组长召开开标会议，审核投标书，组织评标，确定中标单位。E、采购相关本次项目相关相关本次项目人发中标通知书，并相关相关本次项目完成与中标单位的协议合同协议签订工作。招标工作相关相关流程（见相关相关流程图2）：（3）、凡应以合约正式正式合约生效进行采购的物资，采购相关本次项目相关相关本次项目人应与供应商签订协议合同协议。协议合同协议的签订应按公司规定的协议合同协议会签相关相关流程进行会签后本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章。协议合同协议会签相关相关流程（见相关相关流程图3）及协议合同协议汇签审批表（见表5）：6、采购（1）、物流配送中心根据与供应商签订的采购协议所约定的具体条款落实到货规定时间、交货地点、品种、数量等。采购相关有关人员应对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与普通采购申请单（见表6）与工程物资采购申请表（见表7）（专项采购）所列有关内容一致。（2）采购员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明及供应商名片等资料。（3）采购物资到达公司后，采购相关有关人员应及时赶到仓库；工程类物资采购时，需经采购员、工程师等两人以上的相关有关人员随同购货并会签采购申请单。7、采购相关相关流程基于公司目前的运作模式和现状，为保证物资流、资金流、信息流的合理运转，采购业务应严格执行具体相关相关流程如下：（见相关相关流程图4）1、公司下属各经营实体（分、子公司）每月底向总部物流配送中心报送次月采购计划表（见表89）。采购计划按审批相关相关流程批准后由物流配送中心执行。2、公司物流配送中心只是作为公司集中采购的执行者、组织者，并不是采购签约的主体，采购签约的主体应是各个材料物资请购单位，即各经营实体（分子公司）。3、公司物流配送中心向供应商发出订货单通知单（见表9），一式三联：一联给供应商，一联传请购单位，一联留底。订货单应注明：（1）、采购的品种、规格、数量、金额；（2）、收货人、交货地点、本协议合同支付资金服务正式正式合约生效、交货规定时间；（3）、发票上应开具的购货单位名称等。该订货单应及时传至请购单位。4、购货协议合同协议签订（或订货单发出）后，公司采购中心及各分、子公司根据协议合同协议有关规定应适时跟踪订货单的处理情况，及时沟通，作好收货准备。5、相关货物收到后，收货单位应及时核对实际收到的相关货物与采购订单是否一致，并核查相关票据是否与订单相关要求相符，如有异常应及时与供货单位取得联系，及时作出相应处理。按有关规定从专用帐户中支付采购资金。并将订单处理情况及时通告公司采购中心。8、应付账款的管控管理管控（1）、采购业务完成后采购相关有关人员应将审批齐全的采购申请单、购销协议合同协议入库单（见表10）、发票等相关资料转财务部审核入账，根据协议合同协议的约定办理本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章手续。（2）、财务经理应监督和审核会计相关有关人员编制的“采购交易”记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性；若月末采购的物资已入库但发票未到，应暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的分录。

（3）、财务部应于每月月末与供应商进行往来帐项的核对。取得供应商对帐单，审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发相关货物上可能存在规定时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。

（4）、物流配送中心应登记所有已签订的采购协议，并按协议合同协议载明的本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章条件及规定时间，每周一向财务部报送采购资金支付计划表（见表11）。相关相关流程图1采购计划审批相关相关流程分子公司分子公司

及各机构部门机构11、历史用量

2、工程安装进度

3、库存分析采购计划采购计划物流配送物流配送

中心财务部

预算主管审核YS财务总监总经理物流配送中心物流配送中心财务部

预算及审核执行相关相关流程图2招标工作相关相关流程图编制招标文件发招标公告

或邀请函对报名投标者进行资格预审对合格的投标者发招标文件、技术资料组织投标

单位踏勘现场，并对招标文件答疑招标小组制定评标、

定标方法招标小组组长召开开标会议，审核投标书，组织评标，确定中标单位发中标通知书与中标单位签订合同成立招标小组

招标小组相关相关流程图3采购协议合同协议会签相关相关流程图财务财务负责人签字物流配送中心总监签字采购项目负责人提出合同初稿公司法律顾问审核合同并定稿 总经理总经理签字合同双方签字盖章合同归档1、财务部一份2、物流配送中心一份3、请购单位一份相关相关流程图4采购相关相关流程图材料物资直接发送到请购公司；发票单据随货同行；请购单位直接付款给供应商材料物资直接发送到请购公司；发票单据随货同行；请购单位直接付款给供应商九江公司发货发货九江公司供应商洪湖公司黄冈八家分子公司供应商洪湖公司黄冈八家分子公司松滋公司松滋公司平行同类子公司本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章平行同类子公司1、1、发票的购货方为公司请购单位

2、开票所列项目要与定货单相关项目一致

3、单价、数量及总金额采购计划申报发货付款申报发货付款黄冈公司采购计划黄冈公司采购计划采购部审核申报表1——————供应商调查表有关内容供应商全称供应商性质上级主管机关建厂（经营部）日期建筑面积（m2）固定资产年销售产值职工总数企业相关相关本次项目人其中质量相关相关本次项目人营销相关相关本次项目人技术相关有关人员数研究/开发相关相关本次项目人高/中级职称人数检测员设备总数主要机构设置机构名称其中物资名称型号产地供应物资

供应商发展简介及质量保证能力供应商贯标名称及日期是否通过第三方认证认证标准通过认证日期认证机构名称证书号供方相关相关本次项目人本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法（本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章）：日期：审批意见：审批人/日期：注：（对封皮的企业类别分A.B两类。A、生产厂家B、代理商）。表2——————公司供应商资信档案年月度编号：供应商名称地址进货日期物资名称产地单位数量检验结果供货及时性使用异常情况记载月度供货业绩评价：评价人/日期：表3侯选供应商审批表NO：新供应商名称原供应商名称物资名称物资类别原因：提出人/日期：审核意见：审核人/日期：批准意见：批准人/日期：表4采购询价表年月日第页/共页编号物资名称型号/规格供应商1(拟订)供应商2(比价)供应商3(比价)数量单价金额名称、公司正式正式合约生效方法及相关公司正式正式合约生效方法单价名称、公司正式正式合约生效方法及相关公司正式正式合约生效方法单价名称、公司正式正式合约生效方法及相关公司正式正式合约生效方法本页小计人民币（大写）：￥：采购部经理:采购员:（此表一式三联，，一联送交财务部，一联留存采购）表5协议合同协议会签审批表编号：对方名称协议合同协议编号□初次评审□修改评审协议合同协议主要有关内容、合作正式正式合约生效、协议合同协议金额、支付正式正式合约生效等(协议合同协议作为附件)：编制相关有关人员：日期：法律顾问意见：签名：日期：机构部门机构相关相关本次项目人意见：签名：日期：主管总监或副总意见：签名：日期：财务总监意见：签名：日期：总经理批准意见：签名：日期：关键重要备注：表6普通采购申请表申请机构部门机构：年月日序号采购物品名称单位数量单价金额用途关键重要备注说明：1、此表适用于零星材料、辅助材料、办公用品等的采购计划申请。(不适用工程材料)（此表一式三联，一联送交库管，一联送交采购，一联留存财务部）表7工程物资采购申请表申请机构部门机构：年月日序号工程物资名称规格型号单位工程所需数量现有库存量实际需求量交货规定时间交货地点用途关键重要备注总经理：分公司经理：申请人：说明：1、实际需求量=工程所需量-现有库存量。（此表一式三联，一联送交库管，一联送交采购，一联留存财务部）表单编号：表8表单编号：公司2005年月采购计划请购有关内容货品名称规格数量单位金额需用日期备注申请人采购主管财务主管总经理日期：日期日期：日期：（此表一式两联，一联送交物流配送中心，一联留存财务部。）表9武汉赛洛燃气公司订货单供货方：协议合同协议编号订货方于_______年____月____日向供货方订购如下质量本协议合同支付资金服务序号质量本协议合同支付资金服务名称规格型号单位数量单价金额备注12345678910合计合计人民币大写：仟佰拾万千百拾元整小写：￥其它货运相关要求货运正式正式合约生效：货运公司正式正式合约生效方法：收货人：相关公司正式正式合约生效方法：手机：汇款信息户名：开户行：卡号：税号：开票相关要求完整的公司名称，即订货方名称具体的单价、数量、及总金额所开发票相关相关本次项目必须与每一张订货单相关相关本次项目一致说明：1.本订货单一经双方本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法即予正式合约生效，未经对方许可，任何一方不得随意改动。2.本订货单经订货方填写确认无误后，以正式正式合约生效方法形式发给供货方，正式正式合约生效方法件有效。