监理资料管理培训

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目录二项目部资料管理的现状二监理资料管理相关规定项目监理资料的管理职责监理资料存档的具体做法

监理资料查找竣工监理资料移交前言前言澄清一些观念：正如汪总在2010年半年工作总结会上所讲：“监理资料管理是基础工作，是项目部做没做工作的证据；管好现场和做好资料是项目部监理工作的核心体现”。因此，公司每位员工必须清楚地知道：1、监理资料是项目监理工作质量的直接体现，监理资料管理的混乱，足以说明监理项目部的监理工作不到位。2、不懂监理资料组成内容、编写要求、管理规定的项目监理人员，即使具有中、高级职称，也不能算是称职的监理人员，更不会是称职的项目总监。3、项目监理资料的管理不是资料员一个人的事情，监理项目部各级人员都对项目监理资料的管理负有不同的管理职责。4、公司对资料员岗位的定位是监理员级，资料员不等同于文员，今后项目的资料员逐步成为流动岗位，每位监理员要想晋升为工程师岗位，必须有半年以上的资料管理经历。一、项目部资料管理现状1、剖析一下现状：项目资料管理现状大多数项目部项目部架构不清晰、监理资料管理职责分工不明确、项目资料管理由资料员包办。所以很多人忙过之后，不知道忙了些什么。或者有些人看起来繁忙，实则悠闲。所以项目资料管理不到位少数项目部项目部架构清晰、监理资料管理职责分工比较明确、项目各级人员都有不同的资料管理职责。所以项目部每个人都尽职尽责，努力完成自己职责范围内的工作。所以项目资料管理较好剖析2、当前项目资料管理存在的主要问题：项目资料归档不符合公司要求项目归档资料滞后项目人员对资料存放查找不熟悉项目归档资料缺失严重归档监理资料内容不完整归档监理资料内容不正确验收资料内容不真实其他：行文不规范；字迹不清晰；用词不准确；签字不完整等等。当前项目资料管理主要问题一、项目部资料管理现状3、具体问题：1）一些项目资料管理分工混乱。一些项目涉及到资料的相关工作均由资料员完成（如专题会议纪要、检验批签字盖章等），造成资料员工作量加大，而资料员本职的资料整理、归档等工作没有及时完成；一些项目离开资料员就无法找资料，或者大概知道资料在哪，有资料员在就是资料员的责任，造成项目其他员工对公司资料管理模式不清楚。一、项目部资料管理现状专题纪要资料员一、项目部资料管理现状2）一些项目资料管理混乱。一些项目资料室内的资料到处堆放，资料没有及时处理或归档；资料保存混乱，查找困难；保存的资料不完整、不整齐整洁；已归档的资料，因有人查阅未及时放回原处，造成资料缺失。一、项目部资料管理现状3)一些项目的资料没有严格按照公司ISO9001文件的要求进行归档，造成各项目资料各有各的“特色”，没有达到公司资料统一、规范的要求。一、项目部资料管理现状4）检验批资料签字不规范。

在同一个项目上，检验批签字也是各有“特色”一、项目部资料管理现状5）现场发现的质量、安全隐患情况未及时发文要求施工单位整改，监理工程师通知单、安全隐患整改通知单、停工令等监理资料未及时封闭。6)现场旁站完成后未及时形成旁站记录；有些项目为应付政府检查临时编制旁站记录；旁站记录内容不详实。7)监理规划未及时更新，监理细则的编制流于形式，未根据实际情况编制。二、监理资料管理相关规定1、我司监理项目部监理资料管理应遵循的规范规定建设工程监理规范GB50319—2000建设工程施工质量验收统一标准GB50300—2001监理资料的内容及监理资料的管理建筑工程分部分项的划分及验收资料的规定建设工程文件归档整理规范GBT50328-2001建筑工程文件归档整理的相关规定公司ISO9001质量管理体系文件WI-4.1监理资料管理指引公司监理资料管理的要求、方法及内容公司工程监理档案管理制度公司对工程监理档案管理的职责分工及管理规定公司质量管理体系记录表格公司环境与安全管理体系记录表格公司三个管理体系对形成表格资料的具体要求工程所在地城建档案馆的有关规定当地城建档案馆对工程档案资料表格等的具体要求二、监理资料管理相关规定2、项目监理资料的构成项目部监理资料施工监理过程应当形成的监理资料公司三个管理体系运行应当形成的记录资料公司相关规章制度运行要求形成的记录资料

质量管理体系：文件收发记录、规范清单、场地移交记录等等；环境与安全管理体系：环境因素识别评价汇总表等监理规划、监理细则、施工图纸清单、检验批资料等员工内部调动单（工程部）资产调拨申请单（行政）、申请开具监理费发票申请（财务）员工培训记录、考勤表（人力）计算机设备收货确认单（信息化）二、监理资料管理相关规定3．监理资料编制要求

序号要求具体要求1）及时性监理项目部各岗位监理人员必须及时地进行记录和整理工程监理资料2）真实性内容必须真实，不得弄虚作假，不得擅自涂改原始记录，并能够反映工程实际情况3）准确性监理检查验收资料行文规范、字迹要清楚、用词准确，签字齐全。能够用数据反映的应填写具体数字，确实不能用数据表示的，尽量用语言描述清楚。避免使用“符合施工验收规范”、“情况属实”等空洞无物的笼统结论4）系统性监理资料既能反映监理工作全过程，又能反映监理工作的连续性、系统性，避免前后不衔接的现象二、监理资料管理相关规定4、监理项目部文件编号：监理项目部归档监理资料的编号形式为：XXXXXXX/XX/XX/XXX①②③④

1）说明：①项目代码，同监理合同号，由经营管理部统一编号，如FJ08025。②卷号，01～15。③类号，A～AZ。④资料顺序号，根据资料形成时间先后顺序编写。001－999，若顺序号超过999，则从第一位开始用小写英文字母继续编号，如a01-a99，b01-b99，依次类推。

2）编号举例：FJ08025/01/H/003；FJ08025/09/AC/006三、项目监理资料的管理职责1、总监在资料管理中的职责

根据《建设工程监理规范》（GB50319-2000）中规定：“建设工程监理应实行总监理工程师负责制”，“总监主持整理工程项目的监理资料”。同时，汪总在2010年半年工作总结会上也指出“总监是资料管理的第一责任人”。由此可见，总监在项目的资料管理中起着举足轻重的作用。

总监对资料的重视程度及熟悉程度直接影响一个项目资料做的好坏。1)负责本监理项目监理资料管理的领导工作；2）督促本项目相关责任人完成工程监理资料的收集、整理、归档及移交工作；3）负责检查并保持本监理项目部归档监理资料的真实、准确、合法及完整，并保持与工程进度同步。三、项目监理资料的管理职责◆首先，总监要做好项目部内部人员资料管理分工，加强项目部内部资料管理交底（公司档案管理制度、监理资料管理指引等），在项目内部例会上应对项目部员工强调资料管理重要性，要求各工程师积极配合资料员做好资料收集工作，督促施工单位及时或提前上报相关检验批资料，做到工程资料与实体同步。◆理清项目资料管理流程、规范资料填写内容。在项目刚开工的首次例会及主要分包进场的首次例会中，要提出监理配合要求，明确相关方资料管理流程；现场分包较多及相关联单位资料混乱时（如检验批无编号、材料、机械进场资料混乱或分部分项工程划分不清、检验批签字混乱等），总监要组织相关单位进行交底，规范资料填写内容。(检验批签字范例)三、项目监理资料的管理职责主持编写项目监理规划、审批项目监理细则，审批及签发施工过程中各类文件审核工程师及监理员的监理日记及旁站记录（每周审核一次，检查工程师或监理员现场检查情况）项目结束时，无论此时总监在该项目或调离该项目（除离职），总监要安排专人完成竣工资料的整理及归档工作，只有项目的竣工资料（交档案馆、业主、公司）完成时，总监才算完成该项目的总监理工程师工作。三、项目监理资料的管理职责2、专业工程师在资料管理中的职责:1）负责本人所分管监理工作范围内相关工程监理资料的收集、整理和审核工作。2)负责及时将本人所分管监理工作范围内的相关工程监理资料向项目部专职（兼职）资料员移交。负责完成相关专业监理细则、专题纪要（也可指导监理员完成）、监理工作总结的编制；工程资料的审核及签字。（注：现在很多项目都是挂一些有证的监理工程师，在检验批签字时，资料上应双签，既要有盖章人的签字，也要有现场验收人员的签字）三、项目监理资料的管理职责及时将设计变更内容在图纸上加以标注、写明变更日期，并加受控章。监理日记的填写配合资料员，督促相关单位提交现场安全及质保资料。（根据公司检查工作指引及政府检查表格，配合资料员收集齐相关资料）完成总监交代的其他相关资料管理工作。3、监理员在资料管理中的职责:协助工程师完成检验批的签字、盖章及整理工作，在工程师的指导下完成专题会议纪要的编制。

监理日记的填写。完成旁站记录，并做好相关资料的整理工作。完成总监及工程师安排的其他资料管理工作。三、项目监理资料的管理职责4、资料员在资料管理中的职责:1）负责本监理项目部工程监理资料的整理、归档和保管工作。2）负责工程竣工后向城建档案馆、项目业主、公司档案室移交工程监理档案资料。收发文整洁、清晰明了，能较快的查找到某份文件的收发文记录往来资料及时整理、及时归档，保证保存的资料完整、整齐、整洁；资料室内保持整洁、有序。归档资料严格按照公司9001文件要求进行整理，包括文件夹标签、卷内目录等。三、项目监理资料的管理职责完成监理周报、监理周例会纪要、监理月报等文件的编制，完成公司CDMS系统的填报及公司季度信息的上报工作。做好电子版资料的收集、整理工作。根据公司或政府检查表格，及时提醒总监和工程师完成相关文件的编制和收集。项目竣工后，完成各方的资料交档工作。完成总监安排的其他监理资料管理工作。1、监理资料目录监理资料目录分为卷外目录索引及卷内目录1）卷外目录索引即为《项目监理部资料目录索引》。

资料目录索引是资料管理的关键，掌握了资料目录，资料员就能顺利将资料归档、项目上其他人员也能顺利地查找资料。四、监理资料存档的具体做法四、监理资料存档的具体做法2）卷内目录1）卷内目录分为《卷内册目录》和《册内文件目录》，每一卷各册的首页为《卷内册目录》，列明本卷共分为几册，每册存放哪几类文件。2）每一卷各册的次页是本册所存放文件的《册内文件目录》，列明本册全部文件的目录。四、监理资料存档的具体做法2、资料分卷各监理项目部存档资料共分十五卷，每各卷内容为：01卷、合约类文件；02卷、指导性文件；03卷、开工竣工资料；04卷、相关单位往来文件；05卷、施工单位往来文件；06卷、设计管理文件；07卷、监理简报工作总结；08卷、会议纪要；09卷、质量控制；10卷、物料管理；11卷、投资控制；12卷、进度控制；13卷、安全监理；14卷、公司及项目部内务资料；15卷、其他文件注意：这15卷也是各卷的第一册集中放在项目资料柜中标签详细做法请参考公司的CI手册四、监理资料存档的具体做法各卷资料内容1）每卷资料内容分为若干类，编号从A～AZ，见项目部资料目录索引2）目录索引中含盖的内容为规定的类号。索引中未包含的资料内容，项目上可在后面自行增加类别。项目也可根据工程实际情况对类别进行分专业、分单位编