总账系统的日常业务处理

第三章（二）总账系统日常业务处理

1总账系统的日常业务处理第1页要求掌握总账系统日常业务处理凭证处理和记账方法。完成实训四所要求内容。教学目与要求2总账系统的日常业务处理第2页

3.1总账系统任务

总账系统任务就是利用建立会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日志账、明细账和相关辅助账。3总账系统的日常业务处理第3页基本功效结构

4总账系统的日常业务处理第4页3.2日常业务处理

在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就能够开始进行日常账务处理了。

日常业务处理任务是经过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日志账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种惯用报表等。

5总账系统的日常业务处理第5页3.2.1填制凭证

记账凭证是登记账簿依据，是总账系统唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁工作。在实施计算机处理账务后，电子账簿准确与完整完全依赖于记账凭证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账凭证。

填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改或删除功效。

6总账系统的日常业务处理第6页1.增加凭证

记账凭证普通包含两部分：一是凭证头部分，包含凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包含摘要、科目、借贷方向和金额等。假如输入会计科目有辅助核实要求，则应输入辅助核实内容；假如一个科目同时兼有各种辅助核实，则同时要求输入各种辅助核实相关内容。7总账系统的日常业务处理第7页输入凭证头部分

填制记账凭证时，应先完成凭证头部分录入。此项操作对于录入各种类型凭证，其操作步骤都是类似。

凭证类别为初始设置时已定义凭证类别代码或名称。采取自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采取序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期。注意8总账系统的日常业务处理第8页

在“附单据数”处能够按Enter键经过，也能够输入单据数量。

凭证一旦保留，其凭证类别、凭证编号均不能修改。

9总账系统的日常业务处理第9页

输入凭证正文部分

凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证主要步骤，企业应依据详细经济业务内容，采取不一样方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。

10总账系统的日常业务处理第10页正文中不一样行摘要能够相同也能够不一样，但不能为空。每行摘要将随对应会计科目在明细账、日志账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。会计科目经过科目编码或科目助记码输入。科目编码必须是末级科目编码。金额不能为“零”，红字以“－”号表示。

注意11总账系统的日常业务处理第11页凭证管理——填制凭证（增加凭证）例：年1月1日，出纳用票号为100001现金支票，从工行提取现金5000元备用。单据2张现金支票，票号100001将光标移至银行存款科目这一行12总账系统的日常业务处理第12页

凭证管理——填制凭证（增加凭证——外币科目）12313总账系统的日常业务处理第13页

凭证管理——填制凭证（增加凭证——数量科目）123414总账系统的日常业务处理第14页

凭证管理——填制凭证（增加凭证）1、收到客户宏加企业原欠款30000元，银行转帐支票,转帐支票结算,票号100003，单据2张。2、从天源企业采购商品，金额50000元，款项未付，单据3张，税率17%。3、职员孙伟翔借支差旅费1000元，以现金支付。单据1张4、以现金购置财务部办公用具500元。单据1张5、为在建工程1号楼花费1000元，以库存现金支付.15总账系统的日常业务处理第15页

凭证管理——填制凭证（增加凭证——供给商往来）123416总账系统的日常业务处理第16页

凭证管理——填制凭证（增加凭证——部门核实）123417总账系统的日常业务处理第17页

凭证管理——填制凭证（增加凭证——个人往来）123418总账系统的日常业务处理第18页

凭证管理——填制凭证（增加凭证——项目核实）年1月3日，一批专用材料工程物资50000元入库，该工程物资属于为修建1号楼物资。附单据1张19总账系统的日常业务处理第19页

输入辅助核实信息

当输入含有辅助核实科目时，要求输入对应辅助信息。当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式票号应在支票登记簿中有统计。

输入结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。20总账系统的日常业务处理第20页

当输入一个不存在个人姓名时，应先编辑该人姓名及其它资料。在录入个人信息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将依据所输入个人名称自动输入其所属部门。

其它辅助核实科目能够参考录入。

注意21总账系统的日常业务处理第21页凭证管理——填制凭证（惯用凭证-生成惯用凭证）必填项凭证摘要增加详细分录22总账系统的日常业务处理第22页凭证管理——填制凭证（惯用凭证-调用惯用凭证）进入填制凭证窗口将凭证补充完整即可，若不需保留则点“放弃”23总账系统的日常业务处理第23页5.查询凭证

在制单过程中，我们能够经过“查询”功效对凭证进行查看，方便随时了解经济业务发生情况，确保填制凭证正确性。

在“填制凭证”窗口中，单击“查看”菜单中选项能够查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。注意24总账系统的日常业务处理第24页

凭证管理——查询凭证筛选条件框，什么都不选，默认全部凭证双击可查看25总账系统的日常业务处理第25页3.3.2审核凭证

审核凭证是指由含有审核权限操作员按照会计制度要求，对制单人填制记账凭证进行正当性检验。其目标是预防错误及舞弊。

凭证审核时，可直接依据原始凭证，对屏幕上显示记账凭证进行审核，对正确记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。26总账系统的日常业务处理第26页

在确认一批凭证无错误时能够在“审核”菜单中“成批审核凭证”功效，方便加紧审核签字速度，但请慎用。

作废凭证不能被审核，也不能被标错。

审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。

执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张“、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其它待审核凭证。

注意27总账系统的日常业务处理第27页

凭证管理——审核凭证（以“WR王瑞”身份重新注册）不设任何筛选条件，默认全部凭证，直接确认审核完直接跳入下一张，继续点“审核”检验是否都已经审核28总账系统的日常业务处理第28页例题（25）资料：以王瑞身份登录注册，审核1月份填制凭证。29总账系统的日常业务处理第29页3.3.3出纳签字

出纳签字是指由出纳人员经过“出纳签字”功效对制单员填制带有现金和银行科目标凭证进行检验查对，主要查对出纳凭证出纳科目标金额是否正确，假如凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查假如认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再查对。出纳签字方法和审核一样，不再演示

30总账系统的日常业务处理第30页

出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。

已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。

出纳签字时，能够单击“签字”菜单下“成批出纳签字”选项；取消签字时，则能够单击“签字”菜单下“成批取消签字”完成对应操作。

凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才能够进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。只有包括“现金”及“银行存款”科目标凭证才需出纳签字，也就是说只有收付款凭证才需出纳签字

注意31总账系统的日常业务处理第31页

凭证管理——出纳签字(以ZL张丽身份登陆)授权结果什么都不选，默认全部符合条件凭证，直接点“确认”32总账系统的日常业务处理第32页3.3.3记账

记账是以会计凭证为依据，将经济业务全方面、系统、连续地统计到含有账户基本结构账簿中去一个方法。

在手工方式下，记账是由会计人员依据已审核记账凭证及所附有原始凭证逐笔或汇总后登记相关总账和明细账。

在电算化方式下，记账是由有记账权限操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计记账程序自动进行正当性检验、科目汇总、登记账簿等。

33总账系统的日常业务处理第33页1.记账

记账凭证经审核及出纳签字后，即能够进行登记总账、明细账、日志账及往来账等操作。本系统记账采取向导方式，使记账过程愈加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账范围可输入数字、“－”和“，”。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。34总账系统的日常业务处理第34页

未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

作废凭证不需审核可直接记账。

在设置过程中，假如发觉某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。假如不想再继续记账，可单击“取消”，取消此次记账工作。

记账过程一旦断电或其它原因造成中止后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

在记账过程中，不得中止退出。注意35总账系统的日常业务处理第35页

凭证管理——凭证记账（记账）36总账系统的日常业务处理第36页例题（26）资料:由账套主管将1月份所填制记账凭证记账。37总账系统的日常业务处理第37页3.3.4修改凭证

输入凭证时，尽管系统提供了各种控制错误伎俩，但错误操作是在所难免，记账凭证错误，必定影响系统核实结果。为更正错误，能够经过系统提供修改功效对错误凭证进行修改。

38总账系统的日常业务处理第38页修改凭证记账填制凭证审核凭证出纳签字“填制凭证”中直接修改凭证编号和类别不能改数字部分：delete，红字用“-”输入，方向反了用“空格键“删分”，“插分”取消审核，取消签字后修改反记账后修改：“对账”状态“ctrl+H”，只有账套主管能反记账填制红字冲销凭证，或蓝字补充凭证注意冲销凭证做法无痕迹修改有痕迹修改39总账系统的日常业务处理第39页对错误凭证进行修改，可分为“无痕迹”修改及“有痕迹”修改两种。以下两种状态下错误凭证可实现无痕迹修改：1、对已经输入但未审核记账凭证进行直接修改；2、已经过审核但还未记账凭证不能直接修改，能够先取消审核再修改。40总账系统的日常业务处理第40页“有痕迹”修改即经过保留错误凭证和更正凭证方式留下修改痕迹。假如已记账凭证发觉有错，是不能再修改，对这类错误修改要求留下审计线索。此时，能够采取冲销法或补充登记法进行修改。41总账系统的日常业务处理第41页3.3.6冲销凭证

假如需要冲销某张已记账凭证，能够采取“制单”中“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。

制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确蓝字凭证进行补充。经过红字冲销法增加凭证，应视同正常凭证进行保留和管理。冲销凭证必须是已记账凭证42总账系统的日常业务处理第42页

凭证管理——填制凭证（冲销凭证）要填制一张红字凭证，所以仍在“填制凭证”菜单中操作生成一张新红字凭证，与自己填制凭证一样，需要审核、出纳签字并记账43总账系统的日常业务处理第43页2.取消记账

假如因为某种原因，事后发觉本月已记账凭证有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”功效，将本月已记账凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。假如选择是恢复至本月月初，需要输入会计主管口令，系统才开始进行恢复工作。对于已结账月份，不能恢复记账前状态。假如再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功效。

44总账系统的日常业务处理第44页

凭证管理——凭证记账（激活“恢复记账前”状态）在“期末-对账”状态下按“CTRL+H”键按CTRL+H键确定后退出“对账”，在“凭证”下找到“恢复记账前状态”按钮45总账系统的日常业务处理第45页

凭证管理——凭证记账（取消记账）146总账系统的日常业务处理第46页

凭证管理——填制凭证（修改凭证）取消审核只能由原审核人取消，依然在“审核”菜单中取消审核，步骤与“审核”一样。取消出纳签字只能由出纳取消，在“凭证-出纳签字”里取消，步骤同“签字”一样。已经取消审核和签字凭证能够完成无痕迹修改，在“填制凭证”里完成。修改后凭证再次审核和出纳签字后，方可记账。47总账系统的日常业务处理第47页若已采取制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证制单日