论高校图书馆管理体制中的批评性意见

论高校图书馆管理体制中的批评性意见

本文讨论的总馆分离制度是指20世纪90年代的学校调整过程中，一些学校通过“高级专业”和“专业+中专”模式，转变为学士学位。它的管理体系是为了解决由学校多个区域引起的学校多个图书馆的问题而设计的。实践中，虽然采取总馆分馆制的各院校对该管理体制的理解和运作方式并不完全相同，但在其设计构成方面，大体上都是采取了总馆设在总校区，基本上按照综合馆建制或明显具有综合馆特征；分馆设在分校区，其或者按照学科（专业）定位设置，或者按照学生性质（新生、成教生、研究生等）定位设置（有的同仁分别称其为专业馆和功能馆）的设计构成模式。本文在认同该管理体制存在的合理性的前提下，就来自对该管理体制的批评性意见谈几点认识。一总馆组织设置的困境本文依据对所接触到的文献资料的归纳整理，将来自对总馆分馆制的批评性意见概括为三个方面：就总馆分馆制整体而言：（1）由于总馆分馆制所采取的总馆独立、分馆分置的构成模式必然要将有限的物力资源和高层次的人力资源作“分散使用”，并且“分散使用”后的资源之间很难再实现有效互补，从而进一步降低了资源的综合利用率。（2）由此而产生的多层次建制和地域性制约，不但增加了管理难度、弱化了管理效力，而且降低了馆际之间的信息传导频率，使得馆际之间难以实现协调均衡发展。（3）同时，多种因素的综合作用也极易产生馆员的惰性心理，进而降低工作效率。就分馆而言：（1）如果分馆采取功能馆设置，则易于导致其向综合馆方向发展，将弱化分馆所应具有的特色和功能。（2）如果分馆采取专业馆设置，则难以满足教师对非专业学科文献资源或某些边缘学科文献资源的特殊需求。（3）无论分馆采取功能馆设置还是专业馆设置，其在发展过程中都有退化为总馆的“留守处”或“借阅部”的可能。就现行馆际间资源共享的服务方式而言：虽然有些院校实行了图书馆借阅的“一卡通”制度，但其运行效果并不理想。例如，如果读者采取分别到总馆和各个分馆借阅的方式，这无疑会提高读者的借阅成本；如果读者采取在一馆办理借阅登记手续，然后由登记馆负责其所借图书运转工作的借阅方式，则不但会提高馆际间的文献运转成本，也将延长馆藏文献的周转时间和降低所借文献的实际可利用率。基于上述批评性意见，有的同仁认为，合并升格型院校选择总馆分馆制作为管理体制的“选择成本”过大，并据此对该体制选择的有效性提出质疑；有的同仁认为总馆分馆制的“运行效率”太低，不易实现内部经济；有的同仁则建议应通过加强相关院系的资料室建设方式取代各分馆。二总馆馆意外部性的提出针对上述对总馆分馆制的批评性意见，本文作如下认识：（一）少数批评性意见是特征性的。对总馆分馆制的批评性意见，有些是针对该管理体制的内部构成提出来的，因而具有特征性。例如，总馆独设、分馆分置本身就是总馆分馆制构成模式的最基本特征，选择了这一管理体制，将有限的物力资源和高层次的人力资源作“分散使用”就是必然的。但是，只要进一步分析就会发现，造成这种对现有资源作“分散使用”的体制根源并不在于总馆分馆制自身设计构成的“不到位”，而是在于某些合并升格型院校在合并重组过程中对一校多区建制的模式选择，是一校多区导致了一校多馆，总馆分馆制只是在认同对一校多区选择合理性的前提下，在认同一校多馆现象的存在具有客观必然性的基础上所采取的有效管理体制，并且该管理体制本身就有将现有资源作“分散使用”的特征，因而让总馆分馆制去承担由一校多区引致的一校多馆所必然产生的将现有资源作“分散使用”的后果显然是不公平的（本文并没有评价一校多区选择是否合理的意思表示）。更何况，选择本身就是以认同为前提，只要选择了总馆分馆制，就要认同其对现有资源作“分散使用”的特征，如果我们在实践过程中总是将这一特征视为“弊端”并力图排除它，而不是在认同这一特征存在具有客观必然性的基础上去设法弱化它所带来的后果，那么，我们所选择的就不再是总馆分馆制了。（二）绝大多数批评性意见是外部性的。对总馆分馆制的绝大多数批评性意见是针对该管理体制运行过程中反映出来的现象问题提出来的，因而具有外部性。例如，批评性意见所指出的资源利用率、信息传导频率、沟通效率、工作效率降低和功能馆的综合馆扩张趋向，以及各分馆退化为总馆的“留守处”、“借阅部”的可能性等种种“弊端”，就其性质而言都是运作总馆分馆制过程中表现出来的现象问题，并不是总馆分馆制自身所固有的特征使然，因而不能将总馆分馆制视为产生上述“弊端”的体制根源。也正因为如此，克服上述“弊端”的有效方法就不应该是抛弃该管理体制，而是应当在现有可利用资源的基础上，首先着眼于管理，着眼于管理者在行使管理权利、发挥管理功能时的效率。如果我们也借用“不到位”一词来表述，那么，首先应该归因于管理者的管理“不到位”，需要检查讨论的是如何进行管理经验的积累与总结以提高管理者的管理水平。其次是该类图书馆对现有信息传播技术的运用“不到位”，并且如果这种“不到位”的导因完全可以排除资金等硬约束———仅仅是由于领导者的“重视不够”造成的话，那么，这种“不到位”现象存在的根源将再次回归为管理问题。（三）目前尚不存在一个足以有效替代总馆分馆制的管理体制。有的同仁提出应通过加强院系资料室建设方式取代各分馆，对此，本文认为：首先，通过加强相关院系资料室建设方式，取代各分馆并不能从根本上避免文献资料的“分置”和高层次人力资源的“分散使用”，同时，资料室建设也同样需要场所和资金，因而也存在着“选择成本”问题。其次，由于资料室分别隶属于各院系，并以各个院系的“内部服务”为宗旨，因而从文献资源的综合利用率角度讲，存在的问题就不仅仅是“降低”了文献资源的综合利用率，而是从根本上排除了综合利用的可能。再次，各院系的资料室也有正负向发展的趋向问题，其正向发展将是“专业馆”趋向，其负向发展也可能成为总馆的“借阅部”或“留守处”。最后，各院系选藏的主要是专业文献，通常是只对本院系的教师开放。对此，如果一级学院的综合馆也选藏此类文献，这无疑是一种重复购置；如果不选藏此类文献，则从根本上排除了专业学生使用专业文献的可能性。因此，综合馆+资料室模式并不是一种能够有效地替代总馆分馆制的管理体制。（四）既然对总馆分馆制的批评性意见总体上是特征性的、外部性的，并且目前尚无一种足以有效替代总馆分馆制的管理体制，那么，在认同总馆分馆制存在合理性的基础上，通过对特征性“弊端”予以弱化，对外部性“弊端”予以克服的方式优化总馆分馆制的运行效率就是最佳选择。1．由于特征性“弊端”就其实质而言是源于总馆分馆制自身所固有的总馆独设、分馆分置特征所产生的相对缺陷，因而对此只能通过优化总馆分馆制的设计构成予以弱化。鉴于此类批评性意见主要是针对分馆存在的合理性及其馆际关系方面提出来的，因此，如何对分馆进行有效定位和实现总馆分馆之间的合理分权必然成为问题的焦点。就分馆定位而言，虽然从理论上讲专业馆和功能馆各有自身的适应性和优势，但是，结合合并升格型院校今后的发展趋势作相对比较，本文更倾向于对分馆作专业馆定位。运作分馆专业馆定位的前提是合并升格型院校要对现有的学科（专业）进行有效的整合，将相关学科（专业）置于同一分校区，以使分馆的馆藏文献和专业用书按类划分相对集中。在此基础上：（1）虽然目前合并升格型院校的分校区设置的大多是专业系或直属教研室，但其发展趋向是“专业学院”，对分馆作专业馆定位，恰恰是适应了这一发展趋向。（2）对分馆作专业馆定位，可使目前较为紧张的财力资源用于集中购买重点学科、优势专业所需的重点文献，从而可以在相当程度上避免有限财力资源的分散使用。（3）对分馆作专业馆定位，在当前可以有效地规范分馆的文献资源建设，使其在短期内较快地形成自身的特色馆藏，以适应分校区所置学科（专业）的发展要求；随着合并升格型院校的进一步发展，既使是其另择校址建新校区，各分馆之间文献资源的差异性也远远大于其重复性，因而有利于实现文献资源的合理配置。（4）对分馆作专业馆定位，也有利于顺利推行“学科馆员制”，从而在短期内提升馆员的整体综合素质以及对对象学科（专业）的服务水平。就总馆与分馆之间的合理分权而言，实现总馆与分馆之间的合理分权是个过程。一般而言，在合并升格型院校发展的初期，图书馆的主要工作相对于馆际关系（总馆与分馆、各分馆之间）而言是加强协调，相对馆员个体而言是强化适应，因而这一阶段属于非常时期，在这一阶段（时期）采取总馆相对集权为特征的管理方式是十分必要的。当合并升格型院校的工作走上正常化运行的轨道之后，此时的分馆将从“年青”走向“成熟”的发展阶段，其当前的典型特征是高度的灵活性，其近期的发展趋向是既具有灵活性又具有可控性。如果此时总馆依然将对人、对物、对财三大权力完全集于一身，分馆必然演变为总馆的属馆，名义上是总馆分馆制，实际上已经演变为主馆属馆制，在名分实属的管理体制下，分馆工作缺乏主动性、创新性和应变能力也就是必然的了。总馆与分馆之间的合理分权可以通过“负责制”和“责任制”得到实现，其基本点是：视分馆为实体，分馆对总馆负责，总馆对分馆通过宏观管理实现统一领导，以界定管理体制关系；在业务、人事、管理等方面由分馆享有实体权力，同时对总馆承担相应责任，其权力行为视为尽责和履行义务的行为。至于实践中每一时期分馆的实体地位到底有多高，实体权力到底有多大，应视合并升格型院校的发展阶段而定。2．由于外部性“弊端”就其实质而言是运作总馆分馆制过程中由于管理和对现有信息传播技术运用的“不到位”而产生的某些可以克服的现象，从本质上说是管理问题，因此，高校领导者对图书馆在高校教育中地位与作用的认识程度，对现代信息传播技术运用得是否充分，对馆员综合素质提升的重视程度是解决问题的关键。鉴于此类问题图书馆界的理论与实践已经有了充分的探索，如何运作亦不是本文所讨论的核心内容，为避免赘述，本文只作相关强调。首先，高校图书馆是服务于高校教学和科研，还是与教学和科研一起共同服务于学生，对此，高校领导者必须有一个十分明确的认识。如果是前者，高校图书馆只能是被定位于教学与科研的附属；如果是后者，高校图书馆就是与教学和科研并重的高校教育中最主要的组成部分之一。实践表明，大学生在校求知期间所获得的全部知识，有相当部分直接（或间接）来源于图书馆，因而高校教育并不仅仅是课堂教育，同时也包括图书馆教育，是课堂教育与图书馆教育的有机结合。同时，高校图书馆服务于教师的教学和科研，归根结底还是为学生服务。所以，领导者应当将高校图书馆置于与教学和科研同等重要的位置，给予同样的重视，而这种重视的实践结果，必将有助于提高总馆分馆制的效能运行。其次，对现代信息传播技术的充分运用不仅代表着传统图书馆的未来发展方向，同时，它也是提高总馆和各分馆的自身素质和服务水平，缩短总馆与分馆以及各分馆之间空间距离的现代化手段，可以在相当程度上弱化总馆分馆制的特征性缺陷和克服外部性“弊端”。最后，任何先进的高校图书馆管理体制都是由全体馆员来运作的，同时，高校也是知识分子集中的地方，因而与公共图书馆相比较，高校图书馆对其馆员的素质也有更高的要求。因此，在运作总馆分馆制管理体制时，对下述问题要给予特别关注：一是总馆分馆制并不要求每个馆员都是全才专才，总体馆员之间具有层次性不仅是必然的，也是总馆分馆体制有效运行对馆员结构的基本要求（对于岗位与馆员的关系而言，最好的并不一定是最优的）。因此，从当前存在的问题看，增强现有岗位馆员的适岗能力并力求在短期内迅速培养一批骨干馆员是关键，全体馆员整体素质和综合素质的不断提升则是今后相当长一段时间内的工作重点。二是在提升馆员素质过程中，应当加强团队精神和项目协作意识的培养以及科研素质、掌握新技术能力的训练，以适应总馆分馆体制对馆际协调均衡发展的要求。三是要健全高校图书馆馆员准入制度。高校图书馆馆员可以从有志于图书馆事业的在校大学生中择优录用，也可以在社会范围内招聘急需的高层次专业人才。但是无论采取何种方式，对新录用的各类人员都必须有明确的岗位职责和工作能力要求，坚决杜绝把图书馆当作高校合并