行政公文写作基础知识

行政公文写作基础知识1、行政公文写作基础知识2、通知3、通报4、报告5、请示、批复6、函模块一1、意向书2、经济合同模块二1、推荐信2、感谢信3、贺信4、会议记录5、启事模块三秘书写作学习内容

知识目标：了解行政公文的定义、特点和种类。1技能目标：掌握行政公文的写作格式和要求2

情感目标：明白行政公文的严肃性和规范性。3重点：行政公文写作的基本格式和写法。难点：行政公文写作的四个要素。4学习目标情境导入

李平中职毕业应聘到一家事业单位，报到第一天就接到办公室主任布置的任务——写一则全市相关人员培训的通知。她想，我在学校时是负责校团委出通知到公告栏的，这个应该是一样的吧。于是她按照以往在学校黑板通知的模式写了一则通知。办公室李主任看完之后很不满意，责问她：“你连什么是行政公文都不懂？回去好好找书来学习一下吧！”李平到底哪里错了？哪里错了？课堂任务2、掌握行政公文的写作格式。1、弄清行政公文的基本知识。任务分析思考题：1、什么是行政公文？2、行政公文有哪些种类？都有什么特点？3、行政公文的写作格式是什么？开动脑筋想想吧行政公文的概念

行政公文是我国党政机关、人民团体或法定机关与组织(主要为企事业单位)处理公务时使用的书面材料。这些材料按照特定的格式,经过一定的处理程序制成,是我国党和政府机关以及企事业单位发布政策法令、使达工作意图、联系公务与记载工作活动的一种工具。

广义的公文包括:行政公文，党政机关公文、军事公文、外交公文、司法公文、立法机关公文等。狭义的公文，特指行政公文，即国家机关处理公务的有法定效力和规范体式的公文。

令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议记要

1、按国务院的最新规定2、有比较严格的要求3、比较固定的格式，不能随意改变

1、机关、单位之间行使2、分上行文、下行文、平行文3、有些对群众公布

1、朴实庄重；2、简要得体

有规定的处理程序，编号，登记、归档等

1、是处理机关公务的文书2、由法定作者制发，具有法定权威和效用3、是处理机关公务的依据和凭证种类性质作用格式使用范围写作要求处理行政公文的种类及要求行政公文的特点以反映和治理社会,管理国家的公务信息为内容

有规范的格式

公文有法定的作者,特定的读者

有法定的权威的约束力特点公文的结构

公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

公文用纸幅面及版面尺寸

（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）3．公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

4．排版规格与印制装订要求（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

（公文的书写与排版规格

）公文的结构格式正文用3号仿宋体字；文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字；一般每面排22行，每行排28个字。

公文文字从左到右横写、横排；少数民族按其习惯书写、排版；在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。公文的书写规格公文的排版规格下行、平行公文首页格式上报公文首页版式公文文面结构眉首（文头）主体（主文）版记（文尾）份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关名称发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件内容主题词抄送机关印发机关印发日期

000001

机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发公文的一般格式

000001

机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发（一）眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。

（一）眉首

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）2×××年×年×日印发1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发4．发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）

二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。例如：皖办〔2003〕20号国发〔2004〕40号

机关代字年号序号机关代字年号序号

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号签发人

：

×××

关于××××××问题的请示

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××请示

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居右侧。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发7.红色反线。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。

（二）主体

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发1.标题，由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。例如：中国银行关于发现伪造人民币的通报发文机关主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容、×××部、

×××部、

×××部、

×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知

介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。病例：

从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：概括为：废止部分规范性文件某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）2×××年×年×日印发此处的发文机关可以写，也可省略。

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××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。

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××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

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附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发7.附注是指需要说明的其他事项。

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机密★×年

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××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。

（三）版记

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××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

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附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。

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机密★×年

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××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

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附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）2×××年×年×日印发2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。

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特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××

××××××××

××××

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附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通