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文档简介

综合办电子文档管理制度为了更加规范综合办形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，特制订本制度。基本术语解释：重要机密电子文档：公司重要机密电子文档是指公司各项统计数据、劳资人事档案数据、项目申报资料、专利文件及公司各种管理制度等涉及公司机密的电子文档。办公电脑管理公司综合办实行电脑专人专用制度，未经允许不得擅自使用他人专用电脑。员工专用电脑必须设置开机密码，离开电脑1分钟以上必须锁定计算机（Windows键+L）。电子文档管理电子文档统一存放在E盘（一般电脑分区为C、D、E、…，C盘为系统盘，D盘为软件安装盘）。电子文档归类：一级目录为年份文件夹，如2013、2014；二级目录根据个人工作分工进行分类；二级以后的目录暂无要求，可以按照自己习惯进行分类。电子文档设密：对Word、Excel重要机密电子文档应设置密码。4、电子文件的收集、保存及传输

电子文件在形成、修改和定稿过程中，须在文件名称及内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推，并注明修改人姓名和修改时间。

对已经定稿的电子文档及时交由综合办按照质量手册进行统一编号发布，综合办将定稿的电子文档转换成PDF格式文件进行另存，定稿文档只能阅读不能作任何修改。

定期将电脑中电子文档拷贝到移动存储设备，一般每月归档备份一次。重要机密电子文档的传输电子文档的传输方式一般有三类：一是通过通讯软件如QQ进行传输，二是通过电子邮件进行传输，三是通过移动存储设备进行拷贝传输。通过通讯软件传输必须对电子文档进行压缩并加密才能传输，通过电子邮件传输必须对邮件加密才能传输，通过移动存储设备传输必须保证设备安全无毒。电子文档的检查将办公电脑和电子文档的管理纳入绩效考核，每月不定期检查。互相帮助、监督，对电子文档管理过程中出现的问题要及时沟通，协同解决。电子文档的销毁电子文档实行定期清理销毁制度，每年一月

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