秘书学课件-秘书工作方法与规律

秘书学第十二章秘书工作方法与规律

一、秘书工作进程调度方法秘书工作事务繁杂，若调度有序，合理安排，就能确保工作顺利进行。1、ABC分类法：工作任务繁杂，要按照轻重和缓急程度来分类：A类：优先办理；B类：一般性事务和可暂缓的事项；C类：可放在时间比较充裕时办理。2、集中办理与分段进行相结合。3、统筹计划法。二、秘书工作时间调度方法1、计划使用时间方法一是要根据时间做出计划，并按计划合理使用时间，以消除使用时间的盲目性和随意性。二是要根据工作任务的复杂程度和重要程度，预先进行大体的时间分配。三是在预定的时间内定完成工作，并保证工作质量。2、弹性管理工作时间方法在时间管理上要留有余地，保持一定的弹性。各项工作不要安排得太满，要留有机动时间。3、合理使用零碎时间方法零碎时间就是不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。包括可预计的零碎时间和不可预计的零碎时间。三、对立统一规律在秘书工作中的运用1、事务与政务事务工作是经常性的；政务工作是辅助性的。秘书既要做好事务性工作，又要发挥参谋助手的作用。2、被动与主动秘书的工作一方面是被动的。另一方面也要充分发挥主动性。要处理好被动与主动的关系。3、综合性与专业性秘书要掌握广泛的综合知识能量。又要具有深厚的专业知识能量。4、维持与适应秘书既要通过各项工作维持组织的正常运转。又要及时了解外部的变化，采取相应措施，以使本组织适应外部环境。5、听命与劝谏秘书既要服从于领导，又要发挥参谋作用6、宣传与保密既要把有关政策、决策对外宣传，又要注意保守秘密。要划分好二者的界线。7、谋划与执行秘书既要起参谋作用，又要执行领导意图。8、全面与重点秘书要将重点为领导服务和全面推动组织管理统一起来。9、规范性与随机性处理日常事务与处理随机突发事务结合起来。10、间接性与直接性秘书工作要通过领导和执行部门才能完成，具有一定间接性。秘书的各项工作又对组织管理产生直接影响，具有一定直接性。四、秘书工作的规律性准则（一）一般性准则1.正面效益准则秘书工作价值取向必须符合组织公利；以优化社会效益、组织管理效益、领导工作效益为出发点。正面效益准则要求秘书为事业发展多做贡献，约束自己不做出有损于事业发展的行为。2、以领导工作为核心的准则秘书一切职能活动，必须围绕领导工作展开，按领导工作的需要提供全面、周密、及时、有效的服务。3、具体工作流程闭环运作原理现代管理系统是开放的，但在兼顾闭环运作原理。在各项业务中，各秘书岗位的分工，各工作环节必须有序衔接、首尾相连，形成“闭路回环”的工作流程，从而维护工作进程的有序性、稳定性、连续性和完整性。（二）专门性准则1、受权理事双重角色准则秘书在受权办理特定工作事务中，兼有领导代表和秘书的双重角色。在工作上要代表领导，在权力范围内行使职权；在工作态度和接人待物上，要以秘书的身份而不能以领导者自居。2、综合协调、强化整体功能准则秘书在处理协调工作中，要充分发挥综合部门的作用，正确使用各种协调手段，从目标、利益等多方面促进各子系统、各要素、各相关方面的协调配合，强化整体能力，维护组织运转。3、有效信息沟通准则要从提高信息利用的效果出发，在收集信息时，尽可能真实准确，注重信息的鉴定、筛选、分析、综合，在传输信息时注重针对性、有效性。练习题这是一个星期四。早上，总经办秘书小张刚一进办公室，王总就让她起草一份今年上半年的工作总结报告，明天下班前给他，星期一开公司董事会要用。她估摸了一下，最少得1～2万字（1）。刚从王总办公室出来还没有坐下，王总又打来电话说今天下午一点要与公司两位副总、销售部经理、财务部经理开个会，商量下工作，要她马上通知他们（2）。刚放下电话，前台就送来一份传真，是新加坡恒鑫公司老总发来的，说下星期一要来北京，让公司替他预定宾馆（3）。她刚看完传真，王总又来电话说下周电视台邀请他到《一周财经观察》节目做嘉宾，他因为太忙，实在抽不开身，让她打个电话给电视台说明一下并道个歉（4）。她刚想喘口气，人力资源部的人又过来通知她，让她填写参加档案管理培训的报名表，明天是报名的最后期限（5）。对于这些纷至沓来的事情，这位秘书该怎么合理地分配时间处理好这些事物？请你为这位秘书安排一个工作顺序并说明理由。复习题一、填空（每空1分，共10分）1.“秘书”最初是指宫禁中的

。2.秘书的英文名词是Secretary，S大写为

，s小写为

。3.秘书的机构的组织形式有两种，下面再设部门以处理各种事务的叫

，下面不再分设部门的叫

。4.我国秘书学诞生于20世纪

年代。5.秘书工作的特点具有

、辅助性、服务性、被动性、全面性、

。6.秘书与领导的关系是：政治上的同志关系；人格上的

关系；组织上的上下级关系；角色地位上的

关系；工作上的主辅关系。

二、单项选择题（每题1分，共10分，答案填到表格中。）1.秘书学研究的对象是（）

A秘书机构及其工作B秘书工作及其制度

C秘书工作及其规律D秘书和秘书工作2.秘书事务的“三办”指的是（）

A办文、办事、办信B办文、办事、办信息

C办文、办会、办协调D办文、办会、办事3.某单位秘书应予挡驾不必由领导将亲自接待的人与事是（）

A上级领导来视察B某政协委员来提批评建议

C某群众来反映问题D某科室来申请活动经费4.下列秘书工作中，属于为领导工作做铺垫的是（）A文书的立卷归档B领导出差前的各项准备工作C收集决策反馈信息D重大部署的检查督办5.秘书对领导的决策错误可以（）A参谋提醒B不闻不问C直接修正D拒不执行6.秘书部门为领导服务的基本功能是（）A参与决策B参谋助手C办理文书D调查研究7.可由秘书为领导代劳的工作有（）A签发文件B接待贵宾C任免干部D报销差旅费8.秘书人员要有良好的记忆力是（）素养的要求？

A职业道德B知识结构C心理素养D人文精神9.秘书与同事关系的正确表现形态是(

)A合作

B督促C指挥

D服从10.秘书工作的宗旨决定了秘书人员在工作中最基本的观念是()A部门观念B创新观念C系统观念D服务观念三、选择判断题（每题2分，共20分，把√、×填在表格中。）1.在中国传统意义上视秘书为“秀才”或“师爷”，能写一手好文章就是一个好秘书。（）2.秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。（）3.职工往往视秘书为上司的替身，上司又会把秘书看作职工的代言人。（）4.由于女性温和、细致、顺从、条理性强，所以90%以上的秘书均为女性，以至于英、美、俄等国用第三人称称秘书时往往用she、oha往而不用he、oh.（）5.瑞贝卡之所以成为网络明星，称为“史上最牛的女秘书”，在于敢大胆顶撞上司，维护自己的权益。（）6.秘书应当是一种职业，并非官