行政档案管理制度模板

行政档案管理制度******有限企业行政档案管理制度总则1、为加强企业行政档案管理,充分利用行政资源,发挥行政档案为各职能部门工作服务作用,使企业对行政档案管理愈加标准化、规范化、科学化,依照《中华人民共和国档案法》要求,并结合****企业实际情况,特制订本行政档案管理制度。行政档案范围本制度适适用于******有限企业。本制度要求了企业行政档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。本企业详细行政档案包含,财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销协议、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、企业日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。行政档案管理职责由行政档案管理员负责企业行政档案保管、定时检验和管理工作,并负责借阅档案审批,确保企业行政档案准确、安全、完整。档案管理人员按照企业行政档案整理要求,负责定时整理各种档案资料,装订成册,统一编号,并移交档案室统一保管。档案管理人员应对一些常见文件进行扫描,做为电子档保留。档案管理人员要严格恪守档案保密制度,对档案安全、完整负责。综合办负责对企业行政档案管理进行不定时检验。总经办负责对本制度执行监督,并负责到期档案销毁审查。企业行政档案存放应做到:防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不允许随便堆放,确保企业行政档案完整无损。行政档案归档11、归档范围:凡是本企业在各项工作活动中直接形成、已经办理完成、具备查考保留价值各种文字、图纸、表格、声像等不一样形式和载体文件材料,均应依法归档,任何人不得以任何理由扣留需要存档文件。12、归档时间:(1)、文书档案:本年度各部门形成各种不一样形式和载体文件材料,应于完成工作后一周内移交档案室保管。(2)、会计档案:由财务部门立卷保管。(3)、人事档案:由人事部门立卷保管。(4)、技术档案:由技术部门立卷保管。(5)、设备档案:按同一设备仪器名称,含设备购置协议、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收统计等文字材料,由设备科搜集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。(6)、声像档案:在每项工作活动完成后即时整理移交档案室保管。(7)、实物档案:所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间次序即时交档案室保管。13、归档要求:(1)、归档文件材料应为已结束工作(或项目)全部文件材料,并做到打印件与底稿,正件与附件,不一样形式和载体文件材料齐全完整,按照文件材料形成规律及其内在联络,进行分类、立卷,使案卷能正确反应出工作活动真实情况,便于保管和利用。(2)、归档文件材料通常一式一份。主要或利用频繁,可酌情增加归档份数。(3)、凡归档文件材料,其制作材料必须利于长久保留,同时要确保图样清楚,字迹工整耐久,签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。(4)、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,应编制《行政档案移交记录表》(附录1)一式二份,经交接双方查对签字后,各留一份,以备考查。14、档案管理员应依照本制度,及时对相关文件进行存档,建立立卷号,并确保立卷号唯一性,填写《行政档案存档记录表》(附录2)。行政档案借阅本企业内部人员借阅企业行政档案。经部门领导同意后,可直接到档案室借阅,档案保管人员应及时提供相关文件资料。外单位人员因公需要查阅本企业行政档案时,应持有查阅人身份证件,经相关部门责任人同意,报综合办同意,方能由档案管理人员接待查阅。同时,档案管理人员应详细登记查阅人工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。企业行政档案通常不得带出室外。如有特殊情况,需要带出室外复制或借出本企业行政档案,必须填写《行政档案借用申请表》(附录3),经相关部门责任人、分管副总同意,同时在《行政档案借阅记录表》(附录4)上进行登记,注明借阅用途、偿还时间。需要带出档案室借阅行政档案文件复印件,由行政档案管理员复印,加盖查询章,并由借阅人填写《行政档案借阅记录表》(附录4)。查阅或借阅企业行政档案人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏,如需拆封档案,需要由档案管理员进行拆封。行政档案销毁企业行政档案保管期满需要销毁时,由企业行政档案管理人员提出销毁意见,编制《行政档案销毁记录表》(附录5),列明销毁行政档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。档案销毁判定工作由综合办组织”档案销毁判定小组”负责,判定工作结束后,附上需要销毁档案登记清册,由判定小组责任人签字,并报总经理同意后方可销毁。并及时向主管档案工作领导写档案判定汇报和说明。22、销毁档案时必须注意保密,并指定专员(二人以上)监销。23、保管期限届满文件中,部分经核定仍有保留参考价值者,档案管理人员应将《行政档案存档记录表》(附录2)及《行政档案销毁记录表》(附录5)附注在其保留文件上,并注明部分销毁之日期。处罚方法私自在档案文件上涂画、拆封罚款100元。污染和损坏档案,罚款200元。抽换、遗失档案,报请总经理处理。附则本制度由综合办起草,并经总经理同意公布。本制度自总经理同意之日起生效。******有限企业

附录1行政档案移交记录表送交部门:送交日期:序号文件名称文件内容描述备注交件人署名:收件人署名:附录2行政档案存档记录表日期文件名送存部门送存人立卷号备注附录3行政档案借用申请表申请部门:申请日期