工程项目物资管理

工程项目物资管理第1条

施工准备阶段工作1.合同及价格交底。项目部组织做好施工合同、施工组织设计、责任预算分劈等相关资料的交底工作，由项目经理牵头组织对相关部门进行物资管理方面的交底，交底内容包括：施工合同约定甲供、甲控、自购物资的类别及范围，可调价物资的品种及范围，调价依据及调价周期；项目各种主要原材料、周转材料的需用总量；工程量清单中的原材料出厂单价及运杂费单价；上级单位下达的物资采购及租赁指导价、限价；责任预算分劈各类物资责任成本单价以及主要物资内部消耗损耗率标准等。2.临时设施规划。根据物资需求的进度安排、合理储备量、道路运输条件及施工现场的总体规划，对进场道路、存料场和库房进行合理规划和布置，特别要规划好大堆料场地及拌和站散装水泥罐数量及库容。3.划分工号。项目部根据工程项目特点、施工内容、进度计划、劳务分包计划、经济核算要求，把工程项目划分为若干个“工号”，作为项目物资部门实施分工号物资限额供应、发料及核算的依据。第2条

物资市场调查1.调查组织。公司组织策划的项目市场调查由公司物资部门组织实施。调查前由物资、试验、技术、现场物资供应服务机构等相关人员组成调查小组，制订调查计划，集中时间进行市场调查，完成调查后编制市场调查报告。施工过程中，项目经理部物资管理部门应不定期组织市场调查。在市场出现异常波动的情况下，项目部应组织相关部门共同对价格及资源状况进行实地调查。2.调查报告及采购供应方案。调查结束后，调查小组根据调查取得的信息撰写市场调查报告，作为项目部编制施工调查报告、上级单位进行采购方案决策的依据。调查组织单位组织相关人员根据物资市场调查结果组织编制项目物资采购供应方案，主要内容包括：工程概况、主要物资需求情况、物资供应管理机构设置建议、各类物资采购组织及采购方式、重点周转材料配置建议、现场仓储设施设置建议、物资采购供应重难点分析及应对的建议措施等。3.物资管理策划。公司根据管理权限，组织开展项目物资管理策划，包括但不限于：物资采购供应方案、周转材料配置方案、仓储设施设置方案、物资质量管控重点及措施、物资成本管控重点及措施、物资现场管理要点等内容，策划结果纳入项目管理策划书。第3条

物资计划管理物资计划分为需求计划、申购计划、采购计划三类，项目部是编制计划的责任主体，公司物资管理部门负责检查指导项目部计划的编制、管理与执行。1.需求计划。需求计划按提报时间分为总计划、月计划、临时计划；按物资类别分为主要物资计划、周转材料计划和辅助材料计划；按应用范围分为工程实体物资计划和临时设施物资计划。需求计划由项目工程技术部门编制，经总工程师审核后交物资部门组织采购供应。施工图逐步到位或设计变更、施工方案调整的，工程技术部门及时将调整后的需求计划提报物资部门。2.申购计划。项目部物资部门按照公司规定的采购权限，识别确定上级集采的物资类别，组织编制集中采购物资申购计划，经项目部总工程师审核、项目经理审批后按规定方式上报。3.采购计划。项目物资部门对甲供、自购物资分别编制采购（申请）计划，甲供物资按要求的时间、格式与程序提报；自购物资按规定方式实施采购并向供应商传递采购计划。4.物资计划执行。项目物资部门根据用料进度等实际情况将采购计划分劈成批次进料计划，每一批次进料计划按规定或合同约定方式、程序及格式发送至供应机构或供应商，发生不能按计划如期供应的行为，物资部门应予记录并保留证据。当月的批次进料计划总量不能超出月度采购（申请）计划数量，超出范围履行审批程序后，物资部门方能组织进货。第4条

物资供应商管理供应商管理遵循统一注册、分类管理、动态评价、择优汰劣的管理原则。1.供应商选用。项目部按照公司规定的各类采购方式选择供应商，不在本单位及上级单位合格供应商名录内的，按照“谁采购，谁评审”、“先评审、后采购”的原则，由项目部对供应商组织评审小组进行准入评价，报公司物资部门批准后纳入本单位合格供应商名录管理。2.供应商日常评价。项目部物资部门负责组织与本项目有业务往来供应商的日常评价，发生不良行为的及时登记，并将供应商不良行为信息报上级单位备案。3.供应商年度评价。供应商年度评价由公司按照供应商管理相关规定组织实施。公司管理的合格供应商，年度评价合格的，列入本年度合格供应商名录；年度评价优秀的，推荐至上级公司作为优质供应商和战略供应商储备资源。在上级公司年度评价不合格的，下属单位不得将其列入本年度合格供应商名录。第5条

物资集中采购管理按照公司“两级采购平台、三级管理机构、四级职能管理”的物资管理模式，所有构成工程实体的主要物资以及可批量采购的当地物资和辅助材料均纳入公司两级集中采购范围。1.集中采购计划上报及批复。项目部完成市场调查后将物资需用量总计划及市场调查报告报公司，公司根据定期发布的采购指引清单，划分公司集中采购管理权限，明确各类物资采购组织形式和采购方式。2.集中采购的实施。公司、项目部分别按照公司集中采购批复意见实施采购。2.1战略采购。石化产品、钢轨、道岔由有需求的项目部，按照相关规定与公司集中采购实施单位开展对接、签订合同或订单、供应、结算、支付。2.2框架协议采购。项目部根据上级单位发布的框架协议采购结果及供应商选取要求，开展框架协议范围内物资采购活动。2.3区域集中采购。项目部根据公司采购计划批复意见及公司发布的定价规则，与各级区域集采中心进行供应对接，开展集中采购。2.4招标、动态竞价及竞争性谈判采购。各类物资招标、动态竞价、竞争性谈判采购由公司两级单位按照权限组织实施，项目部作为采购人做好采购配合工作，根据采购结果选取供应商，签订供货合同。2.5询价采购。经上级单位批复由项目部组织询价采购的物资，通过鲁班商城、阿里巴巴公开询价或线下询价采购的，按规定的程序实施。其中单项采购合同或订单金额3万元及以上的，询价结果报公司物资部门审批后方可签订采购合同；单项采购合同金额3万元以下的，由项目部物资管理工作小组审批。由公司直接组织实施的询价采购，按规定程序办理。2.6鲁班商城特许专卖店采购。经上级单位批复由项目部组织的采购，项目部按照采购权限可直接向专卖店下达订单，实施采购。3.临供阶段采购。项目部在采购组织单位实施集中招标、动态竞价、竞争性谈判采购、区域集中采购等程序完成前，现场施工生产急需的各类物资，项目部根据物资类别、采购金额、采购周期，结合市场状况选择合适的采购方式报经公司审批后实施采购。4.应急采购。因自然灾害、现场突发事件或不可预见情况，或因项目部资金支付不及时、料源因突发事件断货等导致供应商临时停供等情况，项目部可启用应急采购。由项目经理或应急抢险负责人下达采购指令，物资部门组织实施。第6条

采购合同管理1.合同草拟。由项目物资部门根据采购文件的合同条款约定，采用公司发布的合同范本格式草拟，无范本格式的参照范本格式草拟，经部门讨论后提交项目部组织评审。2.合同评审。物资采购及租赁合同由项目物资部门组织工程技术、财务、工经等部门人员进行会议评审，根据评审意见修订完善后上报公司评审，项目部严格按照上级单位评审意见对采购合同文本进行修改完善。严禁先签订合同后上报评审。3.合同签订。合同签订前项目部应要求对方提交企业法人营业执照、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书等作为合同附件。资料为复印件的，应当加盖对方单位公章。签订合同必须采用书面形式，合同双方签字人必须为法定代表人或法定代表人授权委托人。合同原件须提交项目财务部门和公司物资管理部门各一份存档。项目部应建立合同管理台帐，及时登记合同签订、履约、结算、支付以及封帐情况。4.合同交底项目部物资部门组织应知晓合同内容的合同执行人员及相关部门进行针对性交底，交底内容包括：定价模式及计算方法、付款比例及方式、物资验收方法、质量标准、违约责任等。合同交底应形成书面交底记录留存。5.合同执行项目部必须严格执行合同条款，在合同台帐中登记执行情况。当合同数量、单价等重要条款出现变更时，报公司物资管理部门审批同意，并签订补充协议。公司物资管理部门应要求合同签订单位定期上报物资合同管理台账，对物资合同管理及执行情况进行检查。6.补充协议补充协议的起草、评审、签订、交底、执行的管理程序同主合同。第7条

物资结算与支付项目物资部门负责办理物资采购货款结算，财务部门负责办理采购货款支付工作。1.结算办理。项目部物资结算严格按照合同约定或管理规定的程序、方式办理，经办人员应完善结算周期内的收料单据签认、结算价格与货款确认、发票核实验证及点收入帐等业务手续。实行浮动价结算物资，提供浮动价结算依据，结算单经相关人员审核、分管领导审批。公司通过后台检查项目物资结算资料，重点审核浮动价结算是否依据充分，是否按照合同约定的方式准确计算结算价格。2.支付办理。项目部财务部门应按合同约定的时间、比例向已结算并交付发票的供应商支付货款。不能按合同约定支付货款的，财务部门汇同物资部门共同与供应商协商延期支付方案，维护好与供应商良好的合作关系。项目资金暂时困难的项目，使用银行或商业承兑汇票进行支付。3.逾期货款处理。对外部供应商的逾期货款支付，项目部应积极筹措资金解决，保证现场物资供应不中断。第8条物资验收与检验1.验收管理1.1验收人员。项目部必须明确有权收料人员及其权限范围，并书面告知供货组织机构、供应商。所有进场物资必须由2人及以上有权收料人员进行验收签认。对建设方提供的物资、其他特殊物资，业主或监理等要求共同验收或进行旁站验收，项目物资部门组织技术人员、试验人员、外部专家、建设方、监理方及送货人员等相关方共同开展验收。1.2验收准备。项目物资部门根据发货单位预报的到货信息或计划进行验收，作好验收准备工作。1.3验收监控。推行验收全过程视频监控系统，有条件的项目部，率先对混凝土集中拌合站、钢筋堆场等重要的物资卸收场地，建立视频监控系统。1.4验收依据。依据采购合同，获取合同约定的验收计量方式、验收时间、物资技术标准及允许偏差范围；国家或行业对物资验收有强制标准的还应满足相关标准要求。1.5验收验证。物资进场后，项目物资部门组织开展进场物资外观质量验收、资料验证、数量验收。一般物资验收验证应在24小时内验收完毕，特殊物资和大批量物资可适当延长期限，但一般应该在3个工作日内完成。2.检验管理2.1检验通知。对需要进行复检试验的物资，收料人员在完成验收验证后，应及时填写《检验/试验通知单》，附产品质量证明单或产品合格证、出厂检验报告原件，通知试验部门取样检验。2.2获取检验结果。项目物资部门要及时向试验部门索取复检结果，并在《物资送检台账》登记检验报告号3.检验结果管理3.1复检合格物资。对进场取样送检合格的物资，标识“已检合格”，作为库存物资管理。3.2不合格物资管理。项目物资部门对因外观质量、数量等验收验证不合格或检验试验不合格批次的物资，应单独存放、醒目标识，及时联系供应商处置。项目物资部门应作好书面及影像记录，按照合同约定的方式，留下可主张权利的有效证据。经与供应商确认的不合格物资，可采取清场退货、更换物资、降级使用等方式妥善处置，收货单位应及时将不合格物资相关情况及处置结果填写《不合格物资评审处理记录》。甲方供应的物资确认不合格时，应按照业主要求及时通知相关方进行处置，作好记录并向甲方报告处置情况。第9条

物资仓储1.仓储规划项目部物资仓储总体规划时应考虑的因素包括使用期限，使用规模，集散效能，周转频次，建设单位要求，物资需求的进度安排，项目物资供应特点（甲供或自购），组织方式（直达工地、料场中转），二次加工需要（筛分、水洗），合理储备需要，施工现场状况。2.满足库房的基本功能具备防护功能，配备必要的消防设备设施。具备作业功能，保障收发、保管、搬运等正常作业。建立健全库房管理制度，明确管库员的职责、库房收发料工作程序、库房安全制度等；火工品等危险品仓库的建设和使用许可，须按照《民用爆炸物品安全管理条例》（2006年中华人民共和国国务院令第466号）等规定，向当地公安机关办理审批手续。3.保管标准仓储物资应按其理化性能、结构、包装状况、保管性质划区存放，选择堆码贮存方式、合理苫垫，做到整齐、稳固，保证必要的通道。标识、标志齐全明显，防止变质、锈蚀、损坏、霉烂、虫蛀等现象，维护材料的使用价值，确保储存安全。各种储存设施要做好日常检查、维护、保养，定期对设施进行检修。各类物资实行“先进先出”，并在保质期限内发出使用。保管物资要经常清点、检查，保持“帐卡相符、账账相符、账物相符”。保护好物资的标识，如有丢失损坏，应及时恢复。保管不善造成不合格的物资，应隔离存放并加以标识，及时上报处置。甲供物资应单独建立台帐和存放,并注明“甲供物资”。保管不善造成不合格时，应隔离存放加以标识记录，及时书面报告甲方。4.仓储信息管理和统计物资帐、卡、单据、凭证等必须正确、规范填写；仓库帐项清楚明了，收、发、存动态记载正确，帐、卡、物相符，每项物资必须通过物资管理系统登记收、发、存动态；各种记录、技术资料、统计资料等物资档案应分期装订成册，妥善保管；每月定期统计收、发、存情况，编报《物资收发存动态月报表》与财务部门核对一致。5.仓储安全管理仓储范围内应严格火种、火源管理，设立明显的“严禁烟火”标志，并按消防要求配足相应的消防器材，由专人管理、定期检查；管库员定期或不定期进行消防安全检查，如有异常及时报告。仓储作业须遵守安全操作规程，做到无火情、无设备物资损坏、无人身伤亡事故发生。火工品库、油库的安全管理要符合上级单位相关管理规定，同时必须符合国家法律法规和所在地政府的有关规定。6.进场材料标识进入项目施工现场所有的工程物资均应进行标识。库内辅助材料采用悬挂料签的方式，大宗物资在保存该种物资的场地，搁置标牌或区域标签的方式标识。原材料、半成品、废旧物资标识牌的规格尺寸、颜色、标识项目及内容参照集团公司工程项目临时设施建设指导意见。项目部应做到标识牌安装稳固，牌面清洁，字迹清晰可辨认，满足现场文明施工与识别物资的需要。建设单位、监理方对物资标识有管理要求的项目，项目部的物资标识从其规定。第10条

物资发放与盘点1.物资发放物资发放按自有作业队与劳务企业作业队分别进行管理。项目物资部门必须依据工程技术部门提供的主要物资需用限（定）额数量及劳务合同损耗率标准，建立《主要物资限额供应台账》，根据施工进度，分批次按计划供料，坚持无工号、无去向不发料，超计划、无计划不发料。1.1自有作业队领料。作业队/班组领料人根据现场施工需要，在当月申报的物资申请计划范围内，填制物资领料申请单，经作业队负责人审核、项目分管领导审批，形成正式申领单。领料人持申领单等凭证到库房申请领料，管库员核实申领单与领料人的身份，在限额范围内，填制《发料单》，领料人签认后领料出库。1.2劳务企业作业队领料。根据劳务企业的劳务承包合同约定，本属劳务企业自购的物资如需委托项目部采购，作业队授权领料人根据现场施工需要，填制物资用料申请单，经作业队负责人审核、项目分管领导审批，形成正式申领单。管库员主要核实领料人是否书面授权领料人，对无书面授权的领料人员，要求班组提供书面授权和领料人身份证原件复核无误并复印留存后发料，对不按要求提供的拒绝发料。对符合领料要求的申领单在限额用料范围的物资，按劳务合同约定，填制《发料单》，领料人签认后发料出库。1.3超限额领料的处置。对作业队超限仍申请领料的情况，管库员必须报项目物资部门负责人，物资部门负责人报告项目经理，由项目经理组织技术、工经、试验等部门共同分析超限原因，如确认可以继续领料，应由项目部正式书面下达超限领料的数量，在此数量范围内，管库员方可发料。如确认属于作业队使用超耗，月末在《劳务队物资扣款清单》中对超耗数量按合同约定进行扣款。1.4紧急放行。部分物资来不及检验而因救灾、抢险等特殊情况需紧急领用发放时，项目物资部门需对紧急放行的物资做好可追溯性记录，事后仍需按要求对进场同批物资进行检验试验，发现不合格物资应立即更换或追回。属一次性投入、构成工程实体的物资（如水泥、钢筋等）不允许紧急放行。2.物资盘点坚持物资盘点制度。对库存原材料及半成品每月全面盘点一次，盘点时间及工程部位与作业队收方、外部验工计价保持同步。由物资部门组织技术、财务、工经等部门人员共同进行，半成品由工程技术部协助盘点，物资部门编制库存物资盘点表，做好原始记录，库存物资做到帐、卡、物相符。第11条

物资成本核算工程项目物资消耗管理遵循“月度核算、季度分析、竣工总结”和“全员、全过程、全覆盖”的核算管理原则。项目部物资管理工作小组负责落实上级物资消耗管理工作要求，组织开展项目部物资消耗核算分析和节超奖惩兑现等工作。1.确定消耗控制标准。项目部在执行公司规定的损耗系数基础上，结合项目施工内容、设计要求、施工工艺、产品状况、经济责任承包模式、责任成本分劈预算情况、劳务分包模式及项目管理效益目标，由项目部物资管理工作小组组织制定各类材料损耗系数指标。2.通过分包合同明确各作业队物资消耗控制标准。包括甲供物资范围、损耗率、超耗扣款单价。3.主要物资消耗月核算。项目部组织对作业队当期实际完成工程量进行收方；工程技术部门根据收方的实际工程数量提供应耗数量；物资部门根据发放记录、现场盘点，计算实耗数量；物资部门归集应耗与实耗数量，计算节超数量；物资部门根据分包合同或管理规定，计算节超费用，将作业队物资核算及扣款资料提交工经部门；物资消耗管理小组组织分析消耗责任，兑现节超奖惩。4.物资成本盈亏分析。项目部每季度结合物资消耗核算分析情况与物资采购情况，按“量、价、费”三方面开展物资成本分析。采取因素分析法，与工程量清单价格及下达的责任成本进行对比，分析量、价、费的变化对物资成本的影响程度。根据分析结果，提出加强消耗数量、采购价格及费用控制的措施。分析结果应形成《季度物资成本盈亏分析报告》报送公司物资管理部门核备。公司物资管理部门对项目上报的《季度物资成本盈亏分析报告》进行审核，提出改进意见反馈至项目部，并对物资成本亏损额较大或问题较突出的项目进行专项检查，查明亏损原因，制定整改措施，监督措施落实。第12条

周转材料和小型机具管理1.周转材料配置计划。项目进场后，项目工程技术部门根据实施性施工组织设计，计算确定各类周转材料需要数量和进场时间、使用期限，提出周转材料配置计划提交物资部门，物资部门按公司周转材料管理规定，编制周转配置计划上报公司物资管理部门。2.周转材料配置。公司物资管理部门根据公司自有周转材料资源分布情况、搜寻集团公司及股份公司内部可租赁资源状况，结合采购权限规定、调查的市场行情等，对项目部上报的周转材料配置计划提出调配、内部租赁、外部租赁、购置等处置建议，经分管领导审批后批复项目部并组织落实。项目部按公司批复意见，组织各类周转材料进场。提供给劳务队使用的周转材料，必须与劳务队伍授权领料人交接签认，确保落实管理责任。3.周转材料日常管理。周转材料进场后，项目部物资部门督导各作业队正确使用和保管、维护周转材料，并按照自有、内租、外租分别建立周转材料台账、费用摊销台账，每月清查盘点，实时掌握周转材料的使用状态。每月核算各劳务队、作业班组周转材料租赁使用费，提供给工经部门作为扣款依据。4.周转材料退场管理。项目部各工点闲置周转材料、停用周转材料，外部租赁周转材料应及时办理退租手续，自有周转材料应及时清点造册报公司物资管理部门，申请调转或就地封存，加强维修保养，提高周转材料使用价值。5.项目部需用的电焊机、水泵、风钻、卷扬机等小型机具，项目部应单独建帐，参照周转材料进行计划、采购、调剂、定价、租赁、核算及处置管理。第13条

甲供物资管理项目部按施工合同关于建设方提供物资管理约定，管理建设方提供的物资。根据施工进度计划制定甲供物资需用计划，按照业主规定的时间、程序及方法向业主单位或供货方提报需用计划，组织物资进场、验收检验、贮存、标识、使用管理及不合格物资管理。项目部对甲供物资定期清理，按甲方规定对帐，办理相应结算手续。第14条

物资调差资料管理工程设计变更中存在待业主确认价格的物资，物资部门在索取发票、产品质量证明文件时仔细查验，保证上述资料中载明的物资品种、型号规格、数量与变更后对物资的相关设计要求相一致。因市场价格大幅上涨等因素，实际采购物资价格高于投标预算清单价格期间，已取得业主认可调价或拟报请业主进行认可调价等情况下，项目物资、工经、财务部门妥善保管本阶段物资采购发票及复印件、造价信息等可能成为调价依据的原始资料，进行编号并存档保管，以便向业主提供全面、可靠的调价依据。第15条

工地剩余物资和废旧物资处理1.工地剩余物资处理。项目部施工剩余物资，要清点造册上报公司物资管理部门。物资管理部门组织核算其使用价值、转运费用，决定是否安排在单位内部调配。不具备调配利用价值的物资，参照废旧物资处置程序对外销售。2.废旧物资处理。公司应制定废旧物资处置规定，项目部物资管理工作小组按照相关规定办理废旧物资的处置事项。废旧物资处理前,项目部物资部门组织清点造册提出处置建议方案上报公司物资管理部门,按公司批准方案进行处置。废旧物资处置时，由物资管理工作小组成员共同实施，采取逆向竞价谈判、逆向招标、询价等方式进行处置，确保处置过程透明、程序规范、记录完善可验证。废旧物资处置资金交财务部门入账，冲减项目部工程成本。废旧物资处置完毕后，将处置结果反馈上级物资管理部门，并存档备查。项目部建立废旧物资处理台帐，妥善保管废旧物资处理过程档案资料，便于追溯管理。第16条物资内业管理1.信息系统应用1.1鲁班平台。鲁班平台是集团公司及子分公司实施物资集中采购业务的基础平台，各级物资采购部门通过鲁班平台实施物资采购业务相关程序。项目部成立30天内完成项目帐户的网上注册，以便开展线上采购活动。各级采购实施机构按照鲁班平台设置的程序完成计划录入、采购方案确定、采购文件编制、公告发布、采购文件发售、开标、评标、中标结果公示等。1.2成本管理系统。项目部日常业务统一使用成本管理系统项目物资软件模块，按照系统设置的功能完成计划管理、合同及结算、收发存管理、周转料管理、报表及台账等业务工作。1.3业财共享平台。项目部物资帐务在完成成本管理系统相关业务信息录入后在业财共享平台同步推送相关信息。包括：材料预点单、发料汇总表、物料摊销表、物资料核销表以及材