XXX股份公司内控手册

PAGE61TOC\o"1-4"\h\z\u第一篇XXX股份有限公司内部控制基本规范 13第一章总则 13第二章内部环境 14第三章风险评估 16第四章控制活动 17第五章信息与沟通 19第六章内部监督 20第七章附则 21第二篇内部控制环境相关制度 22一、法人治理结构 22（一）XXX股份有限公司股东大会议事规则 22第一章总则 22第二章股东大会的召集 23第三章股东大会的提案与通知 25第四章股东大会的召开 27第五章附则 33（二）XXX股份有限公司董事会议事规则 34（三）XXX股份有限公司监事会议事规则 45（四）XXX股份有限公司董事会战略委员会实施细则 51第一章总则 51第二章人员组成 52第三章职责权限 52第四章决策程序 53第五章议事规则 54第六章附则 55（五）XXX股份有限公司董事会提名委员会实施细则 55第一章总则 55第二章人员组成 56第三章职责权限 56第四章决策程序 57第五章议事规则 58第六章附则 59（六）XXX股份有限公司董事会审计委员会实施细则 60第一章总则 60第二章人员组成 60第三章职责权限 61第四章决策程序 61第五章议事规则 62第六章附则 63（七）XXX股份有限公司董事会薪酬与考核委员会实施细则 64第一章总则 64第二章人员组成 65第三章职责权限 65第四章决策程序 66第五章议事规则 67第六章附则 68（八）XXX股份有限公司独立董事制度 69第一章总则 69第二章独立董事的任职资格 70第三章独立董事的提名、选举和更换 71第四章独立董事的职责 73第五章独立董事的工作条件 74第六章附则 75（九）XXX股份有限公司独立董事年报工作制度 76（十）XXX股份有限公司总经理工作细则 77第一章总则 77第二章任职资格与任免程序 78第三章总经理及其他高级管理人员的职权 80第四章报告制度 83第五章总经理办公会 84第六章绩效评价与激励约束机制 87第七章附则 87（十一）XXX股份有限公司董事会秘书工作细则 88第一章总则 88第二章任职条件 88第三章职权范围 89第四章任免程序 90第五章法律责任 92第六章附则 93(十二)XXX股份有限公司董事、监事和高级管理人员所持公司股份及其变动管理制度 93第一章总则 93第二章公司董事、监事及高级管理人员职业操守原则 94第三章董事、监事及高级管理人员所持公司股份及其变动管理 96第四章附则 101（十三）XXX股份有限公司关联交易管理制度 101第一章总则 101第二章关联交易和关联人 102第三章关联交易的程序与披露 105第四章附则 111二、公司机构设置及权责分配 111三、内部审计 111XXX股份有限公司内部审计制度 111第一章总则 111第二章审计机构和审计人员 112第三章审计机构的职责 113第四章审计机构的权限 114第五章审计工作主要任务 116第六章审计工作程序 117第七章奖励和处罚 118第八章附则 119四、人力资源政策 120（一）人力资源规范 120第一章总则 120第二章岗位职责与人力资源需求计划 121第三章招聘、培训与离职 122第四章人力资源考核政策 124第五章薪酬及激励政策 125（二）XXX公司人力资源管理制度 126第一章总则 126第二章管理机构 127第三章员工及编制 129第四章招聘管理 130第五章劳动合同管理 134第六章员工档案管理 135第七章干部任命制度 136第八章员工异动管理 137第九章考勤制度 142第十章员工培训 145第十一章员工考评 149第十二章工资及福利 150第十三章附则 153（三）XXX股份有限公司中高层管理人员2009年度薪酬调整方案 153一、调整对象： 153二、中高层管理人员薪酬结构 154三、特殊规定 158四、薪酬调整程序 158五、解释及生效 158（四）XXX股份有限公司普通管理人员2009年度薪酬调整方案 159一、调整对象： 159二、普通管理人员薪酬结构 159三、特殊规定 164四、工资调整程序 164五、解释及生效 165五、职业道德和企业文化建设 165（一）各部门在企业文化及企业道德建设中的责任 1661、高级管理人员责任 1662、执行部门责任 1663、员工责任 1664、日常管理中的倡导 166（二）企业文化内容纲要 1671、企业使命 1672、企业愿景 1673、企业精神 1674、企业目标 1675、企业口号 1676、经营方针 1677、企业经营理念 168（三）XXX企业商业行为道德规范 1681、道德规范适用范围 1682、对违反道德规范的举报 1683、利益冲突的界定 1694、礼物和招待 1715、公平交易 1726、保护和使用公司资产 1727、财务报告和其它公开批露的准确性 1728、公司档案 1749、遵守法律、法规；内部交易 17410、机密性 17511、工作环境 17512、结束语 176（四）XXX股份有限公司员工守则 1761、员工义务 1762、员工仪表仪容 1773、员工行为准则 178（五）XXX员工奖惩条例 181第一章值得奖励的优良行为： 181第二章需要惩戒的不良行为 182第三章奖励标准及内容 184第四章处罚的标准及内容 187（六）XXX股份有限公司举报投诉制度 191（七）XXX股份有限公司举报人保护制度 196六、企业法制建设 199（一）法律顾问制度 199第一章企业法律顾问 199第二章企业总法律顾问 200第三章企业法律事务机构 202第四章奖励和处罚 203（二）重大法律纠纷备案制度 204第一章总则 204第二章处理 205第三章备案 205第四章奖惩 206第三篇基本控制活动 207一、XXX公司不相容职务分离控制制度 207第一章总则 207第二章各项业务中的主要不相容职务 208第三章各部门在不相容职务分离控制中的责任 211第四章附则 212二、XXX股份有限公司经营授权审批制度 212第一章授权的意义 212第二章授权的范围及基本原则 212第三章授权监控 216三、会计系统控制 227XXX股份有限公司财务管理制度 227第一章总则 227第二章公司财务管理职责 228第三章公司财务管理基础工作 230第四章会计信息的质量要求 231第五章货币资金的核算与管理 232第六章应收及预付款项的核算与管理 239第七章存货的核算与管理 241第八章金融资产与金融负债的核算与管理 244第九章长期股权投资的核算与管理 248第十章固定资产和在建工程的核算与管理 251第十一章生物性资产的核算与管理 255第十二章无形资产及长期待摊费用核算与管理 256第十三章负债的核算与管理 259第十四章资产减值管理 264第十五章成本核算与管理 265第十六章所有者权益的核算与管理 268第十七章营业收入的核算与管理 271第十八章利润及其利润分配 273第十九章财务报告与财务分析管理制度 275第二十章资金管理 277第二十一章全面预算管理 279第二十二章附则 279四、财产保护控制制度 280第一章总则 280第二章不同资产的保护责任部门 280第三章主要财产的保护措施 281第四章附则 281五、预算控制 282（一）预算基本规范 282第一章总则 282第二章岗位分工与授权批准 283第三章预算编制控制 284第四章预算执行控制 286第五章预算调整控制 288第六章预算分析与考核控制 289（二）XXX股份有限公司预算管理制度 290第一章总则 290第二章组织机构 293第三章预算管理体制和预算体系 295第四章预算编制 296第五章预算的执行、控制与差异分析 300第六章预算的考核与激励 302第七章附则 305六、运营分析控制制度 305第一章总则 305第二章各部门在运营分析控制中的责任 305第三章运营分析的主要方法、内容及要求 306第四章附则 306七、绩效考评控制 306XXX股份有限公司管理人员绩效考核办法 306第一章总则 306第二章考核体系 307第三章考核管理 308第四章考核方式 308第五章考核时间与周期 310第六章考核结果的应用 310第七章考核结果的管理 312第八章附则 313八、风险管理制度 313第一章总则 313第二章风险管理及职责分工 315第三章风险管理初始信息的收集 316第四章风险评估 317第五章风险管理解决方案 320第六章风险管理的监督与改进 322第七章附则 322九、XXX公司重大风险预警制度 322十、XXX公司应急预案管理制度 323第四篇内部控制具体规范及控制制度 323一、货币资金的控制 323（一）企业内部控制具体规范第1号——货币资金 323第一章总则 323第二章职责分工与授权批准 324第三章现金和银行存款的控制 325第四章票据及有关印章的管理 328（二）XXX股份有限公司募集资金管理制度 328第一章总则 328第二章募集资金专户存储 329第三章募集资金使用 330第四章募集资金投资项目变更 334第五章募集资金管理和监督 336第六章附则 338（三）XXX股份有限公司防止控股股东及其关联方资金占用专项制度 338第一章总则 338第二章防止控股股东及关联方资金占用的原则 339第三章控股股东行为规范 341第四章责任追究及处罚 342第五章附则 343（四）货币资金常见业务流程图 343二、采购与付款的控制 344（一）企业内部控制具体规范第2号——采购与付款 344第一章总则 344第二章职责分工与授权批准 345第三章请购与审批控制 346第四章采购与验收控制 347第五章付款控制 349（二）采购与付款常见业务流程图 3501、物资采购申请审批流程图 3502、物资采购供应商确定一般流程 3513、物资采购合同审批流程 3534、零星采购或紧急采购供应商确定流程 3535、生产物资验收入库流程 3546、采购付款流程 3557、已入库采购退货流程图 356（三）XXX股份有限公司招标管理制度 356第一章总则 356第二章招标组织机构及职责 357第三章招标组织、流程管理 358第四章招标、竞争性谈判的范围 360第五章招标 362第六章开标、评标、定标、中标 364第七章罚则 369第八章附则 371三、存货的控制 371（一）企业内部控制具体规范第3号——存货 371第一章总则 371第二章岗位分工及授权批准 372第三章请购与采购控制 374第四章验收与保管控制 375第五章领用与发出控制 377第六章盘点与处置控制 378（二）存货管理常用流程 3791、自制存货验收流程 3792、原料领用出库流程 380四、对外投资的控制 380企业内部控制具体规范第4号——对外投资 380第一章总则 380第二章职责分工与授权批准 381第三章对外投资可行性研究、评估与决策控制 383第四章对外投资执行控制 384第五章对外投资处置控制 386五、工程项目的控制 387企业内部控制具体规范第5号——工程项目 387第一章总则 387第二章职责分工与授权批准 388第三章项目决策控制 389第四章概预算控制 390第五章价款支付控制 390第六章竣工决算控制 392六、固定资产的控制 393（一）企业内部控制具体规范第6号——固定资产 393第一章总则 393第二章岗位分工与授权批准 394第三章取得与验收控制 395第四章使用与维护控制 397第五章处置与转移控制 400（二）固定资产管理制度 401第一章固定资产的概念 402第二章固定资产采购及管理部门： 402第三章固定资产预算 403第四章固定资产采购、建设流程 403第五章固定资产的调拨： 405第六章固定资产的维修： 405第七章固定资产盘点 406第八章固定资产的报损 406第九章固定资产相关工作的配合 407（三）固定资产管理常用流程 4071、固定资产采购申请审批流程 407二、固定资产询价、供应商确定流程图 407三、固定资产采购合同审批流程图 408四、固定资产零星及紧急采购流程图 408五、固定资产验收领用流程图 408（四）固定资产管理常用表单 4081、固定资产采购申请单 4092、固定资产评标结果表 4093、固定资产验收领用单 4094、固定资产付款申请单 4095、固定资产调拨单 4096、固定资产维修（升级）申请单 4097、固定资产维修验收单 4098、固定资产报损申请单 409七、销售与收款的控制 409企业内部控制具体规范第7号——销售与收款 409第一章总则 409第二章职责分工与授权批准 410第三章销售与发货控制 412第四章收款控制 414八、筹资的控制 416企业内部控制具体规范第8号——筹资 416第一章总则 416第二章岗位分工与授权批准 417第三章筹资决策控制 418第四章筹资执行控制 419第五章筹资偿付控制 421九、成本费用的控制 423（一）企业内部控制具体规范第9号——成本费用 423第一章总则 423第二章岗位分工及授权批准 424第三章成本费用预测、决策与预算控制 425第四章成本费用执行控制 426第五章成本费用核算 427第六章成本费用分析与考核 428（二）差旅费报销制度 429第一章制度制定目的 429第二章出差的定义 429第三章差旅费开支范围 430第四章报销凭据 430第五章差旅费各组成部分具体规定 430第六章特殊情况下的差旅费报销 434第七章费用控制及处罚规定 436第八章制度生效日期 437十、担保业务的控制 438（一）企业内部控制具体规范第10号——担保 438第一章总则 438第二章职责分工与授权批准 439第三章担保评估与审批控制 440第四章担保执行控制 442（二）XXX股份有限公司对外担保管理制度 443第一章总则 443第二章对外担保对象的审查 445第三章对外担保的权限与审批程序 447第四章对外担保的管理 450第五章对外担保的信息披露 452第六章附则 453十一、合同控制 454企业内部控制具体规范第11号——合同 454第一章总则 454第二章岗位分工与授权审批 455第三章合同草案编制控制 456第四章合同审核控制 457第五章合同订立控制 458第六章合同履行控制 460十二、对子公司的控制 462（一）企业内部控制具体规范第12号——对子公司的控制 462第一章总则 462第二章对子公司的组织及人员控制 463第三章对子公司业务层面的控制 464第四章母子公司合并财务报表及其控制 468（二）XXX股份有限公司控股子公司管理制度 470第一章总则 470第二章治理子公司规范运作 471第三章人事管理 472第四章财务管理 472第五章内部审计监督 473第六章信息管理 474第七章附则 475第五篇信息与沟通 476一、XXX股份有限公司投资者关系管理制度 476第一章总则 476第二章投资者关系管理负责人 477第三章自愿性信息披露 478第四章投资者关系管理的内容 479第五章附则 480二、信息披露规范 481第一章总则 481第二章信息披露整体控制 481第三章信息披露一般流程控制 483二、XXX股份有限公司重大信息内部报告制度 485第一章总则 485第二章重大信息的内容 485第三章重大信息内部报告的管理 488第四章附则 490四、财务报告编制管理规范 491第一章总则 491第二章岗位分工与职责安排 492第三章财务报告编制准备及其控制 493第四章财务报告编制及报送控制 496五、XXX商业秘密管理规定 498六、计算机信息系统管理控制 500（一）计算机信息系统管理控制规范 500第一章总则 500第二章岗位分工与授权审批 501第三章信息系统开发、变更与维护控制 503第四章信息系统访问安全 505第五章硬件管理 507第六章会计电算化及其控制 508（二）XXX公司信息管理制度 510第一章网络安全管理制度： 510第二章账号管理制度： 511第三章文件服务器的管理 512第四章病毒防治管理制度 512第五章上Internet网制度 513第六章监控室管理制度 513第六篇内控运行管理 514第一章总则 514第二章内控手册运行 514第三章内控手册的管理和更新 515第五章内控手册运行的监督和审计 516第六章附则 516第一篇XXX股份有限公司内部控制基本规范第一章总则第一条为了加强和规范企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《上市公司治理准则》、《创业板上市公司规范运作指引》和其他有关法律法规，制定本规范。第二条本规范适用于XXX股份有限公司及其控股子公司。第三条本规范所称内部控制，是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。第四条企业建立与实施内部控制，遵循下列原则：（一）全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。（二）重要性原则。内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。（三）制衡性原则。内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。（四）适应性原则。内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时加以调整。（五）成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。第五条企业建立与实施有效的内部控制，包括下列要素：（一）内部环境。内部环境是企业实施内部控制的基础，一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。（二）风险评估。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。（三）控制活动。控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。（四）信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。（五）内部监督。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。第六条企业应当根据有关法律法规、本基本制度，制定本企业的各方面内部控制具体制度并组织实施。第七条企业积极推进运用信息技术加强内部控制，建立与经营管理相适应的信息系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操纵因素。第八条企业应当建立内部控制实施的激励约束机制，将各责任单位和全体员工实施内部控制的情况纳入绩效考评体系，促进内部控制的有效实施。第九条公司相关部门可以根据法律法规、本规范及其配套办法，明确贯彻实施本规范的具体要求，对企业建立与实施内部控制的情况进行监督检查。第十条接受本公司委托从事内部控制审计的会计师事务所，应当根据相关法律法规和相关执业准则，对本公司内部控制的有效性进行审计，出具审计报告。会计师事务所及其签字的从业人员应当对发表的内部控制审计意见负责。为企业内部控制提供咨询的会计师事务所，不得同时为本公司提供内部控制审计服务。第二章内部环境第十一条公司根据国家有关法律法规和企业章程，建立规范的公司治理结构和议事规则，明确决策、执行、监督等方面的职责权限，形成科学有效的职责分工和制衡机制。股东大会享有法律法规和企业章程规定的合法权利，依法行使企业经营方针、筹资、投资、利润分配等重大事项的表决权。董事会对股东大会负责，依法行使企业的经营决策权。监事会对股东大会负责，监督企业董事、经理和其他高级管理人员依法履行职责。经理层负责组织实施股东大会、董事会决议事项，主持企业的生产经营管理工作。第十二条董事会负责内部控制的建立健全和有效实施。监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司指定适当的机构具体负责组织协调内部控制的建立实施及日常工作。第十三条企业在董事会下设立审计委员会。审计委员会负责审查企业内部控制，监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况，协调内部控制审计及其他相关事宜等。审计委员会负责人应当具备相应的独立性、良好的职业操守和专业胜任能力。第十四条企业应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构，明确职责权限，将权利与责任落实到各责任单位。企业应当通过编制内部管理手册，使全体员工掌握内部机构设置、岗位职责、业务流程等情况，明确权责分配，正确行使职权。第十五条企业应当加强内部审计工作，保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。内部审计机构应当结合内部审计监督，对内部控制的有效性进行监督检查。内部审计机构对监督检查中发现的内部控制缺陷，应当按照企业内部审计工作程序进行报告；对监督检查中发现的内部控制重大缺陷，有权直接向董事会及其审计委员会、监事会报告。第十六条企业应当制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策。人力资源政策应当包括下列内容：（一）员工的聘用、培训、辞退与辞职。（二）员工的薪酬、考核、晋升与奖惩。（三）关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度。（四）掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定。（五）有关人力资源管理的其他政策。第十七条企业将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准，切实加强员工培训和继续教育，不断提升员工素质。第十八条企业应当加强文化建设，培育积极向上的价值观和社会责任感，倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神，树立现代管理理念，强化风险意识。董事、监事、经理及其他高级管理人员应当在企业文化建设中发挥主导作用。企业员工应当遵守员工行为守则，认真履行岗位职责。第十九条企业应当加强法制教育，增强董事、监事、经理及其他高级管理人员和员工的法制观念，严格依法决策、依法办事、依法监督，建立健全法律顾问制度和重大法律纠纷案件备案制度。第三章风险评估第二十条企业应当根据设定的控制目标，全面系统持续地收集相关信息，结合实际情况，及时进行风险评估。第二十一条企业开展风险评估，应当准确识别与实现控制目标相关的内部风险和外部风险，确定相应的风险承受度。风险承受度是企业能够承担的风险限度，包括整体风险承受能力和业务层面的可接受风险水平。第二十二条企业识别内部风险，应当关注下列因素：（一）董事、监事、经理及其他高级管理人员的职业操守、员工专业胜任能力等人力资源因素。（二）组织机构、经营方式、资产管理、业务流程等管理因素。（三）研究开发、技术投入、信息技术运用等自主创新因素。（四）财务状况、经营成果、现金流量等财务因素。（五）营运安全、员工健康、环境保护等安全环保因素。（六）其他有关内部风险因素。第二十三条企业识别外部风险，应当关注下列因素：（一）经济形势、产业政策、融资环境、市场竞争、资源供给等经济因素。（二）法律法规、监管要求等法律因素。（三）安全稳定、文化传统、社会信用、教育水平、消费者行为等社会因素。（四）技术进步、工艺改进等科学技术因素。（五）自然灾害、环境状况等自然环境因素。（六）其他有关外部风险因素。第二十四条企业应当采用定性与定量相结合的方法，按照风险发生的可能性及其影响程度等，对识别的风险进行分析和排序，确定关注重点和优先控制的风险。企业进行风险分析，应当充分吸收专业人员，组成风险分析团队，按照严格规范的程序开展工作，确保风险分析结果的准确性。第二十五条企业应当根据风险分析的结果，结合风险承受度，权衡风险与收益，确定风险应对策略。企业应当合理分析、准确掌握董事、经理及其他高级管理人员、关键岗位员工的风险偏好，采取适当的控制措施，避免因个人风险偏好给企业经营带来重大损失。第二十六条企业应当综合运用风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等风险应对策略，实现对风险的有效控制。风险规避是企业对超出风险承受度的风险，通过放弃或者停止与该风险相关的业务活动以避免和减轻损失的策略。风险降低是企业在权衡成本效益之后，准备采取适当的控制措施降低风险或者减轻损失，将风险控制在风险承受度之内的策略。风险分担是企业准备借助他人力量，采取业务分包、购买保险等方式和适当的控制措施，将风险控制在风险承受度之内的策略。风险承受是企业对风险承受度之内的风险，在权衡成本效益之后，不准备采取控制措施降低风险或者减轻损失的策略。第二十七条企业应当结合不同发展阶段和业务拓展情况，持续收集与风险变化相关的信息，进行风险识别和风险分析，及时调整风险应对策略。第四章控制活动第二十八条企业应当结合风险评估结果，通过手工控制与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法，运用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。控制措施一般包括：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。第二十九条不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。第三十条授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。企业应当编制常规授权的权限指引，规范特别授权的范围、权限、程序和责任，严格控制特别授权。常规授权是指企业在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权。特别授权是指企业在特殊情况、特定条件下进行的授权。企业各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任。企业对于重大的业务和事项，应当实行集体决策审批或者联签制度，任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策。第三十一条会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。企业应当依法设置会计机构，配备会计从业人员。从事会计工作的人员，必须取得会计从业资格证书。会计机构负责人应当具备会计师以上专业技术职务资格。第三十二条财产保护控制要求企业建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，确保财产安全。企业应当严格限制未经授权的人员接触和处置财产。第三十三条预算控制要求企业实施全面预算管理制度，明确各责任单位在预算管理中的职责权限，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，强化预算约束。第三十四条运营分析控制要求企业建立运营情况分析制度，经理层应当综合运用生产、购销、投资、筹资、财务等方面的信息，通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法，定期开展运营情况分析，发现存在的问题，及时查明原因并加以改进。第三十五条绩效考评控制要求企业建立和实施绩效考评制度，科学设置考核指标体系，对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。第三十六条企业应当根据内部控制目标，结合风险应对策略，综合运用控制措施，对各种业务和事项实施有效控制。第三十七条企业应当建立重大风险预警机制和突发事件应急处理机制，明确风险预警标准，对可能发生的重大风险或突发事件，制定应急预案、明确责任人员、规范处置程序，确保突发事件得到及时妥善处理。第五章信息与沟通第三十八条企业应当建立信息与沟通制度，明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序，确保信息及时沟通，促进内部控制有效运行。第三十九条企业应当对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合，提高信息的有用性。企业可以通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道，获取内部信息。企业可以通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门等渠道，获取外部信息。第四十条企业应当将内部控制相关信息在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节之间，以及企业与外部投资者、债权人、客户、供应商、中介机构和监管部门等有关方面之间进行沟通和反馈。信息沟通过程中发现的问题，应当及时报告并加以解决。重要信息应当及时传递给董事会、监事会和经理层。第四十一条企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。第四十二条企业应当建立反舞弊机制，坚持惩防并举、重在预防的原则，明确反舞弊工作的重点领域、关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限，规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。企业至少应当将下列情形作为反舞弊工作的重点：（一）未经授权或者采取其他不法方式侵占、挪用企业资产，牟取不当利益。（二）在财务会计报告和信息披露等方面存在的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏等。（三）董事、监事、经理及其他高级管理人员滥用职权。（四）相关机构或人员串通舞弊。第四十三条企业应当建立举报投诉制度和举报人保护制度，设置举报专线，明确举报投诉处理程序、办理时限和办结要求，确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。举报投诉制度和举报人保护制度应当及时传达至全体员工。第六章内部监督第四十四条企业应当根据本规范及其配套办法，制定内部控制监督制度，明确内部审计机构（或经授权的其他监督机构）和其他内部机构在内部监督中的职责权限，规范内部监督的程序、方法和要求。内部监督分为日常监督和专项监督。日常监督是指企业对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查；专项监督是指在企业发展战略、组织结构、经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下，对内部控制的某一或者某些方面进行有针对性的监督检查。专项监督的范围和频率应当根据风险评估结果以及日常监督的有效性等予以确定。第四十五条企业应当制定内部控制缺陷认定标准，对监督过程中发现的内部控制缺陷，应当分析缺陷的性质和产生的原因，提出整改方案，采取适当的形式及时向董事会、监事会或者经理层报告。内部控制缺陷包括设计缺陷和运行缺陷。企业应当跟踪内部控制缺陷整改情况，并就内部监督中发现的重大缺陷，追究相关责任单位或者责任人的责任。第四十六条企业应当结合内部监督情况，定期对内部控制的有效性进行自我评价，出具内部控制自我评价报告。内部控制自我评价的方式、范围、程序和频率，由企业根据经营业务调整、经营环境变化、业务发展状况、实际风险水平等自行确定。国家有关法律法规另有规定的，从其规定。第四十七条企业应当以书面或者其他适当的形式，妥善保存内部控制建立与实施过程中的相关记录或者资料，确保内部控制建立与实施过程的可验证性。第七章附则第四十八条本制度由董事会负责解释。第四十九条本制度的具体配套制度由董事会或由董事会指定公司内部相关部门制定。第五十条本制度自董事会通过之日起实施。

第二篇内部控制环境相关制度一、法人治理结构（一）XXX股份有限公司股东大会议事规则第一章总则 为规范XXX股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）行为，保证股东大会依法行使职权，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《上市公司股东大会规则》（以下简称“《股东大会规则》”）、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称“《股票上市规则》”）及《XXX股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）及其他有关法律、法规和规范性文件的规定，特制订本规则。公司应当严格按照法律、法规、规范性文件、《公司章程》及本规则的相关规定召开股东大会，保证股东能够依法行使权利。公司董事会应当切实履行职责，认真、按时组织股东大会。公司全体董事应当勤勉尽责，确保股东大会正常召开和依法行使职权。股东大会应当在《公司法》和《公司章程》规定的范围内行使职权。股东大会分为年度股东大会和临时股东大会。年度股东大会每年召开一次，应当于上一会计年度结束后的6个月内举行。临时股东大会不定期召开，出现《公司法》第一百零一条规定的应当召开临时股东大会的情形时，临时股东大会应当在2个月内召开。公司在上述期限内不能召开股东大会的，应当报告公司所在地中国证监会派出机构和公司股票挂牌交易的证券交易所(以下简称“证券交易所”)说明原因并公告。公司上市后召开股东大会，应当聘请律师对以下问题出具法律意见并公告：（一）股东大会的召集、召开程序是否符合法律、行政法规、《公司章程》和本规则的规定；（二）出席会议人员的资格、召集人资格是否合法有效；（三）会议的表决程序、表决结果是否合法有效；（四）应公司要求对其他有关问题出具的法律意见。第二章股东大会的召集董事会应当在本规则第四条规定的期限内按时召集股东大会。二分之一以上的独立董事有权向董事会提议召开临时股东大会。对独立董事要求召开临时股东大会的提议，董事会应当根据法律、行政法规和《公司章程》的规定，在收到提议后10日内提出同意或不同意召开临时股东大会的书面反馈意见。董事会同意召开临时股东大会的，应当在作出董事会决议后的5日内发出召开股东大会的通知；董事会不同意召开临时股东大会的，应当说明理由并公告。监事会有权向董事会提议召开临时股东大会，并应当以书面形式向董事会提出。董事会应当根据法律、行政法规和《公司章程》的规定，在收到提议后10日内提出同意或不同意召开临时股东大会的书面反馈意见。董事会同意召开临时股东大会的，应当在作出董事会决议后的5日内发出召开股东大会的通知，通知中对原提议的变更，应当征得监事会的同意。董事会不同意召开临时股东大会，或者在收到提议后10日内未作出书面反馈的，视为董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责，监事会可以自行召集和主持。单独或者合计持有公司10％以上股份的股东有权向董事会请求召开临时股东大会，并应当以书面形式向董事会提出。董事会应当根据法律、行政法规和《公司章程》的规定，在收到请求后10日内提出同意或不同意召开临时股东大会的书面反馈意见。董事会同意召开临时股东大会的，应当在作出董事会决议后的5日内发出召开股东大会的通知，通知中对原请求的变更，应当征得相关股东的同意。董事会不同意召开临时股东大会，或者在收到请求后10日内未作出反馈的，单独或者合计持有公司10％以上股份的股东有权向监事会提议召开临时股东大会，并应当以书面形式向监事会提出请求。监事会同意召开临时股东大会的，应在收到请求5日内发出召开股东大会的通知，通知中对原请求的变更，应当征得相关股东的同意。监事会未在规定期限内发出股东大会通知的，视为监事会不召集和主持股东大会，连续90日以上单独或者合计持有公司10％以上股份的股东可以自行召集和主持。监事会或股东决定自行召集股东大会的，应当书面通知董事会，同时向公司所在地中国证监会派出机构和证券交易所备案。在股东大会决议公告前，召集股东持股比例不得低于10％。监事会和召集股东应在发出股东大会通知及发布股东大会决议公告时，向公司所在地中国证监会派出机构和证券交易所提交有关证明材料。对于监事会或股东自行召集的股东大会，董事会和董事会秘书应予配合。董事会应当提供股权登记日的股东名册。董事会未提供股东名册的，召集人可以持召集股东大会通知的相关公告，向证券登记结算机构申请获取。召集人所获取的股东名册不得用于除召开股东大会以外的其他用途。监事会或股东自行召集的股东大会，会议所必需的费用由公司承担。第三章股东大会的提案与通知提案的内容应当属于股东大会职权范围，有明确议题和具体决议事项，并且符合法律、行政法规和《公司章程》的有关规定。单独或者合计持有公司3％以上股份的股东，可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交召集人。召集人应当在收到提案后2日内发出股东大会补充通知，公告临时提案的内容。除前款规定外，召集人在发出股东大会通知后，不得修改股东大会通知中已列明的提案或增加新的提案。股东大会通知中未列明或不符合本规则第十三条规定的提案，股东大会不得进行表决并作出决议。召集人应当在年度股东大会召开20日前以公告方式或《公司章程》规定的其它方式通知各股东，临时股东大会应当于会议召开15日前以公告方式或《公司章程》规定的其它方式通知各股东。股东大会的通知应当列明以下内容：（一）会议的时间、地点和会议期限；（二）提交会议审议的事项和提案；（三）以明显的文字说明：全体股东均有权出席股东大会，并可以书面委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理人不必是公司的股东；（四）有权出席股东大会股东的股权登记日；（五）会务常设联系人姓名，电话号码。股东大会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的具体内容，以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。拟讨论的事项需要独立董事发表意见的，发出股东大会通知或补充通知时应当同时披露独立董事的意见及理由。股东大会拟讨论董事、监事选举事项的，股东大会通知中应当充分披露董事、监事候选人的详细资料，至少包括以下内容:（一）教育背景、工作经历、兼职等个人情况；（二）与公司或其控股股东及实际控制人是否存在关联关系；（三）披露持有公司股份数量；（四）是否受过中国证监会及其他有关部门的处罚和证券交易所惩戒。除采取累积投票制选举董事、监事外，每位董事、监事候选人应当以单项提案提出。股权登记日由公司董事会或其他股东大会召集人确定。股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于7个工作日。股东大会通知中应当列明会议时间、地点，并确定股权登记日。股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于7个工作日。股权登记日一旦确认，不得变更。发出股东大会通知后，无正当理由，股东大会不得延期或取消，股东大会通知中列明的提案不得取消。一旦出现延期或取消的情形，召集人应当在原定召开日前至少2个工作日公告并说明原因。第四章股东大会的召开公司召开股东大会的地点为公司住所地或公司董事会确定的其他地点。股东大会应当设置会场，以现场会议形式召开。公司可以采用安全、经济、便捷的网络或其他方式为股东参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的，视为出席。股东可以亲自出席股东大会并行使表决权，也可以委托他人代为出席和在授权范围内行使表决权。公司股东大会采用网络或其他方式的，应当在股东大会通知中明确载明网络或其他方式的表决时间以及表决程序。股东大会网络或其他方式投票的开始时间，不得早于现场股东大会召开前一日下午3:00，并不得迟于现场股东大会召开当日上午9:30，其结束时间不得早于现场股东大会结束当日下午3:00。董事会和其他召集人应当采取必要措施，保证股东大会的正常秩序。对于干扰股东大会、寻衅滋事和侵犯股东合法权益的行为，应当采取措施加以制止并及时报告有关部门查处。股权登记日登记在册的所有股东或其代理人，均有权出席股东大会，公司和召集人不得以任何理由拒绝。股东应当持股票账户卡、身份证或其他能够表明其身份的有效证件或证明出席股东大会。代理人还应当提交股东授权委托书和个人有效身份证件。股东出具的委托他人出席股东大会的授权委托书应当载明下列内容：（一）代理人的姓名；（二）是否具有表决权；（三）分别对列入股东大会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指示；（四）委托书签发日期和有效期限；（五）委托人签名(或盖章)。委托人为法人股东的，应加盖法人单位印章。委托书应当注明如果股东不作具体指示，股东代理人是否可以按自己的意思表决。代理投票授权委托书由委托人授权他人签署的，授权签署的授权书或者其他授权文件应当经过公证。经公证的授权书或者其他授权文件，和投票代理委托书均需备置于公司住所或者召集会议的通知中指定的其他地方。委托人为法人的，由其法定代表人或者董事会、其他决策机构决议授权的人作为代表出席公司的股东大会。召集人和律师应当依据证券登记结算机构提供的股东名册共同对股东资格的合法性进行验证，并登记股东姓名或名称及其所持有表决权的股份数。在会议主持人宣布现场出席会议的股东和代理人人数及所持有表决权的股份总数之前，会议登记应当终止。公司召开股东大会，全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，总经理和其他高级管理人员应当列席会议。股东大会由董事长主持。董事长不能履行职务或不履行职务时,由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务时，由半数以上董事共同推举的一名董事主持。监事会自行召集的股东大会，由监事会主席主持。监事会主席不能履行职务或不履行职务时，由监事会副主席主持；监事会副主席不能履行职务或者不履行职务时，由半数以上监事共同推举的一名监事主持。股东自行召集的股东大会，由召集人推举代表主持。召开股东大会时，会议主持人违反议事规则使股东大会无法继续进行的，经现场出席股东大会有表决权过半数的股东同意，股东大会可推举一人担任会议主持人，继续开会。在年度股东大会上，董事会、监事会应当就其过去一年的工作向股东大会作出报告，每名独立董事也应作出述职报告。董事、监事、高级管理人员在股东大会上应就股东的质询作出解释和说明。会议主持人应当在表决前宣布现场出席会议的股东和代理人人数及所持有表决权的股份总数，现场出席会议的股东和代理人人数及所持有表决权的股份总数以会议登记为准。股东与股东大会拟审议事项有关联关系时，应当回避表决，其所持有表决权的股份不计入出席股东大会有表决权的股份总数。公司持有自己的股份没有表决权，且该部分股份不计入出席股东大会有表决权的股份总数。股东大会就选举董事、监事进行表决时，根据《公司章程》的规定或者股东大会的决议，可以实行累积投票制。前款所称累积投票制是指股东大会选举董事或者监事时，每一股份拥有与应选董事或者监事人数相同的表决权，股东拥有的表决权可以集中使用。除累积投票制外，股东大会对所有提案应当逐项表决。对同一事项有不同提案的，应当按提案提出的时间顺序进行表决。除因不可抗力等特殊原因导致股东大会中止或不能作出决议外，股东大会不得对提案进行搁置或不予表决。股东大会审议提案时，不得对提案进行修改，否则，有关变更应当被视为一个新的提案，不得在本次股东大会上进行表决。同一表决权只能选择现场、网络或其他表决方式中的一种。同一表决权出现重复表决的以第一次投票结果为准。出席股东大会的股东，应当对提交表决的提案发表以下意见之一：同意、反对或弃权。未填、错填、字迹无法辨认的表决票或未投的表决票均视为投票人放弃表决权利，其所持股份数的表决结果应计为“弃权”。股东大会对提案进行表决前，应当推举两名股东代表参加计票和监票。审议事项与股东有关联关系的，相关股东及代理人不得参加计票、监票。股东大会对提案进行表决时，应当由律师、股东代表与监事代表共同负责计票、监票。通过网络或其他方式投票的公司股东或其代理人，有权通过相应的投票系统查验自己的投票结果。股东大会会议现场结束时间不得早于网络或其他方式，会议主持人应当在会议现场宣布每一提案的表决情况和结果，并根据表决结果宣布提案是否通过。在正式公布表决结果前，股东大会现场、网络及其他表决方式中所涉及的公司、计票人、监票人、主要股东、网络服务方等相关各方对表决情况均负有保密义务。股东大会决议应当及时公告，公告中应列明出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司有表决权股份总数的比例、表决方式、每项提案的表决结果和通过的各项决议的详细内容。提案未获通过，或者本次股东大会变更前次股东大会决议的，应当在股东大会决议公告中作特别提示。股东大会会议记录由董事会秘书负责，会议记录应记载以下内容:（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或名称；（二）会议主持人以及出席或列席会议的董事、监事、总经理和其他高级管理人员姓名；（三）出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司股份总数的比例；（四）对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果；（五）股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明；（六）律师及计票人、监票人姓名；（七）《公司章程》规定应当载入会议记录的其他内容。出席会议的董事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名，并保证会议记录内容真实、准确和完整。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其它方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于十年。召集人应当保证股东大会连续举行，直至形成最终决议。因不可抗力等特殊原因导致股东大会中止或不能作出决议的，应采取必要措施尽快恢复召开股东大会或直接终止本次股东大会，并及时公告。同时，召集人应向公司所在地中国证监会派出机构及证券交易所报告。股东大会通过有关董事、监事选举提案的，新任董事、监事按《公司章程》的规定就任。股东大会通过有关派现、送股或资本公积转增股本提案的，公司应当在股东大会结束后2个月内实施具体方案。公司股东大会决议内容违反法律、行政法规的无效。股东大会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者《公司章程》，或者决议内容违反《公司章程》的，股东可以自决议作出之日起60日内，请求人民法院撤销。第五章附则本制度未尽事宜，依照国家法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定执行。本制度与法律、法规、其他规范性文件以及《公司章程》的有关规定不一致的，以有关法律、法规、其他规范性文件以及《公司章程》的规定为准。在本规则中，“以上”、“内”包括本数，“过”、“低于”、“多于”不含本数。本规则由股东大会负责修订，董事会负责解释。本规则自股东大会审议通过后生效，本规则中针对上市公司的有关规定自公司首次公开发行人民币普通股股票并上市后执行。（二）XXX股份有限公司董事会议事规则宗旨为了进一步规范XXX股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理准则》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称“《股票上市规则》”）和《XXX股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等有关规定，制订本规则。董事会办公室董事会下设董事会办公室，处理董事会日常事务。董事会秘书或者证券事务代表兼任董事会办公室负责人，保管董事会和董事会办公室印章。定期会议董事会会议分为定期会议和临时会议。董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。定期会议的提案在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会办公室应当充分征求各董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。临时会议有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：（一）代表十分之一以上表决权的股东提议时；（二）三分之一以上董事联名提议时；（三）监事会提议时；（四）董事长认为必要时；（五）二分之一以上独立董事提议时；（六）总经理提议时；（七）证券监管部门要求召开时；（八）法律、法规、规范性文件及《公司章程》规定的其他情形。临时会议的提议程序按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会办公室或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：（一）提议人的姓名或者名称；（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；（四）明确和具体的提案；（五）提议人的联系方式和提议日期等。提案内容应当属于本公司《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充。董事长应当自接到提议或者证券监管部门的要求后十日内，召集董事会会议并主持会议。会议的召集和主持董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；未设副董事长、副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。会议通知召开董事会定期会议和临时会议，董事会办公室应当分别提前十日和三日将盖有董事会办公室印章的书面会议通知，通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式，提交全体董事和监事以及总经理、董事会秘书。非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。会议通知的内容书面会议通知应当至少包括以下内容：（一）会议日期和地点；（二）会议期限；（三）事由及议题；（四）发出通知的日期。口头会议通知至少应包括上述第（一）项内容，以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。会议通知的变更董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前三日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。会议的召开董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。有关董事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时，董事长和董事会秘书应当及时向监管部门报告。监事可以列席董事会会议；总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。亲自出席和委托出席董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。委托书应当载明：（一）委托人和受托人的姓名；（二）委托人对每项提案的简要意见；（三）委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；（四）委托人的签字、日期等。委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的，应当在委托书中进行专门授权。受托董事应当向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受托出席的情况。关于委托出席的限制委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：（一）在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关联董事也不得接受非关联董事的委托；（二）独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独立董事的委托；（三）董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。（四）一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事也不得委托已经接受两名其他董事委托的董事代为出席。会议召开方式董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表达意见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。会议审议程序会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。对于根据规定需要独立董事事前认可的提案，会议主持人应当在讨论有关提案前，指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当及时制止。除征得全体与会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议通知中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，不得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。发表意见董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、各专门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。会议表决每项提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事进行表决。会议表决实行一人一票，以计名和书面等方式进行。董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。表决结果的统计与会董事表决完成后，证券事务代表和董事会办公室有关工作人员应当及时收集董事的表决票，交董事会秘书在一名监事或者独立董事的监督下进行统计。现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表决结果。董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，其表决情况不予统计。决议的形成除本规则第二十条规定的情形外，董事会审议通过会议提案并形成相关决议，必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。法律、行政法规和本公司《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。董事会根据本公司《公司章程》的规定，在其权限范围内对担保事项作出决议，除公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的三分之二以上董事的同意。不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议为准。回避表决出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决：（一）《股票上市规则》规定董事应当回避的情形；（二）董事本人认为应当回避的情形；（三）本公司《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的企业有关联关系而须回避的其他情形。在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董事人数不足三人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东大会审议。不得越权董事会应当严格按照股东大会和本公司《公司章程》的授权行事，不得越权形成决议。关于利润分配的特别规定董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将拟提交董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报告草案（除涉及分配之外的其他财务数据均已确定）。董事会作出分配的决议后，应当要求注册会计师出具正式的审计报告，董事会再根据注册会计师出具的正式审计报告对定期报告的其他相关事项作出决议。提案未获通过的处理提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下，董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。暂缓表决二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。会议录音现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议，可以视需要进行全程录音。会议记录董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议做好记录。会议记录应当包括以下内容：（一）会议届次和召开的时间、地点、方式；（二）会议通知的发出情况；（三）会议召集人和主持人；（四）董事亲自出席和受托出席的情况；（五）会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向；（六）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）；（七）与会董事认为应当记载的其他事项。会议纪要和决议记录除会议记录外，董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议记录。董事签字与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的，可以在签字时作出书面说明。必要时，应当及时向监管部门报告，也可以发表公开声明。董事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录、和决议记录的内容。决议公告董事会决议公告事宜，由董事会秘书根据《股票上市规则》的有关规定办理。在决议公告披露之前，与会董事和会议列席人员、记录和服务人员等负有对决议内容保密的义务。决议的执行董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情况，并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。会议档案的保存董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议记录、决议公告等，由董事会秘书负责保存。董事会会议档案的保存期限为十年以上。附则本规则如有未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定执行。本规则与法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定不一致的，以有关法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的规定为准。在本规则中，“以上”包括本数。本规则由董事会解释。本规则由董事会制订报股东大会批准后生效，修改时亦同。本规则中针对上市公司的有关规定自公司首次公开发行人民币普通股股票并上市后执行。（三）XXX股份有限公司监事会议事规则宗旨为进一步规范XXX股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）监事会的议事方式和表决程序，促使监事和监事会有效地履行监督职责，完善公司法人治理结构，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理准则》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称“《股票上市规则》”）和《XXX股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等有关规定，制订本规则。监事会办公室监事会设监事会办公室，处理监事会日常事务。监事会主席兼任监事会办公室负责人，保管监事会印章。监事会主席可以要求公司证券事务代表或者其他人员协助其处理监事会日常事务。监事会定期会议和临时会议监事会会议分为定期会议和临时会议。监事会定期会议应当每六个月召开一次。出现下列情况之一的，监事会应当在十日内召开临时会议：（一）任何监事提议召开时；（二）股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各种规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时；（三）董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场中造成恶劣影响时；（四）公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时；（五）公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被证券交易所公开谴责时；（六）证券监管部门要求召开时；（七）法律、法规、规范性文件及《公司章程》规定的其他情形。定期会议的提案在发出召开监事会定期会议的通知之前，监事会办公室应当向全体监事征集会议提案，并至少用两天的时间向公司员工征求意见。在征集提案和征求意见时，监事会办公室应当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理的决策。临时会议的提议程序监事提议召开监事会临时会议的，应当通过监事会办公室或者直接向监事会主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：（一）提议监事的姓名；（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；（四）明确和具体的提案；（五）提议监事的联系方式和提议日期等。在监事会办公室或者监事会主席收到监事的书面提议后三日内，监事会办公室应当发出召开监事会临时会议的通知。监事会办公室怠于发出会议通知的，提议监事应当及时向监管部门报告。会议的召集和主持监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由监事会副主席召集和主持；未设副主席、副主席不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。会议通知召开监事会定期会议和临时会议，监事会办公室应