电脑部制度及工作流程(新)

配送中心信息（电脑部）管理制度、岗位配置及工作流程1、信息（电脑部）管理制度①电脑日常维护方面正确使用电脑，做到每天人走机关，关闭所有电源。严禁擅自安装软件、程序，不得使用外部软盘在电脑中私自拷贝任何文件。严禁利用上班时间进行任何与工作无关的事情，不得为他人、自己制作与工作无关的电脑文件。4）公用上只能存放需要上传文件，且公用个人文件夹要定期清理，上传过的文件要及时删除，本地电脑上的工作文档、报表存放在固定文件夹中，定期整理。②工作细则方面1）电脑操作员每天对所做票据进行审核（例如：核对业务员、价格级别、折扣率是否正确），审核业务订单，发现订单问题（例如：要货量过大、订单商品重复等）要及时与业务核实，确认后再出据正式出库票，并定期上报至部门主管。2）每天出据相关报表，做到数据准确、信息全面、反馈及时。3）定期配合库房人员进行库存盘点工作，做到帐务清晰、票据准确明了，保证帐、物相符。4）对库房发货、库存情况要起到有效的辅助、监督作用。5）工作时间遵守公司各项纪律，保持有序、融洽、和谐的工作氛围。2、信息(电脑)部职能范围负责物流配送中心办公设备、系统的维护与升级。负责及时上报公司每月各种报表。负责及时、准确的执行公司每天的销售订单。负责配合各库房做好产品缴库、销售出库、库存盘点以及商品退货等各项工作。辅助、监督库房发货及库存情况。整理、上报操作系统的使用情况并提处合理化建议。做好与其他各部门工作的协调与配合。3、岗位配置系统管理主管电脑部主管制单操作员票据转接员4、岗位描述①系统管理主管负责管理及维护配送中心信息设备及系统。负责解决应用系统出现的问题。协助电脑部做好公司所需上报报表的出具、改进工作。②电脑部主管：负责电脑部人员管理与岗位分配。定期出据各部门相关报表。每日与公司信息部接收数据人员核对上传数据。负责系统基础信息的维护（例如：在系统内新增或停用商品、客户及商品调价等）。统计配送人员每月配送次数、户数、配送金额的汇总。负责电脑操作员人员的入岗前培训工作。③制单操作员（分本市、外埠）饮片制单员负责执行饮片要货订单的票据制作。配合饮片库库房盘点工作。负责每日所有订单中未执行订单的汇总。制作月底饮片库进销存报表。保健食品制单员（分本市、外埠）负责执行保健食品要货订单的票据制作。制作每日非自产商品的库存报表。配合保健食品库库房盘点工作。制作月底保健食品库进销存报表。普通食品制单员（分本市、外埠）负责执行普通食品要货订单的票据制作。负责传真文件的整理及发放。配合普通食品库库房盘点工作。制作月底普通食品库进销存报表。辅料制单员（分本市、外埠）负责执行辅料要货订单的票据制作。负责一线赠品配发的票据制作。制作月底辅料库进销存报表。成药制单员（分本市、外埠）负责执行一线成药要货订单的票据制作。退回成药的退票制作及成药退上家退票制作。配合成药库库房盘点工作。制作月底成药库进销存报表。配送制单员（分本市、外埠）负责配送单的制单工作。协助配送调度的分票工作。采购制单员负责经营所有商品及一线用辅料的采购制单。配合生产部门及各库房的缴库工作。负责电子商务的发货及外埠快递的发放。退票制单员（分本市、外埠）负责一线退回商品的退票制作。负责退上家商品的退票制作。其他出库制单员负责市场部下发文件的顾客投诉、大额折扣、赠品统退等其他退票的制作。票据转接员1）负责经营所有会计相关票据的转接工作。5、岗位职责①系统管理主管负责配送中心所有办公设备以及局域网络的定期维护并及时更新设备，保证其正常运行。维护操作系统使用的稳定性，及时升级，使其功能更加完善。系统出现故障、问题时及时解决，并做好相应记录上报相关部门。做好配送中心的监控管理工作。定期检查电脑部电脑设备与操作系统的使用情况。配合电脑部主管对电脑操作员的培训工作。协助电脑部做好公司所需上报报表的出具、改进工作。②电脑部主管制定合理、有序、科学的电脑部工作流程。负责电脑部人员管理与岗位分配，并将其工作表现及时上报库区经理。监督并指导电脑操作员正确使用办公设备和操作系统。负责系统数据的增减及维护。监督、审核电脑操作员所制票据的准确性。审核业务订单，定期将电脑部工作中所遇问题上报库区经理。定时出据相关报表，做到数据准确、上传及时。每日与公司信息部接收数据人员核对上传数据。及时上报操作系统出现的问题至信息主管。10)配合信息管理员对操作系统的升级工作。11)业务员订单、急要货的协调与衔接。12）负责配送中心考勤的管理，及人员工资核算工作。③电脑操作员正确的使用电脑，做到人走关机。真实、有效的接收业务订单，正确无误的出据各类票据。及时准确的处理急单，当日订单当日执行，严禁漏单现象。每天出据相关报表，做到数据准确、信息全面。熟悉库存商品的基础信息。配合库房做好销售出库、产品缴库、商品退货、库存盘点等各项工作，保证帐务清晰明确。做好相应的票据转接工作。工作中遇到的问题要及时上报，做到不拖延、不积压。不断提高自身业务水平。10）遵守电脑部工作制度及公司各项纪律，保持有序、融洽、和谐的工作氛围。6、电脑部各岗位工作流程图保健食品库保健食品库普通食品库到货验收合格通知普通食品库到货验收合格通知饮片库库房质量验收员饮片库库房质量验收员核对后递交缴为单至成药库礼品包装库核对后递交缴为单至成药库礼品包装库票据转接至票据转接至采购制单员采购制单员根据商品所属库房根据商品所属库房制订制订各库采购入库单图（1）采购制单员工作流程图图（1）采购制单员工作流程图业务员制单业务员制单急单通知订单传至订单问题勾通急单通知订单传至订单问题勾通保健库操作员新保健库操作员保健库操作员新保健库操作员饮片库操作员中成药库操作员礼品包装库操作员电脑电脑部（操作员）库区经理库区经理上报问题订单定期上上报问题订单定期上报问题订单票据问题反馈制单并转交至督促制单通知督促制单通知本市本市主管仓库仓库通知通知库区电脑部主管礼品包装库中成药库饮片库新保健食品库保健食品库库区电脑部主管礼品包装库中成药库饮片库新保健食品库保健食品库图（2图（2）出库制单操作员工作流程图配送单制作的目的：能够把要货单位所要的各库商品汇总到一起打印，这样可以方便司机点货配送单制作的目的：能够把要货单位所要的各库商品汇总到一起打印，这样可以方便司机点货、拼箱库复核等工作，可以避免漏单现象。要货订单执行完毕进行配送制单进行配送制单外埠配送制单本市配送制单外埠配送制单本市配送制单当日发货次日发货急单正常配送当日发货次日发货急单正常配送每日下午3点30开始制单打印并转交本市拼箱库。根据外埠主管制定的发货统计表，逐个单位的进行配送制单并转交外埠拼箱库。于次日早上10点前制作打印并转交外埠拼箱库。督促出库制单操作员制单，并及时打印每日下午3点30开始制单打印并转交本市拼箱库。根据外埠主管制定的发货统计表，逐个单位的进行配送制单并转交外埠拼箱库。于次日早上10点前制作打印并转交外埠拼箱库。督促出库制单操作员制单，并及时打印、转交配送单至相关人。图（图（3）配送制单工作流程保健食品库图（4）其他票据制单流程市场部保健食品库图（4）其他票据制单流程市场部库区信息（电脑部）其他票据制单员下发有领导签字的需开票的传真件至至制定票据根据传真内容及开票类别补损出库顾客投诉赠品出库店内自购其他票据类别票据转接至图（5）退货流程图调拨合格库业务员传有领导签字的退货原始单图（5）退货流程图调拨合格库业务员传有领导签字的退货原始单制单员负责将其复印给退货库主管货在库房（外埠）货在公司货在店里操作员开销售退票，不审核紫联盖章后交由送货司机去店内送货时拉回即可。订退货操作员配合退货库主管及时联系业务员把退货拉回库房。