宁夏乾富商贸有限公司行政部门职责及岗位专员职责

行政部门职责行政部门职责：一：日常行政事务处理

1、日常事务接听电话并作好相关记录，及时处理或传达电话内容接待来访客户，树立维护好公司形象2、文件收发及档案管理做好文件收发登记，确保准确无误分类编号登记各类文件，以便档案的有效利用维护各类档案的完整与安全，处理完及确认落实的档案统一做好记录，并及时做到立卷、归档、分类、保管和保密工作3、例会组织每周一例会组织（上周工作总结及新一周工作安排并做好会议纪要）每月月会组织（上月份工作总结及新月份工作安排并做好会议纪要呈报领导做汇报工作）4、日常制度监管（1）加强并督导各个部门的行政执行力度，有效的实施行政制度及监管。5、领导交办的其他事务二：行政管理工作1、制度建立与完善:根据公司发展情况，制定出合乎公司现状的规章制度，收集合理化建议，提高制度的可执行性和有效性，切实可行的提高员工工作主动性和规范性。

2、部门沟通与人员协调:准确理解公司领导意图，做好上情下达工作。保持与其它部门的充分沟通，尽可能了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈公司领导，有效地协助上级开展工作。

3、绩效考核:全面了解、评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。4、考勤管理：有效的统计考勤，上下班、迟到、早退、病假、婚假、丧假、公休、工作时间、加班情况等。三：外部沟通1、政府职能部门的沟通:作为公司与职能部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。

2、合作伙伴(客户)沟通:要多方了解与业务相关的事务，准确理解对方意图，帮助进行有效的沟通与传达，处理问题时以公司利益为重。

3、维护与合作伙伴(客户)的友好关系:在节日或具有重大意义的纪念日，以礼品或贺卡等及时致意。4、做好企业文化建设确定公司的企业文化内涵，统一公司标识，搞好宣传标语，组织员工活动及节日福利物资的发放。5、外联工作:做好证照年检及资质审核工作，协助办理相关外部事务。四、办公用品的采购及验收发放1、各部门必须于每月25—30日前根据本部门实际需要填制次月《办公用品申购计划表》，经部门负责人审批同意并签字提交至公司行政部处，由行政部文员根据各部门需求和办公用品的使用库存和消耗情况，制定《办公用品月度采购计划一览表》，报人力资源部经理及财务部批准后，交由总经办派专人统一采购。2、负责采购的工作人员应合理使用资金，努力压缩库存，降低占用资金。并加强对采购物品质量的监督，实行比质比价采购，物品应尽量在一个星期内采购整齐。3、购买的办公用品到货后，行政部应派专人按购货清单验收，核对品种，规格，数量，质量与价格，及时办理入库登记手续，做到手续齐备，账务相符。4、库存的办公用品要合理分类存放，做到库房整洁，美观得体。库存物资分类表：附图类别物品的品种办公用品低值易耗品类信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、档案盒、资料册、装订针、回形针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、胶带、白板笔、固体胶、一次性水杯、抽纸、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、账册、电话本、复写纸、台历、档案袋。限额使用消耗品类墨盒、硒鼓、碳粉，复印纸、打印纸、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、报架、鼠标、油墨、鼠标垫、打印线、剪刀、美工刀、直尺、文件夹、装订机、计算器、文具盒、打孔机、订书机、笔筒、起钉器。非消耗品类U盘、软盘、内存条、光驱、刻录盘、磁盘、电话机、扫描仪、碎纸机、电脑、打印机、传真机、空调、文件柜、办公桌椅及其他电器设备等。公用品保洁用品拖把、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、消毒液、玻璃绳、洗洁精、洗手液。5、办公室用品的申领（1）办理完入库登记手续后，公司前台文员通知各部门领用办公用品，领用人在领用办公用品前需填制《办公用品领用登记表》，办理相应手续后，方可出库,物品领用应遵守”先进先出”的原则。（2）如有特殊情况，允许各部门提出《办公用品申购单（计划外）》，经部门负责人、人力资源部经理及财务部审批同意后交由综合部统一购买，办理入库后可即时领取。（3）任何人不允许不按流程办理相关手续，不得以任何名义从库内拿走物品，不得在货柜或货架上乱翻乱动。（4）新进人员到职时，人力资源部负责为新聘人员配齐相应的办公用品，保证新进人员的正常工作。人员离调时，必须到人力资源部办理办公物品归还手续，遗失或损坏的物品按规定照价或折价赔偿。（5）公司在充分保障办公用品使用的前提下，提倡勤俭节约，反对铺张浪费，尽量做到物尽其用。办公用品管理人员有权对单次申领数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回。6、办公用品的保管（1）物品入库后，需按不同类别、性能、特点和用途分类码放，做到”一致、二齐、三清、四号定位”。A）一致：帐物一致；b）二齐：物品摆放整齐、库容干净整齐；c）三清：材料清、数量清、规格标识清；d）四号定位：按区、按排、按架、按位定位。（2）办公用品库存每月盘点一次，盘点工作由人力资源部派专人负责，要求做到帐物一致，保管得当。（3）财务部负责核算监督，确保报表数据的准确性和可靠性。如出现盘盈或盘亏须及时汇报上级领导以便找出原因进行更正，每个月月底上缴出入库表格。（4）做好办公用品的防虫、防潮、防盗等安全措施。（5）对于损坏的办公用品（非易耗品），需由使用部门填写《办公用品报修申请单》，经批准后方可维修。如重复申请，应说明原因或凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。（6）对过时、失效的办公用品（非易耗品），需填写《办公用品报废单》，经批准后方可更换；如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。五、附件表1：《办公用品申购计划表》表2：《办公用品申购单（计划外）》表3:《办公用品报修申请单》表4：《办公用品领用登记表》表5：《办公用品月度采购计划一览表》表6：《办公用品报废单》附表一：办公用品申购计划表申购部门：申购人：日期：序号品名规格数量备注123456789部门负责人：制表：附表二：办公用品申购单（计划外）申购部门：申购人：日期：序号品名规格数量单价金额备注申购理由部门负责人（签字）人力资源部（签字）总经理（签字）附表三：办公用品报修申请单申报部门日期报修人报修物品名称使用时间报修事由：部门负责人确认：年月日维修项目维修费用维修结果：维修人签字：年月日附表四：办公用品月度采购计划一览表日期：年月序号品名数量单位上月结余计划采购数量实际采购数量单价金额备注12345678910111213141516171819总裁审批：人力资源部审核：制表：附表五：办公用品领用登记表序号物品名称数量（单位）领用部门领用人签字发放人签字领用时间备注123456789101112131415161718附表六：办公用品报废单编号：报废物品使用人使用时间报废事由查验人首次入库时间行政部审核年月日批准人年月日办公用品管理实施流程图各部门填写《办公用品申购计划表》各部门填写《办公用品申购计划表》部门负责人审核上月结余量制定《办公用品月度采购计划一览表》人力资源部经理审核财务审批总经办采购办理验收及入库登记手续通知各部门领用填写《办公用品领用登记表》领用人签字月底盘点每月30日，将各部门领用情况进行公示领用办公用品（计划外）申购流程图填写《办公用品申购单（计划外）》填写《办公用品申购单（计划外）》部门负责人审核人力资源部经理审核财务审批