档案管理制度(03.19)

广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第1页共10页1目的加强公司档案管理，维护档案的完整与安全，使档案管理制度化，标准化，充分发挥档案在公司运营中的作用，根据《中华人民共和国档案法实施细则》等规定，结合公司实际，制定本制度。2应用范围适用于广东一百集团总部及下属各事业部子公司。3权责3.1总部：设立档案管理员，隶属人事行政部，对公司内的档案资料实行统一管理，并对事业部各下属公司的档案管理工作进行协调指导、监督和检查。3.2下属各事业部子公司：配备专（兼）职档案管理人员，负责列入归档文件材料的收集、整理，并按要求向总部综合管理部提供完整、规范的材料目录，重要资料应随时移交，集中管理，任何公司及个人不得据为己有。4档案的分类与归档范围4.1档案的分类4.1.1人事管理类4.1.2行政管理类4.1.3经营管理类4.1.4基础建设类4.1.5设备仪器类4.1.会计档案类4.1.实物档案类4.2归档范围4.人事管理类4.2.1.1入职资料（1）入职申请表（2）面试评价表（3）与前单位的离职证明书（4）身份证、学历证、学位证、职称证、岗位资格证等复印件（5）劳动合同（保密协议）（6）半年内有效的体检结果编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第2页共10页4.2.1任职资料（1）入职审批表（2）转正申请审批表（转正工作述职报告）（3）绩效考核评估表（4）奖惩记录表（5）晋升降职记录表（6）调动记录表4.2.1.3离职资料（1）员工离职审批表（2）员工离职调动移交表（3）离职员工保密承诺书（4）解除劳动合同声明4.2.2行政管理类4.2.2.1工商行政管理，企业筹备前的可行性研究、申请、批准；企业章程、股东会和经理层机构及变更。4.2.2.2各类管理规章制度（包括《行政管理制度》、《人事管理制度》、《员工手册》、《财务管理制度》、《总部与项目公司管理制度与审批流程及规定》、《项目工程实施与管理制度》、《合同管理规定》）。4.2.2.3各类重要文件（包括办公室通知、会议纪要、年度工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等资料）。4.2.2.4政府机关颁发的重要文件。4.2.2.5证件《企业营业执照》、《组织机构代码证》、《税务登记证》正副本，资质证书、财政登记证、经营许可证。4.2.2.6行政事务性签订的意向书、协议书、合同。4.2.2.7各项信访工作材料、员工投诉及举报材料。4.2.3经营管理类4.2.3.1计划管理、责任制管理、各种统计报表。4.2.3.2商务合同正本及与合同有关的补充材料、有关的资信调查等。编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第3页共10页4.2.3.3招投标管理（包括合同协议、客户状况、市场信息、招投标文件）。4.2.3.4房地产国有土地使用证、产权证、房屋买卖合同、协议书、权属转移证明、房地产买卖合同、评估书、预售许可证、权属证明、有关房产转移的上级批件或会议纪要等。4.2.4基础建设类4.2.4.1立项及变更文件：项目建设书及批复意见，可行性研究报告及审批意见，变更会审批复、相关会议纪要等。4.2.4.2勘察、设计文件：工程地质勘察报告，详细规划方案、设计方案、设计文本、施工图纸、施工图会审意见等。4.2.4.3职能部门审批文件：规划条件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、环评报告及环保审批意见、人防部门批复、消防建审意见、绿化审批、质管登记、建设工程施工许可证等。4.2.4.4工程项目招标文件及合同：（勘察、设计、施工、监理、文物）招标文件及投标文件，中标通知书及合同、订货（物资采购）合同、技术咨询合同及其他合同。4.2.4.5监理文件：监理规划、监理大纲、监理月报、进度控制、质量控制、监理工作总结等。4.2.4.6建筑安装工程施工过程资料：各专业工程图纸会审记录、施工组织设计、工程联系单、工程变更签证单、材料设备质量合格证、质保书及检验报告，隐蔽工程验收记录，测试及调试纪录，分部工程质量验收记录等。4.2.4.7建筑安装工程竣工验收文件及竣工图：竣工验收报告、单位工程质量竣工验收记录，竣工验收证明书、综合竣工图及各专业竣工图等。4.2.4.8各职能部门验收意见：各职能部门人防、环保、气象、规划、市政等验收合格批准书，建委备案证明等。4.2.5设备仪器类(包括公司物资、设备，公司办公设备、建设公司购置大型建筑机械设备)4.2.5.1购置设备、仪器的立项审批，购置合同。4.2.5.2设备、仪器的开箱验收或接收。4.2.5.3设备、仪器的安装调试、全套随机图样。4.2.5.4设备、仪器的使用、维护和改造、报废。4.2.6会计档案类4.2.6.1会计凭证。4.2.6.2会计账簿。编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第4页共10页4.2.6.3财务报告及报表4.2.6.4业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）。4.2.6.5其他文件材料。4.2.7实物档案类4.2.7.1各种荣誉证书（包括牌匾、锦旗、奖章、证书、奖杯、申报材料）。4.2.7.2图书以及各类活动的剪报。4.2.7.3音像载体、馈赠品以及会议形成的声像材料，工作计划、总结、报告。4.2.7.4领导参加的社会重要活动、会议的照片、录音资料、录像资料。4.2.7.5邀请的贵宾或政府上级领导来参观、考察及检查工作时所摄制的照片、录音资料、录像资料、会议资料等文件。5档案密级与保存期限5.1公司所有档案资料密级程度分为：绝密、秘密两个级别。5.2公司所有档案资料保存期限分为：永久、5年保存期。5.3公司所有的档案资料密级程度与保存期限直接相关，保存期限“永久”的资料，其密级程度为绝密；保存期限“5年”的资料，其密级程度为秘密。5.4凡归档的所有文件及资料必须注明密级程度（绝密、秘密），档案管理员根据文件密级进行登记，如其他员工须复印、传送、转发都必须办理相关手续。绝密资料要加盖“密件”章，由所属上级领导签字确认后由档案管理员复印、传送、转发；秘密资料的复印、传送、转发必须与档案管理员一起办理。6归档时间6.1行政管理类文件材料的文件由各责任部门整理立卷后在每年12月有责任部门移至总部档案室归档。6.2人事档案的资料由综合管理部适时归档。6.3建设项目文件材料在其项目竣工验收后三个月内将一套完整档案资料连同竣工验收报告、竣工验收记录表一式二份移交总部档案室及物业公司6.4与施工单位往来的文件按所属合同归口登记，在该合同完成结算后15天内由工程部资料员进行册封经专业工程师、部门负责人审核后交总部档案室存档。编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第5页共10页6.5在工程施工至竣工期间，经办人应及时向设计、施工、监理各相单位索要工程图纸、资料档案，及时将工程资料交于工程部资料员归档。6.4在经营业务活动形式的文件（合同）材料应在活动结束后及时归档至项目综合管理部。项目综合管理部须每季度整理移交资料至总部档案室。6.5会计文件材料在会计年度终后由会计部门整理归档。6.6各种荣誉证书、音像载体、馈赠品、声像材料实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档至综合管理部。7归档要求7.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。7.2经办业务人员在业务办理完结后应及时将资料交部门的专（兼）职档案(文书)管理人员集中管理。任何人不得拒绝。7.3归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。7.4项目公司的专（兼）职文书档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向总部档案室移交,档案室接收时应全面检查归档文件材料的数量和质量。7.5交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。7.6整理归档文件资料要分门别类，排列时，正文在前，附件在后；原稿在前，复印件在后；批复文件在前，请示报告在后；按时间、编号顺序编写档案索引和目录，建立卡片，确定保存期限，以便查阅和保存。7.7基础建设资料中，勘察、设计文件、建筑安装工程竣工验收文件及竣工图的归档须附带与蓝图相符的电子版文档。7.8组成的案卷必须有案卷目录、卷内目录和备考表。7.9档案必须实物与台账相符，每月进行抽查、每季度进行全面盘点工作。如发现异常情况应即时查明并采取有效解决措施。7.9在完善原始手工纸质档案的同时，要同时建立完备的电子文件目录清单。编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第6页共10页8立卷要求8.1档案管理员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料立卷归档。立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，注明保管期限。8.2各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、牌匾、证书等）归档时须连同申报材料和电子档案资料一并归档，归档材料为原件，并保持其完好无损。8.3归档文件整理8.3.1编目：归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A1)卷内目录件号责任者文号题名日期页数备注图A1归档文件目录式样件号：文件编号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120101。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。8.3.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第7页共10页8.3.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置立卷单位、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A2)。其中立卷单位填写时应使用全称。归档文件目录立卷单位：年度：保管期限：机构：（问题）图A2归档文件目录封面式样编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第8页共10页8.3.4装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊（A3）及备考表(A4)项目。立卷单位全宗号年度保管期限﹡机构或问题起止件好盒号A3档案盒脊式样盒内文件情况说明：整理人：盒内文件情况说明：整理人：检查人：年月A4备考表样式备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(A4)。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第9页共10页9档案的查阅、借阅9.1借阅档案材料，须填写《公司档案借阅申请表》，秘密级文件由部门负责人审核，档案室负责人审批；绝密级文件由部门负责人审核、档案管理人员审批、经项目总经理/事业部总经理批准后方可借阅。阅档必须在办公室指定地点，不得携带外出。如有特殊情况需外借阅读，经项目总经理/事业部总经理审批同意后方可借出档案，借出时间不得超过一周。9.2查阅档案时如需要摘抄或复印，由档案资料管理员根据资料的密级程度按本制度第5项5.4条内容规定办理，查阅者必须在查阅登记本上备注摘抄、复印内容并签名。9.3一般员工或未授权员工不得查阅人事档案，员工离职，档案也不得拿回。查阅人事档案的员工对档案内容严加保密，严禁以任何方式泄露员工收入情况、过往工作经历、婚姻情况、家庭成员情况等。人事档案一般不外借阅，如因特殊情况须外借时，应经人力资源部负责人批准方可。10档案保存期限10.1档案分为永久、5年期保存两种保存期限，档案资料管理员要根据文件资料内容的重要程度，提出保存期限意见，由档案室负责人负责核定。10.2下列资料属于永久保存档案:公司董事会秘级资料；公司及下属公司组建、注销的全套资料;公司及下属公司融资、资本运作相关文件的全套资料；公司的各种证照、荣誉证书、知识产权证书等;公司重要的法律文件、证明文本等;公司保密制度规定的各种绝密级文件、资料等;公司大事记、有重要历史意义的照片、影像资料、新闻报道等;公司会计凭证、各类帐薄、各期财务报表及财务分析报告；公司工程项目竣工图纸；公司行政管理制度、人力资源管理制度、各部门管理制度、财务管理制度、项目工程管理制度、公司人事档案等。档案分级原则：原始原则、高龄原则、价值原则、稀有原则编制李俏君审核审批日期2012/4/18日期 2012//日期2012//广东一百房地产发展有限公司文件编号版本/版次A/0文件类别行政管理生效日期2012-04-文件名称档案管理制度页数第10页共10页10.3下列资料属于5年期保存档案:各期会议纪要、信函、简报、通知、通报、决定，报告等一般保