《秘书考证》课件-会前准备（一）

会前准备（一）教学目标知识目标：了解会议的构成要素，会议的主要种类、公司常见会议的种类与作用、会议通知的内容。技能目标：掌握发送会议通知的方法和注意事项。情感目标：激发学生学习兴趣，引导学生重视秘书考证。重点：掌握发送会议通知的方法和注意事项。难点：能区分不同的会议种类，掌握发送会议通知时突发问题的处理方法。导入：会议对于行政管理来说，是必不可少的重要手段。但是，会议过多，滥开会议，形成“会海”，则是行政管理的一大弊端。据《人民日报》报道，1985年5月25日至6月5日，某县接到上级会议通知38个，平均一天3个会议，该县领导不知参加哪个会好，无奈只好派一副县长专驻地区开会，人称为“开会县长”。另据不完全统计，1983年全国的会议开支达3.3亿元；1984年全国企业管理费共280亿元，其中直接用于会议的费用达70亿元，占整个管理费的1/4，相当于全国人民近一个月创造的财政收入。而且会议质量低下，严重影响行政效率。正如一副对联所说，“今天开会，明天开会，天天开会；你也讲话，我也讲话，人人讲话。”可实际问题却“无法落实”。所以对此“会山会海”人们深恶痛绝。早在1922年苏联诗人马雅可夫斯基（1893—1930），针对苏联“会海”情况，发表一首讽刺诗《开会谜》，向社会发出呼喊：“假使能再召开一次会，来讨论杜绝一切会议，那该多好！”此诗受到列宁的高度肯定：“我保证这是完全正确。”会议的定义会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有2人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，通过会议解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规划、有秩序的。会议的基本要素会议目的召开时间会议地点组织者主持者与会者主题议题日程会议选择要素会议名称服务机构秘书机构经费文件材料专用设备工具各种消耗性材料公司常见会议的种类和作用经理例会部门员工例会股东会董事会公司年会客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会案例分析讨论：初萌的做法存在什么问题呢？会议通知的内容1、会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报道事宜及有关要求。2、会议相关材料。3、回复时需要的信封、邮票等。4、有关票证。5、会议地点、交通工具、线路等。会议通知的分类1、口头通知和书面通知2、正式通知和非正式通知发送会议通知的程序（1）明确会议通知发送对象和联系方式→填写会议通知单并准备好相关附件→选择会议通知信息传递方式→确定会议通知是否送达（或收回和处理回执单）（2）如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。（3）书面通知的地址、邮编一定要填写正确。（4）需回复的可夹寄一张明信片。（5）备有标签，及时更新。（6）重视确认回复的环节。（7）将会中使用的有关票证与会议通知一并发出。（8）标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。（9）会议通知样本要作为档案收存。注意事项1、会议通知的确认（1）确认会议通知发放对象（2）确认发送的回复环节（3）确认会议通知内容是否准确2、处理回执（1）会议的回执