清代本案档案制度考述

清代本案档案制度考述

中国历史悠久，经典众多，但明清时期的文献尤其丰富。清朝档案里,有皇上之诏令,宫藏之图籍,臣工之奏章,衙署之公文,它们的价值都非常的珍贵,内容皆十分的丰富。其折射了清朝的文化,科学、军事、政治等方方面面的情况,为探析清朝历史的首备材料,亦为中国重要的历史财富。一、清代工府的组成顺治十五年(1658)改内三院为内阁。内阁在清朝初期是朝廷的总秘书机构,职掌较宽,内阁大学士官至极品,职权颇重。康熙时,以南书房的入值官员起草谕旨、发布政令,以削内阁之权,南书房一度成为皇帝的机要秘书处。雍正时,在内廷设军机房,处理紧急军务,旋改为军机处,接管了南书房的职掌,南书房不再参与政务。军机处不但替代了南书房,其职权还日益扩大,由其综理军政机要,逐渐取代了内阁,成为朝廷最重要的秘书档案部门,内阁则被降为主要是办理例行政务、颁发文告的机构。军机处作为皇帝的机要秘书处和参谋部,在协助清廷最高统治者处理国事的活动中,发挥了重要的辅助理政作用。直到清王朝覆灭前几个月,成立了所谓“责任内阁”,军机处才被废止,同时废止的还有原内阁。雍正时,大兴密奏之风,为便于收受密奏,特设了奏事处。奏事处也是中央秘书档案机构,后来内阁、军机处承办的公文,也由奏事处呈进。除上述机构以外,还有负责专项秘书档案事务的稽察钦奉上谕事件处和捷报处,前者是专司稽察和催办皇帝交办事项的机构,后者专掌收受各地呈送朝廷的急件。清代翰林院在性质上已不同于唐宋时的翰林院,主要职掌是论撰文史,纂修实录、圣训、国史等,虽然也草拟祝文、册文、宝文等,但并非其主要任务,秘书档案性质已很弱。另外,还有詹事府和起居注馆,詹事府官员原先是辅导太子的,因康熙后不立太子,演变为皇帝的“文学侍从”,可参与朝议和侍班;起居注馆则是记注皇帝言行、编纂起居注的机构。上述三机构都具有一点秘书职能,但其主要的任务不是处理秘书档案事务,因此,不将其列入中央秘书档案机构之中。二、文书工作主体的构成清朝的中央秘书档案机构比历代都多,它们均以处理文书工作为主,既有明确的分工,又相互配合,联系紧密,形成为巨大的秘书机构系列,后面将分别就其基本情况作些介绍。1.含本堂室间诸本部诸功能的考察满清办理政事,用来上传下达的那些重要文书,像谕旨、奏折和题本等,皆分别印录有副本或者是汇抄成为本册。满清王公大臣奏事时,题本在前期多为备用而后期则多用奏折,内阁来办理题本。只要是臣工进献奏本,备副本一份照例送往内阁去。清代嘉庆《大清会典》里的卷二记载有:“通本、正本,正本外缮副本一份。正本于得旨后发科,副本存贮以备查。”题本之前先经内阁票拟谕旨,后经皇上批阅(批本上照皇上允准的票签,在本面上用红笔批示,亦谓之为红本)后就传达六科发抄和执行。发抄之后另由科印录二份,分别备为册,传往内阁供史官记注用的称作《史书》,而作存科用以备编纂的谓之《录疏》。也就是讲一件题本,除了有正、副二份之外,亦分别抄录成为两种簿册。由此,一来当时可以互相进行印证,以免公文被篡改伪造;二来为日后方便编纂史籍,存留下了丰富完备的资料。目前存留的这四样文本,皆不够完备。可此四种文本能彼此补充,就可以查到较为完备的历史资料,为今天我们研究清朝历史在条件准备上给予了方便。内阁内部设置十二个机构,除饭银处是掌管本阁官员的饭食银两收支以外,其余十一房均承担秘书业务工作。内阁官职有:大学士,雍正时定为正一品,为朝廷最高官职;协办大学士,从一品,乾隆时设置,协助大学士理事;学士,从二品,主掌奏章事宜;此外,还有做具体工作的典籍、侍读学士、侍读、中书、贴写中书及供事等名目,其品秩有差。总编制达二百八十人之多。各房根据工作需要和事务繁简,设置其中部分名目各若干人,多者计有六七十人,少者仅几人。现就十一房中涉及副本档案制度的名称及职掌论述如下。稽察房———雍正五年(1727)设置,负责检查、汇报交各部议复公文的办理情况,核对收存谕旨。凡交各部议复的公文,由该房逐日记档,待各部院移会到后进行核对,根据已结、未结情况每月汇奏一次,称为“月折”。军机处每天发出的满、汉文谕旨,也由满票签处移至该房,进行详细核对后收存,于每月月底,缮写满、汉文合璧的奏折汇奏,称“汇奏谕旨”。收发红本处———简称红本处或收本房,乾隆、嘉庆年间设立,主要负责收、发红本。红本是指皇帝用朱笔批阅过谕旨的题本,批后即交此处,每天由六科给事中领出传抄,到年终缴回,由该处知会典籍厅收入红本库。此外,起居注馆咨送的揭帖也由该处收存。批本处———设于宫中,专掌转呈本章和批本。每日收受的本章由满票签处中书送交该处,再由该处转送内奏事处进呈皇帝。进呈的本章发下后,该处负责将皇帝阅定的满文票签,用红笔批于本底,然后交满票签处中书带回内阁。遇有改签及需另行票拟的(称折本),则存记档案,按日交发办理。副本库———负责收存题本之副本,乾隆时设立。在此之前,是由汉票签处中书于每年年终送皇史宬厢房收存,因年久贮满,于是另辟此库收存。清代各朝的《会典》中,均对内阁的职掌有着明确的记载,如“赞理机务,表率百寮”,“掌议天下之政,宣布丝纶,厘治宪典,总均衡之任”等,结合内阁以上四房的具体职责,将其归纳起来,涉及副本档案制度的主要有以下几个方面。第一,办理本章。即对各衙门上奏给皇帝的题本进行具体处理,这是内阁最主要的、大量的日常事务,十一房中的大多数,如满、汉、蒙三房和满、汉票签处,稽察房、红本处、批本处等,都是办理这项工作的。除了技术性的处理以外,大学士还有票签之权。第二,拟撰、承宣谕旨。初期,各类谕旨均由内阁拟撰、进呈,经皇帝批准后,再由内阁颁发,分送有关部门执行。南书房设置后,拟撰之权被削弱。到设立军机处后,撰拟之事被完全剥夺,只剩下颁布一般性政务的上谕———即明发谕旨之责了。第三,收存重要档案。官员上奏的题本、朱批后的红本、揭帖、起居注册、各朝实录、抄录的上谕等重要档案,均由内阁负责收存、保管。2.军机处的副本档案朱砂红笔经皇帝用来批阅奏折后,称之为朱批奏折,皆另外加录一份,亦称录副奏折,留存档案以备查阅。录副奏折又因为按照年月来包存,所以又名为“月折包”。目前留存下来的朱批奏折并不是那么的完备,但录副奏折却较为齐备,它有着极其丰富的内容,包括财经、内政、自然科学、外交、文教、工业、农业各方面的材料。录副奏折为历年来被用得较多的一种档案。所谓谕旨即为皇上的命令,称为“明发”的上谕是由内阁发出的,称为“廷寄”的上谕是由军机大臣寄发的。不管是由军机处还是内阁发出,皆要记录成册,供存档案以备查找。所谓“凡有旨存记者,皆书于册而藏之”(嘉庆《大清会典》卷三·办理军机处)。由内阁抄录谕旨和摘章奏事由之档案册录,有《外纪簿》和《丝纶簿》。由军机处抄录皇上谕旨之簿册,有《寄信档》、《上谕档》等。这些档册当时被抄录时,是非常之严密谨慎的,且核对时经过详细的检查,所以它的可靠性和正本没什么区别。清代建立副本制度后,档案日益增多。最初的副本存在皇史宬,以后皇史宬容纳不下,到乾隆时又盖了副本库,专藏副本,还派满汉中书官数员,专管副本事宜。现存的清代档案中,有很大一部分是当时录存的副本和汇抄存查的簿册。军机处的军机章京负责收发文件、缮写诏旨、记载档案、查核奏议、稽牒检案、封存文件等,职掌宽泛且十分繁杂。每日大量的主要工作有如下几项:其一,凡军机处收到的公文由他们分送军机大臣阅办;其二,经军机处处理后的文书,由他们按种类分别登记;其三,乾隆初年后,他们逐渐代替军机大臣拟写谕旨;其四,上奏的密件及以寄信方式传下的原折,或朱批指定缜密处理的公文,由他们亲自抄写。由于军机章京承担着军机处的具体事务,他们的官秩虽然不高,却稳握实权,势威煊赫,且接近皇帝,洞悉政情,容易升迁(有清一代由军机章京升任军机大臣者多达三十余人),故时人多以谋得此职作为升官的捷径。军机处成立初期,其职掌仅限于军务,如办理往来军报、转奏军情、颁发皇帝任命将帅、出师征剿命令等。后来,职掌逐渐拓宽,直至“掌军国大政,以赞机务”。虽然名义上仍在内阁之下,但实际职权已超过内阁,成为清廷最重要的部门。其涉及副本档案制度的职掌主要有以下内容。第一,拟写谕旨。凡皇帝特降的谕旨,或因官员奏请而下的谕旨,都由军机处承旨草拟,拟毕呈进,皇帝阅定后交内阁或军机处下发。初期,由领班军机大臣请旨,后改为共同进见,承旨后退下,由军机大臣草拟。乾隆时,领班军机大臣傅垣常将一些简单的谕旨交军机章京草拟,其后拟写谕旨逐渐成为军机章京的职责,拟毕由军机大臣审阅,再交人誊清,然后由军机大臣呈送皇帝阅定后下发。如皇帝加以修改,称“过朱”,修改后也不必另行誊清,原样封寄承旨人。第二,办理奏折,开列赏单。不论内、外官员,凡上呈“请旨”的奏折,都由军机处处理,录副送内阁传抄,抄毕交回存档。凡皇帝赏赐王公大臣、藩部朝贡者、外国朝贡使臣等的赏单,均由军机处草拟。此外,军机处还负责催办、稽查公文,办理皇帝随时交办的一切事务。军机大臣同时还兼任内翻书房管理大臣和方略馆总裁,尤其是军机大臣可能随时被皇帝派为“钦差大臣”,出外检查、处理政务或专办某种指派事项。军机处的职掌广泛而重要,它既参与政务就军国大事提出意见,又为皇帝拟撰和处理文书、收贮档案;既当参谋、顾问以供咨询,又承理皇帝交办的各种具体工作;既有固定的职责,又有临时的差遣。但是,尽管其职掌宽泛,职权颇重,仍必须一切听命于皇帝,并无决策之权。它起着“行政枢纽”、