供应商管理手册

第第#页共45页二、重要说明（略）流程14付款管理流程一、流程图（略）二、重要说明供应商信息维护⑴新进供应商需要提供公司《企业法人营业执照》和《税务登记证》复印件加盖公司公章（红色）、公司收款银行和帐号加盖公司公章（红色）原件各两份，分别给我司供应商管理员和出纳各一份。⑵供应商管理员将供应商名称、编码、地点、类型、发票限额、付款条件、付款方式、银行帐号、失效日期等相关信息维护到ERP系统。⑶供应商资料变更，供应商需要将变更前和变更后的资料都书写成文件，并加盖变更前和变更后的两个公章（红色），以原件形式提供给组织供应商管理和出纳更新信息维护。往来对帐3.1核对送货数量⑴供应商通过SCM里功能“接收/退货明细查询”随时可以获取所需数据随时核对，如果核对供应商送货数量与组织接收数量一致，不需继续其他操作；如果核对供应商送货数量与组织接收数量不一致，需供应商将差异明细列入表格通过SCM邮件发给组织仓管员核实直至核查清楚差异原因。⑵查询路径：SCM登陆一应付管理一接收/退货明细查询一筛选条件。3.2核对已开票未收款金额⑴SCM系统设置供应商每个月核对一次，否则系统禁止开票。⑵SCM对帐单里只录入已关闭会计期里开具的发票和收款的金额明细，正常情况下会计期每月4号前关闭，所以每月5号至月底供应商都可以核对上月已开票未收款金额余额。⑶新进供应商第一次开票前需录入一份金额为0的对帐单，双方确认后才可开票。⑷核对路径：SCM登陆一应付管理一供应商对帐录入（增加、保存、提交）一组织方确认对帐单一供应商确认对帐单一供应商打印确认函并加盖公章或者财务专用章传真至组织。供应商开具增值税发票4.1发票开具⑴所有供应商必须通过SCM采购平台开具电子虚拟发票，再根据电子虚拟发票开具真实的增值税发票。发票金额与电子虚拟发票金额一致。⑵SCM系统设置所有供应商在本月2-25号可将上个月的送货开具发票（开票前提为送货物料在ERP里面已维护合同价格）。⑶SCM系统要求供应商及时开票，如有主观拖延，系统会自动扣取可开票而未开票金额的2%作为处罚，具体扣款程序为：取（物料接收日期,物料合同价创建日期）最大的日期，减去当前日期的上个月的第一天，如果小于零，则按2%扣款。4.2发票递交要求⑴发票必须配上对应的送货明细，即电子虚拟发票对应的预览项，用A5纸打印预览内容（一联即可），并加盖公司财务章或者仓库专用章附在发票后面作为附件。A5纸与发票大小一致，如果用A4纸打印需将A4纸裁至发票大小。⑵发票信息无误、票面清洁。⑶在SCM系统发票号必须输入完成正确并保存为“正式发票”状态。⑷组织财务收票时间截止当月25号，逢周六日不收票。⑹不符合以上要求，组织拒收发票。供应商扣款⑴组织内各部门对供应商的所有扣款统一归口应付会计执行，即扣款部门将扣款事项发布给应付会计执行。应付会计每月1号将上个月的扣款明细汇总导出系统并给各扣款发布部门和发布人核对，如发现漏扣、错扣等现象扣款发布人应立即提醒应付会计纠正。⑵扣款包括筛选物料工时费、质量问题处罚、让步接收折价、包装少数处罚。⑶市场投诉质量风险责任鉴定扣款、装卸费、贴现利息、回收人工费、纸箱租赁费、外协材料盘点扣款、人力资源对违规违纪的供应商通报处罚等。⑷应付会计收到扣款信息，直接增加至SCM平台的扣款信息里。在供应商开票时，SCM系统会将扣款信息自动添加至发票明细中，在发票的不含税金额中冲减（应付会计执行扣款不开具扣款收据）。⑸供应商可在SCM扣款信息查询里面随时查询扣款记录，如对扣款有疑义，须尽快主动找扣款信息发布部门和人员了解并落实。由于对扣款事项未决而导致延期开票产生2%扣款处罚，由供应商自行承担。货款支付⑴材料类、赠品类合格供应商的货款由应付会计根据业务合同约定的付款期限统一在每月3号编制付款计划，由资金管理员按付款计划执行付款，付款计划每月5号发布给供应链采购人员。⑵材料类、赠品类临时、备选供应商即在ERP系统维护了失效日期的供应商，在失效日期前可按合格供应商的方式按月编制付款计划，在失效日期后则不能安排货款。⑶由于未及时递交发票、供应商编码失效、供应商类型、付款期限维护不准确等原因导致付款计划无安排或者少安排，如需追加货款，供应商需递交请款函加盖公司公章递交给组织内供应链部门审核，由相关采购员填写付款申请单，并将请款函及付款申请单一起递交应付会计，走计划外付款审批流程。⑷预付货款：采购员申请给供应商预先支付货款，需要提交相关凭据，经相关部门审批交资金管理员付款。预付款必须在3个月内核销，如果3个月内不能核销，相应业务经办人必须在超期一个星期内给财务出具清理时间和方案，经过相关领导同意后按方案执行。如果预付款超期3个月没有清理报告，对相关业务经办人进行负激励，按预付款金额的资金占用利息扣罚并通报。合同价格检查⑴价格维护人员根据价格合同原件维护价格并检查是否录入无误。⑵价格维护人员每天早上将前一天录入的价格合同交一份给应付会计，应付会计对前一天维护的合同价格进行第二遍检查。⑶价格调整：如果某物料属于更改合同价，价格维护人员应登记价格变更台帐，并将信息发给应付会计检查是否涉及价差补退事宜，价格维护人员应跟踪价差处理直至供应商盖章确认价差表给到应付会计扣（补）款。合同价格调整产生的价差台帐供应商编码供应商名称物料编码原价格原价格有效期调整价格调整价格有效期调整日期采购员价差价差金额8.业务终止清算⑴采购员在获得供应商停止业务往来信息一个月内以书面形式通知财务应付会计冻结所有往来，并要求供应商主动联系组织内财务人员对帐。根据体系文件《组织与供应商业务终止清算管理规程》由供应商对应的组织采购人员提交《组织与供应商业务终止清算确认书》，并跟踪相关部门确认。应付会计凭据《确认书》和《对帐确认函》填写付款申请单申请一次性支付货款余额。⑵采购填写《业务终止确认书》后在PIMS流程里走电子流程即可，《业务终止确认书》适合于组织与各关联单位及项目组使用。⑶走完供应商业务终止清算流程的供应商被清款后，如果再有发生不利款项（扣款、退货、料废等）的纠纷，由采购人员全权督促向供应商在一个月内索赔不利款。超过一个月未完成需提交清理报告，追究相关流程中不利款产生的节点部门责任，将不利款均摊为责任部门的费用。9.异常应付帐款和应计负债清理⑴超期应付款检查：供应商应主动检查自己应收组织帐款的帐龄，并分析超过6个月以上的应收款逾期未收的原因。同时为保证双方往来余额的准确度，供应商应主动与组织进行对帐。⑵超期应付款处理：a.如果是存在业务纠纷导致逾期应付款未支付，供应商应积极与我司相关业务部门协商尽快解决业务纠纷后清理长期应付款b.如果是停止供货遗留的尾款，需要供应商向组织相关业务人员申请停止往来清款，同时与组织内财务部门核对最后一次帐务，由相关业务人员内部申请业务终止清算，清算后余额一次性支付完毕⑶超期应计负债检查：组织应付会计每月检查应计负债帐龄，分析超期6个月的送货未开票的原因。⑷超期应计负债处理：如果是未订价导致不能开票，供应商应积极主动找组织内订价人员完成订价。组织内财务部门成本管理室每月检查未订价物料明细，并考核通报相关业务人员。如果是已订价未开票：组织内会计将应计负债情况通报给采购中心，由采购中心相关采购跟进各自负责的供应商结算进度，同时应付会计将应计负债清理名单发给所有供应商。供应商由于业务纠纷原因延缓开票，组织可暂停货款支付，督促供应商积极处理业务纠纷。⑸负数应付帐款和应计负债:应付会计每个月检查应付帐款和应计负债情况，红字帐务当月告之采购并督促尽快解决，逾期一个月没有解决需要采购出具原因说明和处理方案。第三部分供应商管理制度制度1组织工作人员与供方业务往来的行为准则1、应严格自律，以组织利益为重，本着“公正、公平、真诚、尊重、互动”的原则，与供方开展正常的业务交往活动；2、积极为供方排忧解难，主动、耐心地帮助、指导供方，禁止故意刁难供方；3、洽谈业务时必须紧紧围绕主题展开，言简意赅，非多项商务交流时间一般不要超过30分钟；4、与供方人员交谈时必须言语和气，使用文明用语，不得当面指责、辱骂供方人员，不得与供方人员争吵、对骂等；5、严禁在任何与组织发生业务往来的供方兼职；6、严禁向供方索取钱财、物品或任何慈善捐助及政治捐助；7、禁止接受供方赠送的贵重物品、礼金等；8、可参与有关促进供需双方沟通交流的娱乐活动，但仅限于运动和文化性的活动。禁止参加由供方提供的各种高消费宴请和娱乐活动。制度2供方基本行为规范1、供方业务人员进入组织区域必须佩戴“供应商入厂卡”或需方本部的证卡；2、供方派驻现场的操作人员必须穿制服，佩戴“供应商入厂卡”或供方本部的厂卡；3、物品进出厂区应做好相关登记，人员、车辆进出厂门应自觉接受组织安检人员安全检查；4、供方来访进行业务活动时需与受访人预约，在洽谈室等待会晤。供方人员必须经我方人员同意，方可进入办公区域；5、未经允许，不得进入生产现场参观、拍照；6、不得在厂区内吸烟；7、进入办公区域，不得大声喧哗；8、车辆进厂必须遵守组织内颁布发行的交通管理条例，厂内车辆停放，必须停放在指定位置。9、对于组织内组织相关的活动，供应商不可以以出资或以购票的形式进行捐助。制度3供方投诉管理组织应充分注重保持与供方良好的合作关系，若供方在合作过程中有异议或需投诉的地方，可向供应商管理部或组织审计提出，由供应商管理或审计进行事实调查和处理。一、供方可向组织投诉的内容有证据证实我方相关部门或人员没有按照相关制度、规定、合约操作；认为我方与产品相关的制度、规定或操作不合理；认为对供方或其产品的评价结果不正确；认为对供方供货比例安排不合理；认为双方技术、检验要求不明确、不统一；认为我方工作人员有涉及受贿、欺诈、诽谤、威胁等行为；7.其他情况。二、投诉处理流程1.供方在供货过程出现问题时，应尽量与相关部门沟通，沟通无效时可向组织内供应商管理部门或审计部门提出投诉；投诉应以书面的形式，详细说明投诉内容，并提供相关证据，不可捏造事实；供应商管理部门或审计部门接到投诉后进行调查处理，并于7个工作日内将处理意见以书面形式反馈给供方；若供方因投诉被打击报复时，可直接向组织最高管理者进行投诉；第四部分供应商管理相关部门职责规范部门管理职责

供应链管理部负责供应商管理政策（质量管理政策除外）制定及实施跟进，整体满足物料采购成本、质量、交货期的要求；负责供应链规划、布局及供应商日常事务管理；负责新供方的开发和引进工作，包括确定新增物料供应商。负责提供新供方的资料并初步审核，对供方资质及资料准确性负主要责任。参与现场评审；负责采购成本的控制，包括原材料价格信息的收集、物料成本构成分析、物料招标实施、物料价格谈判；负责供应商年度、季度、月度产能检讨；负责跟进物流中心提出预警的不能正常回货的物料，确保其按时回货；负责监控供应商对库存信息的及时维护，确保供应商按订单生产；负责进口物料采购管理及大宗材料主