投资者接待工作流程-V1-ok

三一重工股份有限公司管理制度投资者接待工作流程（证券办）修订号实施日期第页共页三一重工股份有限公司管理制度投资者接待工作流程（证券办）修订号实施日期第页共页编制标记处数更改依据更改人更改日期审核批准．目的规范投资者接待流程，明确接待标准，遵循信息披露准则，确保接待过程顺利以及接待对象满意。2．适用范围本工作流程仅适用于三一重工证券办，接待对象包括但不限于股东、投行（基金、保险、社保、QFII、QDII、券商等）、国际国内潜在投资者、与证券相关的主流财经或证券类新闻媒体及评选机构等。其他非投资者接待可参照本工作流程执行。本制度由三一重工证券办起草、解释与归口管理。3．接待流程与关键控制点详见附件14．接待流程及相关职责详细说明4.1投资者主动来访、主动邀请投资者访谈①投资者主动来访：投资者关系主管汇总投资者来访函电，并确认对方来访目的、时间、要求、人数、人员名单、级别、国别、语种、行程安排等信息，同时甄别真实性，情况属实则填报接待请示表（附件2）。②主动邀请投资者访谈：根据访谈目的及相关要求，制定特定接待方案，包括人员名单（邀请人员及公司陪同人员）、访谈形式、餐饮、住宿、车辆、费用、行程安排等内容，指定专人负责。4.2呈报领导审批提交接待请示表或特定接待方案呈报公司领导审批，确定接待行程安排、接待标准（附件3、附件4）、接待时间、主接待领导及陪同人员等内容，并将行程安排及接待时间信息反馈投资者。4.3根据不同访谈形式组织接待访谈形式主要包括电话会议、第三方会场访谈、公司总部访谈、国内事业部访谈、国际产业园考察。4.3.1电话会议访谈①提前一天布置电话会议室设备（如需要），确定拨入号码、密码等。②提前一天通知电话会议参与人员，并于当天会议召开前择时提示与会人员。③会议开始前调试，保证电话会议语音清晰。提前5～10分钟接通电话会议。④做好会议记录。4.3.2第三方会场访谈①提前与访谈对象沟通，确定会议议程、会场位置、访谈主题等，信息及时反馈主接待领导。②提前预订机票、餐饮、住宿等。【机票预订38666，住宿预订查看公司协议酒店，或通过携程网预订】③准备公司介绍资料，包含影音及PPT文件。④做好会议记录（如需要可录音）。4.3.3公司总部访谈：座谈会及参观座谈会①按需要协调会议室、餐饮、酒店、车辆、翻译等，并协调好安全保卫工作。会议室协调：通过行政在线会议室申请预订，根据投资者人数、级别、重要程度以及主接待领导，选择相应的会议室。【联系电话31301，新食堂三楼会议室确认电话35050】车辆协调：如需安排车辆接送则尽量提前提交OA用车申请，根据投资者人数、级别、重要程度等申请相应规格的车辆。车辆申请及使用期间，指定专人负责；如不需安排车辆，则提前一天与访谈对象联络人确认车辆台数、车牌号，通知接待科并联系保卫部届时放行；若访谈对象无车辆，则安排专人至门卫迎接，且来访人员携带电脑的，协助其填写来宾涉密工具进门审批表。【车队联系人喻莉，电话31808】餐饮协调：如需餐饮中心四楼接待餐厅就餐，先填写消费申请单（附件5）和消费委托单（附件6）【四楼接待餐厅联系电话35098。】，根据贵宾所在地域增加相应菜系。提前一小时确认餐厅准备情况。接待人员至一楼迎接（含电梯服务）。随行人员（司机、秘书）等视情况安排其他包厢或餐厅就餐。视需要提前备好礼品。酒店协调：如需要，安排专人提前一天至酒店布置温馨提示牌，房间内布置鲜花，准备长沙旅游地图、三一企业宣传册、当日新闻报刊一份。安排专人第二日随车至酒店迎接，提前半小时到达酒店，根据贵宾人数确定我方迎接人员，原则上贵宾采取一对一接待，团队接待安排两人以上。【名城国际订房联系人：朱详见公司协议酒店联系名录】安全保卫：如需要，提前与保卫部沟通，与保卫负责人提前对接，注意各流程安保措施。②提前准备好会议资料、企业宣传视频、企业介绍PPT、集团画册。外籍人员参与的会议配备中英文资料和翻译人员。遇大型团队接待，提前加足座椅，准备好会议资料和矿泉水等会议用品。③提前一小时查看会议准备落实情况，提示主接待领导参与会议。参与接待人员完成会议记录，来访代表签字确认并签署承诺函（附件7）。如有需要，联系宣传文化部进行会议录制。参观①按需要协调会议室、餐饮、酒店、车辆、翻译等，并协调好安全保卫工作。（同上）②协调参观厂房、ECC、科技展厅等（含讲解员），陪同参观。【欢迎词提前发至zhou3@、jiedaibu1@邮箱。一号会所联系电话31789，参观ECC联系电话31731。】4.3.4国内事业部访谈流程①提交协调函呈报公司领导审批，同意后移交国内事业部相关人员负责接待。②提示事业部接待人员信息披露准则及注意事项。参照总部访谈流程接待。4.3.5国际产业园考察流程①制定特定接待方案，报领导审批后，按特定方案准备。②按特定接待方案实施。5结束访谈结束后整理会议记录并更新投资者通讯录。附件附件1投资者接待工作流程附件2：接待请示表近两周投资者接待（统计更新至月日）尊敬的公司领导：以下是近期希望来司拜访的投行客户名单。是否接待，请您批示。序号投资银行来访者时间来访机构人员简介主接待（请领导选择“√”）向文波先生赵想章先生肖友良先生戴应华女士123456领导签字：重工证券办年月日本文件电子文件为受控文件，经打印即为非受控文件三一集团有限公司管理制度管理文件编写规定JT-QGZ/GG01-2004修订号0实施日期2004年3月1日第1页共10页编制人李钊军更改记录标记处数更改依据更改人更改日期审核人肖建华批准人唐修国附件3接待级别及适用范围标准适用人员范围备注说明一级接待前二十大股东投资总监、基金经理、研究总监领队的3人（含）以上接待投行、基金、券商高管及研究、投资总监、基金经理领队的3人（含）以上接待前二十大股东组织的团队来访（15人以上），国内基金、券商及知名财经媒体组织的团队来访（30人以上）1、年度董事会、股东大会，因重大事件召开的临时董事会、股东大会。整体级别上升为一级，具体人员接待级别仍然参照适用人员范围标准。2、董事长、总裁作为主接待领导，接待级别为一级接待。二级接待前二十大股东、意向增持成为大股东的公司高级研究员、分析师、基金经理3人（含）以上接待投行、基金、券商高级研究员、分析师、投资经理3人（含）以上接待投行、基金、券商及知名财经媒体组织的团队来访（15人以上）1、副总裁、董秘作为主接待领导，接待级别为二级接待。2、来访人员最高职位无高管总监、基金经理，人数超过3人接待级别为二级接待。普通接待基金、券商研究员、分析师个别接待（3人以下）中小投资者接待财经媒体的个别来访接待1、证券办投资者关系部作为主接待方。2、来访人员最高职位无高管总监、基金经理，来访人数3人以下接待级别为二普通接待。

附件4：分类接待标准分类标准一级接待二级接待普通接待住宿标准标准五星级（参照华天、名城国际标准）。根据其需求情况，帮助其预定酒店房间。根据其需求情况，帮助其预定酒店房间。用餐标准用餐标准200元/人（不含酒水），提供飞天茅台作为招待用酒。用餐标准100元/人（不含酒水），提供红酒作为招待用酒。如贵宾需要，提供飞天茅台作为招待用酒。安排至部长、高工餐厅就餐，证券办人员陪同。用车标准奥迪车（含）以上标准。根据贵宾人数，无特殊情况做到专人专车。商务车标准。证券办安排专人陪同。在贵宾有需要情况下，提交用车申请，用车标准为商务车。 附件5:餐饮接待申请单餐饮接待申请单日期:存根来访客人单位姓名职务联系电话陪同人员部门姓名职务联系电话接待标准选择：特级贵宾□一级贵宾□二级贵宾□普通来宾□回司考察：是□否□根据《接待费用标准》预算消费授权金额：附件6:消费授权委托单行政总部：现有_________________部（请填至三级部门）____、____、____同志_____人负责接待___________客人_____人,需在行政总部接待餐厅消费挂帐，授权消费签单金额限__________元以内，请予办理为感!授权领导签字：被授权人签字：需求部门：_____________