公司管理制度-办公用品管理规定

PAGE1公司管理制度办公用品管理办法1目的为加强玉海科技有限公司（以下简称公司）办公用品管理，规范采购流程，有效控制办公用品费用支出，结合公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司TDCQ产业园办公用品（包括办公文具、办公耗材）的采购、发放、保管及控制等管理。职责3.1行政事务部为公司办公用品管理归口部门，负责组织招标，价格谈判及公司日常办公用品采购、保管、分发及控制等管理。3.2各单位设兼职文具管理员，负责本单位办公用品的年度预算和月度申购计划的编制及负责本单位办公用品的分发、保管及控制等管理。管理细则4.1供应商选择行政事务部联合财务中心、审计部及其它员工代表成立办公用品招标委员会对办公用品采购进行招标活动，由招标委员会确定中标单位。招投标工作每两年组织一次。4.2合同管理行政事务部与中标供应商签订正式供货（服务）合同，明确双方的权利义务，确定每件物品供货单价，服务条款，质量保证及保密约定等。对合同内未约定的新增物品单价，行政事务部通过市场书面询价后，作为合同补充纳入服务合同范围内。合同内物品单价根据市场每半年进行一次调整。4.3申购流程4.3.1各单位文具管理员根据实际使用情况，填写《各单位月度办公用品申购计划表》（附件1），经本单位负责人审核签名后，于每月25号前报送行政事务部，行政事务部文具管理员核对、汇总各单位的申购计划，对价格偏高，数量较大的项目一一落实使用人。并结合库存情况提出总申购计划，交部门经理审核后实施采购。4.3.2申购价值500元以上的办公用品类需填写（非生产性）物资采购申请表（见财务中心相关文件：低值易耗管理规定），行政事务部凭审批单进行采购。4.3.3办公耗材类申购根据“重复利用，严格控制”的原则，各文具管理员应对本单位打印或复印等耗材类用品的更换建立专用台账，对须申购的耗材用品，文具管理员应根据台账进行初步审核后，凭该设备型号及公司资产编号报送行政事务部管理员进行采购或更换。4.4验收入库办公用品的入库是经行政业务主管及文具管理员按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，才各单位文具管理员负责配合对其领用的办公用品（具体管理流程见附件2）4.5保管4.5.1行政事务部指定专人设立办公用品明细帐，记录入库、领用和期末库存情况，每月末进行库存盘底，并与帐目结果进行核对，形成每月入库，消耗，库存报表，保证帐实相符。如出现差异，应及时查找原因，并进行相应处理。4.5.2各单位应建立文具动态管理（见附表3），每月进行文具盘存，并做好单位文具领用、消耗动态记录。每月消耗和领用必须平衡。4.6发放与使用管理4.6.1办公用品分个人使用和业务使用4.6.1.1个人使用：指纯粹由个人自己使用保管的用品，如笔类、磁盘、笔记本……等。4.6.1.2业务使用类：指本单位（或同一个办公区域内）共同使用保管的用品，如订书机、打孔机、尺类、胶擦胶水类……等，原则上不按个人需要发放。确因工作需要，报本单位负责人批准后发放。4.6.2各单位的文具管理员发放消耗类办公用品，应依据历史记录（过去半年耗用平均数、消耗时间），设定领用基准（如签字笔每月每人发放一支），同时可根据单位或人员的工作实际用量，调整发放数量。4.6.3消耗类办公用品品的发放提倡节约原则。原则上常用消耗性文具用品如原子笔、自动铅笔、笔芯、胶水等，需以用完的空容器等进行换领，否则不予核发。业务类用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或单位赔偿和自购。4.6.4发放、领用流程4.6.4.2各单位员工至本单位文具管理员处领取所需文具。4.6.4.3员工因工作需要领用非计划内办公用品，或本单位库存不够，则由本单位文具管理员向行政事务部提出申请后，再至行政事务部领取。4.6.5严禁将公司办公用品带回家私用。4.7付款结算审核行政事务部每月与供应商结算付款之前，文具管理员应对上月所有采购物品的单价，数量进行逐个审核，确定每件物品的单价与合同单价相符，数量与采购计划相符后，再交主管审核，确定无误后才能予以付款。如发现办公用品结算价格与合同价不一致的情况，应暂停办理付款申请。4.8检查监督4.8.1行政事务部定期对各单位文具发放、库存情况、打印与复印耗材台帐等进行检查。4.8.2每月月底行政事务部对各单位办公用品费用情况进行统计整理，将费用发生情况书面反馈各单位。各单位负责人须对办公用品费用情况签名确认。对未经主管领导批准的超支，则需以书面形式说明原因及改善方法，经单位负责人确认后反馈行政事务部。4.8.3各单位自行采购的办公用品，需经行政事务部进行相关审核4.8.4每年年底，行政事务部组织对各单位文具管理员工作进行考评，对工作认真负责、单位文具管理工作控制较好的文具管理员给予奖励。5附则5.1本办法由行政事务部负责解释、执行与修订。5.2附件5.2.1各单位月度文具预购表样式5.2.2办公用品管理流程5.2.3各单位文具动态管理表样式批准：审核：撰写：发布日期：发至：玉海科技公司管理团队成员、各单位附件1：1.1《各单位月度办公用品申购计划表》式样各单位月度办公用品申购计划表单位：编号：月文具合计金额：序号用品代码名称单位单价年月数量金额审批：拟制：附件2：2.1办公用品管理流程附件3：3.1《各单位文具动态管理表》式样各单位文具动态管理表