公司管理制度-公司报刊邮件收发管理规定

公司管理制度公司报刊、邮件收发管理规定目的为了规范玉海有限公司（以下简称公司）报刊、邮件收发管理，确保报刊、邮件收发及时、准确，特制定本规定（以下简称本规定）。适用范围本规定适用于公司位于TDCQ产业园园区（以下简称园区）的报刊征订或邮件（不含电子邮件，指普通信件、邮政快件与包裹等）收、发管理。3职责3.1行政中心行政事务部指定专人负责园区报刊、邮件对外收、发管理，并负责园区收发室管理（见附件1：收发员工作职责）。3.2各单位指定人员负责本单位报刊、邮件的内部收、发管理。4收发室管理4.1收发室地点：产业园东南大门。4.2收发室办公时间：每周一至周五8：15-12：00；13：15-17：30（如有调休以相关通知为准）。4.3收发室信箱管理4.3.1收发室信箱仅适用于放置报刊、普通信件。如挂号信、邮政快件、杂志、包裹单等，则直接通知收件人或收件单位签收（见以下第5条“邮件收取管理”与第8条“报刊收、发”）。4.3.2收发室信箱钥匙共两把，由收发管理员与各单位收发员各保留一把，各单位收发员必须妥善保管，如有丢失须及时通知行政事务部或收发管理员重新换锁、配钥匙。4.3.3收发管理员每天将各单位报刊信件按部门分别发至各单位信箱内，各单位收发员凭钥匙每天自行领取本单位报刊信件。5邮件收取管理（见附件2：邮件签收流程）5.1基于公司安全保密管理需要，邮政车辆原则上不得进入园区，园区大门口作为企业形象窗口，公司对邮件收取要求“当日件当日清”，具体如下：5.1.1私人邮件，收发员通知收件人本人签收、付邮资，当收件人不在园区内，收件人可委托其它员工代为付款、签领。5.1.2公司邮件，收发员代为签领，但以下情况收发员不予代签：5.1.2.1超过规定体积或重量的邮件，即体积超过60cm×40cm×40cm（长×宽×高），重量超过10KG的邮件；5.1.2.2超过规定收件时间的邮件，邮件收取时间为每日17：00前（正常上班时间）；5.1.2.3节假日等非正常上班时间到达的邮件；5.1.3以上收发员不予代签的邮件，由收件人自行取件或委托他人取件。如超过规定体积或重量的邮件，特殊情况下需邮车入园（如成批邮件），收件人应按业务访客程序办理出、入园手续（具体见“外来人员管理规定”）。如节假日等非正常上班时间到达公司的急件，收件人未在园区的情况下，可提前与邮件管理部门（行政事务部）申请代签，如需代签超出规定体积的急件，必须通过收件单位负责人的电话或短信确认方可代签。5.1.4经收发员代签收的邮件，收件人应在规定时间内领取，原则上每日领取时间不得超过17：00，因特殊原因不能在规定时间领取的，应委托本单位其它员工代领。各单位非特殊原因不得将邮件寄存收发室，如因未及时领取邮件而导致物品丢失的，将由收件单位或收件人自行负责。6邮件寄发管理6.1公司邮件6.1.1行政事务部与邮局或速递公司分别签订邮件邮寄合作协议，各单位寄发应积极配合收发管理员分类邮寄。6.1.2邮件邮寄合作单位在工作日内指定时间段上门收件（以具体通知为准）。为确保邮件的及时性，各单位应在约定时间段寄发邮件，超出约定时段寄件的，原则上当日不再发件（个别快递公司除外），如有特殊、紧急的邮件，寄件人应自行安排至邮局办理。6.1.3通过邮寄形式出公司园区的物品（不含文件资料等），须严格按公司“出门物资管理规定”执行，即邮寄公司物资必须开具出门条，经收发员或公司指定人员核查后方能对邮件进行封口。特殊情况须提前对邮件进行封口的，出门条上应有主管领导签名，方可寄出园区。6.1.4凡属于涉密文件资料不得通过邮寄形式对外寄发，必须通过保密办机要渠道发送（见保密办相关文件）。6.1.5凡邮寄至国外的邮件（含文件资料），必须由单位第一负责人审批（见附表3：邮件邮寄审批表）。6.1.6重量超过10KG的邮件，应交物料部通过货运渠道发货，原则上不予通过快递形式邮寄，特殊情况如需通过快递形式邮寄，必须由单位第一负责人审批（见附表3：邮件邮寄审批表）。6.1.7公司邮费按月结算，行政事务部安排专人审核邮费，并将费用每月分摊至各单位。6.2私人邮件6.2.1私人邮件应在园区外由员工本人自行与速递公司办理寄递，收发员原则上不予受理。6.2.2邮寄私人物品（不含信件）须提供有效证明，需经园区大门保安或收发员检查核实确系私人物品、方可放行带出园区外交寄。6.2.3凡私人邮件（含资料）不得夹带公司涉密文件资料和公司信息资料，一经查实将按泄密行为查处。6.2.4凡私人邮件（含资料）不得以公司邮件邮递，一经查实将对其执行三倍邮资处罚。7报刊订购7.1订购时间：每年10月中下旬（具体时间以通知为准）。7.2订购要求7.2.1凡由公司统一征订的报刊杂志（含公用和私用），如有征订需求须根据行政事务部发布的征订通知，结合报刊目录，填写订阅清单，统一由单位文员核实、确认后交行政事务部指定人员办理。公费订阅填写“公费报刊订阅申请表”（见附件4）；私人订阅填写“自费报刊订阅申请表”（见附件5）。7.2.2公费订阅，须经单位负责人审批后交行政事务部。行政事务部汇总各单位公费订阅的报刊信息报公司主管领导审批，经审批通过的公费报刊，由行政事务部指定专人统一办理征订付款手续。未审批通过的，则反馈相关单位（见附件6：公费报刊征订流程）。7.2.3私人订阅，须当面缴款，并经行政事务部指定人员签收确认。8报刊收、发8.1各单位报刊收发员每天及时至收发室领取报刊，以避免堆积，如因故离开岗位时，应委托其他员工代为领取，尤其在遇有节假日时，应在节后上班第一天上午及时领取完毕。8.2各单位收发员未在规定时间领取报纸，或当日报纸次日17：00前仍未领取的（节假日可顺延），且无任何说明的情况下，收发员将视同收件单位放弃领用，可自行处理（杂志刊物除外）。8.3各单位公费征订的报刊，在报刊到达三个月后，可联系总经理办公室书吧管理员统一回收至书吧，供全员阅览。9附则9.1本规定自发布之日起实施。9.2本规定由行政中心行政事务部负责解释、执行与修订。9.3附件9.3.1收发员工作职责9.3.2邮件签收流程9.3.3《邮件邮寄审批表》式样9.3.4《公费报刊订阅申请表》式样9.3.5《自费报刊订阅清单》样式9.3.6公费报刊征订流程批准：TDCQ会签：TDCQ审核：TDCQ撰写：TDCQ发布日期：20X2-03-30发至：各单位附件1：1.1《收发员工作职责》收发员工作职责一、工作时间每周一至周五8：15-12：00；13：15-17：30（如有调休以相关通知为准）。二、工作要求按工作时间正常上、下班，如因休假或其他原因离开岗位时，应提前向行政事务部报备，并安排他人代为收、发。每天及时、准确、分类收取、寄发公司邮件、报刊，并妥善保管。三、邮件收取公司邮件由收发员统一代签，但非公司邮件、未经授权的私人邮件、超过规定体积或重量的邮件、法院传票等特殊外来件及其他邮件收发员不得代签。经代签的邮件，收发员收件时应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕等，应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。凡挂号信、包裹单、汇款单等重要邮件，收发员应做好签收登记（见附件1.2：邮件签收表）。邮车原则上不允许入园，因特殊情况需入园，如批量邮件，收发员经与收件人确认后，应督促并配合收件人按公司业务访客程序办理进、出园手续。四、邮件寄发收发员根据国际、省外、省内等邮寄特点，本着确保邮件准时送达并节约成本的原则分类邮寄公司邮件；私人邮件原则上不予受理，由寄件人在园区外直接与速递公司交寄邮件，收发员配合检查核实。各单位寄发的公司邮件，收发员应认真审核、确认。凡对外邮寄物品，应严格按“出门物资管理规定”执行，即公司邮件须凭“出门条”寄发（先核实后封口，文件资料除外）；国际邮件则凭“邮件审批单”寄发。特殊情况如受理私人邮件，须核实有效证明，并登记后方可寄发；寄发邮件时，属公司邮件应做好登记记录（见附表1.3：邮件邮寄登记表），统一盖上“邮寄专用章”后发送；私人邮件则通知员工自付邮资（见附件1.4：邮件邮寄流程）。不论公、私函件，收发员登记受理后应妥善保管，不得搁置延误。收发员每月月初统计、校对上月各单位邮费，并于每月十五号前将统计表交行政事务部指定人员复审。五、报刊收、发收发员根据订购清单，对每天送来的报刊进行清点，发现有误须及时登记并要求邮局补缺退余。收发员每天及时分发报刊，并做好签收登记。对未在规定时间领取报刊的单位应予以催办，多次催办仍未领取的，可列入黑名单报行政事务部。对于时效性较强的报纸，经催办后，收件单位仍未在规定时间内领取且无任何说明的情况下，收发员可自行处理（杂志刊物除外），如遇节假日则顺延。六、其他保持工作台面整洁，收寄的各类公、私邮件应整齐摆放；定期检查信箱及标识完好情况，如有损坏及时报修或更新标识；妥善保管当日未处理完的报刊、邮件，如有丢失等异常情况或其他突发事件应及时上报行政事务部相关主管，如因工作疏忽导致丢失的，经确认，须承担相关责任。七、附件：1.2《邮件签收表》式样1.3邮件邮寄流程1.4《邮件邮寄登记表》式样附件1：1.2《邮件签收表》式样邮件签收表编号：TDCQ日期类别寄件人收件人签收日期备注附件1：1.3《邮件邮寄流程》式样邮件邮寄流程PAGE1附件1：1.4《邮件邮寄登记表》式样邮件邮寄登记表编号：TDCQ部门：日期类别发往地址经办人备注附件2：2.1《邮件签收流程》式样邮件签收流程附件3：3.1《邮件邮寄审批表》式样邮件邮寄审批表寄件人单位寄件时间经办人联系电话寄件类型□ 非涉密文件（注：涉密文件通过机要渠道发送）□ 物资：公斤□ 其它：发往地址寄件原因单位领导审批（单位第一负责人）备注：凡发往国外的文件资料与重量为10公斤或10公斤以上的物资应填写本表单。附件4：4.1《公费报刊订购申请表》式样公费报刊订购申请表编号：TDCQ部门：序号刊期份数金额申请理由