执法文书书写及案卷评析(一)

执法文书书写及案卷评析（一）衢州市柯城区卫生监督所周密2009年5月文书的类别依据不同的标准，文书有不同的分类。①以文书性质划分，可分为：卫生监督类文书（如现场检查笔录、卫生监督意见书、职业禁忌人员调离通知书）；卫生行政惩罚类文书（如行政惩罚决定书、立案报告）；卫生许可类文书（如卫生许可证）；卫生行政复议诉讼类文书（如行政复议决定书）。②以制作用途划分，可分为：证据类文书（如现场检查笔录、询问笔录、采样记录）；执行类文书（如各类通知书、决定书、许可证）；工作类文书（如案件受理记录、合议记录、案件调查终结报告）；答辩上诉类文书（如答辩书、上诉状）。③以制作方式划分，可分为笔录类文书（如现场检查笔录、询问笔录）；填写类文书（如当场行政惩罚决定书、采样记录、送达回执）；叙述类文书（如案件调查终结报告、听证意见书）。④以文号及编号的有无划分，分为有文号的文书、有编号的文书和既无文号也无编号的文书。各类文书使用要点1-1（有文号的文书）文书类别文书名称执法性质使用要点（文号：地区简称+卫+执法类别+执法性质+[年份]+序号）有文号的文书产品样品确认通知书确适用于不能确认所采集样品的真实性并且条件允许的情况下。技术鉴定委托书鉴委通常在立案后，卫生行政机关与案件当事人就某一问题或检验结果发生争议时，前者委托有资质的鉴定人或机构进行专门检验或鉴定时使用。检验结果通知书检告适用于《食品卫生监督程序》、《健康相关产品国家卫生监督抽检规定》规定需要告知检验结果的食品及健康相关产品。职业禁忌人员调离通知书调适用于各类卫生监督中发现有职业禁忌人员（以具有资质的医疗卫生气构出具的调离人员患有职业禁忌症的体检结果为准），需要通知其所在单位将其调离原从事的作业岗位时。卫生行政掌握决定书控1、要有相关法律、法规作依据；2、要防止易腐败变质的物品在掌握期内发生物品变质；3、实行掌握措施时要经领导批准；4、依法规定掌握期限。（也有编号）解除卫生行政掌握决定书解控要送达当事人才有效。（也有编号）案件移送书移两种情况需要移送：1、移送有关的卫生行政机关，依据《行政惩罚法》其次十条、《卫生行政惩罚程序》第九条；2、移送有关部门，依据《行政惩罚法》其次十条及有关法律名称。各类文书使用要点1-2（有文号的文书）文书类别文书名称执法性质使用要点（文号：地区简称+卫+执法类别+执法性质+[年份]+序号）有文号的文书证据先行登记保存决定书证保决适用于卫生行政执法机关在案件证据可能灭失或以后难以取得的情况下，先行实行保全物证措施时使用。保存期限为卫生行政机关负责人签发之日起七日内。（也有编号）证据先行登记保存处理决定书证保处对经查实未发现违法行为的，应准时解除保存措施；对经查实应当依法没收或销毁的，应当另行作出行政惩罚决定书；对经查实需对违法行为做进一步确认的，应另行作出证据先行登记保存决定书或卫生行政掌握决定书，延长证据登记保存时间。（也有编号）行政惩罚事先告知书告适用于除适用简易程序和听证程序实施行政惩罚的案件外的其他行政惩罚案件。行政惩罚听证告知书听告在作出责令停产停业、吊销卫生许可证或执业许可证、较大数额罚款（法人五万元以上、公民五千元以上）的惩罚决定前，告知当事人对其惩罚的事实、理由、依据和其享有的听证权。行政惩罚听证通知书听通在收到当事人要求听证的申请后，将进行听证会的简略时间、地点、方式等事项通知当事人。行政惩罚决定书罚适用于一般程序和听证程序的卫生行政惩罚。强制执行申请书申执适用于行政相对人逾期不履行或拒绝履行行政惩罚决定，而相关卫生法律法规未授予卫生行政机关强制执行权的。各类文书使用要点2（有编号的文书）文书类别文书名称使用要点（编号：年份+序号）有编号的文书产品采样记录对健康相关产品及其他产品采样时所用，不论该产品有无包装。非产品采样记录用于采集公共场所使用的公用物品或者在生产经营场所内产生的有害因素等样品的记录。卫生监督意见书用途广，凡是对被监督对象提出卫生要求、改进意见、技术指导、卫生学评价、产品卫生质量评价等均可使用。当场行政惩罚决定书依法对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政惩罚。封条一般与《卫生行政掌握决定书》、《证据先行登记保存决定书》、《产品采样记录》等其他文书一起使用。一张封条不足以达到封存效果时可同时使用多张同样的封条。各类文书使用要点3-1（无文号无编号的文书）文书类别文书名称使用要点无文号和编号的文书案件受理记录内部工作文书，来源四类：1、监督管理；2、监测报告；3、社会举报；4、上级交办或下级报请或有关部门移送。立案报告内部工作文书，适用于卫生行政机关受理并需要立案调查的全部案件。两种情况例外：1、当场惩罚（但必须在惩罚后七日内报备）；2、特殊情况需现场立案的（但必须在3日内补办立案报告手续）。现场检查笔录证据类文书，经查证属实后可作为定案的依据。书写原则：1、客观真实性原则。①没有亲眼看到的不能记；②分析推断的不能记；③群众举报的不能记；④管理相对人所讲的内容不能记。2、相关性原则。记录的违法事实、违法行为及卫生状况的内容，要与查处的案件或与卫生监督类别相关。3、合法性原则。一是程序合法；二是手段合法。书写注意事项：1、记录挨次。2、应避开遗漏、重复和紊乱；2、重点记录主要违法事实；3、记录要精准、简略，不能笼统、抽象。4、使用正确、书写规范；5、要记录现场调取的物证和现场的拍照；6、记录现场实行的行政掌握措施或保存证据措施。询问笔录证据类法律文书，经查证属实可作为惩罚的依据之一，但不能作为定案的唯一证据。注意事项：1、询问时须有两名以上执法人员同时在场并出示执法证件；2询问被询问人应个别进行，笔录也应分别制作；3、笔录必须当场制作。案件调查终结报告除当场惩罚的案件外，都必须制作。各类文书使用要点3-1（无文号无编号的文书）文书类别文书名称使用要点无文号和编号的文书合议记录对拟适用听证程序或其他重大行政惩罚案件，在调查终结后进行合议时使用的文书。陈述和申辩笔录适用于除按简易程序和听证程序处理外的其他案件。听证笔录记录听证会的全过程及当事人对案件的陈述申辩、质证的全部内容。听证意见书听证会结束后卫生行政机关作出行政惩罚决定之前，听证人员就听证情况对该案件的违法事实、证据、理由及适用法律等问题进行复核后，向卫生行政机关负责人提出书面意见而制作的。送达回执主要用于送达决定书、通知书、告知书等对外使用的文书，用于直接送达、邮寄送达、留置送达等法定方式。结案报告适用于全部经过立案调查的案件。徐能川生产过程不符合卫生要求案（例）

案件承办人：徐秋江江国庆一、案件受理记录除要求内容齐全、签名和时间精准外，主要是写好当事人和案情摘要。

当事人：分法人单位或其他组织、个体工商户和自然人三类。是单位或其他组织的应写单位名称全称；如果是不具法人资格的分支机构，应将其所属的法人单位名称写上。如衢州市柯城区卫生监督所航埠分所；自然人写其姓名；个体工商户将其当自然人看待，写其姓名并注明是XX个体工商户户主。

案情摘要要素：案发时间、地点、违法事实、危害和影响、主要证据。书写应按违法行为或事实的性质和程度由大到小，从重到轻加以排列，逐个提出问题并加以简要说明。我们的案情摘要不必按现场检查笔录的样板书写。（一）存在问题：1、地点：案发单位和案发个人的书写区分（单位写地址，个人写身份证住址）；2、案情摘要：①没有写明现场检查以外的证据。3、错别字：案情摘要其次行检查（进）发现……

（二）要求：依据《关于规范卫生行政惩罚工作的通知》（柯卫监发[2008]4号）规定，要求发现违法线索2日内受理。1.内容齐全：案件来源、受理时间、案发单位、案情摘要、处理意见2.案情摘要：案发时间、地点、违法事实、危害和影响、主要证据3.签名和时间：经办人签名、负责人意见、负责人签名、时间二、立案报告

立案报告是执法机关对案件正式开展调查取证的依据，所《关于规范卫生行政惩罚工作的通知》（柯卫监发[2008]4号）规定受理后3日内立案，是由于我们办案往往在案发现场就要实行进一步取证，如调查询问、证据保存等等，所以必须符合“因情况特殊需要现场立案实行调查取证措施，应当3日内补办立案报告手续”的规定。1.内容齐全：当事人、案件来源、发案时间和地点、受理时间、案情摘要2.案情要素：违法事实、违反条款、违法事实书写排列有序3.签名和时间：经办人签名准时间、审批意见、立案时间、指定承办人、负责人签名准时间三、当事人供应供应资料通知书

本文书属于省厅自订文书，但也适用日常执法。存在问题：要求书写工整。四、调查终结报告1

21、除了前面所讲的当事人、案情摘要等书写要求外，应当重视案由的写法：其格式为：当事人名称（姓名）+简略违法行为+案。2、案件承办机构：可以写到简略的部门科室（或分所）。如衢州市柯城区卫生监督所航埠分所。但向上级主管报告的应当写衢州市柯城区卫生局。1.内容齐全：案由、当事人、承办机构、承办人、案情及违法事实、相关证据、争议要点2.案情要素：违法事实、经过（结果）、违法条款3.处理意见：惩罚种类、惩罚幅度、惩罚依据4.签章：承办人签名和时间、负责人审批意见、负责人签名准时间存在问题：1、案由。本案的案由应当为：徐能川食品生产过程不符合卫生要求案。2、案情摘要：可能这样挨次为妥（包括前面文书）。先写工作人员未戴工作衣帽上岗，然后写无防蝇防尘设施，再写有几个人未取得健康证和卫生知识培训合格证。案情摘要的书写挨次应当和违法事实的挨次和适用条款的挨次一样，从重到轻、从大到小的书写挨次。3、相关证据：当事人卫生许可证据应当收集。4、违反条款：应当加上第八条第（八）项：未穿戴工作衣帽。五、合议记录

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2反映内部集体商量案件的全过程，包括合议人员对案件的态度和意见。合议应当在案件终结调查后7天内进行。

1、立案案件调查终结后，承办监督员、有关人员对违法的事实、性质、情节及社会危害程序进行合议。合议应当确认下列内容（1）采信证据（依据情况商量哪些证据给予采信）；（2）违法事实（包括主体是谁、违法的时间阶段、情节、违法所得等）；（3）违反的法律条款，惩罚的依据；（4）处理意见。2、合议建议可为：（1）确有应当受行政惩罚的违法行为的，依法提出卫生行政惩罚的意见；（2）违法行为略微的，依法提出不予惩罚的意见；（3）违法行为不属于本机关管辖的，移送；（4）违法事实不能成立的，提出不予惩罚的意见；（5）触犯刑法的，移送司法机关，同时应给予行政惩罚的，提出行政惩罚意见。（2）（3）（4）情况直接结案。存在问题：

1、合议人员的意见应按发言挨次分别列段记录；不同人意见相同的只记结论性观点；

2、合议主持人、参加人和记录人分别在每页记录上签名并注明日期。六、执法审批书

1省厅规定的内部文书。1.内容齐全：案由、合议机关、主持人、参加人、时间、地点2.会议内容：违法事实、相关证据、处理依据、合议建议、每位会议人员简略意见记录齐全3.签名：会议人签名、记录人签名准时间七、惩罚事先告知书事先告知是执法机关作出惩罚决定前极其重要的必经程序和业务，对保护当事人的合法权益具有重要作用。当事人有陈诉申辩的权利。

注意：1、《行政惩罚法》或《卫生行政惩罚程序》中没有对当事人的陈诉申辩期限作出规定，实践中可比照听证告知的期限（法第四十二条第一款第一项）告知后3天；2、不能在告知截止期限之前的日期作出行政惩罚决定。存在问题：

1、正文书写：你（单位）在X年X月X日我局卫生监督员日常监督检查时发现1、……2、……的行为，我局于X年X月X日立案调查，现已查明，你违反了……2、陈诉申辩3日的期限是比照行政惩罚法第42条的规定，不是32条。惩罚事先告知书或听证告知书1.内容要素：文号、当事人、违法时间、违法事实、违反法律条款、惩罚依据、拟惩罚种类和幅度、告知申辩时间、地点等、体现分别裁量合并惩罚2.卫生局盖章、告知日期、当事人拒签时有拒签说明注：体现分别裁量合并处罚八、陈诉申辩笔录

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2该文书一方面体现了对当事人陈诉申辩意见的重视，履行了法定程序；另一方面通过听取并记录当事人对其违法事实、情节轻重及对其实施惩罚的理由和法律依据进行陈诉申辩，充分体现了保障当事人的合法权益。

（一）

书写要求：

1、陈诉申辩人是受委托人（代理人）的，应写明受委托人的姓名、性别、职务、现工作单位等内容。并应当出具当事人委托书。2、正文书写：（1）告知不能笼统写，一般概况为，“依据《行政惩罚法》第32条规定，你（当事人）对案件事实、证据、理由享有陈诉申辩权，也有放弃陈诉申辩的权利，有对承办人员提出回避的权利。你是否放弃陈诉申辩权？是否申请回避？”（2）陈诉申辩内容应当忠实、全面记录，尽可能采纳原话（或符合原意），格外要记清楚当事人提出的新的事实和证据。（3）当事人签收。补充或修改处当事人应按手印，逐页签名，记录结束处签署“以上笔录我看过，内容属实”，并注明日期。

（二）注意事项：

1、提问和陈诉申辩应分别列段，记录采纳问答式；2、必须2名以上执法人员参加；3、当事人也可以书面陈诉申辩意见，可在笔录中注明其附在后。本案卷陈诉申辩笔录使用电子版，工整规范，应当推广并值得表扬！1.内容齐全：当事人、申辩人、承办机关、承办人、地点、时间、申辩内容2.内容要素：告知内容、亮证、申辩理由等3.签章：申辩人意见、签名准时间、承办人签名和时间九、再次合议

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2十、卫生行政执法审批书省厅规定的内部文书。十一、行政惩罚决定书、缴款凭证、送达回执注意事项：1、被惩罚人：肯定要写全称，并与营业执照、法人代码证、法人证书等名称完全全都；被监督对象不具法人资格的，填写其上级具备法人资格的单位全称；公民的以身份证姓名为准。

2、违法事实：不要把与案件定性无关的次要情节和细节写上，尤其是证据不充分或法律法规没有明确规定的事实。否则诉讼将不利。书写用叙述性语言，切忌采纳修辞手法或使用渲染文字。

3、证据：应一一简略列举，并能与违法事实相对应，已取得但与违法事实无关的材料不行作证据。情愿无用，切忌求全。

4、法律依据：引用条款一要精准、并与违法事实相对应，确认违法行为；二要全面、简略，惩罚与条款规定完全全都；三要尽可能援引到位较高的法律条款；四要当事人立即或限期改正违法行为。1.要素：文号、被惩罚人、违法时间、违法事实、主要证据、违反法律条款、惩罚依据、惩罚种类和幅度、缴款时间地址、告知权利、体现分别裁量合并惩罚2.卫生局盖章、签发日期缴款凭证、送达回执惩罚决定等文书送达时，如果相对人拒收或拒签名，应当加以说明。如：当事人XXX拒收XXXX书，卫生监督员李XX、张XX将XX书留置在徐XX办公室。现场两名卫生监督员签名，有见证人请见证人签名。十二、结案报告

适用范围：1、经调查终结认为违法行为略微，依法不需要给予行政惩罚的案件；2、经调查违法事实不能成立的案件；3、违法行为不属于本机关管辖，已移送的案件；4、已经履行或强制执行完毕的案件；5、违法行为构成犯罪需要追究刑事责任，已移送司法机关的案件。十三、证据（一）书证

1、现场检查笔录

属最常用的证据类法律文书。该笔录是卫生案件调查过程中的客观文字记录，用以固定现场状况，与现场照相、录像以及现场提取的物证互为补充、相互印证，是直接证明案件现场状况的书面凭证，是查明违法行为、收集违法证据、直接取得第一手材料的重要方法，是重要的直接证据和定案的依据，更是进行卫生行政惩罚和行政诉讼的重要原始证据之一。全面体现执法人员执法能力、基本功。

书写原则：（1）客观性、真实性原则。作为现场状况的客观记录，只能照实不能作任何分析推断；没有亲眼看到的不能记、分析推断的不能记、群众举报的不能记、管理相对人所讲的内容不能记。如：1、XXX未取得卫生许可证（或无证）从事餐饮服务活动，属结论性语句，应为：从事？样的活动，不能出示卫生许可证。2、该诊所自X月X日以来，共诊疗X名患者。现场笔录只能记现场看到的，以前的情况只能在调查中取证。（2）相关性原则。与案件无关的内容不要记。对同一管理相对人的检查，只要是卫生法律法规的管辖内容，可书写在同一现场检查笔录之中。（3）合法性原则。一要程序合法。2名以上、亮证、伴随，记录要经被检查人核对并写明“以上笔录属实”和签名。检查人签名并注明执法证号码；二要手段合法。检查、取证要公开进行，当时笔录，更不能伪造。

书写要求：（1）记录挨次。检查记录可边检查边记录，应结合法律条款内容针对性记录。现场拍照、提取物证的应同时记录。避开内容失实、误差、遗漏、重复和紊乱。（2）重点记录违法事实。对违法事实、违法行为要观察到位，要抓住主要违法事实作简略记录，不要事无巨细。做到不啰嗦、没累赘，简明扼要；只作记载，不作评价。（3）记录要精准、简略，不能笼统、抽象。对现场违法事实要描述简略、原汁原味；主要从地点（部位）、内容、数量、状况等方面考虑。不能笼统、抽象的概括为“卫生一般、室内很脏、生熟不分”等，应简略如“在什么地方，地面有几个烟头、几处痰迹，哪里有垃圾几堆、蜘蛛网”等。A、违法事实主体明确。例描述有非卫技人员从事诊疗活动的，应当把该人员姓名、性别、年龄作记录；B、违法行为的记录必须到位。例：监督检查时XXX（男，25岁），正在（XX位置）从事XXX（活动）。C、位置定位明确。例“在超市货架上查获标明XX牌饼干4包，标明生产厂家XXX，生产日期XXX，保质期XX”（不得直接书写查获超保质期饼干4包）。D、时效定位明确。一般可采纳“监督检查时……正在……”E、避开一句话概括。例：生熟混放（应注明检查时在什么地方发现什么熟食和什么生食品怎么存放于一起）。让人一看到就能很自然地情景重现！（4）使用正确，书写规范。使用正确指不能当其它文书使用。催款单使用。如几日内将XX费用交到XX单位；不能作产品推销广告。如购置XX品牌的消毒柜；不能当作责令整改通知书或行政掌握决定书，更不能当作没收违法物品的收据或清单。书写规范指用语规范、不用简称、用词（字）精准、不产生歧义，不写错别字等。如“无证XXX”，谁知道无什么证。关键字（词）用错或错别字，极易产生不良后果，甚至导致败诉，应当引起我们高度重视！（5）要记录现场调取的物证和现场拍照。笔录、物证和拍照要相互印证，相互补充，构成证据链。也就是说，物证、照片内容都应当在笔录中找到，并简略、简略。（6）记录现场实行的行政掌握措施或证据保存措施。

注意事项：（1）一案多个现场或同一现场多次检查，应当分别制作笔录；（2）要使用文书专用纸，不能用其它纸代替；（3）需要修改、补充的，应当在补充或修改后再履行签署手续。（4）现场检查笔录不能作为询问笔录，卫生监督意见书使用，不能作卫生学评价。（5）在现场监督检查时，需取少量物证时，可在现场检查笔录记载后提取物证。但最好有当事人签字的“封签”。（6）现场检查笔录可记载现场检测的数据，但必须记录检测环境和测试仪器，布点情况。（7）记录时不得使用错字、白字、省略语。1.内容齐全：被检查人、检查机关、检查时间、检查地点2.记录要素：卫生监督员亮证、伴随人员及身份、违法事实记录精准客观3、签名和时间：被查人意见、签名、时间；检查人签名准时间，当事人拒签时说明情况。制作现场检查笔录容易发生地问题（1）重要内容漏记；（2）夹杂主观内容；（3）将询问笔录内容记入其中；（4）用语词意模糊不明确；（5）检查地点不简略；（6）数量未载明；（7）物品方位未载明；（8）书写格式不统一规范；（9）当事人签名不规范2、询问笔录

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属证据类法律文书。依据《卫生行政惩罚程序》第21条规定，属重要证据，但不能作为定案的唯一证据，必须与其他证据相互印证。制作询问笔录内容应当包括案件有关的全部情况，如案发时间、地点、事实经过、因果关系、后果等。询问前应全面熟识案情，并拟提问提纲，询问时应将被询问人陈诉内容作忠实记录，不能任意加自己的理解和看法。正文起头告知除了基本的表明身份（2人在场）、出示证件、以及相关法定义务和应付法律责任等内容外，应当征求当事人是否要求回避的意愿。是另一张重要的证据类执法文书要求询问内容全面，与案情有关的内容简略调查，格外是与案件有关的关键环节不要遗漏。例调查未取得卫生许可证从事食品生产经营或生产经营禁止生产经营食品时，应简略调查生产经营起止时间，生产经营数量、销售情况，违法所得情况。询问应从身份的确定开头，例外地生产企业对产品的确认（此时，如带介绍信或认定函的，应附于询问笔录后）。1.内容齐全：被询问人、询问机关、询问地点、询问时间2.询问要素：告知内容、卫生监督员亮证、事实询问全面3.签名和时间：被询问人意见、询问人签名和时间、询问人签名和时间、记录人签名和时间。被询问人拒签时说明情况。（二）影像证据1、现场照片

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3现场照相是运用照相方法，对案件的发生地点和遗留违法活动情况、物证的场所，依据现场检查的规定和办案的要求，准时、客观、精准、全面、完整地把现场状况及物证的位置状况、特点等照实地拍照，是执法办案工作中反映与证实违法活动的重要手段。现场照相应当注意以下问题：（1）对案发地点简略方位的拍摄。在现场检查中应对现场的方位进行准确、全面、完整的拍摄。要把整栋厂房或整堆物品拍摄下来，包括把一些标志性的景物如房屋、周围景观拍摄下来，表现消灭场周围环境的状况。（2）对现场概貌和重点物的拍摄。案件现场概貌照相是对现场的全面、总体状况进行拍摄，要突出反映现场整体、全面的情况。对现场的概貌照相要尽量做到全面。在采纳相向或多向拍摄的基础上，为避开景物间相互遮挡，应实行较高机位进行拍摄，这样既可以削减平视取景时景物间的相互遮挡，同时可以把更多的景物拍摄到画面中。（3）对现场细节的拍摄。对于现场检查中发现的一些细小物证，为避免影响配光角度和效果，拍摄简略物证时最好在３０厘米~４０厘米的距离拍摄，这样既便于配光角度的调整和景深掌握，又可以有效避开背底杂散光的干扰。（4）对案件现场检查部署的拍摄。现场照相是对案件现场状况及遗留违法活动物证进行的拍摄，要尽量避开把与案件现场无关的东西拍摄进画面。但是对于一些重大违法案件，需要把上级领导到现场指挥、部署现场检查和简略现场检查时的情况准时拍摄下来，作为案件检查和破获的资料。这些图片资料往往具有史料价值。取证六要素：对比片证明的事实内容的说明、拍摄人、拍摄时间、拍摄地点、当事人质证签名准时间、现场监督员签名。（三）当事人供应资料当事人供应的材料如果是复印件的，应当注明：本复印件与原件全都、供应人准时间，取证监督员签名准时间。1、委托书授权委托书应当载明委托事项、权限及期限、委托人签名或加盖公章。（书写格式见下页）2、体检收费收据1

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33、证件：（1）营业执照（2）徐能川身份证（3）徐雪进身份证、健康证

授权委托书授权委托人：姓名、性别、诞生年月、民族、工作单位，职业、住址、身份证号码（委托人为单位的，写明单位全称及负责人姓名和身份证号码）被委托人：姓名、性别、诞生年月、民族、工作单位，职业、住址、身份证号码委托人因XXXX（写明案件性质与对方当事人）一案，委托XXX为代理人，代理权限如下：1、接受案件调查、陈诉申辩、签收有关法律文书。