产成品 借 （领）用 管 理 办 法

第4页共3页产成品借（领）用管理办法1目的为规范并严格控制XX集团公司（以下简称“集团公司”）各部门产成品借用行为，加强对产成品借用后的跟踪与回收，保证借用产成品的安全完整，特制定《XX公司产成品借（领）用管理办法》（以下简称“本办法”）。2适用范围本办法适用于集团公司各单位产成品及用户寄存产成品的借（领）用管理。3定义3.1本办法所指产成品包括：3.1.1尚未有对应合同的预投产成品，完成集团公司相应加工程序，经厂检判定达到交付用户使用的质量要求，办理了入库手续并已送交至产成品库的最终产品；3.1.2为指定的用户预投但仍未签订合同，但已完成生产、厂检并经用户检检验合格，包装完毕，办理了入库手续并已送交至产成品库，待有需求后可直接交付用户的最终产品；3.1.3已有合同且已按合同要求完成生产、检验和用户检并办理入库的最终产品；3.1.4用户寄存的产品。3.1.5对分公司、事业部、中心已完成生产、检验过程，但暂未办理或正在办理入成品库手续且已关闭工单的在产品也作为产成品处理，须按本办法执行。3.2借用分类3.2.1按被借用产品归属权划分，产成品借用可分为集团公司内部产品借用和用户产品借用。3.2.2按借用产品用途划分，产成品借用可分为常规借用和销售借用。4职责4.1物料部为产成品借用的主管部门，负责对产成品的借用进行控制与管理，并向相关部门、主管领导通报和提交相关报表，并对违反本办法的相关责任人予以处罚。4.2产成品借用部门负责根据本办法规定判断应该办理借用还是领用手续，严格审查借用的必要性和借用期限，并按本办法要求办理产成品借用、归还手续。4.3生产部门负责按本办法要求对借用归还的产成品进行恢复、调试、交厂检、包装、办理入库和返修过程发生工时、原材料的统计上报工作。4.4质量部负责按借用产成品标准对借用归还产品进行检验、质量控制和组织用户检，保证借用归还产品符合质量要求。4.5财务部门负责借用产成品发生成本的核算和费用划拨工作。4.6保密办负责对借（领）出产品是否是保密产品的判断，如是保密产品，则审核借用部门提出的借（领）用情况是否符合保密产品的借（领）用条件。5控制要求5.1常规借用5.1.1常规借用是指非更改和破坏性使用的临时借用，如用于各类试验、培训等需求，使用过程中不会对产品产生难以恢复的更改或造成破坏，使用后能将产品复原并将实物归还的借用。5.1.2常规借用通常指以下情况的借用5.1.2.1技术、研发部门因新品研制、试验、系统联调、项目试验（非销售）需要；5.1.2.2客户服务中心对外维修、部队演习、产成品培训需要；5.1.2.3生产调试、软件验证需要；5.1.2.4对外宣传展示需要。5.1.3常规借用成品库产成品的条件5.1.3.1从生产线借用在产品不能满足借用需要的；5.1.3.2借用期间能保证借用产成品的主体完整的；5.1.3.3产成品尚未列入销售计划的；5.1.3.4产成品借用期间没有或预计没有较明确市场销售合同需求的；5.1.3.5可在六个月内归还的；5.1.3.6不是用户寄存的产品，非经过军检的产品。5.1.4常规借用处理流程5.1.4.1借用人填写《产成品常规借用申请表》（见附件1），并找财务核价人填写产品标准销售单价；5.1.4.2借用人所在部门第一负责人（或授权人）审查借用的必要性和期限等要素；5.1.4.3保密办鉴定是否为密级产品，如为密级产品应判断能否借用并签署意见；5.1.4.4根据市场细分及产品归属，选择送市场部总经理（或授权人）或网通、北斗陆通的市场主管领导审批；5.1.4.5企划信息部第一负责人（或授权合同管理员）确认被借用产品没有合同需求和未列入销售计划；5.1.4.6借用人所在部门主管领导（或授权人）批准；5.1.4.7物料部第一负责人（或授权成品库主管）确认被借用产品非用户寄存产品、各审批手续符合要求；5.1.4.8物料部主管领导审批，一般情况下经物料部主管领导审批后即可到成品库办理借用手续；5.1.4.9如上述人员对于是否能借用有异议时，可要求送集团公司总经理审批，由需求部门将报告提交集团总经理批准后方可执行。5.2销售借用5.2.1销售借用是指暂未签订合同，但因市场拓展需要或客户需求紧急，由市场部门经办，目的是直接用于销售的产成品借用行为。5.2.2销售借用通常指以下的借用5.2.2.1销售合同正在签订过程中，应用户要求，需先交付并发货的；5.2.2.2销售合同尚未签订，但双方签订了供货协议，应用户要求，需先发货的；5.2.2.3因市场拓展需要，确定项目试验完成后再签订销售合同的。5.2.3销售借用成品库产成品需满足的条件5.2.3.1所借用产品不是用户寄存的产成品或已交付用户但暂未发货的产品；5.2.3.2产成品尚未列入其它销售计划中；5.2.3.3可在三个月内返回合同或试验结束后两个月内返回合同的。5.2.4销售借用处理流程5.2.4.1销售借用人填写《产成品销售借用申请表》（见附件2），同时提供符合5.2.2条规定的证据，如传真、电话记录、协议等，并找财务核价人填写产品标准销售单价；5.2.4.2保密办鉴定是否为密级产品，如为密级产品应判断能否借用并签署意见；5.2.4.3选择送市场部总经理（或授权人）或网通、北斗陆通的市场主管领导审批，审批有权人应重点对借用风险等进行评估，并签署是否同意借用的意见；5.2.4.4企划信息部设立销售借用登记本，要求借用人登记借用信息，企划信息部第一负责人（或授权人）检查并审批借用条件是否满足5.2.3.1条和5.2.3.2条的要求；5.2.4.5财务中心第一负责人（或授权人）填写产品标准销售单价，审核财务风险并签字；5.2.4.6物料部第一负责人（或授权人）审核上述各项审批是否符合本办法的规定并签字。5.2.4.7物料部主管领导审批，一般情况下经物料部主管领导审批后即可到成品库办理借用手续；5.2.4.8如上述人员对于是否能借用有异议时，可要求送集团公司总经理审批，由需求部门将报告提交集团总经理（或被授权人）批准后方可执行。5.3用户产品借用5.3.1用户产品是指用户寄存集团公司的产品和已有销售合同且经军检合格入库但暂未发货的产品。3.1.2条所列示产品虽非用户产品，但因已经用户检验合格，因此在办理借用时需报用户代表书面同意或按用户产品借用流程办理借用手续。5.3.2用户产品借用通常指以下情况的借用5.3.2.1合同已签订，交货十分紧迫，但产品尚未生产完成的；5.3.2.2重大市场订单的争取，其他途径无法提供产品，且经集团公司主管市场的领导批准的；5.3.3用户产品借用需满足的条件5.3.3.1保证可在用户规定的期限内归还的；5.3.3.2不影响被借用产品的合同交货的；5.3.3.3已撰写申请报告，报用户批准书面签字同意借用的；5.3.3.4如需通过后续产出产品的方式归还，需附制造中心或分公司、事业部签署的生产计划，且计划产出日期满足用户规定的期限要求；5.3.3.5能保证归还时是按原借用产品技术规格和配置要求进行配置并经用户检验合格的产成品，如有变动，保证有用户的书面通知的；5.3.4用户产品借用如以原产品归还的，则借用期间需保证借用产成品主体的完整性。5.3.5常规借用原则上不允许借用用户产品。5.3.6用户产品借用处理流程5.3.6.1借用人需先拟制用户产品借用申请报告，说明借用原因、用途、预期归还时间等内容，根据用户审批需要备齐必要的借用证据，报用户审批签字同意。报告内容不得与5.3.2和5.3.3的规定冲突。5.3.6.2借用人根据借用情况选择填写《产成品常规借用申请表》或《产成品销售借用申请表》，依据经用户书面签字同意的借用申请报告，再选择按常规借用流程或销售借用流程办理借用手续。5.4特殊情况下的产成品借用5.4.1对借用时间超过6个月等不满足“常规借用”、“销售借用”条件时的产成品借用，除需按本办法相关条款办理常规借用手续外，还需要附专题报告说明借用的理由、后续处理措施等内容，报集团公司总经理（或授权人）批准后方可借用。5.4.2只需借用成品中某一组成部分的，原则上需办理整个系统的借出手续，暂不需要的部分，经事先说明并经物料部负责人批准，可寄存在物料部的成品库或由借用人协调场地妥善保管，归还时应按系统进行恢复并办理归还手续。5.4.3如借用产品为密级产品，含有保密芯片，需严格按照集团公司保密制度要求及本办法规定办理保密产品借用/使用审批手续。5.5产成品领用5.5.1对于非用户产品、同时未有明确对应合同或销售协议的产成品，如有本办法5.5.2条情况之一的，不能办理借用手续，应办理领用手续，产品成本转入相应项目费用核算。5.5.2产成品领用通常指以下情况5.5.2.1预计内部长期使用的，如长期用作调试架的、长期用于研发试验或联试的、长期用于展厅样机的、长期用于市场推广的、长期用于客服维修用周转设备的，均应办理领用手续。这里的“长期”是指自借用之日起计2周年或以上。5.5.2.2预计外单位长期使用、不做返还但也不属于正常销售的，如与客户达成协议赠送给客户或用户封版的产品等。5.5.2.3使用过程中不能保证产品主体完整性的，包括：a.用于破坏性试验的；b.研发用于产品派生或升级换代试验等需要做大面积更改的；c.借用后不能按原产品技术规格要求进行恢复并办理归还的；d.产品主要组成部分被挪用的；e.或产品虽可被恢复，但返工等费用超出产品市场价格30%的。5.5.2.4特殊合同或研制合同需求，需要研发部门通过各种试验、改造后才能满足用户需求并发货的。5.5.2.5对于借用期限超过2年的产品，由借用部门组织市场、质量、研发、财务、制造等部门对市场前景、产品外观、近年产品技术升级改造情况、返修成本等进行分析、评估，判断是否有恢复的价值，借用部门根据评估结论办理领用或返修归还的手续。5.5.2.6未在此列出的其他原因的产品领用，如经集团公司领导批准的项目领用等。5.5.3产成品领用流程5.5.3.1需求部门或个人撰写产成品领用需求报告，充分说明领用的原因，报告要求包括以下审批人：产成品领用部门第一负责人、领用部门所在区域主管领导、市场部门领导、企划信息部门领导、财务中心、物料部主管领导，必要时应报集团总经理审批。5.5.3.2产成品领用人填写《领料单》，并与产成品领用需求报告一并送部门第一负责人及领用单位区域主管领导审批，重点对产成品领用原因的真实性、必要性、成本等进行审核，并在产成品领用需求报告上签署意见，领用部门负责人同时还须在《领料单》“领料主管”栏上签字。5.5.3.3产成品领用需求报告送集团公司内细分市场的市场部门第一负责人或授权人审核，重点对领用产成品是否影响合同销售等信息进行审核；5.5.3.4产成品领用需求报告送企划信息部第一负责人（或授权人）审核领用的合理性及对合同是否有影响并签署意见；5.5.3.5产成品领用需求报告连同《领料单》，送财务中心负责人（或授权人）进行费用的核算，填写产品成本和销售单价并签署意见；5.5.3.6产成品领用需求报告连同《领料单》，送物料部主管领导（或授权人）审核，如同意，则在产成品领用需求报告和《领料单》的批料人栏目上分别签字批准。5.5.3.7如上述人员对于是否能领用有异议的，可要求将产成品领用需求报告送集团公司总经理审批，由领用部门将报告提交集团公司总经理（或授权人）批准后再执行。5.5.3.8需求部门将经批准的产成品领用需求报告和《领料单》送物料部第一负责人（或授权人）审核签字，经批准后到成品库仓管员处办理产成品领用手续。5.5.3.9成品库仓管员应设立产成品领用登记本，在完成产成品发放后将复印1份产成品领用需求报告和产成品《领料单》财务联送财务部门，财务部门根据单据将成本转入相应的项目费用。5.5.4部分领用5.5.4.1部分领用是指领用部门或个人只需要产成品的某一组成部分，其余部分领出后对领用人没有使用价值的领用。5.5.4.2部分领用流程a.领用部门按5.5.3条领用流程撰写产成品领用需求报告、填写《领料单》、办理审批手续并从成品库领出完整的产成品，产成品领用需求报告中应增加需部分领用零部件清单，注明需领用零部件的图号、名称、数量等。产品费用暂时全部划归到领用部门相应的项目中；b.领用部门从成品中拆分出所需要的零部件，详细列出实际领用的零部件的图号、名称和数量清单；c.领用部门拟制剩余材料利用说明及退回零部件清单（注明主要零部件的图号、名称和数量），并将说明、两份清单与剩余部分的零部件、包装材料等一并送物料部，同时将说明与清单送制造部门的生产管理部门和财务中心；物料部应建立登记表和账本，做好退回材料进出库管理。d.制造部门组织相关部门分析并提出剩余半成品的利用方案，同时送财务中心、领用部门和物料部；e.由财务中心根据实际利用的清单和制造部门的方案对项目费用做适当的调整。f.制造部门按原材料领用流程办理剩余零部件的领用手续，切实做好剩余材料的再利用；对制造难以利用，物料部可将清单送客户服务中心，由客户服务中心分析并办理维修备件领用手续。对确实不能再利用的部分，由物料部组织办理报废手续并处理。g.物料部负责对剩余半成品是否得到合理利用进行跟踪检查并报告，保障集团公司财产得到有效的利用。5.5.5如领用产品为保密产品，含有保密芯片，领用部门需严格按集团公司保密制度要求办理保密产品领用审批手续，同时提供采购部签字同意的保密芯片采购措施的报告。5.6借（领）用人资格5.6.1借用人应为物料部以外的已签订劳动合同的集团公司正式员工，试用期、实习、见习期员工及外单位人员不得办理产成品借用手续。保密产品借用必须是由有保密资格的人办理。5.6.2领用人应为各部门相对固定的领料专员，该专员应为已签订劳动合同的集团公司正式员工，试用期、实习、见习期员工及外单位人员不得办理产成品领用手续。保密产品领用必须是有保密资格的人办理。5.7授权本办法所称授权人指审批有权人签发，并送物料部备案的书面授权书中载明的，在某一时期或某种情况下可代表审批有权人行使产成品借用审核、审查、审批或批准的人。5.8续借5.8.1常规借用如因工作需要续借产成品的，借用人必须在到期前后5个工作日内办理续借手续，续借时应同时提供已借用产成品的处所、状态确认文字依据（必须有使用单位和用户签章）。续借除按常规借用流程进行审批外，还需由集团公司总经理（或授权人）批准，续借期自续借之日起计不得超过180日。对超过180日的续借，按5.4条办理。5.8.2销售借用市场部门应紧密跟进销售合同的签订，企划信息部应予以督促，如未能在原定期限内返回合同，借用人须拟制专项报告说明未能按时返回合同的原因、合同预计返还时间及对借用产品的处理意见。专项报告应送企划信息部、市场部总经理、财务中心主管领导审批，有争议时还应送集团公司总经理（或授权人）审批，报告审批后应送物料部。5.8.3用户产品借用不得办理续借，借用人应采取有力措施保证按时归还。5.9借用期间的保管5.9.1借用人应妥善保管好产成品的外包装箱和附属物品（包括但不限于产成品出厂资料、备附件等），如事先申明并经物料部第一负责人批准，借用人可将产成品外包装箱和包装附属物品暂存于成品仓库。5.9.2借用人须保证借用的产成品用于《产成品借用申请表》中列明的借用用途。5.9.3借用人应随时跟进借用产成品的去向与状态，保证借用产成品的安全完整性。借用人所在部门第一负责人有责任和义务每月检查借用产成品的去向与状态，物料部应不定期抽查各部门的自查情况，各部门自查发现借用产成品异常情况的，应立即采取措施纠正，并在3个工作日内向物料部提交书面的借用产成品异常情况及处理措施报告。5.10转借借用人不得将借用的产成品转借给任何部门或个人；由于工作调整、人员调动须进行借用产成品交接的，必须到物料部办理归还与重新借用手续。5.11归还与核销5.11.1归还借用产品归还有两种形式，一种是实物归还，一种是冲账归还，冲账归还按核销处理。5.11.1.1实物归还a.借用人应按照《产成品退库管理办法》办理归还手续，由借用部门或借用人负责归还过程的组织与监督，并按照产品验收合格、包装、入成品库作为归还的评价标准来保证归还效果。b.归还产品一般需由借用部门组织物料部、质量部、制造等部门接收产品并当场验收，填写验收清单和处置意见，然后交制造部门恢复、复调后提交检验，由质量部复检合格后按规定配齐厂检（军检）资料，并在《复检单》上签署复检合格章，由制造部门包装组包装并办理入库。物料部负责返修过程和检验进度的跟踪和督促，并将完成情况及时反馈给借用部门或借用人。c.成品库仓管员核对产品型号、数量、机号正确后办理入库。如机号与借用时不一致，借用人需书面说明原因。5.11.1.2冲账归还a.当出现以下情况没有实物归还时，应及时办理冲帐归还手续：i）销售借用转为正式销售合同的;ii）先借用后转为领用的；iii）借用产品遗失且已办理“借用产成品遗失处理申请”并获批准的；vi）借用产品毁损并已办理报废手续的。b.办理冲帐归还时须执正式销售合同、或有效的领料单及领用报告、或经批准的“借用产成品遗失处理申请”、或经批准的报废单到物料部成品库仓管员处办理归还销帐手续。5.11.2核销5.11.2.1有实物归还的核销成品库仓管员办理完实物入库后，须通知借用人办理借用核销手续。借用人依据成品库仓管员签收的成品入库单办理核销手续。5.11.2.2无实物归还的核销a.对销售借用转为正式销售合同的，各市场部门借用人应在合同签订后5个工作日内持合同到物料部办理核销手续，成品库管理员于每月10日前将核销情况通过产成品月度报表通知财务中心、企划信息部。b.对已做费用化处理的产成品由集团或分司的财务部门每季度将费用化处理的产品清单及原因送物料部，由物料部仓管员核对是否销账，如有异常由双方沟通解决，或请主管领导仲裁。5.11.3调职与离职归还与核销5.11.3.1员工办理离职手续前，应先办理借（领）用产品归还、核销手续。当事人须执人力资源部发布的“员工离职移交清单”，到物料部成品库仓管员处办理清查和核销手续，仓管员应仔细核实其产成品借用情况，确保离职人员完成借用产成品的归还。5.11.3.2员工办理调职手续前，应先办理借（领）用产品归还、核销手续。如借用产品仍需使用，需先办理归还手续，然后落实原部门人员办理续借手续。5.12费用核算与划拨5.12.1因常规借用检查、修复和复检而产生的产品材料领用、返工整理、复调、复检、重新包装等材料和人工等费用，由返工和复检实施部门统计发生的费用，并形成简报报财务中心，财务审核后返回借用人所在部门确认，确认后计入相关项目或部门费用。5.12.2产成品领用费用的核算和划拨按5.5.3.8条和5.5.4条执行。5.13清查物料部因年度结算或其他原因对借用产成品进行清查时，借用人应按照物料部的要求配合并如实做好清查工作。6罚则6.1逾期未还6.1.1物料部每月15日左右将产品借用及到期信息等向相关部门通报。借用人所在部门第一负责人或指定人员应督促借用人及时办理归还或续借手续。对须返修的借用产品，如借用部门已按5.11.1.2条规定组织相关部门办理了验收、送返修手续，但实物仍在制造部门返修、检验暂未入库的，则按已办理续借手续处置，不再对借用部门实施处罚。6.1.2如借用的产成品逾期未归还、又未按要求办理续借手续，物料部将向借用人发出“催还通知”，并进行通报；在“催还通知”规定的时间内仍不归还或办理续借手续的，物料部将向财务中心提交处罚报告，对借用人、借用人所在部门指定的负责人（如未指定则为部门第一负责人），按借用产成品市场价值的1%处违规教育金（违规教育金纳入“XX关爱基金”，下同）。处罚生效后，借用人在15日内仍未办理归还或续借手续，将按下列情况对上述人员加倍处罚：6.1.2.1自“催还通知”规定办理返还之日起计第16-30日仍未归还的，按借用产成品市场价值的2%处违规教育金；6.1.2.2自“催还通知”规定办理返还之日起计第31-60日仍未归还所借用产成品的，按借用产成品市场价值的4%处违规教育金；6.1.2.3自“催还通知”规定办理返还之日起计第61日以上仍未归还所借用产成品的，每日按借用产成品市场价值的1‰处违规教育金，直至借用产成品归还为止。6.1.3产品返修及检验部门未按规定节点要求实施返修和检验的，经提醒、督促仍不执行的，将根据问题发生的环节对生产组织部门，或返修实施部门、或检验部门的负责人处违规教育金500至1,000元。6.2遗失6.2.1当所借用的产成品遗失时，借用人应撰写“借用产成品遗失处理申请”，分析遗失原因，经所在部门第一负责人及区域主管领导批准，送物料部和财务中心作为销帐凭证，物料部监督借用部门是否如期办理该手续；6.2.2财务中心核实产品的市场价值并通知物料部，由物料部牵头、财务等部门参与评估确定，按产成品市场价值的5-10%、1-3%分别对借用人、借用人所在部门负责人开具《违规教育金通知单》，通知当事人和财务中心对借用人、借用人所在部门负责人收取违规教育金，并将该信息通知人力资源部记入当事人档案。6.3损毁如借用的产成品因借用人个人原因，造成损毁（指没有修复价值或修复成本大于产品标准成本的20%）的，按产成品市场价值的1%对借用人处违规教育金。借用人在跟进借用的产成品的去向与状态过程中，一旦发现、了解证实产成品损毁（包括用户的原因）等异常情况，借用人必须及时向物料部报告情况，讨论处理措施。如违反将视同无故损毁，将给予借用人、借用人所在部门第一负责人加倍处罚。6.4违规转借借用人擅自转借所借用产成品，处违规教育金500元/次和行政警告处分；如转借行为系上级领导指示的，对指示人处违规教育金800元/次和行政警告处分。6.5借用产成品用于非指定用途借用人将借用产成品用于非《产成品借用申请表》中所列的用途，处违规教育金500元/次，如系其上级领导指示用于非指定用途的，对指示人处违规教育金800元/次，同时，由物料部责成借用人立即归还借用的产成品。6.6调职与离职未办理核销手续6.6.1未经物料部核实签字给予借用人办理了调（离）职手续的，对借用人（如为调职）、人力资源部的经办员工各处违规教育金1,000元。6.6.2若调（离）职借用人未办理借用产成品核销手续，物料部给予签字的，对借用人（如为调职）、物料部经办人各处违规教育金1,000元，给予物料部负责人处违规教育金3,000元及行政记过处分。6.6.3如因借用人的离职造成借用产成品无法追回，将由借用部门负责人分析原因，明确责任人，对关联责任人处违规教育金3,000元，如其所在部门的第一负责人无法落实关联责任人，将给予部门第一负责人处违规教育金3,000元。6.7借用人未按照物料部的要求配合做好清查工作的，给予行政警告处分并处违规教育金500元。7其他7.1本办法自公布之日起生效，之前发布的《成品仓库产品借用管理办法》同时废止，其他办法如与本办法有冲突，以本办法为准。7.2本办法由物料部负责制订、修订和解释。8引用文件8.1《产成品退库管理办法》9记录表格9.1附件1：《产成品常规借用申请表》9.2附件2：《产成品销售借用申请表》9.3附件3：《违规教育金通知单》附件1：《产成品常规借用申请单》XX有限公司产成品常规借用申请表借用部门:200年月日□第一次借□续借借用单编号:序号借用产品名称（产品代号）/机号数量标准销售价财务核价人123借用产品原因和用途(如有相关书面报告或证明资料应在此处列明并附于此表之后)预计归还日期:200年月日借用人对所借用的产品安全负有责任,并承诺对所借用产品按照《产成品借用管理办法》的相关规定使用、妥善保管和及时归还，否则接受本办法所规定的处罚。借用经办人确认签名:备注借用部门意见:□同意借用□不同意借用部门负责人签名:是否密级产品:□是密级产品□非密级产品保密办负责人签名:市场部门意见:□同意借用□不同意借用□其他市场部门负责人签名:企划信息部意见:□同意借用□不同意借用□其他企划信息部负责人签名:借用部门主管领导意见:□同意借用□不同意借用□其他借用部门主管领导签名:物料部意见:□同意借用□不同意借用□其他物料部负责人签名:物料部主管领导意见:□同意借用□不同意借用□其他物料部主管领导签名:集团总经理意见（有争议时）:集团总经理签名:产品归还时间(仓管员填写)质量部复检意见:附件2：《产成品销售借用申请单》XX有限公司产成品销售借用申请表借用部门:年月日□第一次借□续借借