第三章 采购订单与采购合同管理

采购管理第三章采购订单与采购协议管理1/59第一节采购订单管理第二节采购协议管理2/59第一节采购订单管理一、采购订单制定二、采购订单明细管理三、订单跟踪3/59一、采购订单制定采购订单管理是公司根据市场计划，公司用料计划和实际能力以及有关原因，所制定切实可行采购订单计划，并下达至订单部门执行，在执行过程中要注意对订单进行跟踪，以使公司能从采购环境中购买到公司所需商品，为生产部门和需求部门输送合格原材料和配件。4/59一、采购订单制定（一）准备订单计划（二）评定订单需求（三）计算订单容量（四）制定订单计划5/59准备物料采购订单计划

评定物料采购订单需求计算物料采购订单容量

制定订单计划

订单环节预测公司市场需求

确定公司生产需求准备物料采购订单环境资料制定物料采购订单计划说明书分析市场需求

分析公司生产需求

确定订单需求

确定订单需求

计算总体订单容量计算承接订单容量

确定剩下订单容量对比采购需求与供应容量综合平衡确定余量认证计划

制定订单计划

6/59(一)准备订单计划

准备订单计划也主要分为四个方面内容：

必须熟悉市场需求计划，或销售计划生产物料需求计划是订单计划主要起源供应商群体供应信息资料也就是准备订单环境资料准备好订单计划所需要资料图3-1准备订单计划内容必须熟悉市场需求计划，或销售计划生产物料需求计划是订单计划主要起源供应商群体供应信息资料也就是准备订单环境资料准备好订单计划所需要资料7/59（二）评定订单需求评定订单需求是采购计划中非常主要一种步骤，只有精确评定订单需求，才能为计算订单容量提供参照根据，方便制定出好订单计划。它主要包括下列三个方面内容（见图3-2）。8/59（二）评定订单需求考虑市场需求，要分析市场需求制定要货计划可信度，认真分析市场所同签订数量、合同剩余量各项数据，研究其变化趋势，全面考虑要货计划规范性和严谨性分析生产需求，首先要硕士产需求生产过程，其次是分析需求量要货时间，对公司不一样步期产生不一样生产需求进行分析图3-2评定订单需求内容分析生产需求，首先要硕士产需求生产过程，其次是分析需求量要货时间，对公司不一样步期产生不一样生产需求进行分析根据对市场需求和对生产需求分析成果，就能够确定订单需求。订单需求内容是：通过订单操作伎俩，在将来指定时间内，将指定数量合格物料采购入库考虑市场需求，要分析市场需求制定要货计划可信度，认真分析市场所同签订数量、合同剩余量各项数据，研究其变化趋势，全面考虑要货计划规范性和严谨性分析生产需求，首先要硕士产需求生产过程，其次是分析需求量要货时间，对公司不一样步期产生不一样生产需求进行分析9/59（三）计算订单容量计算订单容量是采购计划中主要组成部分。只有精确地计算好订单容量，才能对比需求和容量，通过综合平衡，最后制定出正确订单计划。计算订单容量主要有下列四个方面内容（见图3-3）。10/59（三）计算订单容量图3-3计算订单容量内容物料和项目都是整个采购工作操作对象承接订单量是指某供应商在指定时间内已经签下订单量订单容量含义有两个方面：一是可供应物料数量，一是可供应到货时间物料剩下订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量物料和项目都是整个采购工作操作对象承接订单量是指某供应商在指定时间内已经签下订单量订单容量含义有两个方面：一是可供应物料数量，一是可供应到货时间物料剩下订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量11/59（四）制定订单计划制定订单计划是采购计划最后一种步骤，也是最主要步骤。它主要包括下列四个方面内容（见图3-4）。图3-4制定订单计划内容一份订单包括内容有下单数量和下单时间两个方面。下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间一份订单包括内容有下单数量和下单时间两个方面。下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间12/59二、采购订单明细管理(一)采购订单管理

1采购订单管理目标使公司有关部门能够明确掌握材料订货情况。作为双方将来交货、验收、付款根据。13/592订单分类

(一)采购订单管理

联数名称作用第一联厂商联作为供应商交货时凭证第二联回执联由供应商签字确认后寄回给公司第三联物料联作为公司控制存量和验收参照第四联请款联作为结算货款根据第五联承接联由制发订购单单位自存表3-1采购订单分联按用途不一样，订单分为如表3-1所示。

14/59（二）采购订单主要内容采购订单主要是公司对所需采购物品品质某些描述,其主要内容包括下列几项：交货方式、验收方式、罚则、履约确保、品质确保、仲裁或诉讼、其他。

15/59（二）采购订单主要内容图3.5a某家电公司订购单(第一联)16/59（二）采购订单主要内容图3.5b某家电公司订购单(第二联)17/59三、订单跟踪(一)协议执行前订单跟踪

18/59（二）协议执行过程订单跟踪协议跟踪应把握下列事项：严密跟踪供应详细过程，确保订单正常执行2341控制好物料验收步骤谨慎处理库存控制紧密响应生产需求形式19/59（三）协议执行后订单跟踪订单执行完成条件：供应商收到本次订单货款物料在运输或者检查过程中出现问题应由采购人员或者现场检查人员与供应商进行联系处理。

1220/59（三）协议执行后订单跟踪在对订单跟踪过程中可通过有关采购追踪统计表来进行。编号请购单报价厂商及价格订购单验收备注请购总号发出日期收到日期品名/规格数量需要日期①②③日期编号数量单价金额交货日期供应商日期数量检查情形货款税额总金额表3-3采购追踪统计21/59第二节采购协议管理一、采购协议内容二、采购协议签订三、采购协议管理22/59一、采购协议内容(一)采购协议概念与性质

协议是一种主要约束和控制伎俩，也许减少风险。双方一旦违约，给购买方造成损失，则能够根据协议条款，向对方获取赔偿。对方假如不乐意赔偿，则能够提交法院进行裁决处理。采购协议概念与性质，如表3-4所示。

名称内容概念指物资流通公司根据市场需要，向物资生产公司或其他物资流通公司购买某种物资而签订协议性质具有权利义务内容经济协议表3-4采购协议概念与性质23/59（二）采购协议内容采购协议内容，也称采购协议条款，是指协议双方当事人详细权利和详细义务。一份买卖协议主要由首部、正文与尾部三部分组成如表3-5所示。24/59（二）采购协议内容1首部

买卖双方名称名称编号签订日期签订地点如：教学设备采购协议如：2023年第1号；如：广西农业职业技术学院如：2023年2月3日如：供方亿文科技公司需方广西农业职业技术学院25/59（二）采购协议内容2正文

如：某某某公司商品名称品质规格数量单价与总价包装及运输办法

付款办法交货时间交货地点如：李宁运动服如：1KLA072-2XS如：1000套100元/套汽车如：钞票或支票如：2023年3月29号如：某某某公司商品名称品质规格数量单价与总价包装及运输办法

付款办法交货时间交货地点如：李宁运动服如：1KLA072-2XS如：1000套100元/套汽车如：钞票或支票如：2023年3月29号26/59（二）采购协议内容协议附则及其他条款交货单位或交货人名称、姓名和收货单位名称或收货人姓名付款办法物资验收违约责任不可抗力处理交货方式:一般包括送货方式、自提方式、代运方式。如：送货上门如：广西李宁公司南城分店某某某学校体育部

交货方式:一般包括送货方式、自提方式、代运方式。如：送货上门协议附则及其他条款交货单位或交货人名称、姓名和收货单位名称或收货人姓名付款办法物资验收违约责任不可抗力处理如：广西李宁公司南城分店某某某学校体育部

交货方式:一般包括送货方式、自提方式、代运方式。如：送货上门27/59(二)商品采购协议内容2.选择内容1)保值条款2)价格调整条款3)误差范围条款4)法律适用条款28/59（二）采购协议内容3尾部

协议尾部包括协议份数、使用语言及效力、附件、协议生效日期、双方签字盖章。29/59（二）采购协议内容构造名称详细内容首部(FaceSheet)采购协议名称、合约日期与合约编号商品标准号别(C.C.C)立约双方当事人名称与地址、电话等数据基本条款(BasicCondition)货物名称质量与规格单位与数量包装（原产地）交货期物流保险检查措施价格（单价、总价、价格基础、货币）付款方式（信用证、远期L/C、D/PorD/A分期付款）尤其条款（SpecialCondition)确保条款安装及特殊确保条款大宗物资条款货价运费及汇率变动协定其他尤其协议表3-5采购合约详细内容30/59二、采购协议签订采购协议签订，是指当事人双方根据法律要求就协议所要求各项条款进行协商，达成意思表达一致而确立协议关系法律行为。31/59二、采购协议签订（一）协议签订前准备工作（二）签订采购协议程序（三）协议草签与正式签订（四）协议公证鉴证32/59签订采购协议资格审查1.审查供应商协议资格1)法人资格审查2)法人能力审查2.审查供应商资信和履约能力1)资信审查2)履约能力审查（一）协议签订前准备工作33/59签订采购协议资格审查1.审查供应商协议资格(1)法人资格审查审查供应商是否属于经国家要求审批程序成立法人组织。在审查供应商法人资格时应注意：没有取得法人资格社会组织、已被吊销营业执照取消法人资格公司或组织，无权签订购货协议。（一）协议签订前准备工作34/59(2)法人能力审查法人能力审查主要是审查供应商经营活动是否超出营业执照同意范围。法人代表也可授权业务人员，如推销员、采购员所谓承接人，以法人名义签订购货协议。（一）协议签订前准备工作35/592.审查供应商资信和履约能力(1)资信审查在准备签订购货协议步，采购人员在向卖方当事人提供自己资信情况说明同步，要认真审查卖方资信情况，从而建立互相信赖关系。(2)履约能力审查履约能力是指当事人除资信以外技术和生产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能力、产品质量、信誉高低等方面综合情况。（一）协议签订前准备工作36/59

审查卖方资信和履约能力主要办法有：通过卖方开户银行，理解其债权、债务情况和资金情况；通过卖方主管部门，理解其生产经营情况、资产情况、技术装备情况、产品质量情况；通过卖方其他顾客，理解其产品质量、供货情况、维修情况；通过卖方所在地工商行政管理部门，理解其是否具有法人资格和注册资本、经营范围、核实形式；通过有关消费者协会和法院、仲裁机构，理解卖方产品是否经常遭到消费者投诉，是否曾经牵涉到诉讼；37/59

对于大批量性能复杂、质量要求高产品或巨额机器设备采购，在上述审查基础上，还能够由采购人员、技术人员、财务人员组成考查小组，到卖方经营加工场所实地考查，以确切理解卖方资信和履约能力。采购人员在日常工作中，应当注意搜集有关公司履约情况和有关商情，作为后来签订协议参照根据。38/59采购协议形式：有效采购协议

效力待定采购协议

无效采购协议

可撤消采购协议

当事人符合法律要求资格

意思表达真实

内容不违反法律和社会公共利益

限制行为能力人签订采购协议

无代理权人以他人名义签订采购协议无处罚权人处罚他人财产采购协议

1）一方以欺诈、胁迫伎俩签订协议，损害国家利益。2）歹意串通，损害国家、集体或者第三人利益协议。3）以合法形式掩盖非法目标协议。4）损害社会公共利益协议。5）违反法律、行政法规强制性要求协议。1）重大误解采购协议。2）显失公平采购协议。3）欺诈、胁迫采购协议。

采购合同形式39/59（二）签订采购协议程序当事人互相协商签订协议过程，一般分为两个阶段：1要约:签订协议提议签订协议当事人一方向另一方发出缔结协议提议。40/59采购协议要约应具有特性要约须是特定人行为

123要约必须是向特定人发出要约必须具有能够签订协议主要条款签订协议要约须向特定人明确提出，即向一种详细法人、经济组织、个体商户或农村承包经营户提出。4要求受约人做出回复期限41/59采购协议要约应具有特性要约须是特定人行为

123要约必须是向特定人发出要约必须具有能够签订协议主要条款提出签订协议提议，须是客观上已确定法人、经济组织、个体工商户、农村承包户。4要求受约人做出回复期限42/59采购协议要约应具有特性要约须是特定人行为

123要约必须是向特定人发出要约必须具有能够签订协议主要条款须包括标物名称、规格、数量、价格等。4要求受约人做出回复期限43/59采购协议要约应具有特性要约须是特定人行为

123要约必须是向特定人发出要约必须具有能够签订协议主要条款要约有效期内，要约人不得随意撤消或变更要约。如要撤消或变更要约，其通知应在受约人做出承诺之前送达。4要求受约人做出回复期限44/59（二）签订采购协议程序2承诺：接收签订协议提议受要约人向要约人做出对要约完全无异议接收意思表达。45/59采购协议承诺所具有特性承诺须是受要约人向要约人做出回复

123承诺必须是就要约做出同意回复承诺必须在要约有效期限内做出承诺须是无条件无任何异议接收要约，才能组成有效要约，而与要约人组成协议关系。46/59采购协议承诺所具有特性承诺须是受要约人向要约人做出回复

123承诺必须是就要约做出同意回复承诺必须在要约有效期限内做出非受要约人做出或受要约人向非要约人做出意思表达都不是承诺。47/59采购协议承诺所具有特性承诺须是受要约人向要约人做出回复

123承诺必须是就要约做出同意回复承诺必须在要约有效期限内做出受要约人只有在要约有效期限内做出同意要约意思表达，才是承诺。48/59（三）协议草签与正式签订协议主要条款协商确定后，当事人双方能够先草签协议。待其他次要条款商定后，再正式签订协议。49/59（四）协议公证与鉴证1协议公证

所谓协议公证，就是国家公证机关即公证处，代表国家行使公证职能，根据当事人申请和法律要求，根据法律程序，证明采购协议真实性和合法性活动。50/59（四）协议公证与鉴证序号条件第一条当事人必须具有行为能力第二条协议签订必须落实平等互利、协商一致、等价有偿标准第三条协议内容不得违反国家政策、法律法令；公共利益和社会主义道德准则第四条协议内容必须清楚、详细、齐全表3-6采购协议公证审查条件51/59（四）协议公证与鉴证2协议鉴证

采购协议鉴证是协议监督管理机关根据双方当事人申请，依法证明协议真实性和合法性一项制度。鉴证特点主要有3方面（见图3-7）。

图3-7采购鉴证特点52/59三、采购协议管理(一)采购协议管理内容

采购协议管理内容:图3-8采购协议管理内容一是协议文本有关法律上错误，二是检查协议文体文字、措词是