外经贸从业人员考试《国际商务秘书实务》历年真题及详解

2014年12月外经贸从业人员考试《国际商务秘书实务》真题及详解一、单项选择题。在下列每小题的四个备选答案中选出一个正确的答案，并将答案填涂在答题卡相应位置。错选、多选、未选均无分。（每小题1分，共20分）1．以下属于美国《职称辞典》中对秘书工作描述的是（ ）。A．寻找深造和事业发展的机会 B．整理人事档案 C．安排雇主的旅行并安排好旅行路线 D．分析问题，选用重要的决策技巧【答案】B查看答案【解析】美国《职称辞典》对秘书工作的描述有：①全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作；②能用速记记录口述；③能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字；④处理上司约会及提醒其约会；⑤接电话和打电话；⑥处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件；⑦对办公室其他工作人员进行工作监督；⑧整理人事档案。AD两项属于美国秘书专家玛丽·A·德弗里斯对秘书工作的归纳；C项属于英国秘书专家约翰·哈里森对秘书工作的概括。2．国际商务活动的基本特点不包括（）。A．交易性 B．利益性C．竞争性 D．综合性【答案】D查看答案【解析】国际商务活动的基本特点包括：①交易性。是指各类组织由于各自的需要而产生交易的愿望，交易，即买卖商品；②利益性。国际商务活动的任何一方都是以追求和实现经济利益为目标和归宿的，离开了经济利益，国际商务活动就失去了存在的价值；③竞争性。市场经济是一种竞争经济，在市场经济条件下的竞争是生产和流通的基本条件，是实现社会资源有效配置的前提，是市场调节企业活动的基础。3．礼仪活动中的“礼尚往来”体现了国际商务礼仪的（）。A．真诚平等原则 B．自律宽容原则 C．规范适度原则 D．遵仪守时原则【答案】A查看答案【解析】国际商务交往中，真诚平等是秘书礼仪的第一条原则，也是国际商务秘书的人际交往原则的核心。平等既是人的尊严的平等，也是礼仪规则的相对应表现。具体表现为：①无论双方的身份、背景、民族及所代表的企业等有何种的不同和差异，在交往过程中，双方都要有一个平等的态度；②在礼仪活动中必须注重“礼尚往来”，一方对另一方表现出的礼数应有对等的反应。4．以下对坐姿的描述正确的是（）。A．入座时先走到座位前，轻稳地坐下 B．双手可自然弯曲放在膝盖上C．入座后可再站起整理衣服 D．起立时，双腿往后收回一步【答案】B查看答案【解析】A项，入座时要轻要稳，走到座位前，转身后，轻稳地坐下；C项，女子入座时，若是裙装，应用手将裙稍稍拢一下，不要坐下后再站起来整理衣服；D项，起立时，双脚往回收半步，用小腿的力量将身体支起，不要用双手撑着腿站起，要保持上身的直立状态。5．以下属于开放式办公室缺点的是（）。A．建筑成本高 B．难以监督员工活动 C．噪音太大 D．难以进行沟通【答案】C查看答案【解析】开放式布局的缺点包括：①缺乏单独办公的机会；②不容易集中精力，员工容易受电话、人们来回走动等干扰；③很难进行机密性工作；④噪音太大；⑤开放式办公体系设计粗糙。ABD三项属于封闭式办公室的缺点。6．办公管理程序的特征不包括（）。A．择优性 B．全面性C．稳定性D．可操作性【答案】B查看答案【解析】办公管理程序的特征包括：①择优性。办公管理程序必须由实施该程序的部门秘书或人员来制定，应是切合工作实际并经过优化了的工作步骤和模式；②稳定性。管理程序必须保持在相当长的时间范围内稳定有效；③可操作性。管理程序是用来执行的，因此必须明确、具体、可行，并切合秘书工作和企业的实际需要。7．以下属于第四代时间管理理论特点的是（）。A．备忘录型 B．记事薄规划C．强调价值规划D．自然法则【答案】D查看答案【解析】A项，第一代时间管理理论的基本是备忘录型；B项，第二代时间管理理论强调的是“规划与准备”，特色是记事簿；C项，第三代时间管理理论的主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”，强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观；D项，第四代时间管理强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。8．以下属于办公用品采购原则的是（）。A．物美价廉原则 B．质量优先原则 C．分散采购原则 D．简化流程原则【答案】A查看答案【解析】办公室用品的采购原则：①满足公司办公需要；②供应商的选择，一般而言，秘书人员在进行采购时，最好选择一家固定的信誉度较高的供应商进行长期合作；③做好相关记录；④遵循物美价廉原则；⑤杜绝吃回扣。9．标有“亲启”字样的信函属于（）。A．一般信函 B．私人信函C．重要信函D．紧急信函【答案】B查看答案【解析】私人信函包括寄给上司的私人信函及公司里其他人的私人信函。私人信函一般都标有“亲启”、“私人”等字样。10．以下属于文书制作内容的是（）。A．校对B．签收C．传阅D．归档【答案】A查看答案【解析】文书工作的对象是文书，而文书只有被制作出来，才能进入运转阶段。因此，文书处理的首要任务就是制作文书。文书的制作包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、盖章等环节。11．文书工作中的（）是保证文书制作质量，提高文书工作效率，克服文牍主义的重要手段。A．安全B．统一C．精简D．高效【答案】B查看答案【解析】统一是保证文书制作的质量、提高文书工作效率、克服文牍主义的重要手段。文书工作的统一性原则，具体的有：①要求统一标准，要在单位内部实行文书名称、适用范围、标印格式、行文规则及其技术规范的统一化和标准化，防止各自为政；②要求统一管理，秘书部门是文书工作的管理机构，主管本单位的文书处理工作。秘书部门也应当配备专职人员负责文书处理工作，尤其是必须统一负责一些关键性的文书处理环节。12．下列关于邀请函描述错误的是（）。A．一般由标题、正文、落款、日期组成 B．最好有主办方的名字或形象标志C．内容要概括 D．语言要恳切、朴实【答案】A查看答案【解析】A项，邀请函一般由标题、称呼、正文、落款、日期组成。13．（）是收文处理的最后一个环节。A．拟办B．承办C．注办 D．批办【答案】C查看答案【解析】文书注办是承办部门在文书办理完毕后对文书的承办情况和承办结果所作的简要说明。注办是收文处理的最后一个环节，其主要作用是备忘待查，为日后查考了解某一文书的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时，这项活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复和混乱。14．会议成本的公式中A为与会者平均工资的（）。A．1倍 B．2倍C．3倍D．4倍【答案】B查看答案【解析】太阳工业公司每次召开经营会议时，总把一个醒目的会议成本分析账贴在会议正前方的黑板上。该公司计算会议成本的简便公式是：会议成本=2A×P×T。其中：A为与会者的平均工资的3倍；P为与会人数；T为会议召开的时间。平均工资之所以要乘以3，主要是因为劳动产值远比平均工资高得多。再乘以2是因为开会使正常工作停顿，从而影响工作的连续性，损失应该以2倍计算。15．商务档案属于（）。A．文书档案B．科学技术档案 C．普通档案D．专门档案【答案】D查看答案【解析】按照档案的内容，可以把档案分为普通档案（管理性）档案和专门档案（专业性档案）。商务档案属于专门档案。16．同一条信息对有的人来说价值高，而对其他人来说，价值可能就低，甚至毫无价值。这就要求秘书人员在信息工作中遵循（）。A．时效性原则B．层次原则 C．价值性原则D．针对性原则【答案】B查看答案【解析】信息的价值是客观存在的，但信息价值量的大小却取决于信息本身的内容对接受者的有用程度。由于社会实践的不同，人们对信息有着不同的需求。同一条信息，对有的人来说价值高，而对其他人来说，价值可能就低，甚至毫无价值。这就要求秘书人员在信息工作中遵循层次原则。17．（）中在信息量大致相当的情况下，应当以“时差”作为信息取舍的主要根据，取时差小的信息而弃时差大的信息。A．老化规律法B．专家评估法C．时序法 D．类比法【答案】C查看答案【解析】时序法是指按时间顺序对信息进行取舍的方法。在信息内容相同的情况下，留存较新的信息，剔除较旧的信息。通过时序排列，可以了解有些信息由于时差过大，随着情况的变化，已经不适应现实的需要，失去了使用价值。一般来说，在信息量大致相当的情况下，应当以“时差”作为信息取舍的主要根据，取时差小的信息而弃时差大的信息。18．传真属于信息传递方式中的（）。A．电讯传递B．书面传递C．光传递 D．语言传递【答案】A查看答案【解析】电讯传递是利用现代化通讯手段传递信息的一种方式，是将信息转换成电子信号，再经过有线电路（或无线电路）传递到末端并转换成信息的传递。依靠诸如电话、电报、传真、计算机网络等的传递都是电讯传递。19．头脑风暴法中专家小组规模以（）为宜。A．5～10人B．10～15人C．15～20人 D．20～25人【答案】B查看答案【解析】采用头脑风暴法组织群体决策时，要集中有关专家召开专题会议，主持者以明确的方式向所有参与者阐明问题，说明会议的规则，尽力创造融洽轻松的会议气氛。为方便提供一个良好的创造性思维环境，应该确定专家会议的最佳人数和会议进行的时间。经验证明，专家小组规模以10～l5人为宜，会议时间一般以20～60分钟效果最佳。20．谈判中最敏感、最艰难的部分是（）。A．质量 B．交货期 C．付款方式D．价格【答案】D查看答案【解析】商务谈判的价格是指谈判双方让渡的金额，而不仅仅只是商品的价格。价格是商务谈判的核心，也是谈判中最敏感、最艰难的部分，是商务谈判策略与技巧的集中体现。商务谈判的失败往往是价格谈判的失败。二、多项选择题。下列每小题的选项中，有两个或两个以上答案是正确的，请将答案填涂在答题卡相应位置。多选、少选或不选均不得分。（每小题2分，共20分）21．以下属于名片用途的是（ ）。A．介绍自身B．维持联系C．显示个性 D．拜会他人E．喜庆告友【答案】ABCDE查看答案【解析】对现代人来讲，名片是一种物有所值的实用型交际工具，其用途是多方面的。具体包括：①介绍自身；②维持联系；③显示个性；④拜会他人；⑤名片在交往中有多种用途，如馈赠附名、代替请柬、喜庆告友、祝贺升迁等。22．科学的档案保管制度包括（ ）。A．定期检查制度B．透明制度C．借阅利用制度D．工作责任制度E．修复工作制度【答案】ACD查看答案【解析】为确保商务档案的完整、系统与安全，在商务档案保管工作中，应建立各项行之有效的规章制度，并在实际工作中予以贯彻执行。这些制度包括：①定期检查制度；②保密制度；③借阅利用制度；④工作责任制度。23．选择宴请地点的依据有（ ）。A．宴请目的B．宴请规模C．宴请形式 D．经费E．交通状况【答案】ABCDE查看答案【解析】宴请地点恰当与否，体现着主人对宴请的重视程度。宴请地点的选择，可依据宴请目的、规模、形式和经费来确定。落实宴请地点时应注意尽可能选择交通方便的地点。24．光票托收用于（ ）。A．支付订金B．样品费用C．代垫费用 D．索赔E．贸易从属费用【答案】BCDE查看答案【解析】光票托收是指汇票不附带货运票据的一种托收方式。主要用于货款的尾数、样品费用、佣金、代垫费用、贸易从属费用、索赔以及非贸易的款项。25．以下关于税收描述正确的是（ ）。A．税收以国家政治权利为依托 B．征税对象是税法构成内容的核心部分C．税目是一个独立的税收要素 D．增值税属于流转税E．关税属于收益税【答案】AD查看答案【解析】B项，税率是应征税额与计税依据之间的比例，是税法构成内容的核心部分；C项，税目是指税法中规定征税对象的具体项目，是征税范围的具体体现。它不能作为一个独立的要素；E项，关税是国家对进出国境或关境的货物或物品所征收的一种税，属于流转税的一种。26．会计核算内容分为（ ）。A．资产 B．负债 C．库存 D．费用 E．现金【答案】ABD查看答案【解析】会计要素是构成企业经济活动的必要因素，具体地说，是会计核算内容的分类。会计核算内容可以分为资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润六个要素。27．以下属于国际商务谈判开始阶段主要工作的是（ ）。A．摸底探测B．建立良好谈判气氛C．报价 D．议价E．开场陈述【答案】ABE查看答案【解析】）国际商务谈判开始阶段是指谈判双方在前期准备的基础上就会谈的目标、计划、进度和参加人员的问题进行协商并取得一致意见的阶段，通过本阶段的商谈可以为以后的具体谈判议题奠定基础。从程序安排上讲，本阶段的主要工作是：①建立良好的谈判气氛；②开好预备会议；③做好开场陈述总结本阶段的工作；④摸底探测。CD两项属于实质性谈判阶段的内容。28．以下关于冲突描述错误的是（ ）。A．良性冲突和恶性冲突划分是绝对的 B．良性冲突中注重相互交换信息C．恶性冲突有利于实现组织目标 D．恶性冲突关注冲突的胜负E．员工之间彼此交谈很少是冲突的征兆之一【答案】AC查看答案【解析】A项，恶性冲突与良性冲突的划分不是绝对的，两者往往有交叉，可以相互转化。如果协调得当，恶性冲突可以转化为良性冲突；反之，良性冲突也会升级为恶性冲突；C项，一般来说，凡双方目的一致，但在所采取的手段或途径上有所不同而导致的冲突大多属于良性冲突，这类冲突有利于增强双方沟通和解决问题能力，对于实现组织目标是有利的。29．信息资料编码方法有（ ）。A．顺序编码法B．来源编码法C．内容编码法D．分组编码法E．字母编码法 【答案】AD查看答案【解析】为了便于信息资料的管理和使用，适应电子计算机处理的要求，对登记存储的信息资料要进行科学的编码，是指科学化、系列化。信息资料编码的方法有：①顺序编码法。按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码，用于不很重要或无需分类的信息资料的存储。可按数字、字母、内容的顺序排列编号；②分组编号法。利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类，进行单独的编码。30．以下属于会议记录技巧的是（ ）。A．快 B．要 C．补 D．省 E．代 【答案】ABDE查看答案【解析】一般说来，会议记录的技巧有四条：①快，即书写运笔要快，记得快；②要，即择要而记；③省，即在记录中正确使用省略法；④代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。三、主观题。（本大题有10小题，共60分。其中第31～35小题为简答题，每小题5分，共25分；第36～40小题为实务操作题，每小题7分，共35分）31．会议签到的方式。答：参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。会议签到一般有以下几种方式：（1）簿式签到与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议。（2）证卡签到会议工作员将印好的签到证事先发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。（3）会议工作人员代为签到会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。这种会议签到方法比较简便易行，但这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。大型会议不适宜采用这种方法。（4）座次表签到方法会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上销号，表示出席。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。（5）电脑签到电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。32．文件签发应当遵循的规范。答：签发是对文书负有责任的领导人或被授权的相关人员在秘书部门审核的基础上，对文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的发文环节。文书签发是一件非常严肃的事情，应当遵守如下的规范：（1）要遵守签发权限签发不能越权，单位内部要建立分层签发制，落实文书的具体签发人。不是所有的文书都要找正职领导人签发，但其他领导人也不能任意签发文书。（2）要坚持“先核后签”的原则签发后的文书未经签发人同意，一般不能随意改动。为避免不应有的反复签发，签发前一定要认真审核。（3）签发要准确、完整签发人要在“发文稿纸”的相应栏里规范签发，不能在文书的任意地方随便签发。签发的内容要完整，包括：是否同意签发，通常是“同意”、“照发”、“急发”等字样；签发人的职务、姓名及日期；代签时标注签发的类型（如“代”、“代签”等字样）。33．文件清退的具体要求。答：文书办理完毕后，将承办部门和承办人员暂存的文书收回到秘书手中就是文书清退。文书清退的具体要求如下：（1）规定清退时间清退文书可按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。（2）事先通知除有重大错误、必须立即办理清退的文书外，一般文书的清退应事先发出通知。具体方法是：①在需要清退的文件上盖上“阅后退回”戳记；②印发“文件清退目录”或“通知单”；③若需清退的文件是在会上分发，可在文件上标明“会后退回”的字样，同时在会上口头通知，予以强调。（3）加强催退清退期限到来之前，秘书要通过电话或口头方式提醒有关方面按时清退，过期清退的，要加强催退。（4）清点核对文书清退时要仔细清点核对，如发现缺少份数或与清退目录不符，要当场登记，以作进一步清退。（5）交接签字文书清退交接时，双方应在清退凭证上签字、备查。34．国际商务谈判结束后，秘书需要协助完成的工作有哪些。答：国际商务谈判结束阶段的工作国际商务谈判结束后，秘书要主动协助上司和谈判人员做好各项善后工作，主要包括：（1）收回相关文件资料，并进行整理和存档；（2）上报整理后的材料；（3）作好有关财务项目的报销；（4）协助总结谈判的经验教训。35．信息保管的工作内容。答：保管是信息的保护和管理，关系信息的安全、完整和使用寿命。保管中应防止信息资料的污损和丢失，实施科学保管。要及时剔除失去保存价值的信息资料和卡片，建立查阅、保管制度等。信息的保管主要包括：（1）防损坏、防火、防潮、防高温、防虫害等；（2）防失密、泄密、盗窃等；（3）定期或不定期地进行清点，及时发现存储中的问题，提高管理水平；（4）及时存储更新，不断扩充新的信息。36．您是宏远公司行政秘书陆米，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。便 条陆米：公司将于12月28日在总公司2号会议室召开**产品推广会，旨在进行产品市场开发的交流总结，从而提高产品在全国市场占有率，会议要求各所属单位销售部经理参加并发言。由你负责拟定会议通知，并负责相关联络事宜。行政经理苏明2014年12月6日答：会议通知如下：**产品推广会会议通知所属单位：为了推广新开发的**产品，作好市场开发的交流总结，进一步提高公司在全国的市场占有率，经研究决定召开产品推广会。现将有关事项通知如下：会议内容：产品市场开发的交流总结参加人员：销售部经理会议时间、地点：2014年12月28日总公司2号会议室要求：参会人员准备发言稿联络人：陆米 固定电话：******手机：*********  **公司总经理办公室2014年12月20日（盖章）37．您是宏远公司行政秘书陆米，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。便 条陆米：总公司领导将于本月28日来我分公司视察工作，请于17日下班前拟好一份接待工作安排，并形成书面文字交给我。以下内容需要重点安排：（1）接待工作安排（2）工作汇报安排（3）娱乐活动安排（4）住宿安排谢谢。行政经理苏明2014年12月6日答：接待工作安排如下：序号内容细节安排（1）接待安排车辆及人员接站接站后直接到公司或前往安排的酒店（2）参观参观分公司员工工作情况提供分公司财务报表及重要合作方案供领导查阅根据领导要求，安排分公司重要客户与领导会谈（3）娱乐安排领导参观本地旅游景点或名胜古迹安排领导品尝本地有名的小吃或特色食品（4）食宿根据领导要求和公司规定预定酒店根据当天情况及领导要求安排三餐（5）返程根据计划预定返程车票为领导准备纪念品和本地产品38．您是宏远公司行政秘书陆米，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。便 条陆米：请你为公司设计一份电话记录单，七日后交到我处审阅。行政经理苏明2014年12月6日答：电话记录单如下：**公司电话记录记录人：日期：**年**月**日时间：上午/下午**点**分 致：**先生/女士/小姐是否回电：是/否来电人：**先生/女士/小姐来电单位：********来电人电话号码：********留言：******** 39．您是宏远公司行政秘书陆米，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。便 条陆米：请拟定介