工程条线会议及事项跟踪管理

工程条线会议及事项跟踪管理一、目的为进一步规范世茂集团华北地区工程条线会议管理程序，充分做好会前准备，简化冗余的会议安排，切实提高办事效率，更好地协调工作，强化事项的跟踪落实，特编制本制度对区域工程部、项目工程部层级工程条线日常例会、专题会及事项跟踪动作进行规范化管理。二、适用范围适用于地区公司工程条线各层级日常例会、专题会的组织、召开、落实及其他渠道重要事项的跟踪落实。三、会议管理3.1会议分类3.1.1按时间分类根据举办会议的周期，可分为例会及专题会两类会议。（1）例会：依据制度和工程管理需求，按惯例每隔一定周期举行一次的会议，可分为周例会，双周例会、月度例会、季度例会等。（2）专题会：根据制度或工作管理需求，针对特定时间节点或特殊事项不定期举行的一次或多次会议。3.1.2按层级分类根据现有集团制度，梳理了华北地区工程管理部及各项目常规的会议安排，按区域工程部、项目工程部层级，例会及专题会常规安排情况见下方表格。（1）区域工程部会议情况例会专题会会议名称周期维度会议名称周期维度区域工程部职能汇报例会每月综合地区公司工程策划评审会不定期计划/策划华北地区工程条线双周例会每两周综合各模块制度/奖惩培训会不定期综合区域工程管理部例会每周综合重大风险及特殊事件研讨会不定期综合技术管理月度例会每月技术维保管理月度例会日销会和月度会维保计划管理月度例会每月计划工程条线评估月度例会每月在建供方高层沟通会每半年在建（2）项目工程部会议情况例会专题会会议名称周期维度备注会议名称周期维度项目工程部双周汇报例会每两周综合总包及重要分包图纸会审交底会定标后进场前技术项目工程管理例会每周综合含原项目工程管理例会、在建评估准备周例会、交付评估准备周例会在建评估介入启动会正负零完成在建监理周例会每周综合在建评估总结会每月评估当天在建施工及监理单位月度评估会每月在建含原施工单位月度评估会，监理单位月度评估会专项施工方案协调会即时综合工程计划协调会即时综合工作面移交协调会即时综合项目工程策划评审会不定期计划/策划各模块制度/奖惩培训会不定期综合区域工程部双周例会每周固定时间举行，时间由区域工程总确定，会前邮件发送会议通知至各项目工程部，要求各项目将双周汇报资料会前反馈至部门工程内业处，原则上各项目工程经理必须参会，若因故无法参会，需提前向工程负责人报备，同时明确参会代理人。项目工程管理例会需每周固定时间举行，时间由项目自定，每次会议应将原项目在建评估准备周例会、项目交付评估准备周例会相关模块一同举行，每周的项目工程管理例会应同各工程七大模块（策划、计划、技术、在建、交付、维保、风险）的月度例会合并，以提高会议效率，同时拓展项目工程条线人员的跨专业知识面。项目工程管理例会各会议要素要求详见附件1《地区工程条线工程会议要素&内容标准化模板》。原施工单位月度评估会、监理单位月度评估会项目工程部需进行合并，每月一同举行施工及监理单位月度评估会；原维保周协调会（物业、工程、维保）、维保月度横向协调会（客服、物业、工程、维保）进行合并，按项目工程管理例会的深化原则分为周例会及月度例会。3.2会议流程常规的会议流程见下图所示，按时间顺序包含会议通知、会议资料准备、会议举办、会议纪要确认、会议事项跟踪五项关键工作，分别对应于会议的会前、会中、会后三个阶段。3.3会议要素3.3.1会议要素内容会议要素包含目的、时间、议题、资料准备、参会人员、主持人、组织纪要、会议议程、汇报形式、会后跟踪等会议关键信息。3.3.2会议要素分类会议要素亦作用在会前、会中、会后的不同阶段，共同规范各会议的关键管理动作要求。（1）会前阶段要素：目的、时间、议题、资料准备、参会人员；（2）会中阶段要素：主持人、组织纪要、会议议程、汇报形式；（3）会后阶段要素：会后跟踪。3.3.3会议要素要求会议要素要求详见附件1《地区工程条线工程会议要素&内容标准化》。3.4会议通知3.4.1会议通知内容会议通知是将会前要素进行规范化的关键动作之一，会议通知的关键信息应包含时间（会议时间确定应提前在线下与主要参会人员充分沟通后确定）、议题、资料准备、参会人员在内的所有会前阶段要素。3.4.2会议通知发出时间除固定时间举办的例会外，常规会应提前2天以上发出会议通知，专题会应提前1-3天发出会议通知。3.4.3参会人员及请假要求会议通知应发送全部参会人员，如主要参会人员（会议通知中明确需参会的人员）请假或不能及时参加，经与会议发起人沟通同意后可另委派代理人参加。3.5会议资料准备为避免参会人员无准备参会，所有由会议通知发起的会议均应进行会前会议资料准备，参会人员应结合会议主题，在会前对会议资料进行充分的准备。3.5.1会议资料准备方如需区域工程部/项目进行会议资料准备，应在会议通知中明确会议资料准备方；如会议发起方已筹齐会议资料，会议发起方即为会议资料准备方。会议资料准备方需按照议题的关键内容及会议的通知要求进行会议资料准备，并在会前规定的时间内提交会议发起人，由会议发起人复核后转发所有参会人进行会前熟悉。（周例会、月度例会提前1天提交，专题会提前3天提交）3.6会议议程安排为简化会议流程，提高会议效率，会中阶段要素均应在会议议程安排中予以明确，包含主持人、组织纪要、会议议程、汇报形式，具体要求详见附件1《地区工程条线工程会议要素&内容标准化》，对于例会，产生的重要事项由专人进行会议记录，例会中的常规事项由当事人记录，会议纪要专人可不进行记录。对于专题会，会议议程应首先明确会议纪要人安排后再进入正式议程。3.7会议纪要会议纪要是会议成果性意见得以有效传达的保障，也是会议事项后续跟踪的有力依据，会议纪要应包含以下关键信息：（1）会议纪要应包含会议主题、会议时间、会议地点、参会人、会议成果性内容、待办事项责任人、待办事项跟踪人、待办事项完成时间、事项级别等关键信息，会议纪要模板详见附件2《地区工程条线会议纪要模板范例》。（2）所有有成果性意见或有后续事项跟踪的会议均需形成会议纪要。（3）对于有事项跟踪要求的会议，会议纪要应明确包含后续跟踪事项内容、拟完成时间、责任人/部门（责任人仅可为一人，可填写协作人）、事项级别等关键信息。（4）地区公司会议纪要的落实情况将在《集团工程职能内控检查管理制度》进行检查及考核，需按集团各模块制度要求进行落实。四、事项跟踪4.1事项跟踪分类4.1.1按事项来源分类根据事项的来源，可分为会议事项、其他渠道重要事项两类：（1）会议事项：会议纪要待办事项。（2）其他渠道重要事项包括但不限于：①其他部门反馈需跟进事项。②检查、调研需跟进事项。③因工作需要需发起事项。④其他。4.1.2按层级分类按事项发起层级可分为地区公司事项、项目事项。4.2事项跟踪流程事项跟踪流程逻辑图如下：4.3事项跟踪及销项评估事项的推进与解决由按事项明确的事项责任人、协作人负责。4.3.1事项责任人会议事项负责人为会议纪要中明确的事项责任人；其他渠道重要事项责任人由各层级负责人确定。在地区公司对集团发起的事项跟踪中，所有需地区公司/项目完成的集团发起事项（限事项跟踪APP）责任人均为地区公司工程总，地区公司事项跟踪人需协助完成统计、安排及发起消项等工作（事项跟踪APP仅限集团或地区公司，项目不涉及）；所有需项目完成的地区公司发起事项的责任人、地区公司或项目自身由会议纪要确定的需项目进行事项跟踪的责任人、其他渠道重要事项的责任人均为项目工程负责人。4.3.3事项跟踪人地区公司层级事项跟踪人确定为工程管理部部门内业，项目层级事项跟踪人确定为项目工程内业，地区公司层级、项目层级所有需进行跟踪的事项由跟踪人跟踪，其负责事项跟进、提醒事项责任人事项销项、事项档案的维护更新。地区公司事项跟踪人应按照附件3《地区工程条线事项跟踪档案模板范例》将确定的事项清单进行录入并跟踪或在事项跟踪APP中（仅限集团或地区公司）对事项进行跟踪，项目事项跟踪人仅按照附件3《地区工程条线事项跟踪档案模板范例》将地区公司层级、项目层级确定的需项目进行跟踪的事项进行清单录入，并每周固定时间当面、电话或邮件等方式对事项责任人进行提醒并沟通事项的进展情况，提前进行事项预警。4.3.4内控检查事项跟踪根据《集团工程职能内控检查管理制度》，每季度检查报告发出后，集团工程管理中心各模块将进行内部讨论，将各地区公司本季度检查中触犯负面清单事项进行梳理，并同各地区公司线下确认整改完成时间，检查后1个月内将所有事项录入事项跟踪APP进行跟踪消项。内控检查事项一并纳入其他渠道事项的通报及完成率晒单。4.3.5销项评估人各事项跟踪的最终成果汇报对象及进行销项评估的评估人，常规安排为地区公司层级销项评估人为地区工程总，项目层级销项评估人为项目工程负责人。4.3.6销项评估事项责任人应在事项跟踪档案规定的完成时间内，完成事项销项工作，并将事项完成情况汇报销项评估人进行评估，如已初步达成但不完善，应进行改善后重新评估销项，直至通过评估后方可在事项评估人授权下通知事项跟踪人在《地区工程条线事项跟踪档案》中进行立项结束的更新或在事项跟踪APP（仅限地区公司）进行销项。4.3.7重新立项或上会如事项跟踪人未能在规定时间内完成事项，事项跟踪人应主动提前告知销项评估人，在销项评估人评估后，如确认已无法达成，应进行重新立项并确定预计的完成时间，若有必要组织专题会议讨论。当涉及重新立项或上会时，原事项跟踪档案未达成信息应作为新事项备注一同存档。4.4事项跟踪档案地区公司工程条线除重要事项及需集团知悉事项每月提交集团事项跟踪人进行统一APP数据录入外，其他事项由地区公司跟踪人及项目事项跟踪人自行完成事项跟踪档案的更新与维护工作。4.4.1事项跟踪APP（1）事项跟踪APP的使用详见附件4《工程事项APP使用说明书》。（2）APP内事项需实际完成后方可发起消项，经核实未实际完成即发起消项，消项评估人将进行“退回”，如经多次无故退回仍在未完成情况发起消项，将在工程条线月度例会中进行通报。（3）事项跟踪APP的使用目前暂时在集团层面和地区公司层面。4.4.2事项跟踪档案录入（1）会议事项录入事项跟踪档案：在每次会议后，对于需要进行跟踪的事项，会议纪要记录者将跟踪事项整理好后发送给事项跟踪人，并由其建立事项跟踪档案，会议纪要作为建立事项跟踪档案的依据。（2）其他渠道重要事项录入事项跟踪档案：事项发起时，应由事项发起人指定事项责任人、销项计划时间及销项评估人，任务明确后由事项责任人发邮件将上述信息发送事项跟踪人并抄送事项发起人及销项评估人以建立事项跟踪档案。4.4.3事项完成时间窗口期事项计划完成时间结束前7天，如事项责任人在事项发起人及销项评估人授权的前提下，可通知事项跟踪人进行一次事项完成时间延期调整。4.4.4事项跟踪档案更新当跟踪事项完成销项评估后，事项责任人可通知事项跟踪人进行事项跟踪档案结束立项更新。五、其他5.1.事项分级根据事项的重要及紧急程度，共分为红色级别事项、橙色级别事项、黄色级别事项三类，会议事项的分级由会议主持人现场确定，其他渠道重要事项由事项发