面对面沟通技能-有效“热身”（秘书人际沟通课件）

名片的使用技能名片的准备名片要整齐地放在名片夹、盒或口袋中。名片要放置在便于拿出的地方。自己名片与他人的名片不混装。递交名片双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方。目光注视对方，微笑致意。接受名片双手接过，认真看一遍上面的内容。精心放入名片夹或者上衣口袋。记录：时间、地点、会面的内容、对方感兴趣的话题分类整理：归档，定期整理、更新随时分类整理名片人际沟通名片的使用技巧

在人际交往中名片就像一封精炼的介绍信，记载着我们姓甚名谁、我们的职业，甚至透过名片还可以看出我们的职业发展履历。如总经理、局长、校长、院长，一看就知道这是一位成功人士。所以交换名片也是商务场合或社交场合中的一项重要内容。探讨递名片1名片存放在显眼、方便拿到的地方可以确保我们在需要递名片的时候快速递出去，不至于错失递名片的恰当时机。把名片放在包的最里层或衣服的里层口袋，或者随便一放，在需要的时候就会到处找，甚至找半天也没有找到，会让对方觉得我们是一个没有条理的人，我们是一个很不专业的人，进而影响到对方对我们的信任度。1名片放在哪里比较讲究的人士会准备一个名片盒，这是最好的存放名片的方式，名片盒能保证名片不出现褶皱，不被弄脏。如果没有名片盒也可以把名片放在上衣的口袋里，但千万不可放在裤子口袋里。女士可以把名片放在随时携带的小包里，主要不要折损名片。双方第一次见面的时候，应该先由地位比较低的人或者晚辈或者客人先把名片递给地位高的人或者长辈或者是主人，后者再回赠名片。2谁先递名片递名片的时候要把名片的正面朝上，字的正向朝向对方，名片倾斜一定角度，这样做便于对方快速看清名片上的字。递名片时不可用单手，要用双手的大拇指、食指夹住名片的两角，其他手指自然蜷缩，身体微微前倾，低头示意。在递名片的同时，用语言表示“请多指教”“很高兴认识你”“久仰”等等4适当解释如果我们的名字比较生僻或者是多音字的话，那就需要在递名片的时候，把名字读一遍，这样做相当于告诉对方这个字怎么读，能够避免对方把我们的名字读错而使双方都尴尬，有时候话题就是从解释名字开始的，如可以讲讲名字的来历。

刚刚我们从递名片的这个角度来讲解了递名片的4个小技巧，接下来我们再看看如何接名片？态度不可傲慢11态度不可傲慢在交流沟通中有的人仗着自己地位高、权势大，在沟通中会比较傲慢，比如让自己的秘书接名片而不亲自接，或者接过名片看都不看一眼就放在一边，这都是失礼的表现。接名片用双手2当对方双手递名片过来时，我们也应该及时用双手去接，这样才符合礼仪的对等原则。接过名片要读名片3

接过名片之后要把名片的正面反面仔细看一遍，而且最好能够读出其中的一些信息，比如王总，公司名称、公司地址等，读名片有个好处就是可以引出话题，比如对方公司所在的城市你刚好熟悉，就可以说那个城市夏天很凉快，或者城市绿化很好，很干净等等，从这样的一些小事开始谈话能消除初次见面的拘束，快速拉近双方的距离，为沟通创造良好的开端。不可随便乱放别人的名片4当我们接过对方的名片时，不可随意乱放。一般来说可先放置在面前的桌子上，等谈话进行到一定时间或离开时把名片收起来。如果要收起来就要放在上衣胸前的口袋，或公文包里，在离开时一定要随身带走别人的名片。名片如人，乱丢别人的名片相当于对这样人不重视。这一点一定要避免。

有一位销售经理带着一名下属去拜访另一位公司的总经理，双方交流的很愉快，也达成了销售的初步意向，出门的时候这位销售经理把对方总经理的名片掉在地上了，而自己还不知道，还踩了几脚。对方总经理看到这个情况顿时就很不开心，觉得销售经理不够尊重自己，不够重视自己。这位销售经理回去之后再次联系这个总经理时感觉人家态度很冷淡，订单也迟迟签订不了，他很纳闷，不知道哪里出问题了。人际沟通名片递接的礼仪掌握递送名片的时机1名片的递送可在刚见面或告别时，如果是即将发表意见或谈话，也可在说话之前发名片给周围的人，可帮助他们认识了解你。注意不在用餐时、会议中与人交换名片。递出名片时要直视对方22递出名片时要直视对方递出名片时要直视对方，面带微笑，展示出良好的精神状态。切忌萎靡不振、眼神游离。一般应该双手分别捏住名片的两角（如果手里拿着其他东西，也可以用右手递接名片），将文字正面朝向对方递出，同时可以说：“我是，请多多关照。很高兴认识您，常联络认识您非常荣幸……”接受名片要用双手并表示感谢3接受名片要用双手并表示感谢，然后认真地看一遍上面的内容，可以读出或默读名片上的内容、姓名，以示尊重。如果遇到名片上有生僻字，要立刻请教对方，千万不要读谐音，以免造成尴尬；更不可拿着名片在对方身上上下下左右来回扫视，这也是非常失礼的。3接受名片要用双手并表示感谢注意交换名片的顺序4一般是按照“客先主后，低先高后；女先男后，长先幼后”的顺序：客人先递给主人，地位低的人先递给地位高的人；女士先递给男士，长者先递给幼者。与多人交换名片时，一般是按照职位高低和由近到远的顺序，但是都要依次进行，切勿跳发名片，这种行为会被认为厚此薄彼。交换名片的禁忌55交换名片的禁忌一忌发破旧脏污名片，二忌滥发名片，三忌索要名片，四忌随意存放名片，五忌涂改同事名片借用，六忌非公务目的男士主动给女士留名片。人际沟通接待中握手引领的礼仪

我国在接待客人时最常见的礼节是握手，秘书人员在接待时中也有很多引领客人的工作，这两项工作的基本礼仪要求秘书人员必须熟悉和掌握的。握手1通常情况下，主人、尊者、长者、女士先伸手，而客人、卑者、年轻人、男士应先问候，等对方伸出手来，立即回握。如果一人需要与多人握手，按照先女后男、先尊后卑、先长后幼的顺序，也可按照与你远近的顺序一一握手，不要交叉握手。1握手（2）握手时距离对方约一步远，上身略前倾，伸右手，拇指张开，四指并拢，在与腰同高的位置与对方一握，一般礼节性的握手持续3-5秒为宜，礼毕即松开。握手时不要戴手套，手应当保持清洁和干爽，来不及脱掉手套或清洁双手应致歉。1握手女士如果不打算与对方握手，可以欠身微笑致意，不可视而不见或转身离开。引领22引领一般引领。首先告知客人所去之地，引领时要配合对方的步幅，在客人左前一米左右处，身体稍向右转体，侧身向着客人，可边走边聊一些相关话题，走三步可用左手做一下引领提示。转弯或上楼梯时，要提前提示。电梯引领。应先告诉客人楼层，在电梯外一手按住按钮，一手请客人先进电梯，然后进入电梯按楼层键；下电梯时，一手按住开门按钮，一手请客人先出电梯。2引领进门引领。进门一般左手扶门，右手引领。“外开门客先人，内开门己先人”即：门是向外拉开的，秘书拉开门，侧身立门旁按住门，请客人先进；门是向内推开的，秘书一般右手推门进去，然后换至左手按门，再请客人进入。座位引领。一般右为上，左为下。用手势引领客人坐上座。通常离门较远的或面对门为上坐，长沙发与单人沙发，长沙发为上坐。人际沟通热情接待艺术秘书部门是综合办公部门，秘书人员处于上下、左右、内外综合沟通的中介地位，接待到本单位访问和办事的各方人员是其工作的重要组成部分。接待工作的好坏，体现了接待人员本身的素质、能力、水平，更展示了一个单位的工作作风和外在形象。接待前的准备11确定接待的类型按照国别可分内宾和外宾接待，按照是否预约可分有约和无约接待，按照访客人数可分个人和团体接待等。接待环境要整洁、明亮、美观、无异味。接待用品也要提前准备好，如桌椅、茶具、茶叶、饮料。

做好环境准备无论什么类型的接待，都要有诚恳的精神和合作的精神，要让对方有受到重视，受到欢迎的感觉；同事间也要互相协助，不可各自为政。本单位的相关情况，如产品情况、部门设置、领导及员工情况等。接待相关的资料准备，诸如酒店宾馆信息，本地区的经济、社会、文化等相关情况等。如果是有约接待要了解来宾的各项信息，如人数、姓名、性别、年龄、民族等。如果是重要的有约接待，还要制定接待计划。接待的过程2见到客人的第一时间接待遵循“3S”原则，即：Standup(站起来)See（注视）Smile（微笑）并向对方问好，询问对方来意、身份等。如果客人进门时正在忙碌，可用眼神、点头、手势等身体语言表示你已经看到对方，示意对方稍等。1亲切欢迎重要的有约接待一般要到单位门外或车站、机场提前等待，并主动上前礼貌地确认对方的姓名和身份，待认可后做简短的自我介绍。自我介绍时可递上名片等。如果对方有行李，要主动帮助提携，如果对方拒绝，不要强求。如果乘车，请按礼仪指明客人的座位，并等客人落座后再上车并关车门。引导客人落座，奉茶并根据具体情况处理，向领导引见或先行交谈。如果有工作需要离开，可向对方说明情况得到原谅或安排其他人员陪同。在工作间隙要适时询问客人的需求，以免对方有被冷落的感觉。2热情待客客人起身告辞，秘书应立即起身，“出迎三步，身送七步”一般送至楼梯口或电梯口即可，重要客人送至门口即可，如有行李或较重物品，要帮助提携。与客人告别时应以恭敬真诚的态度握手话别。送别后不可立即离开，应面带微笑，挥手致意，等客人离开后再离开。人际沟通如何制定接待计划

在接待工作中，有一些重要的、涉及面广或较为复杂的接待，仅仅依靠临时的普通的接待方法已不能圆满周到的完成接待任务，这要求秘书人员进行细致的准备，做好接待计划。首先与来访一方沟通，协商，确定来访的起止时间，来访期间的活动安排，然后征得领导的同意和批准，然后及时传送给来访一方，让对方做到心中有数。根据主要来宾身份确定接待规格。接待方主陪人员的身份决定了接待规格的高低，即接待时由怎样等级的人出面接待、陪同，同时也决定接待时的用餐、用车、活动安排等一系列的规格。接待规格有高、对等、低三种：主陪人员比主要来宾的职务高为高规格接待，主要表达对对方的重视和礼遇；主陪人员与主要来宾的职务相当是对等接待，这是最常见的接待规格；主陪人员比主要来宾职务低为低规格接待，如上级领导视察工作一般都是低规格接待。拟定日程，做好接待方案。主要包括人员安排和日程安排，可制定表格印发给相关人员（1）人员的安排。时间、地点、事项、主要工作人员、陪同人员等。所有人员都应清楚的知道自己在接待中的任务。（2）日程的安排。包括日期、时间、活动名称和内容、主要来宾、陪同人员等内容。住宿、餐饮、参观娱乐等安排。包括住宿地点、标准和房间的数量；宴请的时间、标准和人数；参观娱乐的时间、地点、交通安排等确定经费的列支。包括工作费用、住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、参观游览娱乐费、纪念品费、广告宣传和公关费、其他费用。握手与引领主人、尊者、年长者、女士先伸手客人、卑者、年轻人、男士先问候与多人握手，先女后男、先尊后卑、先长后幼也可按照与你远近的顺序握手，不交叉握手握手的顺序握手姿态双方约一步远，上身略前倾。伸右手，拇指张开，四指并拢，在与腰同高的位置与对方一握。一般礼节性的握手持续3-5秒为宜，礼毕即松开。既不可太长太用力，也不要太短太无力握手时眼神应当注视对方，不可左顾右盼不要边握手边拍打对方的肩膀握手时不要戴手套，手应当保持清洁和干爽女士如果不打算与对方握手，可以欠身微笑致意握手需要注意的问题引领一般引领电梯引领进门引领座位引领一般引领电梯引领居中介绍介绍的顺序外人优先主人优先尊者优先长者优先女士优先疏者优先众人优先早到者优先介绍的姿态1.站立2.手势四指并拢，拇指微张，手心朝上，手背朝下。手指向被介绍的一方，头则面向另一方。不背对任何一方，上体可略前倾。人际沟通秘书如何为他人做介绍在公务交往中，介绍人常由公关礼仪人员或秘书担任，因此秘书常常有为他人作介绍的工作需要，那么为他人作介绍时要注意哪些细节和礼仪呢？在作介绍之前最好征求被介绍者的意见1注意介绍的顺序22注意介绍的顺序不分男女老少，社会地位的高低在介绍顺序中最重要。一般遵循“”外人优先、主人优先、尊者优先、长者优先、女士优先”的顺序。即：组织内部人员先被介绍给外部人员，客人先被介绍给主人、卑者先被介绍给尊者、晚辈先被介绍给长辈、男士先被介绍给女士。还有一些其他情况，如与自己关系亲密的一方先介绍给关系一般的一方、个人先介绍给众人、迟到者先介绍给早到者等等。2注意介绍的顺序注意介绍的姿态3为他人做介绍时，一般是站立的。介绍的手势要优雅，四指并拢，拇指微张，手心朝上，手背朝下。手指向被介绍的一方，头则面向另一方。不背对任何一方，上体可略前倾。4秘书如何为他人做介绍在正式场合，不可以用手指点被介绍人或拍打被介绍人的肩和背。人际沟通秘书如何做一个有效的自我介绍自我介绍是主动展示自我形象和价值的一种方法和手段，常常决定着更深层次的沟通能否顺利实现。那么，秘书怎样才能做一个有效的自我介绍呢？区分自我介绍的场合1秘书在工作中要进行自我介绍的场合主要有工作性场合，如接待、会议、商务活动、面试等公务交往场合；礼仪性场合，如讲座、报告、庆典、仪式等正规隆重的场合；社交性场合，如宴会、酒会等应酬性或一般的公共场合。2自我介绍在自我介绍之前，首先要问自己两个问题：一是“我希望对方了解并记住我的哪些信息？”它的答案决定了你要选择哪些需要介绍的信息，并用什么方法让对方记住这些信息。二是“我出现在当下场合的原因是什么？”它的答案决定了你能不能被对方认同并快速接纳。选择合适的个人信息并合理安排时间3通常的自我介绍时间都不会太长，1-3分钟比较常见。10%的时间用于基本信息介绍，如姓名、职业信息等；80%的时间是与出席场合、内容有关的个人信息，3选择合适的个人信息并合理安排时间如姓名、职业信息等；80%的时间是与出席场合、内容有关的个人信息，如招聘要说明你负责的工作与招聘岗位的关系，应聘要说明你与工作相匹配的能力，接待要说明由你负责接待的原因，会议要说明你参加会议的原因和目的，宴会、酒会你可能要说说你喜欢的菜式，酒品、电影等；最后10%的时间则是总结或结束语。准备一个有效的自我介绍最好的方法就是平时有意识地进行自我介绍的准备和练习，这样遇到不同的场合时，也就能够更加自如流畅完成介绍。人际沟通有效介绍技巧

介绍，是交流与沟通中最普遍的礼节，是见面相识和发生联系的最初方式。那有时候我们会把自己介绍给别人，有时候我们会把别人介绍给别人，有时候我们会把一个人介绍给多位，有时候呢又需要把很多人介绍给一位，所以掌握一定的介绍技巧也是非常有必要的。介绍顺序1我们在做介绍的时候，要遵循一个原则：尊贵的一方有权利先知道另一方的情况，所以在介绍的时候我们经常把地位比