商务礼仪-理论实务案例实训商务礼仪第9章

第9章

商务会议礼仪9.1会议礼仪9.2新闻发布会礼仪9.3展览会礼仪学习目标理论目标：掌握会议、新闻发布会和展览会的概念。把握其准备工作、工作程序与本卷须知等相关知识。实务目标：掌握会议、新闻发布会、展览会中的各种礼仪标准和根本议程。案例目标：运用所学的会议、新闻发布会、展览会的根本议程和礼仪标准等知识，研究相关案例，培养和提高学生举办各种会议的问题分析与方案决策能力。实训目标：引导学生参加针对会议、新闻发布会、展览会的实践活动，在了解各种会议的准备工作、根本议程的相关资料、法律和职业道德要求的根底上，在切实体验商务会议等有效率的活动中，培养学生专业能力和职业核心能力，通过践行职业道德标准，促进学生健全人格的塑造。引例：特色展览会美国加州杏仁商会为了在中国推广和销售杏仁，准备利用展销会的形式宣传推广产品。经过调查分析，他们筹划了系列“健康人生巡回展〞，希望在消费者心目中树立杏仁有利于健康的形象。他们选择具有影响力的大型商场进行展览活动。并利用各种形式最大限度地加强了加州杏仁的宣传推广。为了加大宣传加州杏仁的力度，加深人们的印象，组织者要求表演者穿着统一印有加州杏仁商会标记的服装。舞台背景幕墙及舞台覆盖物均设计成绿色的杏仁生长的田野图案。现场免费为小朋友发放印有加州杏仁商会宣传语“送给幸福的人〞的彩色气球。主持人不断地忙着在舞台上带着小朋友做游戏，并指导现场的观众参加健美活动。另外，加州杏仁商会的桔祥物也出现在此次活动之中，颇受现场观众喜爱，引得媒体记者争相拍照留念。活动吸引了数十万观众参加，给消费者留下了深刻的印象，实现了产品信息的传递。同时通过众多媒体的关注和报道，成功拓展了中国市场，到达了预期目的。9.1会议礼仪

会议会议是有组织有领导地商议事情的一种活动。会议具有以下四个特点：首先，会议是有议题的其次，会议是有组织的再次，会议是有步骤的最后，会议是有领导的9.1.2会议的准备任何会议都必须有办会者、主持者、发言者和聆听者四种人。不同的人在参加会议前都要有所准备。1〕办会者的准备工作〔1〕建立组织〔2〕明确任务〔3〕安排议程和议题〔4〕确定与会人员〔5〕发出通知〔6〕会议签到〔8〕预算〔7〕餐饮安排2〕会议主持者〔1〕宣布开会；〔2〕全体起立，奏国歌；〔3〕领导讲话〔或做主题报告〕；〔4〕分组进行讨论，或进行大会发言；〔5〕总结发言；〔6〕宣布散会。3〕发言者〔1〕仪表整洁〔2〕发言内容要周全4〕聆听者〔1〕接到会议通知后，做好参会准备，安排好自己的工作、时间等。〔2〕要预备好必要的辅助工具，如纸、笔、录音机、电脑等。〔3〕要仔细阅读会议下发的材料，了解会议情况、掌握会议宗旨。【职业道德与营销伦理9-1】

残疾人的需要某公司会议本卷须知有如下规定，如果会议的参加者有残疾人，那就给他们特殊照顾，事先了解他们的需要是否安排妥当。比方把要用电气设备的残疾人，安排在离电源较近的位置上，对于聋哑人员或有严重听力障碍者，应安排在能看见发言者的地方，或者安排手语解说员。如果是坐轮椅的参加者，应考虑方便其入场，有必要时帮助其入座，并保证方便出入。如果有盲人参加会议或者视力有障碍，应准备盲文材料，或者坐在他旁边的人尽量帮他做一些描述，不要让他们受冷落。问题：该公司会议本卷须知的这些规定符合企业伦理要求吗？请说明理由。分析提示：公司这样的决定考虑到残疾人的特殊要求。考虑的是比较细致，也比较全面，在举国上下构建和谐社会的形势下，每个人、每个企业及其他社会组织，都应关心残疾人的需求，让他们和我们健全人一样沉着参加社会的各种活动。这既符合企业营销伦理要求，也符合社会公德要求。9.1.3会议中应恪守的礼仪标准1〕办会者〔1〕做好接待〔2〕现场效劳〔3〕会议记录〔4〕编写简报〔6〕协助返程〔5〕处理材料【同步案例9-1】

小何的懊悔公司年度销售工作总结大会召开在即，前一天小何和业务部门的同事一起布置会场，最后摆放座签时，部长特意嘱咐小何，“左大右小〞，小何自以为明白了，先将董事长的名签放在主席台的中间位置，然后依次是总经理、副总经理分别列其左右，不过小何摆放时，是面对着主席台摆放的，这样一来左右正好颠倒过来了。第二天会议按时召开，就坐时，总经理也没看主席台上的标签，习惯性的坐到了董事长的左侧，坐下后他发现面前的标签上写的不是自己的名字，总经理自我解嘲地笑着起身和副总经理换位置，似乎并没在意。但坐在台下的小何却浑身不自在，特别是看到部长投来的埋怨眼神，他心里真是懊悔不已。问题：你认为小何懊悔什么？你从中应汲取什么教训?分析提示：摆个座签这是很小的一件事，但小何由于办事不认真，不严谨，小事酿出了大难堪。工作中无小事，事事要关注。2〕主持者〔1〕主持者要按事先协商好的议程组织会议，努力确保会议按照既定议程进行。〔2〕主持者要认真掌控会议时间〔3〕主持者要善于掌控会场气氛3〕发言者〔1〕要求发言的内容适合听众〔2〕要情感真实〔3〕在现场发言时要自谦自重〔4〕宽待其他发言人4〕聆听者〔1〕保持安静。〔2〕不要逃会。〔3〕聚精会神。〔4〕笔录要点。9.1.4会议应注意的礼仪事项1〕办会者应注意的事项〔1〕切忌为开会而开会。〔2〕切忌对会议期望过大。〔3〕切忌办会人员在会场中高声讲话，致使发言人的思绪受到扰乱。〔4〕切忌会议形式贪大求洋。能〔5〕切忌会议内容冗长繁杂。〔6〕切忌工作人员失职〔7〕会议结束后，办会者要将会场收拾干净，物归原位2〕主持者应注意的事项〔1〕未经会议主席团授权，主持人无权对会议的议程进行调整〔2〕不要拖延会议时间3〕发言者应注意的事项〔1〕男性发言者在会议上出场亮相时忌不修边幅、蓬头垢面、异味扑鼻。也忌发言时戴帽子、手套、墨镜，或是穿风衣、披外衣。女性发言人在装饰上切勿过分抢眼、招摇，佩戴首饰时，不要给人以浮华、轻佻之感。〔2〕发言者的内容不要闭门造车，无的放矢，选择材料时不生编滥造。〔3〕发言者在发言时不使用任何对听众不尊重的语言，动作和表情。〔4〕发言时不要拖时间。4．聆听者应注意的事项〔1〕参加任何会议，都不应当迟到或者缺席不到。〔2〕在发言人或主持人讲话时，不允许有意起哄或是直接制造有碍的噪声。〔3〕当与发言者意见相左时，不应当随意打断发言人的发言，或是大声予以斥责、讨论、吹口哨、拍打桌椅、跺脚乱踢等，也不允许对发言者鼓倒掌，更不能马上退场、不辞而别。〔4〕不允许在会议期间心神不定、“魂游〞会场之外，不允许开会时神不守舍、用心不专，或眼望窗外；不允许会议期间疲劳困乏打瞌睡，伸懒腰、揉眼睛、挠头发等。9.2新闻发布会礼仪

9.2.1新闻发布会新闻发布会又称记者招待会，它是以企业的名义邀请新闻机构的有关记者参加，由企业的专门人员以会议的形式向新闻媒体的记者发布重要信息或介绍情况，并接受记者采访，答复记者提问的一种特殊会议。新闻发布会具有以下特点：1〕正规隆重2〕双向互动3〕传播广泛9.2.2新闻发布会的准备1〕明确新闻发布会的主题企业新闻发布会的主题大致有三种〔1〕发布某一消息，如企业推出新产品、新效劳。〔2〕说明某一活动，如企业举行的大型促销活动、展览会等。〔3〕解释某一事件，如企业产品质量出了问题，企业营销策略遭遇了市场竞争对手的挑战，售后效劳有了重大疏漏，企业除了重大事故等。2〕选定新闻发布会举行的时间〔1〕避开节日或假日；〔2〕避开本地的重大社会活动；〔3〕避开其他单位的新闻发布会；〔4〕防止与新闻界的重点宣传报道撞车3〕确定新闻发布会的地点4〕确定新闻发布会的主持人和发言人5〕确定邀请记者的范围6〕制定新闻发布会的议程7〕准备好新闻发布会所需资料8〕新闻发布会的席位摆放〔1〕课桌式。〔2〕回字式。〔3〕圆桌式。9〕做好预算课桌式回字式圆桌式【同步案例9-2】

“通知〞惹得麻烦某公司就自己新开发的一个新产品系列，想通过新闻发布会形式推向市场。时间安排在周一上午10点钟，眼看时间就要到了，可是前来参加新闻发布会的媒体代表只有三四个人，总经理非常焦急，询问负责发放通知的办公室主任小王，小王说：“我都通知到了呀〞。总经理想了一下又问：“你是怎么通知的？〞小王说：“我给各媒体单位一一打了，他们也应承要来参加，可谁想到他们都没来〞。总经理听后气不打一处来，但只是瞪了半天眼睛没有发火。他拍着自己的脑袋说：这也怪我没交代清楚。问题：你认为小王负责通知记者这件事上有什么过失？总经理说自己没有交代清楚，是说没有交代清楚什么？分析提示：会议通知，事关与会人员到不到会，什么时间到会的问题，除了提前发出邀请函，会议前一天还应再打提醒和确认。特别是一些重要会议，一定要再次热情邀请。9.2.3新闻发布会的议程及礼仪要求1〕签到2〕会议开始3〕发言人演讲4〕答复记者提问5〕宣布会议结束6〕安排其他活动9.2.4新闻发布会应注意的礼仪事项1〕新闻发布会主持人应注意的礼仪事项〔1〕主持人不要随意变更会议程序，也不要随意变更主题，不可与记者发生冲突。〔2〕主持人会前不要单独会见记者或提供任何信息。〔3〕主持人不允许越俎代庖，也不允许与发言人公开顶牛。2〕新闻发布会发言人应注意的礼仪事项〔1〕发言人在发言和答复以下问题时，不能条理不清，没有重点。〔2〕发言人面对记者提出的一些锋利而棘手的问题，或巧妙答复、或直言无可奉告，切不可向对方恶语相加，甚至粗暴的打断对方的提问。〔3〕发言人与主持人要相互尊重、相互配合，当主持人邀请某位记者提问后，发言人一般要给予对方适当的答复。3〕新闻发布会后应注意的礼仪事项〔1〕整理会议资料。〔2〕收集各方面反映。【职业道德与营销伦理9-2】

尊重别人发言小徐平时好说好动，即使在公司各种会议场合，别人在台上发表对某个问题的看法，他在台下也要一边嘟囔，一边做出古怪的表情；别人在台上公布获奖名单他会在台下与别人不停嘀咕；别人在台上做分析报告，他在底下向前后左右讲街头新闻。有好心职工提醒他，但他毫不在意。问题：小徐这样做，会给他本人带来什么影响？分析提示：别人发言时小声嘀咕，首先是对发言者不满和抗议，其次容易影响会场秩序，再次影响个人在公众中的形象。不该别人说话时你在那里嘀咕，也容易使人产生疑心和反感。9.3展览会礼仪

9.3.1展览会展览会是指企业为了介绍本单位业绩，展示本单位的成果，推销本单位产品或效劳，以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性聚会活动。9.3.2展览会的准备1〕明确展览会的主题2〕确定时间、地点3〕展览内容的宣传4〕展览会的布展制作5〕平安保卫事项6〕辅助效劳工程7〕经费的预算9.2.3展览会中的礼仪要求1〕参展方人员的礼仪〔1〕企业的工作人员要注意自己的形象，穿着应庄重。〔2〕企业的工作人员要善于运用解说技巧，要以热情、诚恳的原那么接待每一位参观者。〔3〕企业的工作人员应恪尽职守、各尽其责，认真做好产品的宣传推广工作。〔4〕企业的讲解员要注意语言流畅，语句清晰、声音洪亮，对于介绍的内容要实事求是，并突出企业展品特色，必要时还可做一些现场示范。2〕主办方人员礼仪〔1〕主办方工作人员要注意形象，穿着要庄重、举止要文雅。〔2〕搞好与各参展单位的关系，做好各项效劳工作。〔3〕主办方人员应自觉树立防损、防盗、防火