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文档简介

招投标档案管理制度一、总则本制度是为规范企业招投标活动中的档案管理工作，维护企业正常经营秩序，遵守国家法律法规，加强企业档案管理工作，确保企业招投标活动的公正、透明等原则而制定的。本制度适用于各项招投标文件的管理。二、职责1.招标人制定招投标文件，明确档案管理的要求和制度。指派专人负责招投标档案管理，并负责对招投标文件的保存、归档等管理工作。负责建立档案管理制度和工作流程，并加强对档案管理制度执行情况的监督和检查。对企业招投标文件中保密的信息，严格按照国家规定进行保护。2.招标代理机构负责招标文件的整理、复制、印制和发放工作，对招标文件的级别和内容进行认真的审核。负责收集并更新招标文件的变更及问题解答，确保招标人对招标文件的知情权。对投标人提交的资格、投标文件进行管理，并在招标结果公告后，将投标文件进行归档。严格遵守标书保密制度，保护企业招标文件中的机密信息和商业秘密不被泄露、乱用。3.投标人对投标文件自行保存备份，并在投标文件提交前进行内部核对和校审，确保投标文件中的所有信息的真实性和完整性。严格履行标书保密义务，不得将其透露给任何其他人以及进行复制、转让和披露等行为。在招标代理机构指定的时间和地点按规定提交投标文件，并对文件进行签字、盖章等操作。在招标结束后，将未中标的投标文件自行保存备份，并按照招标代理机构的要求予以报销或收回。三、管理1.招投标文件档案管理按照国家规定和企业要求建立招投标文件档案管理制度，包括文件保存期限、档案分类、归档标准等工作。招标人应负责建立档案号码和目录，由招投标档案管理员对招标文件进行编号、归档和管理。每个投标项目应有一个相应的档案袋，标明项目名称、投标文件编号、归档日期等信息，按时间、类别、项目分别归档。招投标档案管理员要定期对招投标文件档案进行整理和排列，确保档案管理的规范和系统性。2.电子档案管理建立电子档案管理制度，按照国家规定对招投标电子文件进行备份和保存，保留期限与纸质档案保留期限一致。招投标档案管理员负责建立电子档案库，对每个招投标档案进行电子化处理和备份，确保文件完整性和保密性。进行电子档案管理时，应采取适当的措施，防范非法入侵和盗窃，保证电子档案的安全性和可靠性。四、监督对招标文件及招投标过程中发现的违纪行为和泄密事件，应及时报告上级，依法处理，并按规定安排相关档案。配合监督部门进行对招投标档案管理工作的检查和评估，做好相关记录和汇报工作。对招投标档案管理工作进行定期评估和检查，及时纠正工作中的不足和问题，不断完善和改进招投标档案管理工作。五、附则本制度的解释权

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