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文档简介

北京分公司行政管理制度1.引言本文档旨在规范北京分公司的行政管理制度，确保公司的正常运转和员工的工作秩序。该制度适用于所有在北京分公司工作的员工，包括全职员工、临时员工和实习生。2.职责与权限2.1行政部门职责负责制定和更新行政管理制度，确保与公司总部的政策和规范保持一致；组织和协调办公室设备、办公用品和文档管理；提供行政事务的咨询和支持，解决员工在日常工作中的问题；协助公司高层管理人员制定年度行政预算并进行费用控制。2.2部门主管职责负责分配行政助理的工作任务，并对其工作进行监督和指导；协助行政部门制定和更新行政管理制度；汇报行政部门的工作进展和问题，提出改进建议。2.3员工职责遵守公司的行政规定和相关法律法规，保持良好的工作纪律；及时向行政部门报告个人信息的变更；妥善保管公司提供的办公设备、办公用品和文件，不得私自挪用或损坏。3.办公场所管理3.1办公环境保持办公区域的整洁和良好的工作氛围，提供舒适的工作环境；妥善保养公司的办公设备、家具和装饰，减少损坏和浪费；坚持节约用电、用水的原则，降低不必要的开支。3.2办公安全遵守公司的安全规定，确保办公室的安全；妥善保管公司的门禁卡和办公钥匙，丢失时及时上报。3.3办公设备和设施使用合理使用公司提供的办公设备，不得私自使用或调整；注意维护设备的功能正常，及时上报设备故障。4.办公用品管理4.1采购与领用统一由行政部门负责办公用品的采购和领用；员工需按照规定的流程和数量进行领用，并提供有关使用情况的报告。4.2用品使用与保管员工需妥善保管和正确使用领用的办公用品，不得私自挪用或浪费；发现用品短缺、损坏或过期时，及时向行政部门报告并申请更换。5.办公文件与资料管理5.1文件分类与保管对公司的文件进行分类并建立相应的归档系统；文件归档后，明确记录文件的存放位置，并确保易于查阅、保存和保密。5.2文件使用与借阅员工需按照文件借阅流程进行申请，明确借阅目的和时间；在借阅期限内归还文件，并注意文件的完整和安全。5.3文件销毁与备份根据公司规定的文件保存期限和规范，及时销毁已达到保存期限的文件；定期进行文件备份，确保文件的安全性和可用性。6.行政事务处理6.1会议和活动组织按照公司的要求和流程，协助组织会议和各类活动；提供会议材料和场地支持，确保会议顺利进行。6.2邮件和快递管理负责办公室的邮件和快递收寄、分发和寄出；对重要文件和资料进行保密处理，确保机密性。6.3出差和差旅管理协助员工的出差申请和差旅安排；控制和审核差旅费用，并保证合理性和透明度。7.总结与改进定期评估行政管理制度的执行情况，及时发现和解决问题；收集员工的反馈意见和建议，不断改进行政管理制度；提醒员工遵守行政规定，加强行政意识和纪律性。以上，北京分公司行政管理制

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