办公用品超市化自助采购管理系统应用标准操作手册-工作手册

基于电子商务平台的办公用品超市化自助选购方式标准化工作手册编辑：蒋杰20237名目11-22-33-44-4.14-4.25-4.36-4.48-59-5.19-5.29-5.39-610-6.110-6.211-6.311-6.411-715-816-916-1016-附件一：办公用品超市化自助选购适用物资名目...............................-17-附件二：超市化自助选购供给商调研报告.....................................-17-附件三：办公用品超市化自助选购治理标准...................................-17-附件四：超市化自助选购相关表单模版.......................................-17-附件五：办公用品超市化自助选购协议模板...................................-17-附件六：办公用品超市化自助选购网上竞价实施细则...........................-17-附件七：办公用品超市化自助选购网上竞价评分细则...........................-17-附件八：办公用品超市化自助选购网上竞价公告...............................-17-附件九：办公用品超市化自助选购网上竞价文件...............................-17-附件十：办公用品超市化自助选购网上竞价补遗文件...........................-17-附件十一：办公用品超市化自助选购网上竞价报告.............................-17-一、业务概述办公用品超市化自助选购方式通过网上竞价方式确定协议供货商，明确物资品种、规格型号、价格、配送及效劳标准，形成企业内部电子化超市选购平台，实现办公用品需求打算提报简洁直观、选购过程标准快捷、配送效劳高效优质的目标。〔一通过图形化电子名目直观地选择需用物资，快捷准确地提报需求打算。〔二过地市物流效劳分中心向供给商下达订购单，完成收货后由网省物流效劳中心统一结算，选购过程标准快捷。〔三级物流效劳中心依据部门需求向协议供给商下达订购单，协议供给商即可安排配送，有效地缩短了物资选购周期。办公用品超市化自助选购方式是进一步扩大物资集中选购的重要手段之一，随着电子化超市选购平台的建设和图形化电子名目不断完善，有效地解决了选购物资标准不统一和选购效率低的问题，将极大地促进物资集约化向纵深进展。本手册依据国家电网公司办公用品超市化自助选购方式试Ariba标准功能设计业务流程进展制定。针对办公用品超市化自助选购方式适用的物资范围、业务流程、选购策略及治理制度等方面进展了说明。-1-本手册适用于国家电网公司系统的办公用品超市化自助采购治理，各网省公司结合本单位实际状况制定实施细则。二、工作机构和职责分工公司招投标领导小组是公司办公用品集中招标选购工作法规、规章和公司有关规定，打算公司办公用品集中招标选购工作中的重大事项。招投标领导小组下设招投标领导小组办公室，办公室设在物资部，负责招投标领导小组的日常工作。办公室下设办公用品招标选购工作小组，工作小组由物资部、办公厅、对外联络部、机关工作部、经济法律部、监察局等部门的工作人员组成。各有关部门依据职责分工开展相关工作。物资部负责组织及总体协调办公用品集中招标选购中的有关工作。组织相关主管部门和使用单位争论制定并公布办公用品选购标准，制定并下发办公用品选购名目。组织国网一级选购办公用品的托付竞价工作。网省公司物资部负责组织编报本单位办公用品年度需求推测，依据总部下发办公用品选购名目，组织相关主管部门和使用单位争论制定网省二级平台选购办公用品的选购标准，并组织开展竞价选购。各物流效劳中心依据竞价结果与协议供给商签订选购协议，负责办公用品选购的统一结算。-2-各地市物流效劳分中心负责需求打算的汇总，形成订购单下达协议供货商，负责办公用品的统一收货和配送治理。三、适用物资名目低、规格种类多和选购需求频次高的办公用品类物资。202377日基于电子商务平台办公用品超市化自助方案的阶段性汇报会议的会议纪要要求，办公用品超市化自助选购方案的争论范围明确为低值易耗类的办公用品。比例、年度选购频次、物料的通用性、供给商集中度以及是否进入财务固定资产管控等因素对办公用品类物资进展数据收集和前期调研。202380%的物料品类，二是考察具备在全网制定统一标准的办公用品种类，三是考察具备全网和网省范围配送效劳力量的潜在供给商。参考固定资产名目和国网重点低值易耗品治理名目的要求，确定办公用品超市化自助选购的名目范围。对于名目中标准统一、需求总量大、相对价值较高、需求品种单一的物资，纳入国网统一竞价范围，包括办公纸类、办公笔类、办公本册、文件治理、装订用品、财务用品和桌面文具共7个中类及其小类；对于名目中标准统一、需求总量大、相对价值低、需求类型多-3-的物资，纳入网省组织竞价范围的物资，包括办公耗材、办公4个物资中类及其相关小类。具体建议划分名目范围请见附件一。四、选购策略分析办公用品超市化自助选购方式适用的物资品类特点，供给商。物料标准化物资部依据需求单位年度需求推测，组织相关主管治理部门、使用部门和单位并邀请行业专家和供给商，争论确定办公用品选购标准。依据选购标准，在确定对应的协议供给商后，由协议供给商负责供给具体的商品信息和图形照片，包括商品的品牌、规格型号、主要参数、价格、供给商名称。商品信息Ariba化电子名目，名目中的物料编码承受协议供货商商品代码，同时考虑针对不同的供给商的商品代码在电子名目中的唯一性问题。电子名目要结合实际定期进展修订，对于在使用中觉察的缺失和错误，随时进展补充和更正。以复印纸为例，对其进展标准化例如如下：-4-7402复印纸莱茵河A4,重量:70g,颜色:8/箱箱7754复印纸白令海A4,重量:70g,颜色:8/箱箱7753复印纸白令海A4,重量:70g,颜色:5/箱箱7755复印纸白令海A4,重量:70g,颜色:10/箱箱7422复印纸爱琴海A4,重量:70g,颜色:8/箱箱7421复印纸爱琴海A4,重量:70g,颜色:5/箱箱7423复印纸爱琴海A4,重量:70g,颜色:10/箱箱7442复印纸多瑙河A4,重量:70g,颜色:8/箱箱7441复印纸多瑙河A4,重量:70g,颜色:5/箱箱7443复印纸多瑙河A4,重量:70g,颜色:10/箱箱国网物料编码国网物料主数据供给商编码国网物料编码国网物料主数据供给商编码物资具体描述包装计量单位500024629复印纸,A4,70g,一般协议供给商选择标准及资质要求商。高效快捷的配送是实现超市化自助选购方式的关键，充分利用供给商的配送网络和效劳资源、降低选购本钱是选择协议供给商过程中重点考虑因素。选择潜在供给商，除考虑供给商资质、业绩、财务状况、经营商品范围和品种种类外，还要重点考察供给商销售网点分布和配送范围及力量。协议供给商要具备与国网公司三级物流效劳体系匹配的物流配送网络，满足到总部、网省和地市的配送需求。协议供给商的选择主要遵照以下原则：协议供给商需符合竞价条件的具体规定或谈判资格要求，具备良好经营业绩，运营状况稳定，能够满足需求单位的配送要求。具体资质业绩要求请参见网上竞价文件。对供给商的评价分数承受百分制，通过对潜在供给商交货、历史选购价格、质量、售后及增值效劳四类主要标准根底上结合用户评价对供给商进展评价。供给商的评分满足客观性-5-要求，每类评价标准细项赐予不同的权重，供给商的综合总分按每个主要标准的加权得分计算。具体竞价评分细则参见附件八。供给商进展了初步调研，调研报告参见附件二。网上竞价确定协议供给商总部一级选购，二是总部和网省公司两级选购。依据办公用品物资选购特点，建议在同一区域内，同类物资选择一个协议供给商供货。SMS标准业务流程实现，选购流程分为竞标文件编写、供给商治理、竞标和授标四个阶段。网上竞价方式的具体流程如下：由物资部依据选购需求推测，争论确定网上竞价选购具体方式，包括公开竞价和邀请竞价。物流效劳中心组织相关需求部门及专业治理部门争论确定办公用品选购标准和推测需求清单。招标代理机构负责编制网上竞价公告/据网上竞价需求清单及选购标准，编制竞价文件。在竞价文件公布后，觉察存在补遗，编制补遗文件，一并上报招标代理机构分管领导及物资部审核。审核后分两条途径：一是公开竞价，向全部供给商发送竞价公告；二是邀请竞价，向推举供给商发送邀请函。供给商线-6-上确认参与后，提交竞价保证金。招标代理机构在线上创立网上竞价工程，并公布竞价规章、安排具体竞价时间，组织网上竞价评审组成员参会，同时通知被邀供给商。供给商推举须依据供给商评估状况进展，推举不少于5家供给商参与网上竞价选购。对于供给商相对较少或价值相对3家。对于特别物资或初次选购物资由专业治理部门或物资需求单位负责推举供给商，公司组织资质评估通过后进入推举范围。网上竞价选购评审组原则上由物资部、专业治理部门、物资需求单位和物流效劳中心组成。必要时邀请有关技术、经济等方面专家参与。网上竞价开头时，供给商对邀请进展应答，并下载竞价文件和补遗文件。假设有问题需要澄清，在系统中填写《澄清后，开头竞争报价。在整个网上竞价过程中，招标代理机构、评审专家、监督部门、经法部门等相关单位均可登陆系统，监控竞价全过程。多轮竞价完毕后，招标代理机构完毕报价，系统默认报价最低为推举中选供给商，并产生《评价排序表在评价会上审定是否可以承受第一名供给商，假设不承受第一名供给商，是否可以承受其次名供给商，以此类推。假设都不承受，则确定本次网上竞价流标，并编制流标公告。假设承受-7-其中一家供给商，则产生中选供给商，编制竞价报告及竞价结果公告，同时线上短信通知中选供给商或全部供给商。招标代理机构依据领导小组的批准结果向成交供给商发出中选通知书。由物流效劳中心与供给商进展后续的合同签订、履约环节。办公用品超市化自助选购治理规定1办公用品超市化自助选购治理规定1《基于电子商务平台的网上竞价标准工作手册》23456商品定价原则商品价格是通过网上竞标确定的协议价格，包含了配送、安装、调试、质保期内的售后效劳等伴随效劳的费用及其它相关费用，和所需缴纳的一切相关税、费后最终交付用户的含税价格。格在协议期间不做变动，对于存在价格变动相对频繁的商品，可依据实际需要缩短协议期。-8-五、业务操作需求打算提报和订购单下达Ariba电子商务平台办公用品选购电子名目提报需求打算，经部门审批后报送地市物流效劳分中Ariba电子商务平台下达供给商。供给商在系统中对下达订购单进展确认后打印配送单并实施配送。配送与结算网省公司各地市物流效劳分中心统一负责办公用品选购的收货治理，需在完成收货的同时完成系统收货确认并打印收货确认单。订购单、收货确认单、货物发票与网省公司物流效劳中心完成结算，这样可以有效削减因系统收货不准时，导致拖欠货款问题，是保证超市化自助选购顺当运行的关键点之一。网省公司30天内完成付款。供给商履约评价效劳四项内容。交货准确性在批次配送完成即时评价。批配送工作进展综合评价，并反映在系统收货确认单中。网省物流效劳中心定期对协议供给商的收货确认单进展汇总分析，形成评价报告，各网省公司物资部对评价报告进展审批。-9-选购单位每季度向总部物资部提交选购协议履行及协议供给商履约状况，由物资部汇总整理。对经查实的在履约过程中所供货物及效劳存在严峻问题的协议供给商，在上报公司招投标领导小组同意后，取消其连续供货资格以及在今后一段时间办公用品集中选购的投标资格。每次协议到期之后，物资部在收集选购单位意见的根底上，会同选购工作小组各成员部门对定点协议供给商履约状况进展综合评审，确定是否续约。对于严峻违约、履约不力或不愿续约的定点协议供给商，将终止合同并视状况重组织招标确定的定点协议供货商。总部物资部每半年组织选购工作小组对各选购单位办公用品的选购状况进展核查。任何选购单位不得躲避集中选购实施范围内产品的集中选购。因特别缘由确需选购定点协议供货范围外货物和效劳的，各单位应履行严格的审批程序。六、业务流程流程属性及适用业务范围编号1流程名称流程属性适用业务范围编号1流程名称流程属性适用业务范围协议治理流流程包含了办公用品超市化自助选购程方式中与供给商签订协议及维护电子公司办公用品超市化选购协议治理名目的过程-10-22订购、配送流程包含了办公用品超市化自助选购及收货流程方式中的请购、审批、订购、配送及收货业务过程及收货治理流程涉及的主要部门办公用品超市化自助选购相关流程涉及的主要部门下：编号流程名称涉及部门1协议治理流程1)国网物流效劳中心及招标代理机构2)网省公司物流效劳中心及招标代理机构3)供给商2订购、配送及1)地市公司物流效劳分中心收货流程2)网省公司物流效劳中心3)国家电网公司总部、网省公司需求部门4)供给商流程设计的目标办公用品超市化自助选购相关流程设计的目标如下：编号 流程名称协议治理流程

流程设计目标明确办公用品超市化选购协议治理的业务流程和系统操作。通过Ariba系统电子名目对超市物料进展细分，依据与供给商签订的超市选购协议将物料品牌、规格型号、主要参数、价格、供给商名称等信息固化在电子名目中。订购、配送及收货流程

明确办公用品超市化选购订购、配送及收货治理的业务流程和系统操作。需求部门通过电子名目选择物料形成请购单，经审批后流转到地市公司物确认后进入财务付款环节。流程图及流程说明协议治理流程〔一〕流程图-11-〔二〕流程说明

.6-4协议治理流程说明涉及部门序号 步骤 步骤说明 输入 输出/角色

是否在系统中实现

相关信息系统10 制定办公用品需求清单推断是否为国网一20 级平台选购物资名目中的物料

基于年度需求推测结果，在统一超市物料规格型号后，提报办公用品超市化选购物资年度需求清单依据名目划分，审核物流效劳中心提报的年度需求，推断是否为国网一级平台选购物资名目中的物料

网省物流效劳中心/业务人员系统自动推断

是 ERP是 Ariba国家电网电子商务_办公用品超市化自助选购_MM1.01_协议治理国网招标国家电网电子商务_办公用品超市化自助选购_MM1.01_协议治理国网招标代理机构业务人员流程(30)是网省招标代理机构业务人员否流程(40)是否国网一级选购物资名目(20)超市化自助选购协议依据网上竞价结果与超市供给商签订协议(50)网省物流效劳中心 业务人员制定办公用品需求清单(10)依据协议维护电子超市名目信息(60)开头完毕-12-步骤说明涉及部门步骤说明涉及部门/角色是否在系 相关信序号步骤输入输出统中实现息系统假设是国网一级平台采国网招标30网上竞价流程购物资名目中的物料，则由国网招标代理机构业务人员组织网上竞价代理机构/业务人员是Ariba40网上竞价流程假设不是国网一级平台选购物资名目中的物料，则由网省招标代理机构业务人员组织网上竞价网省招标代理机构/业务人员是Ariba50依据网上竞价结果，在与供给商签订协议Ariba系统中与供给商签订协议网省物流效劳中心/业务人员超市竞价结果化自助选购议是Ariba网省物流60维护产品名目信息依据协议维护电子名目信息效劳中心/业务人员是Ariba〔一〕流程图-13-国家电网电子商务_办公用品超市化自助选购_MM1.02_订购、配送及收货打算提报人员国家电网电子商务_办公用品超市化自助选购_MM1.02_订购、配送及收货打算提报人员开头在电子超市中请购单(10)需求部门否对请购单进展审批(20)审批人员审批是否通过(30)是地市公司物流效劳分中心业务人员依据请购单形成订购单(40)验收是否通过(60)是收货确认(70)收货确认单否供给商业务人员订购单供给商确认订送(50)配送明细单网省公司物流效劳中心业务人员财务付款流程完毕〔二〕流程说明步骤说明涉及部门/角色是否在系步骤说明涉及部门/角色是否在系相关信序号步骤输入输出统中实现息系统10创立请购单通过Ariba电子超市目录选择物料形成请购单需求部门/打算提是Ariba20审批请购单30推断审批是否通过报人员对请购单进展审批需求部门/审批人是Ariba员推断审批是否通过，未通过则由需求部门对需需求部门/审批人是Ariba求打算进展修改员-14-涉及部门/涉及部门/是否在系相关信序号步骤步骤说明输入输出角色 统中实现 息系统40形成订购单Ariba系统依据协议形成订购单，同时通过接口同步传输至ERP系统中自动创立选购订单地市公司物流效劳分中心/业务人员是Ariba及ERP50供给商确认订购单并安排配送供给商确认订购单并安排配送，打印订购单及配送明细单供给商/业务人员订购单及配送单是Ariba60验收对货物进展验收，