ECOVADIS、RBA实用的《可持续采购管理程序》呕心沥血之作

ECOVADIS、RBA实用的《可持续采购管理程序》呕心沥血之作可持续采购管理程序文件编号：OP-QA-047版本：00生效日期：2019/09/18共8页（包括此页）修订管制版本：00修订人：***目录：F-QA-03-00修订细则：第一次分发正式受控副本有绿色管制印章，只可使用正式（管制）副本目的：本程序旨在确保公司采购活动的可持续性，促进环保、社会责任和经济效益的平衡发展。应用/范围：本程序适用于公司采购活动的所有方面，包括但不限于原材料、设备、服务等采购。参考文件：1.ISO20400:2017《可持续采购指南》2.中国政府采购法规及相关标准3.公司采购政策及相关管理制度释义：1.可持续采购：在满足公司采购需求的同时，兼顾环保、社会责任和经济效益的采购方式。2.环保：指对环境的保护和改善，包括但不限于减少污染、节约资源等。3.社会责任：指公司在采购活动中应承担的社会责任，包括但不限于保障供应商权益、防止贿赂等。4.经济效益：指采购活动应达到的经济目标，包括但不限于降低采购成本、提高采购效率等。1.0目的本文旨在制定一套可持续采购管理程序，以评估供应商和分包商的社会责任实施能力，并督促他们逐步接近或达到符合企业社会责任(CSR)相关准则的要求。2.0应用/范围本程序适用于为本公司提供货物或服务的供应商和分包商。本公司将依据CSR相关准则和适用法律法规对供应商和分包商的社会责任实施能力进行评估。3.0参考文件OP-PUR-001《采购控制程序》OP-PER-002-01《童工与未成年工管理程序》4.0释义4.1供应商：直接向本公司供货的公司，包括生产商、代理商和经销商。4.2分包商：接受本公司外排订单，为本公司生产半成品和成品的公司。5.0职责5.1采购部负责向供应商和分包商传达社会责任标准要求，鼓励他们采取措施改善社会责任表现。5.2VQE负责对供应商和分包商进行社会责任能力的调查评估和管理工作。5.3QA部协助提供CSR相关标准和适用法律法规。6.0程序6.1总体要求6.1.1采购部应向供应商和分包商传达和宣传CSR相关准则的要求，鼓励他们采取措施改善社会责任表现。6.1.2VQE应建议采购和管理层选择社会责任表现良好的伙伴作为供应商和分包商，淘汰表现不好的，不断提高整体的社会责任表现。定进行整改和提交反馈报告。6.4供应商、分包商的持续监管6.4.1VQE应定期对合格供应商、分包商进行监管，监管的频次至少每年1次。6.4.2监管内容包括但不限于：供应商、分包商的生产条件、环境管理、员工福利、社会责任履行情况等。6.4.3VQE应建立供应商、分包商社会责任档案，保存其评估结果及改善措施的记录和证据，并定期进行复审。6.5不符合项的整改和反馈6.5.1供应商、分包商在实地评估中被发现存在不符合CSR相关准则及法律法规的情况，应按照评估报告规定的整改期限，对不符合项进行整改。6.5.2整改完成后，供应商、分包商应提交《供应商评估发现反馈报告》，VQE进行核实并记录在档案中。6.5.3如供应商、分包商未在规定期限内完成整改或提交反馈报告，VQE应暂停其业务往来，并通知采购部门及其他相关部门。直至整改完成并提交反馈报告后，方可恢复业务往来。6.5.4VQE应定期对已整改的供应商、分包商进行复查，确认其整改措施是否有效，并将复查结果记录在档案中。如复查结果仍存在不符合项，VQE应要求供应商、分包商重新整改，并按照规定提交反馈报告。以便采购部与供应商、分包商协商改进措施。6.4.4审核结束后，VQE负责整理审核报告，并将报告提交QA部审核，审核通过后归档保存。6.4.5如供应商、分包商未通过客户审核，需提供改进计划并在规定时间内完成改进，VQE负责跟踪验证改进情况，直至通过客户审核为止。6.5供应商、分包商退出机制6.5.1供应商、分包商如存在以下情况之一，本司有权终止与其合作关系：（1）未能在规定时间内完成改进；（2）提供虚假信息；（3）存在严重违反CSR相关规范的行为；（4）未能通过客户审核；（5）因其他原因无法继续合作。6.5.2供应商、分包商如主动申请退出合作关系，需提前30天书面通知本司，并完成相关交接工作。6.5.3供应商、分包商退出合作关系后，本司有权保留其社会责任评估报告及相关证明文件，直至其达到合格供应商要求或合作关系结束3年后，方可销毁。6.3.4制造类供应商、分包商社会责任评估根据其社会责任实施情况分为以下四个等级：6.3.4.1A级：没有高风险不符项，中风险不超过6项。这类供应商是优先合作商，需要在采购合同中加入社会责任相关条款，并提供改进计划。本司的供应商质量工程师（VQE）将在180天内跟进改进计划的实施情况。6.3.4.2B级：高风险不符项不超过1项，中风险不超过12项。这类供应商是良好合作商，需要在采购合同中加入社会责任相关条款，并针对本司VQE在评估中提出的不符项提供改进计划。本司VQE将在180天内跟踪验证改进情况，同时本司应了解供应商、分包商与其分供商的关系，防止有严重违反CSR相关规范F-QA-03-00可持续采购管理程序的情况发生，促进此类供应商、分包商尽可能达到A级水平。6.3.4.3C级：高风险不符项不超过2项，中风险不超过18项。这类供应商是一般合格合作商，需要针对VQE在评估中提出的不符项提供改进计划。VQE将在90天内跟踪验证改进情况，促进此类供应商、分包商尽可能达到B级水平。6.3.4.4D级：高风险不符项不超过3项，中风险不符项不超过24项。这类供应商是不合格合作商。除非该供应商、分包商在针对本司VQE在评估中提出的不符项经过改进，并书面向本司提出申请，经本司再次现场评估并承担全部相关费用，达到C级或以上水平，否则不得列入合格供应商名单，不考虑与其合作。已获得相关认证的供应商将获得加分，例如劳工方面获得SA8000、BSCI等认证或认可直接列入A级供应商，可持续方面获得FSC认证抵消3个中风险不符项，管理体系类ISO14001、ISO45001等各抵消1个高风险不符项，以鼓励供应商进行相关认证。6.3.5供应商、分包商如已通过CSR相关认证（如SA8000、IETP、BSCI、SMETA等审核）且能提供有效期内之证书或合格审核报告者可免除现场调查，直接填写《供应商社会任问卷调查表》列入合格供应商名单，本司保留其证书或合格审核报告副本。6.4客户对本司的供应商、分包商进行审核6.4.1当客户提出对供应商、分包商进行审核的要求时，业务部门与客户进行接洽，并提供客户的审核要求及行程具体事项。6.4.2QA部负责组织VQE人员陪同客户进行审核。6.4.3审核过程中发现的不符合项，VQE负责记录，并将内容以书面形式传递采购部，以便采购部与供应商、分包商协商改进措施。6.4.4审核结束后，VQE负责整理审核报告，并将报告提交QA部审核，审核通过后归档保存。6.4.5如供应商、分包商未通过客户审核，需提供改进计划并在规定时间内完成改进，VQE负责跟踪验证改进情况，直至通过客户审核为止。6.5供应商、分包商退出机制6.5.1供应商、分包商如存在以下情况之一，本司有权终止与其合作关系：（1）未能在规定时间内完成改进；（2）提供虚假信息；（3）存在严重违反CSR相关规范的行为；（4）未能通过客户审核；（5）因其他原因无法继续合作。6.5.2供应商、分包商如主动申请退出合作关系，需提前30天书面通知本司，并完成相关交接工作。6.5.3供应商、分包商退出合作关系后，本司有权保留其社会责任评估报告及相关证明文件，直至其达到合格供应商要求或合作关系结束3年后，方可销毁。采购部门负责向供应商和分包商发出通知，要求他们制定整改计划，并按照客户的整改要求和规定期限进行整改验证。对供应商和分包商的整改验证属于第二方审核。根据不符合项的严重程度，本公司给予不同的整改期限，并按照6.3.4.1~6.3.4.4执行。对于客户审核时发现的不符合项，其整改期限由客户确定。本公司绝不会与使用童工、监狱劳工、强迫劳工的公司合作。一旦发现，立即停止与其业务合作。对于出现童工问题的供应商和分包商，本公司将暂停与其合作，并要求其按照本公司《OP-PER-002-01.童工与未成年工管理程序》的纠正或补救措施进行整改。当约定的整改期限到期时，质量保证工程师对供应商和分包商进行整改效果的验证。当第一次验证整改效果仍不符合要求时，本公司可以延长期限并要求供应商和分包商继续整改，时间最长为2个月；整改期限再次满限时按照6.5.4规定执行，当第二次验证整改效果仍不符合要求时，本公司将取消其供应商资格。质量保证工程师根据6.1.4-6.5.3的要求，对供应商和分包商进行社会责任评价，并将所有被验证为合格的供应商和分包商列入《合格供应商名单》中。本公司不定期或现场对供应商开展企业社会责任相关知识培训，以促进供应链社