第一章Office Xp 概述说明

第一章

OfficeXp

概述§3.OfficeXp的安装§2.OfficeXp

特性

§1.OfficeXp

组件简介

主要内容

§5.OfficeXp

工具介绍§4.OfficeXp

启动与退出OfficeXP是一个应用程序包，是将多个办公软件集成后形成的综合办公软件，Word2002、Excel2002、Access2002、PowerPoint2002、FrontPage2002、Outlook2002等应用程序都是Office中的组件。作为办公和管理的平台，它不仅是您日常工作的重要工具，也是生活中的得力助手。尽管Office组件越来越趋向于集成化，但各个组件仍有着比较明确的分工。一般说来，

word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作;Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outlook是一个桌面信息管理的应用程序；FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面。

Word、Excel、PowerPoint、Access等组件之间的内容可以互相调用，互相链接，或利用复制粘贴功能使所有数据资源共享。我们也可以将这些组件结合在一起使用，以便使字处理、电子数据表、演示文稿、数据库、时间表、出版物，以及

Internet通讯结合起来，从而创建适用于不同场合的专业的、生动的、直观的文档。

§1.OfficeXp

组件简介§2.OfficeXp

特性1.2.1易用性1.智能标记在整个OfficeXP的环境中，随处可见智能标记。所谓“智能标记”就是一组在所有Office应用程序中共享的按钮，当用户在进行实际操作时（如粘贴数据、自动更正或输入人名、地址和日期等），这些按钮就会及时出现，提供帮助用户继续操作的选项。有了这样一组工具，就相当于在用户工作时有一个无形的助手随时待命，一旦用户需要他们就会及时出现，帮助用户完成正确的操作。2.任务窗格任务窗格是OfficeXP中新增加的一个功能特性，它是一个可折叠的窗口，向用户提供比菜单更便捷的方式来使用命令、收集信息和修改文档。这个窗口会根据用户的操作需求自动弹出来，使人们随时获得所需工具，让用户有效控制Office工作方式，大幅度提高了工作成效。任务窗格的设计使原来许多不为用户所知或者不易调用的命令使用起来更加方便了，因为许多常用的命令可以放在这里，随手可得。在以往的版本中，用户需要记住每项操作在菜单中的位置，如果不小心忘记了，就要花时间在不同层次的菜单中翻箱倒柜地寻找。在OfficeXP中，用户可以很容易地从显示在屏幕右侧的“任务窗格”中执行搜索、打开或启动新文档、查看剪切板内容、设置文档和演示文稿的格式等操作。“任务窗格”的内容与特定的应用程序有关。一个任务窗格可以包含一个或多个页面，每个页面可以分成若干个区。OfficeXP允许开发人员通过编程来操作任务窗格，让它完成特定的功能。

3.改进的剪贴板

OfficeXP的剪贴板最多可以记忆24次复制的内容，这让我们在撰写文档的时候能够同时复制更多的内容。同时，所有复制下来的信息内容、文字扼要、图片缩略图等都会在窗口右边的区域中按次序排列显示，可以根据需要有选择的粘贴或者删除。

4．智能折叠菜单

OfficeXP下拉菜单中只显示最常用的功能。对于其他功能，如果需要，按一下菜单最底下的箭头，菜单就会完全打开，对使用过的菜单项，下一次打开菜单后，OfficeXP就把这它作为常用菜单显示出来，而隐藏其他不常用的菜单项。

5．多文档切换方式

OfficeXP将每一个文档分别作为一个任务单独显示，如果我们同时打开多个文档之后，系统将会在任务栏上分别显示每个文件的图标，我们只需使用ALT+TAB快捷键或用鼠标单击任务栏上的文档图标就可以在同一应用程序中的不同文档之间进行切换。

6．直接预览字体OfficeXP在字体列表框中不再是简单地列出字体的名称，而是将字体的形状也显示出来，使人一目了然，可以很方便地选择字体。

1.2.2网络功能

1.Web页OfficeXP包含的所有组件都与Web紧密结合，Word、Excel、PowerPoint、Access等组件所生成的文档都可以保存为HTML格式，而且可以最大限度地保持原文档的格式。可以很容易地进行信息的汇总和直接发布，提高了工作效率。OfficeXP更独特的Web功能表现在：PowerPoint制作的幻灯片另存为超文本后，在IE中效果仍然存在，而且前后翻页甚至放映也都与PowerPoint中的效果一样。为了生成有效的HTML文件格式，OfficeXP把创建HTML文档功能嵌入到我们都很熟悉的文档打开和保存标准命令中，从而简化了HTML文档的创建。2.将页面保存为单独的文件

一般保存网页时，需要将网页（html）文件和图片的文件保存在同一个目录中，否则将出现页面中图片缺损的情况。而在Access、Excel、PowerPoint、和Word中都可以使用一种特殊的页面文件格式，将页面中的所有元素(包括文本、图形和样式表)保存到单个文件中。这样既方便了我们管理文件，又容易复制携带。

3.电子邮件

在OfficeXP中所有组件的工具栏下都新增了一个E-mail按钮，通过它可以在工作的时候直接将所编辑的文档以附件或者是正文的形式发送出去。而且在作为附件形式发送时，仅仅填写对方的电子信箱地址，并给这封信件进行简短的介绍即可。当别人收到邮件之后，还可以直接在附件栏中再进行编辑修改，等处理完毕后也能很便捷的将文档发送给你。

1.2.3新增的中文特性

OfficeXP开发新增了许多专门针对中文应用的功能和工具，比如基于汉语分词原理的中文词和句的选择、中文校对、整句输入法等。另外在表格、字库、简繁体转换方面也作了大量改进。OfficeXP中文版支持高达64000个汉字的超大字符集，包含了新的语音输入合成技术以及新版本的微软拼音和改进了的手写输入，有多达十五万词条的强大的中英双向词典。

1.语音和手写输入

在OfficeXP中集成了语音输入，经过短暂的机器语音培训之后，我们就可以直接通过声音来输入文档的内容，或者是实现对段落格式设置、字体更改的操作。这对于不熟悉中文打字的用户来说是很有意义的。OfficeXP还允许用户通过手写板书写文稿，并且可以把手写文稿直接输入到

Office应用程序。用户既可以让Office应用程序将手写文稿识别为印刷体的电子稿，也可以按手写体保存。文档的输入

键盘输入语音输入联机手写输入特殊符号通过“插入|符号”扫描输入OCR文字识别.符号输入

©:+(:+):+|=+=+>“”<+=+>.语音输入

☆首次使用需安装:更改office组件—选择应用程序的高级自定义—office共享功能—中文可选输入法—语音输入或手写输入☆右击输入法图标—设置—添加—语音☆选择语音识别—属性—高级语音—训练配置文件

.联机手写输入

.扫描输入

2.微软拼音3.0

在OfficeXP中内建了微软拼音输入法3.0，在智能化方面比以前版本有了极大的提高，其整句输入功能在同类软件中可以说处于领先地位。微软拼音输入法3.0与系统紧密集成，标准拼音、语句输入、高准确率，性能更稳定。微软拼音输入法以自然语言处理技术为核心，以句子为基本单位，根据句子前后的相关属性，智能地确定输入的汉字信息，从而突破了传统中文输入法以词为单位，手工选词的障碍。微软拼音输入法具有自动组句功能，用户可随意输入不同长短的句子，连续输入相应的汉字拼音，这样既保证了用户思维的流畅，又无需人工分词，过多地查找重码，大大提高了写作的效率。这种输入法重码率低又不需要培训。

3．中文断词功能

OfficeXP使用了中文断词技术，可以根据上下文自动断词，它为中文校对和整句输入提供方便。当我们双击中文句子或词组时，就会选定距光标最近的中文词语。这样可以使我们快速选定中文词语并执行一些操作，比如重新输入另一个词来代替所选词语或进行复制、粘贴等。在中文OfficeXP中，引入了一种新的测量单位——字符单位。我们就能够以字符为单位测量一些段落格式设置、页边距、行距、字符间距等。这对于中文文字的处理特别有用，因为许多人在日常如缩进写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如果以字符为单位，您就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱

4．中文校对

汉语的自动校对很不容易实现，在Office97以前的版本中，语法校对主要针对西文部分。在OfficeXP对中文文档也提供一些明显的语法、错别字等自动校对的功能，它在确信有错误的中文词语下面用红色的波折线表示，在有疑问的词语下面用绿色的波折线表示，甚至可以纠正某些不太明显的错误，比如它可以发现“山青水秀”中的“青”字用错了。

5．表格功能的增强

OfficeXP对制表功能进行了许多扩充，可以在文档中拖动表格，改变表格大小，可以实现文字绕排和表格的嵌套，还可以创建网页风格的表格。

6．简繁体转换OfficeXP的Word应用程序提供了简体中文与繁体中文之间的转换，而且还提供了基于词的简体中文与繁体中文之间的转换。利用这个功能，我们可以很方便地将一篇简体中文的文章转换为繁体的形式，也可以把繁体中文的文章转换为简体的形式。

7．中英互译Word应用程序还提供了中、英文之间的翻译功能。成为我们手头边很方便的电子字典。1.2.4其它功能

1.扫描与OCR功能

在OfficeXP中直接集成了对扫描仪的支持，可以直接调用扫描仪对文章进行扫描，并通过内置的OCR文字识别之后导入Word，所以极大的减轻了文字输入的工作量。以前都是先将文章扫描并进行OCR识别，然后再转贴到Word中进行处理，非常麻烦。

2.压缩图片

用户可用OfficeXP的“图片”工具来“压缩图片”。用户可以选择文件的用途（Web、打印、屏幕显示等），并指定是否优化文件中的一个或多个图形。然后程序将用一种尽量压缩图形尺寸（但不损失图形质量）的方式来压缩图形。

OfficeXP的组件使用了改进的图形系统，通过这个图形系统，可以让图形和艺术字具有更平滑的轮廓，并能够调整色调和透明度级别。1.3Office通用操作

OfficeXP的各个应用程序共享公用的命令、对话框和操作步骤。学会了一个应用程序的用法后，对学习其它应用程序会大有帮助。比如对文本的剪切、复制、删除，对象的插入和图形的绘制等。如果我们知道了在一个程序中如何移动、查找、更正文本和为文本添加批注，那么我们就会知道在其他程序中如何执行这些操作。

1.3.1共用的操作

在OfficeXP中有下面一些共用的操作。

1．文件类

同时打开多个文档；设置文档的属性；将文档存为WEB页；进行页面设置和打印。

2．编辑类

进行复制、删除、剪切和移动；利用拖动选定文本；查找和替换；撤消和恢复；格式刷的使用。

3．格式类

设置文字的字体、大小、颜色等；设置文字或段落的对齐方式。4．视图类改变显示比例。5．对象类绘制图形；插入艺术字；插入剪贴画；创建图表；创建组织结构图。6．自定义类工具栏的显示和隐藏；智能菜单的显示；工具栏按钮的添加和删除；自定义工具栏和菜单。

7．其它

批注；拼写检查；宏的使用；超级链接的方法；自动更正；帮助的使用等。表1.2编辑快捷键操作快捷键复制Ctrl+C插入/改写Insert取消操作Esc粘贴Ctrl+V重复F4恢复Ctrl+Y查找Ctrl+F查找替换Ctrl+H继续查找Shift+F4撤消Ctrl+Z剪切Ctrl+X表1.3格式快捷键操作快捷键粗体Ctrl+B下划线Ctrl+U选择字体Ctrl+Shift+F选择字号Ctrl+Shift+P15.2通用快捷键3．定位表1.4定位快捷键操作快捷键定位至上一屏PageUp定位到下一屏PageDown定位到上一行↑定位到下一行↓定位到行首Home定位到行尾End向右定位一个字符→向左定位一个字符←向右定位一个词Ctrl+→向左定位一个词Ctrl+←4．文档表1.5文档快捷键操作快捷键保存文档Ctrl+S或Alt+Shift+F2或Shift+F12打开文档Ctrl+O或Alt+Ctrl+F2或Ctrl+F12打印文档Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12关闭文档Ctrl+F4或Ctrl+W或Alt+F4另存文档F12新建文档Ctrl+N5．其它表1.6其它快捷键操作快捷键拼写检查F7帮助F1这是什么Shift+F1激活菜单方式F10激活快捷菜单Shift+F10激活应用窗口图标Alt+空格显示VB代码Alt+F11打开宏对话框Alt+F8刷新显示F9输入法通用技巧

设置首选中文输入法：将非首选项先删除，需要的再添加强制元音分节：对只有韵母的汉字，用’强制分节模糊音的输入：选择“拼音方式”下的模糊拼音中英文混输：选择“拼音方式”

支持中/英混合输入不完整输入：选择“拼音方式”