2023年机关事业单位档案管理制度

*欧阳光明*欧阳光明*创编2023.03.07*欧阳光明*欧阳光明*创编2023.03.07机关事业单位档案治理制度欧阳光明〔2023.03.07〕第一章总则为了加强档案治理，有效地呵护和利用好档案，提高资料利用效率，使其更好的办事于我局的工作，现依据《中华人民共和国档其次章归档制度一、归档制度、图书资料、测绘资料等。〔含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物资料等〕必需由本局部或专人担当收集、整理，于次年630日前或本项工作完毕后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。归档的文件资料应齐全、完整，能系统、准确地反响本单位在各项工作治理等方面的真实内容；归档文件的书写字迹和载体资料要能耐久保管，严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字〔只能用黑色优良，线条、字迹图象清楚，反差良好；文件资料和表格统一使用A4纸。用、法令效用的文件资料，文件资料归档后不得更改。归档的文书、科技、会计、各类舆图，文件必需是盖有公章的正文，其定稿必需由单位领导在发文稿纸上的签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计算机生成的文件定稿必需使用喷墨或激光打印机打印；各种图纸，表格做到手续完备，按规定签字盖印，图纸的图幅和图标按国家标准绘制。分保管一年，期满之后，指定专人编制移交清册,于每年的六月底前移交档案科统一保管。相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。目前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版；遥感影像数据；与本局发文相对应的电子版；荒漠化沙化监测数据；各项工程数据及成效资料；我局各项日常和业务活动的影像资料等。必需在档案移交单上签字。二、预立卷制度〔一〕预立卷根本要求针对本局工作的特点，便利领导和各业务科科在工作中使用档案资料，把工作过程中各个阶段所形成的治理文件和技术资料完整地、准时地收集、积存、整理出来；为避开档案的流失，加以妥当保密，必需进展预立卷工作。档案预立卷工作由各科科完成。导、检查和监视。并检查文件资料是否有保管价值、内容是否齐全、有无重复资料。昔时收集上一年度形成的、与科科工作相关的文件、照片、录音、录像、光盘、磁盘等成效资料或昔时已经完成的工程工程资料。请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件与原件为一件。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后。获奖的上报资料附上级的批文或获奖证书的复印件，为一件。林业科技档案中具体工程工程从立项起至工程完毕，全部资料为一件。料中不得呈现圆珠笔或铅笔字〔特别状况要加以说明。A4纸张应特别说明。〔二〕林业科技档案预立卷制度林业科技档案预立卷工作由各科科完成。工作完毕后，由各科10月底前归档，或在工作完毕后直接归档。预立卷时，各科科按本局档案的归档规模，将形成的各阶段业务资料准时进展收集，各种积存的资料要进展分类、整理并放入局标准要求的标准档案资料档案盒中，在各科科统一静态治理。工作完毕后，由各科科担当人清点和检查各争论阶段的文件资料的准确性、标准性、完整性、合法性，清点和检查各争论阶段文件资料的弥补和更改状况，检查每份文件资料的各级会签和审批手续，并通知档案科对预立卷工作进展检查，检查合格后，完成文件自然信息数据的录入。如有电子档案，则需从档案科领移动硬盘拷贝至少两份。经科科领导批示同意归档后依照归档要求，对文件资料进展分类处理，并规画交接手续，将预立卷资料送交到档案科。A4标准，书写文字用黑色签字笔，图样档案资料要装订成册，厚度不克不及超出6cm。〔三〕文书档案预立卷文书档案预立卷工作主要由办公科完成。在日常工作中进展档5月份前将前一年档案依照档案科的要求分类后移交档案科。〔四〕会计档案预立卷制度由财务科将寻常工资、帐簿、凭证、报表等文件进展整理并治理，按有关规定，按期向档案科移交并规画移交手续。〔五〕电子档案预立卷制度由涉及电子档案的科科按期将电子档案拷贝存放到移动硬盘里至少两份，按期向档案科移交并规画移交手续。第三章档案统计制度计应以表册、数字的形式提示档案数量和档案工作有关的状况。统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业成长规划，开展档案科学争论，进展定性阐发与定量阐发，供给科学的依据。统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构等状况的根本统计和其他特地统计。依据统计结果进展销毁等处理，并为领导决策供给依据。行统计。统计数据准确无误，不得弄虚作假。第四章档案保管制度“三分隔”，非治理人员不得擅自进入库房。腐化品入内，制止使用明火。要常常对库房的设施和平安进展检查，坚持设施完好无损。库房内柜架要排列有序，归档的檀卷、图书、图纸、资料排列整齐、美观、标准，与档案数据库中的名目一一对应，以便于查找利用。14～24℃±2℃45～60%±5%。、防火、防光、防污染、防有害生物；坚持库房内清洁卫生，干净、干净，无蠕滋生物，要按期投放防虫剂和灭鼠药等。求按期检查、更换，坚持良好状态。第五章档案利用〔借阅〕制度档案是反响本单位在各项活动中的真实记录，是本单位的贵重财宝，为了使档案资料更好地阐扬作用，乐观地为本局各项工作办事，对查阅、利用档案作如下规定：本局职工依据工作需要可直接到档案科查阅。凡查阅有关重要数据和尚未公开宣布的科研成效，须经主管领导或总工办批准方可查阅。外单位人员借阅档案，需持本单位介绍信，经局主管领导或总工办批准后，方可借阅。本单位职工查阅档案一般只限于在本局查阅，如有特别缘由需借出，必需规画借阅挂号手续，借阅时间不得超出一个月，如有特别状况，需要延期的必需到档案科说明状况并规画延借手续。查阅利用档案者，必需保密，对所检查的局部不成外传。查阅档案如需摘抄、复印，须经档案治理人员同意，重要的资料需要经主管领导和总工办同意、审批。档案借阅人员必需包管档案的完整和平安性，不得转借、别离、涂改、抽换、损坏、丧失和泄密，如有损坏或丧失视情节轻重按有关规定处理。会计档案除本单位财务局部有权查阅外，其他局部查阅须经财务局部担当人同意；外单位查阅须持介绍信、经局分担财务担当人或财务主管批准后，方可在财务人员的率领下查阅。会计档案原则上不得借出，如有特别需要借出，须经本单位财务局部主管领导批准，并限期归还。查阅和复制档案的人员，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。地形图、影像是反响地形地貌的真实记录，是具有参考价值的原始依据，是国家级的保密资料,实行双人保管制度。除本单位相关局部和人员查阅外，其他人员查阅，经局部担当人批准，方可查阅；如需要借出，本系统借阅者，持本单位介绍信，经局部担当人和分担领导审批后，只准查阅，原件禁绝带出。科科内保管的图纸不得转借他人，更不克不及涂改、损坏、丧失，如有此类状况产生，视情节轻重严峻处理。当生产规划使用完成后，剩余的图纸边角料应准时收回销毁，不克不及任凭流失，或留在个人手里。借阅的档案，必需认真挂号、签字。归还时，档案人员要具体检查，注销；对未归还的档案，档案工作人员要做好挂号清理，准时收回。电子档案的借阅拷贝，除要经分担领导审批外，还需经涉及的科科担当人及涉及到的职工同意方可进展借阅拷贝。第六章档案保密制度凡在本单位工作活动中形成并经过立卷归档的各类档案均属保密规模。档案工作人员要认真学习和贯彻执行《保密法法，严守国家机密，包管档案保密、平安。档案治理人员要坚持原则，忠于职守，禁绝违法乱纪、任凭摘抄、私自复印档案资料、传播密级内容。遵守档案查阅利用制度，严禁将档案资料带入公共场合。制造档案丧失、泄密应马上陈述，快速承受救方法，准时挽回损失。凡借阅、复印档案资料，必需经分担领导或总工办主任批准。严禁非档案人员进入档案科库房，档案员必需关锁好门窗，自觉做好平安防范工作。并按期检查，制造问题准时订正和解决。第七章档案鉴定销毁制度导组组织，由有关专业的科技人员与档案工作人员组成鉴定小组。依据有关规定和标准，对已过保管期限的科技档案进展鉴定并填写鉴定卡一式三份。组领导审查批准，并报送主管局部进展鉴销。为避开泄密，涉密档案销毁工作由办公科专人担当执行。销毁档案后，应将销毁清册及手续资料存入档案全