如何有效开会？课件

如何有效开会叶金平2013-07-12如何有效开会2

目录一、关于开会的基本知识：目的、功能、分类和意义二、开会的步骤和成本三、如何有效开会？1.开会的准备2.明确开会的目的3.参加者的选定4.会议事先公告5.事先分发会议资料6.对主持人的要求7.对与会者的要求8.开会过程中的要求9.开会需要总结10.形成有效的会议纪要11.对会议中产生的任务进行监督和检查12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接四、世界名企怎样开会？2 目我们现在是怎样开会的？1.会议准备工作做了多少?2.会议中讨论的议题和解决的问题事项离我们实际急需和重要解决的有多远？3.会议讨论、发言是否积极踊跃，不断碰撞出智慧的火花和解决问题的良策？4.会议结束后有无形成会议记录、产生任务并经主持人签审；5.会后的任务完成情况有无监督检查、追踪落实？6.第二次开会时有无把上一次未完成的任务拿出检讨并再次确认完成期限？我们现在是怎样开会的？1.会议准备怎样认识会议？1.政府商榷、经济论坛、商业谈判、工作培训、讲座、报告、

庆典、仪式等，在正式的场合，需得体的举止言谈；2.开会就是在做有效的沟通3.会议的关键在于会前的准备与会后的落实4.70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间5.会议运营管理能体现一家公司的管理水平6.会议文化是一家企业文化的缩影7.经营改革的起点从会议开始，会议具有与经营不可分割的关系，进行高效经营，最为重要的是首先使会议效率化8.

会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将

组织引向一个方向，并在竞争中连续性地获得胜利9.会议评价是促成高效型会议的核心怎样认识会议？1.政会议文化是企业文化的缩影会议文化是企业文化的缩影一、关于开会的基本知识：目的1．开展有效的沟通2．资讯传达3．监督员工的工作进展4．达成协议,解决问题5．决策和资源共享6．开发创意7．激励员工士气8．巩固经理人的地位一、关于开会的基本知识：目的1．开展有效的沟通一、关于开会的基本知识：分类讨论性会议传达性会议汇报性会议一、关于开会的基本知识：分类讨论性会议传达性会议汇一、关于开会的基本知识：分类1.信息到达率、领会率2.会前印发文字材料，令与会者阅读理解,提高会议效率1.征求更多意见，为决策提供价值参考2.激发与会人员积极性和创造性3.会前印发讨论主题的文字材料4.会中围绕主题展开讨论，不能偏题发言力求简短5.会结束，适当总结，避免误解1.会前下级先将汇报材料报给上级领导阅览2.会上,下级简单地复述汇报内容,提出需要上级领导协调解决的问题3.汇报人发言不要照本宣科,应简明扼要

传达性会议讨论性会议汇报性会议一、关于开会的基本知识：分类1.征求更多意见会议的分类1.2.3.4.5.说明会议

以信息传递为目的研究会议

以信息交换和相互启发为目的解决问题的会议

以作出决定为目的学习会议

以传递信息和相互启发为目的创意会议

以收集创意为目的会议的分类1.说明会议以信息传递为目的研究会一、关于开会的基本知识：功效

提供信息

汇集信息

解决问题

宣传政策

培育训练一、关于开会的基本知识：功效一、关于开会的基本知识：意义

集思广益的渠道

群体沟通的方式

显示一个组织或部门的存在一、关于开会的基本知识：意义二、开会的步骤和成本首先明确会议要不要开，如果要开，能不能做到：

1.能开小会不开大会

2.能单独沟通不开小会

3.能站着开会而不坐着开会

4.能简易开会而不复杂开会因为没有明白倾听的功效，所以在开会时经常玩手机

1.获得新信息2.获得新想法3.能够了解组织运作情况4.认识他人的存在价值二、开会的步骤和成本首先明确会怎样判定要不要开会？如果你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）没什么特别的事情要讨论已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法怎样判定要不要开会？如果你是怎样判定要不要开会？必须把信息同时传达给很多人

有些事情需要当众表扬或批评

要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务如果怎样判定要不要开会？必须把信息二、开会的步骤和成本1.开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度2.议程分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动小结议程二议程三3.结束总结安排下次会议4.跟进会议纪要跟进计划二、开会的步骤和成本1.开始2二、开会的步骤和成本开会成本分析的算法是:会议成本＝A*2*B*TA

=

每小时平均工资的3倍；B

=

开会人数；T

=

开会时间（小时）；

怎样估算会议成本？二、开会的步骤和成本开会成本分析三、如何有效开会？1.开会的准备

会议成功80%在于准备5W1H为什么必须开这个会议是否有除会议之外能够进行解决的方法和答案WhyWhat对议题是否符合会议目的进行检查Where对是否有能够容纳所有人的场所进行确认When对会议时间如何、是否

很好地遵循时间进行确认Who让适合议题的人出席会议How对如何得出符合议题的结论进行讨论明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等三、如何有效开会？1.开会的三、如何有效开会？2.明确会议的目的抓准会议核心，不偏离主题信息传达类型问题解决型发现整理问题制订解决对策制订执行计划

订立计划型制订计划或日程并对合并的项目进行整理利益调整型调整个人或组织之间利害得失，情绪协调三、如何有效开会？2.明确会三、如何有效开会？3.参加者选定让必要的人参加会议1）仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议

2）对会议参加者进行选择的条件3）让具有决定权的人参加即便是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加5）让对会议主题存在强烈疑问的人参加6）让与会议主题有关的专家参加7）让能够正确表达自己意见的人参加三、如何有效开会？3.应在1周前或至少1天之前通知，做好会议的准备工作会议名称和目的会议主题、讨论项目和会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开场所（地址、电话号码、示意图）主持者姓名参加者名单附加会议资料其他（参加者事前必须准备的资料）三、如何有效开会？4.会议事先公告应在1周前或1.数据报表类资料2.文字报告类资料3.纸质类资料4.电子类资料5.保密类资料6.公开类资料三、如何有效开会？5.事先分发会议资料三、如何有效开会？5.确定好会议目的和类型确定好会议议题、日期、时间确定好会议参加者具备会场和各种备置用品准备好要分发的资料充分修饰会议前半部分确保会议顺利地进行充分概况会议的结论得出了令人满意的会议结论分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题三、如何有效开会？6.对主持人的要求三、如何有效开会？6三、如何有效开会？不受欢迎的会议主持1.准备不充分2.不能发挥自己的作用3.不具备领导能力4.不能进行时间控制5.趋炎附势6.会议进行方式生硬7.不能充分整理参加者的发言8.强调自己的意见或感情9.不能保持气氛10.不能得出结论三、如何有效开会？不受欢迎的会议主持1.准备不充分充分确认会议目的和议题以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商对议题进行分析，讨论其中的问题是什么试着寻求问题的解决对策试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动自己完成资料的准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料如果会议主持者和参加者都如上进行充分的准备，会议就会获得良好的效果三、如何有效开会？7.对与会者的要求三、如何有效开会？7.

(1)

准時开会，准時散会(2)

遵守制度，避免离席(3)

会议目的，人人清楚(4)

充分参与，全员发言(5)

发表意見，条理清楚(6)

不推責任，不诽他人(7)

发生争辩，设法缓和

(8)掌握议程，按部就班

(9)集中主題，不谈废话(10)时间太长，中途休息(11)

集中精力，减少走动(12)

相关事项，作好記录(13)

议题结论，复述一遍(14)

达成共议，分配工作三、如何有效开会？8.开会过程中的要求会议进行中的注意事项：

1）发言内容是否偏离了议题？

2）发言内容是否出于个人的利益？

3）全体人员是否都专心聆听发言？

4）发言者是否过于集中于某些人？

5）是否有人始终没有发言？

6）某个人的发言是否过于冗长？

7）发言的内容是否在朝着结论推进？三、如何有效开会？8.开会过程中的要求会IBM日本公司会议禁用语IBM日本公司会议禁用语会议禁忌事项三、如何有效开会？1．发言不长篇大论，滔滔不绝，应言简意赅

（原则上以3分钟为限）2．不可从头到尾沉默到底；3．不可取用不正确的资料；4．不要尽谈些期待性的预测；5．不可做人身攻击；6．不可打断他人的发言；7．不可不懂装懂，胡言乱语；8．不要谈到抽象论或观念论；9．不可对发言者吹毛求疵；10．不要中途离席；会议禁忌事项三、如何有效开会？1．发言不长篇大论，滔滔不绝在会议中想参与意见的人和想远离的人在开会议时肯定有这样的人：1.“大忙人”型（无视他人，始终专心于其他事情的人）2.“114接线员”型(12580接线员，会议期间不停接电话，或者没有设定好手机为震动模式)3.“口含糍粑，难开腔”型（肥水不流别人田）4.“反对者”型（只反对不建议）5.“蝙蝠”型（没有主见，摇摆不定）6.“时间杀手”型（说些无关紧要议题，浪费时间，谋财害命）7.“喧闹”型（不听别人发言，吵吵闹闹的人）8.“教授”型（老爱放高调的人）9.“一无所知”型（不了解议题，不懂思考，自己“呆”的人）10.“语言学习机”型（重复别人的调子或者说些“地球人都知道”的事情）在会议中想参与意见的人和想远离的人在开会议时肯在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想参与意见的人：1.“再回顾一下……”在会议中间不断进行回顾的人2.“真是不错的想法！”专心倾听别人谈话的人3.“序论是……本论是……结论是……”说话死板，苛求章法的人4.“更进一步讲，就是……”延伸想法的人5.“就我所准备的……”事先进行准备、思考再参加会议的人6.采用“就政治方面而言……，就经济方面而言……，就文化方面而言……”的方式，思路清晰的人7.时而板起脸、时而面色和善地引导会议气氛的人在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想参与意见的人：在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想远离的人：1.“给支烟吧。”在没有换气窗的会议室里抽烟的人2.“就是死也无法让步。”一味坚持自己意见的人3.“我虽然没有方案，但是这个方案好像不对。”一味表示否定的人4.“这个与XX广告相似”，“那个是我过去做过的”总爱挑毛病的人5.“……”自始至终将“沉默是金”作为会议格言的人6.“那么，如果说三千浦在那儿……”只是谈论与会议无关的话题的人7.“再改换一下想法！”善于全盘否定的人8.“这个有这种问题，那个有那种问题……”持否定性想法、态度和行动的人在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想远离的人：会议中表达自己意见的要领

从重要部分说起从肯定性方面说起有逻辑地、简单地表达一句话表达一种想法思考发言提纲使听者能够理解使用切合业务的表达表达要领会议中表达自己意见的要领从重要部分说起从肯定性方面说起有逻三、如何有效开会？可以起到画龙点睛的作用；可以提纲挈领、理清次序；可以清晰今天会议的重点；9.开会需要总结三、如何有效开会？9.开会需要总结三、如何有效开会？1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅

易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。10.形成有效的会议纪要三、如何有效开会？10.形成有效的会议纪要三、如何有效开会？形成具体的任务检查、评价表，并对执行情况进行评分11.对会议中产生的任务进行监督和检查三、如何有效开会？形成具体的任务检查、评价表，并对执行情况进三、如何有效开会？每次会议开始时至少花10分钟的时间针对上次未完成的事项进行分析检讨12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接三、如何有效开会？每次会议开始时至少花10分钟的时间经理例会重要事项申报及相关资料提报表经理例会重要事项申报及相关资料提报表管委会成员重要事项申报及相关资料提报表管委会成员重要事项申报及相关资料提报表每月工作计划每月工作计划每月工作总结每月工作总结部门经理任务执行与完成情况评分表部门经理任务执行与完成情况评分表每月管理人员考核评分填分说明：优秀---5分，较好—4分，良好---3分，一般---2分，不足—1分；每月管理人员考核评分填分说明：优秀--部门周会1.会议内容

A.本周工作的完成情况、进度说明和相关总结

B.下周工作部署和安排

C.传达本周公司主要会议精神和公司的政策、要求、相关安排，对公司新的方案、制度等相

关文件进行学习与传达，做到部门全员知晓；

D.对本部门存在的重点、难点问题展开探讨,本周工作中存在的问题、分析及改善措施；

E.对本部门如何改进工作绩效的建议与方法；

F.每周一次对部门表现优秀的人员进行表扬、鼓励、赞美，引导大家向正面和积极的方向努力

G.每周一次对部门人员认识的转变和积极心态的提升等进行案例分享；

H.其他临时性工作的完成情况说明

I.协调各部门工作进度，使公司的经营活动按照预期目标有序进行2.会议记录

A.由会议主持人制定人员做会议记录，一般情况下是文员或统计员

B.会议记录分别分发一份给直接上司和总经办（电子档）；C.各部门或车间将每周会议记录的电子档发给总经办黄辉存档，作为对部门工作内容与工作质

量检查、考核、评比的依据，也是超产奖分配和调薪、晋级的依据；

D.会议记录由部门负责人进行核阅，要求全员了解会议内容后签字确认；

E.各部门与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记；部门周会1.会议内容品质周会1会议准备：

A.营销部在每周四上午11:00前将客户投诉与出货、安装调试发现的问题点统计表发送至品管部

B.品管部在每周下午13:30前对营销部的问题点前3项的不良原因分析、改善对策、责任部门、责

任人、完成时间填写完整且实施有效，每周四18:00前将上述报表传送至品管部；

C.品管部在每周三14:00前将来料、制程、成品出货、安装调试、客户投诉与退货等的品质周报

发送给参加会议的部门负责人，利于在会议过程中快速、有效地解决问题；

D.参加会议的各相关部门负责人如有需要协商解决的品质问题或有效提升产品品质的建议也可直

接发电子档的档的相关资料给品管部经理；2会议进行A.会议过程以反馈品质问题、分析品质和解决品质问题为主，如果要做到预防品质问题，需

要走书面的程序或文件加以落实并追踪实施效果；

B.会议中如遇复杂、疑难的技术或研发问题，可形成书面资料直接寻求技术专项解决；C.会议资料必须以数据化和图表化的资料为主，以便有效确定出现品质的规律性问题；D.对于涉及具体产品的品质问题，组织会议的人员必须带上对应的不良样品和对应的工艺图

纸、技术文件等；6.3会议记录A.会议记录由品管部负责完成，并将会议记录的电子档分发给参会人员，抄送一份给总经办黄辉B.对于品质会议中产生的任务要求按《品质会议任务执行及完成情况评分表》实施，对于连续两

周未及时完成且无充分的理由者，将予以处罚；D.会议记录的发出不应超出会议结束后24小时；品质周会1会议准备：1.微软公司的走廊会议2.谷歌公司的站立会议3.联想公司的罚站会议四、世界名企怎样开会？1.微软公司的走廊会议2.谷歌公三星是如何开会的？3种思考召开计划好会议而不是即兴会议其一：为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议