公文处理教学课件

公文处理课件公文处理课件公文处理课件行政机关

公文处理与写作省政府办公厅文电处郑少龙公文格式公文格式应该严格执行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）A4纸：210mm×297mm天头(上白边)：37±1mm订口(左白边)：28±1mm版心：156mm×225mm（不含页码）每页：22行×28字／行＝616字一行：一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。版头份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人主体标题主送机关正文附件说明发文机关署名（1.2.3.）成文日期印章附注附件版记版记中的分隔线抄送机关印发机关和印发日期页码信函格式发文机关标志红色分隔线份号、密级和保密期限、紧急程度发文字号标题页码版记纪要格式纪要标志纪要编号发文机关和成文日期分隔线页码文件格式与信函格式文件格式属于公文的通用格式。信函格式、命令格式和纪要格式等特定格式是公文通用格式的补充，作用和效力与通用格式相同。信函格式是一种特定的公文格式，不是一种文种，与“函”有本质区别，多见于通知、批复、函等文种。《条例》与《办法》对比增加了“页码”，去掉了“主题词”；对行政机关来说，还增加了“发文机关署名”。密级和保密期限：涉密公文应当标注份号。紧急程度：紧急公文分别标注“特急”“加急”。发文机关标志：可用发文机关全称或者规范化简称。签发人：如有多个签发人，一般每行排两个姓名。正文：首页必须显示正文。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。成文日期：阿拉伯数字标注，年份标全称，月、日不编虚位。印章：有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。页码：公文页数顺序号。版头部分常见问题密级和保密期限。随意定密，保密期限中的数字用汉字标注。紧急程度。随意标注紧急程度。发文机关标志。与署名、印章不一致。发文字号。年份、六角括号、虚位、标注不规范。签发人。不是主要负责同志或主持工作的负责同志，字体不规范。主体部分常见问题标题。缺少发文机关名称，文不对题，排列不规范，乱用标点，介词连用。正文。层次序号混乱，字体不规范。附件说明。带有附件却漏标附件说明，报送、转发类不应标附件却标为附件，“附件”简为“附”，位置不对，顺序号标注不规范，回行顶格，名称后加标点符号。发文机关署名。与发文机关标志、标题中发文机关名称不一致，简称不规范。主体部分常见问题成文日期。上距正文的的行距过大，用汉字标注。印章。歪歪斜斜、位置随意，印章与发文机关标志不一致。附注。标注位置不规范，不用圆括号括起来。附件。顺序号、标题与附件说明的表述不一致，标题编排位置不正确，页码与正文没有一起编排。版记栏常见问题抄送机关。抄送上级机关仍然用“抄报”，不是领导直接交办事项抄送领导个人，请示性公文抄送下级机关。印发机关和印发日期。把成文日期当作印发日期，缺项或印发日期后不标注“印发”二字，额外标注打字校对人员姓名、印制份数等。页码。公文首页不标注页码，标注在版心内，页码前加“第”字，附件单独标注页码。行文规则行文总规则。《条例》13条行文基本规则。《条例》14条向上级机关行文的规则。《条例》15条向下级机关行文的规则。《条例》16条其他行文规则。《条例》17条关于上行文原则上主送一个上级机关……不抄送下级机关。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权。下级机关的请示事项……不得原文转报上级机关。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报文。关于下行文重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。关于其他行文规则联合行文。党政机关、党政机关与其他同级机关(群团机关、事业单位)必要时可以联合行文，一般不与企业联合行文。部门之间行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。议事协调机构比照部门行文。可以向其组成单位和下级组织议事协调机构行文，也可以向批准成立的党委、政府行文。行文规则的几个具体问题党政机关根据隶属关系和职权范围，可以向群团机关、事业单位、企业行文；根据工作需要和联合行文条件，可以与群团机关、事业单位联合行文，一般不与企业联合行文；归口管理的事业单位和企业不能直接向党委、政府行文，由其主管部门再向党委、政府行文。公文种类及常用公文写作决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要对照原《办法》，《条例》增加了“决议、公报”2个文种，“会议纪要”更名为“纪要”。写作要点决定属于比较严肃、庄重的公文文种。机关层次越高，使用“决定”的频率越高，单位层次越低，使用的频率越低。执行类决定，针对重要事项作出安排，偏重于统一认识和确定方针，带有纲领性、法规性和指导性，应条理分明，层次清楚，根据需要可采取条款式写法，语言力求准确，要体现决定的决断性。重大决定大都经过会议讨论通过，因此对有关问题的意义、方针、政策、方法、措施等要写得详略得当、中心突出。表彰类决定，要以事实为依据，说清缘由，提出要求。撤销类决定，文字简明扼要，语气坚定，权威性强。指出撤销对象的不适当之处，提出撤销的依据，作出撤销的决定。通告的写作要点通告正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告的对象是社会公众，其表述应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握和操作。通告通常采用分条目式写法，对哪些是允许的，哪些是禁止的，态度鲜明，规定明确。通告结语一般以“特此通告”以加重语气。通告正文后应签署发布通告的机关和日期。意见的写作要点作为上行文，主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议，上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为平行文，就某些工作、事项提出意见，供对方参考。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。行文事项大体包括四个方面：一是为统一思想、统一认识，上级机关对重要问题发表见解；二是针对突发事件或带有倾向性的问题，向下级机关提出见解和处理办法；三是针对某项工作或者局部性问题提出见解和处理办法；四是针对下级机关在开展工作中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见等。指示类通知适用于上级机关发布、传达要求下级机关执行具体事项。行文时情况要吃透，问题要抓准；情况部分要概括明了，解决问题的措施要符合实际，操作性强，便于落实。从内容上看，应该明确指导思想、工作目标、工作要求、工作责任、工作步骤、工作方法、工作措施等。写作时一要注意分清主次和轻重缓急，做到重点突出。一般来说，机关层次高，要求可原则些，机关层次低，要求应具体些。二要做好上级指示要求与本地区本单位实际相结合的文章，不求面面俱到，尤忌照抄照搬。三要特别注意政策上的衔接，凡对原有政策的修改应有所交待，原有政策规定停止执行的要明确。知照事务类通知适用于对下级机关就某一具体事项进行布置，告知同级机关及不相隶属机关应周知或执行的某一具体事项。此类通知主要用于通知会议、机构和区划调整、成立议事协调机构、启用印章、节假日安排、安全保卫、作息时间变更等，其使用范围十分广泛，样式灵活多样。当告知对象是一个同级或不相隶属机关时，一般用函；告知对象是多个同级或不相隶属机关，特别是同时告知下级机关和同级机关时，一般用通知。此类通知一般篇幅较短，关键是要考虑周全，交待清楚知照事项，避免丢三落四。印发、批转、转发类通知。此类通知，主要用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关和不相隶属机关的公文。印发、批转、转发的对象是通知的主体，不能视为附件。印发类通知的印发对象主要有：不能单独行文生效的工作要点、条例、规定、实施方案、规划、办法、纲要、宣传提纲、领导讲话、谈话要点等。批转类通知批转的对象通常是下级机关上报的意见，批转后下级机关的意见即具有上级机关发布的效力。下级机关要求上级机关批转的意见，其内容一般应是超出本机关职能范围、以本机关名义下发无法实施的事项。转发类通知包括转发上级机关和不相隶属机关公文两类。“对中共中央、国务院文件，各地区各部门要结合实际认真贯彻，不得层层转发。”（中办发〔2012〕16号文规定）奖惩性通报主要用于表彰先进，表彰先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验，宣传先进思想，树立学习榜样，改进和推动工作。表彰性通报的正文一般包括三个部分内容：一是概述通报的背景或依据，需较为具体地把事实写清楚；二是写明先进集体或个人的主要事迹，简要分析原因，并做出表彰、奖励的决定；三是对各单位提出希望和要求，或者发出学习的号召等。表彰性通报的宗旨在于表明制发机关对先进事迹的态度，通报的内容应有事迹，但事迹部分要简明扼要，表述要求眉目清晰，观点鲜明。切忌把表彰性通报写成事迹报道或报告文学。批评性通报主要用于批评违规违纪事件，揭露坏人坏事，纠正错误，分析总结事故教训，提出解决办法或处理意见。一般由四部分组成：一是错误事实。应做到准确、简要，重点突出，要言不繁。二是对错误事实的评议。分析、评议，指出错误的严重性和危害性，使被批评者口服心服。三是处理决定。四是警戒要求。情况性通报主要用于传达上级重要指示精神、重要会议精神，工作情况和经验教训，指出要及和重点和必须关注的问题，或者一个时期带有倾向性的问题。常见的情况通报主要有工作进展情况通报、落实情况通报、评比检查结果通报等。情况通报往往有情况、有问题、有分析、有结果、有要求，是激励先进，督促后进，推动工作开展经常使用的文种。情况性通报一般由两个部分组成，一是通报情况（包括存在的问题），二是提出要求。汇报工作类报告此类报告用于向上级机关汇报本单位工作开展情况，以使上级机关及时了解工作中的成绩、经验和问题，取得上级机关的支持和指导。汇报工作类报告一般包括以下几部分内容：

正文开头部分。应简要说明工作开展的时间、依据、内容、成绩等，起到开宗明义的作用，然后用“现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下文。工作情况和成绩。把工作的基本情况和主要成绩或发生的事情一并报告，可按时间顺序即纵式结构写，也可分几个方面即横式结构写，还可纵横交错，兼用两种结构形式。主要经验。这是报告的重点，一般采用分条开列的方法，把工作中行之有效的做法、措施加以归纳提高，总结出带有规律性的经验，以对其他单位的工作具有指导意义或参考价值。存在的问题和不足。实事求是地找出工作中存在的问题和不足，以便在今后工作中加以改进或杜绝。文字上不必着墨过多。今后工作的意见和打算。针对存在的问题和不足提出今后工作的意见或打算。一般情况下可以简单提出，只是工作设想，不必展开叙述。反映情况类报告此类报告用于向上级机关反映本单位的重要情况，如先进人物和先进事迹，群众意见和思想动态，意外事故和突发事件等，以使上级机关及时了解情况，作出决策。反映情况类报告的正文一般应有以下几个部分内容：汇报发生的情况并作客观的分析。应当把情况发生的时间、地点、情节、当事人等写清楚，并分析这些情况发生的原因、性质和造成的影响等。发生的情况和对情况的分析可以分段写，也可以结合起来写，边叙边议。报告处理结果或处理打算。已经做了处理的，应报告处理结果；尚未处理的，应报告处理打算。答复询问类报告此类报告用于答复上级机关的询问，以使上级机关了解有关情况。此类报告是根据上级机关要求作出的。此类报告的正文开始应引述上级机关来文标题、文号、要求等。如果答复的内容较简单，可以用一段文字一气呵成；如果答复的内容较多，也可以分条开列，逐条叙述。结尾一般用“特此报告”作结。请示的写作要点1.请示应坚持一文一事。不可将两个以上互不相干的问题放在一起，以免因其中一件事不能解决而将整个请示搁置下来。2.请示应只主送一个机关，切忌多头主送，以免造成误会而贻误工作。3.不可越级请示。请示必须逐级报送，若因情况特殊必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。4.不可请示和报告混用。请示和报告是两个性质不同的文种，必须严加区别，否则，容易造成工作上的贻误和混乱。5.请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话。在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。6.请示未获上级批复前，不得抄送下级机关。7.为了提高解决问题的效果，有的请示可提出两个或多个解决问题的方案，并表明倾向性意见。8.在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可以附件作详细说明，以简化正文。批复的写作要点批复要紧扣请示事项作答，不可答非所问，复非所求。批复内容如涉及其他部门，应同有关部门商量、会签，取得一致意见。对批复的问题，有些要作调查研究，并对照有关政策提出，以保证批复意见的可行性。批复的受文单位一般应是上报请示的下一级机关。不越级行文。批复要求文字精炼，言简意赅。同意性批复可不复述同意的理由；不同意的批复，应阐述原由，但要简明扼要。函的写作要点申请函作用相当于请示，不同之处用于不相隶属机关；商洽函用于不相隶属机关之间商洽工作；知照函用于告知不相隶属机关有关事项；答复函用于对不相隶属机关的申请函予以答复。平行机关或不相隶属机关公文往来除极少数情况下使用通知和意见外，大多使用函。函的形式多样，不拘一格，一般来说，应一函一事，不宜一函数事。函的篇幅一般比较短。申请函的结束语一般用“请复函”，而不应用“请批复”；答复函的结束语应用“特此函复”，而不应用“特此批复”。函中常用语还有“函告”等，一般不用“报告”、“汇报”等。函的语言要体现平等坦诚的精神，恳切得体，简洁朴实，谦和有礼，切不可盛气凌人。纪要的写作要点综合性会议是指有数个议题的会议，如常务会议、办公会议等。综合性会议纪要除在纪要开头部分概括会议的时间、地点、名称、主持人、与会人员等基本情况外，要对每个议题议定的事项分别进行概括、归纳和记载。专题会议，一般只有1个议题。专题会议纪要应虚实结合，既要高度概括会议的主要精神，强调意义、重要性，提出一般性要求，更要对会议议定的具体事项作详细记录。纪要要正确集中会议的意见，没有取得一致意见的，一般不写入纪要，对少数人意见中的合理部分，也要注意吸收。纪要通常用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议强调(认为)”、“会议指出”、“会议要求”、“会议确定”等。文种选用上存在的问题使用非法定文种：要点、方案、计划、安排等文种重叠：请示报告、请示函文种作为标题：函、通知、请示、报告错用文种：报告当请示，请示当函，通知决定混用错用字、词截止，截至修订（修定）制定（强调结果），制订（强调过程）其他（挪作他用），其它（规范的情况下没有这一用法）精简（精减）账，帐标点符号错误1．错用顿号。不同层次之间用顿号，如：省政府秘书长邵国荷、省政府副秘书长、办公厅主任刘健参加了会议。在一些题序号误用顿号，如：“第一、第二、第三、其次、”“（一）、（二）、（三）、”相邻数字表示概数之间用顿号，如“七、八个”。2．公文标题中标点符号。公文标题中除了法规、规章外，一般不用标点符号。第一层次小标题不用标点符号，第二层次以下均用。3.错用分号。分号不用在普通单句中，被分号隔开的分句中至少有一组内部有逗号。通常情况下，各种点号表示的停顿由长到短为：句号＝冒号＝叹号＞冒号（指涵盖范围为一句话的冒号）＞分号＞逗号＞顿号。《标点符号用法》GB/T15834－2011并列的引号、书名号之间不使用顿号。若有其他成分插在并列的引号、书名号之间，宜用顿号。“日”“月”构成“明”字。办公室里订有《人民日报》（海外版）、《光明日报》和《时代周刊》等报刊。同一句中，不宜套用冒号。在列举式或条文式表述中，不得不套用冒号时，应该分行来写。第十条抽签按照下列顺序进行：第一顺序：一年级、二年级、三年级第二顺序：四年级、五年级、六年级层次序号问题一般不超过4个层次：一、(一)1.(1)只有两个层次时，也可用：一、1.常见的序次语是“第一，第二，第三”等，不要将“首先人，其次，再次，最后”和“第一，第二……”混用，例如不宜说“首先……，其次……，第三……”。政策法规问题比如：排污费“地方留成部分的75%，连续3年返还给企业专项用于环保治污建设”。根据有关规定，排污费的使用，需先纳入财政预算，列入环境保护专项资金后，以“拨款补助或贷款贴息方式”使用，而