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文档简介
公司前台接待流程(新)
前台接待工作流程及注意事项岗位职责:作为前台接待员,我们需要服从上级主管领导的指示,按照规定的程序和标准向客人提供一流的接待服务。具体职责如下:1.登记、接待和引见来访者,对于无关人员应阻挡在外或协助领导处理;2.熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信息;3.负责电话、传真的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、归档;4.配合上级主管领导完成部分文件的打印、复印、文字工作;5.管理前台办公用品及办公设备的清洁保养;6.负责员工外出行程记录的日常管理工作;7.及时汇报工作中出现的各种问题,提出工作改进意见;8.面对各种突发状况时,应冷静对待,并及时联系主管领导进行处理;9.完成领导交办的其他或临时工作。仪容仪表要求:作为前台接待员,我们需要保持良好的仪容仪表,给客人留下良好的印象。具体要求如下:1.上班期间需穿着公司定制的工服上班,如出现特殊情况,应穿着相对正式的服装,并保持着装清洁整齐;2.不得穿T恤、露肩装、吊带等非正规衣物上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。裙装下摆不得低于膝下三公分;3.头发必须保持清洁,梳理整齐,不得有头皮屑的出现。不得披头散发,短发发度长不得过肩;4.常剪指甲,保持清洁,不得留超长指甲;5.保持口气清新自然无异味;6.上班期间应化淡妆,但不得有夸张的浓妆出现;7.保持良好的站、坐、走姿。站时需挺胸收腹沉肩,坐时不得前仰后靠,不得摇头晃脑,东张西望。接待流程:作为前台接待员,我们需要熟悉接待流程,为客人提供优质服务。具体流程如下:1.寻常来访客人的接待:应立即招呼来访客人。要表示热情友好和愿意提供服务的态度。如果正在忙,应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意。主动热情问候客人,打招呼时,应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人,称呼要显得比较亲切。2.陌生客人的接待:陌生客人光顾时,务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:您好!请问您找谁?请问您贵姓?请问您是哪家公司?3.接待客人时的注意事项:(1)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。(2)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮茶水。不能让客人在公司内部随意走动,特别是办公区域,告知客人在接待区等待,如会客厅、大会议室。四、接待礼仪在接待客户时,应该自然大方、稳重热情、有礼貌,熟练运用礼貌用语,微笑服务,用好敬语。迎宾时要有问候声,说话时要有称呼声,离别时要有致谢声,工作出现差错时要有道歉声。不应以肤色、衣着、相貌取人。与客人相遇时,应主动让路,若宾客主动伸出手来握手,应面带微笑与客人握手。握手时姿态要端正,腰要直,上身稍前倾,力度不能大,不能用左手与客人握手。与客人交谈时,应站立端正,讲究礼貌,不左顾右盼,低头哈腰,要用心聆听客人讲话,不与客人抢话,不中途插话,不与客人争论,不强词夺理,说话要有分寸,语气要温和,语言要文雅。不得对来访客人有过分随便、过分亲热的举动,不得嘲笑来访客人不小心的现象,不得对来访客人指指点点。五、前台接待流程图前台接待流程应该明确当天来访记录,确认与提醒访问事宜,告知来访者情况并配合,接待来访客户,通知被访者客人等待,确认来访并告知相关事宜,引领会见,准备接待来访客人,并在客人离开时送客。六、前台接待流程图在接待客人时,应礼貌招呼,问明来访事由,通知被访人,安排客人等待地点,引领客人到达等待地点,奉茶或水,请客人稍等,微笑离开。七、电话接听和拨打礼仪在拨打电话时,应选择恰当的拨打时间,以不影响对方工作和休息为宜。开始通话时,先问候对方,然后主动自我介绍。如果电话突然中断,由主叫方立即重拨,并向对方说明。如拨错电话,应向对方道歉。通话时要集中沟通主要议题,提高通话效率。结束通话时,以主叫方或尊者先挂断为宜。在接听电话时,电话铃响应在3声之内接起,如长时间未接起电话,应在接起后表示歉意。拿起话筒后,主动问好,然后进行交谈。接听电话时,应温和应答。如
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