管理程序文件-QA03020会计档案管理制度

会计档案管理制度1目的和适用范围1.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。1.2为加强会计档案科学化、规范化、标准化管理，为企业经济活动提供更好的服务，根据国家财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》及宝钢集团公司制定的《会计档案管理制度》，特制定本管理制度。1.3本制度适用于上海宝钢国际经济贸易有限公司（下称宝钢国际）及其所属子公司。（本文所称子公司指：宝钢国际所属的全资、控股公司及分公司）2职责2.1宝钢国际办公室担任会计档案的日常管理（含：按移交清册数进行会计档案的接收、保管及借阅）工作。2.2宝钢国际运营财务部担任制定相关会计档案制度，并对会计档案的保管工作进行业务指点。2.3各子公司财务部门担任其有关会计档案的整理、装订成册及范2003年7月23日发布2003年8月1日实施围内的归档管理工作。2.4地处沪外的子公司，会计档案的存放地为公司所在地，由各子公司外部所设档案机构一致管理。未设档案机构的，由财务部门指定专人保管（出纳除外）。2.5在沪子公司，当年构成的会计档案，在会计年度终了后，暂由各财务部门指定专人保管一年（出纳除外）。期满后，各财务部门编制“会计档案移交清册”（见附件1），列明所移交会计档案的有关内容，一并向宝钢国际办公室办理有关移交手续。3归档范围3.1会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。3.2会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。3.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字阐明，其他财务报告。3.4其他类：银行存款余额调理表，银行对帐单，其他该当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。4归档要求4.1会计凭证按月立卷装订；会计帐簿、会计报表按年立卷装订。4.2会计凭证按收款、付款、转帐分类。4.3记帐凭证填制必须具备：凭证日期、编号、摘要、会计科目、代码。制单人员、复核人员、会计主管人员签字或盖章。4.4原始凭证应如数附在记帐凭证后面，对于较多的收、发料单可以单独装订，但必须在记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证称号及编号。4.5职工工资单以光盘方式归档，并附有每月工资汇总表。汇总表含单位称号、代码、人数、明细工资等。未集中工资核算业务的子公司，按工资签收单单独装订成册。工资单签字完全，不得用符号代替，并编页号。工资汇总表装入记帐凭证后面。4.6用手工记帐和计算机打印的帐簿需装订成册，帐簿内的“帐簿启用及交接表”内容需填写残缺，经管人员必须盖章。4.7活页式帐簿的帐页应去掉空白页，帐页要依次编号，加封面后装订成册。4.8会计报表在年度决算结束后进行整理、立卷、装订成册。在封面上填写单位、起始日期、页数等栏目，并加盖单位和主管的印章。5保管及其他5.1会计档案存放地的温湿度应合适，且具备防火、防潮、防霉、防虫、防盗等设备。5.2会计档案的保管期限分为永世、25年、15年、5年、3年。（见附件2）5.3超过保管期限应销毁的须按国家规定的程序进行，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的称号、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁工夫等内容，并经单位担任人在销毁清册上签署意见，同时报宝钢国际办公室、运营财务部备案。5.4建立相应的会计档案查阅、复印登记制度。档案管理人员要加强管理，做好借阅及复印的有关记录以备查。登记簿必备内容：借阅工夫、借阅单位及借阅人、借阅内容及编号、归还工夫、备注（能否复印）。宝钢国际以外的单位需求借阅时，应由本部或相关子公司的财务人员陪同进行。5.5子公司因撤消、解散、破产或其他缘由而终止营业的，在终止和办理登记登记手续之前构成的会计档案，须向宝钢国际办公室办理移交手续。5.6各子公司可在执行此制度的前提下，制定各自的管理细则。5.7若国家另有规定，另行告诉。6相关文件6.1《会计档案管理办法》6.2《会计档案管理制度》6.3附件2会计档案保管期限7质量记录7.1附件1会计档案移交清单QA03020-01A制定：戚培华日期：2003年7月1日审批：夏晓明日期：2003年7月16日附件1：表格编号：QA03020-01A会计档案移交清单档案称号起止年月凭证号至号册数备注移交单位:接受单位:移交人:接受人:移交日期:接受日期:附件2:会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1涉外凭证现金永世2涉外凭证银行永世3原始凭证15年4记帐凭证15年5汇总凭证15年6收据及发票15年二会计帐簿类1涉外帐现金永世2涉外帐银行永世3现金25年4银行存款25年5总帐15年包括日记总帐6明细帐15年7日记帐15年8固定资产卡片固定资产报废